Дипломная работа: Оцінка ефективності організаційного управління в охоронному агентстві
Підготовка пропозицій і рекомендацій про усунення виявлених у конкретних виконавців обмежень (недоліків) і розвитку виявлених у них досягнень (переваг) представля для останніх найбільший інтерес. Це пояснюється тим, що такі пропозиції й рекомендації значною мірою можуть вплинути на професійну кар'єру виконавців. Вони можуть стосуватися просування тих або інших виконавців по службовим сходам, переводу їх на більш престижні організаційні ланки, подання до позачергових військових звань, нагородження державними орденами, медалями й відомчими знаками, присвоєння почесних звань, оголошення подяк, підвищення посадових окладів, видачі грошових премій, нагородження коштовними подарунками, підвищення кваліфікації, оголошення доган, оголошення про неповну службову відповідність, звільнення від займаних посад якщо не впоралися з посадовими обов'язками. Ознайомлення конкретних виконавців з результатами зробленої оцінки хніх здатностей і особистих якостей, знань, умінь і навичок виконується керівниками особисто відносно більшості категорій виконавців. При цьому рекомендується надавати виконавцям всі можливості для повного з'ясування ними результатів зробленої оцінки. Вони повинні мати право: задавати будь-як питання по суті отриманої ними оцінної інформації; коментувати її зміст і одержуван відповіді; вимагати обґрунтувань і пояснень; погоджуватися або не погоджуватися з оцінками.
На закінчення керівникам необхідно делікатно з'ясовувати в оцінюваних виконавців хню думку щодо результатів зроблених оцінок.
Отже, методики здійснення функцій кадрово-ресурсного управління в органах безпеки дозволяють керівникам створювати, підтримувати й розвивати «ресурсні» умови для успішної службової діяльності виконавців.
2.2.3 Здійснення функцій організаційно-процесного управління в органах безпеки
Зміст методики вдосконалення планування майбутньої службової діяльності виконавців становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в декілька блоків:
1) підготовка проектів планів, що впорядковують процеси майбутньої службово діяльності виконавців;
2) узгодження раніше підготовлених проектів планів;
3) експертиза раніше підготовлених проектів планів;
4) затвердження проектів як планів, що впорядковують процеси майбутньої службової діяльност виконавців;
5) передача планових завдань виконавцям.
Підготовка проектів планів полягає у визначенні основних цілей майбутньої діяльності, розробці й формулюванні різних заходів для вирішення кожної з основних цілей, виборі послідовності їхнього виконання, підборі відповідальних виконавців і розрахунку строків виконання всіх заходів.
Основн цілі діяльності на майбутній період визначаються на основі з'ясування (вивчення, уточнення) кінцевих і проміжних цілей діяльності, аналізу інформац про обстановку в сфері майбутньої діяльності, вивчення стану наявних сил засобів, а також результатів, досягнутих за минулий період. При цьому основн цілі необхідно розглядати як способи усунення причин виникнення виявлених проблем.
Для досягнення кожної з основних цілей розробляється комплекс заходів різного типу: дослідницьких, оперативних, кадрових, інформаційних, матеріально-технічних, фінансових, правових, психологічних, морально-етичних, культурних, контрольних, оцінних т.д. Головне полягає в тім, щоб ця сукупність мала якісний зміст і вичерпний склад, які дозволили б у певній послідовності більш-менш гарантовано досягати раніше поставлених цілей. Причому кожний окремо взятий захід необхідно розглядати як рішення в мініатюрі.
Найважливіше значення має підбір відповідальних виконавців для виконання тих або інших заходів, оскільки їхня роль в успішній реалізації будь-яких заходів є вирішальною. Необхідно прагнути до того, щоб загальний рівень розвитку, інтереси, знання, уміння й навички виконавців відповідали заходам, що доручаються їм.
Не менш відповідальний вибір способів розподілу завжди обмеженого числа виконавців для виконання заходів, основними з яких вважаються способи: концентрованого зосередження виконавців для послідовного виконання окремих заходів; рівномірного розподілу виконавців для одночасного (паралельного) виконання всіх заходів; координованого розподілу виконавців, тобто виділення мінімально необхідної кількості виконавців для всіх заходів і створення найбільш підготовленого ядра в інтересах реалізації найбільш відповідальних заходів [9].
Розрахунок строків виконання заходів викликає певні складнощі через відсутність відповідно нормативної бази. Нерідко доводиться визначати ці строки на основі наявного досвіду реалізації аналогічних заходів у минулому з урахуванням можливих умов хнього здійснення, підготовленості виконавців і наявності інших можливостей.
У теорії й практиці сіткового планування використаються дві формули для визначення тимчасових параметрів заходів:
а) Тср=
б) Тср=
Тmin мінімальний (оптимістичний) час виконання заходів у випадку найсприятливішого збігу обставин, коли не виникають непередбачені труднощі;
Tnw найбільш імовірний час виконання заходів у випадку найчастіше виникаючих обставин;
Tmax максимальний (песимістичний) час виконання заходів у випадку найбільш несприятливого збігу обставин, коли виникають значні непередбачені труднощі;
Tср середній час виконання заходів у випадку їхньої багаторазової реалізації в різних ситуаціях.
Узгодження проектів планів полягає в тому, щоб визначити (усвідомити, уточнити) наскільки в їхньому змісті враховані й використані ті або інші положення, результати, по-перше, раніше виконаних аналогічних планів, по-друге, суміжних планів, по-третє, більш короткострокових або більш довгострокових планів діяльності.
Експертиза проектів планів являє собою оцінку їх зовнішньої й внутрішньої якості. Зовнішня якість визначається їхнім зовнішнім виглядом, а також наявністю (відсутністю) всіх реквізитів (елементів), передбачених для планів вимогами державних стандартів нормативних актів органів безпеки. Внутрішня якість визначається насамперед тим, наскільки зміст проектів відповідає реальній ситуації й буде відповідати майбутній обстановці, в якій намічається реалізація планів, наскільки бездоганно з політичної і юридичної точок зору, професійно грамотно, повно, чітко і ясно викладено.
Затвердження проектів в якості планів здійснюється тільки тими керівниками, які у відповідності зі своїми посадовими статусами (положеннями) мають відповідн права. В результаті такого затвердження плани здобувають юридичну чинність. Їхні заходи стають обов'язковими до виконання відповідними (передбаченими в планах) виконавцями.
Передача планових завдань виконавцям полягає в тому, щоб: по-перше, вчасно, повно й точно ознайомити тих або інших виконавців з інформацією про запропонован (намічені) їм для виконання заходи; по-друге, уточнити правильність сприйняття (розуміння) всіма виконавцями; по-третє, у необхідних випадках ретельно, переконливо й дохідливо роз'яснити сенс і зміст таких заходів.
Зміст методики вдосконалення контролювання виконуваної виконавцями службово діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) вивчення стану процесів виконуваної виконавцями службової діяльності;
2) виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах перевірної діяльності, від раніше передбачених;
3) з'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах досліджувано діяльності виконавців;
4) підготовка пропозицій про усунення відхилень у процесах перевірної діяльності;
5) внесення коректив до виконуваних планів й реалізовані при цьому дії виконавців.
Вивчення стану процесів службової діяльності виконавців полягає в аналізі інформації: про умови, які практично сприяють або перешкоджають досягненню успіхів; про реально досяжні й недосяжні цілі; про фактично для цього реалізовані і нереалізован заходи; про послідовність, якість і конкретні строки їхнього виконання (зриву); про досягнуті при цьому конкретні результати, можливі і виниклі наслідки; про виконавців, які відповідальні за успіхи й невдачі в службовій діяльності.
У результаті вивчення формуються висновки, що фіксують фактичний стан процесів діяльності виконавців на момент перевірки. Крім того, бажано, щоб висновки відбивали тенденції й перспективи його змін у найближчому й віддаленому майбутньому.
Виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах виконуваної службової діяльності від запланованих заходів, діючих нормативів і вимог здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактичний стан цих процесів, тенденцій перспектив їхньої зміни з тими плановими завданнями, які впорядковують перевірні процеси, і тими нормативами, які їх регламентують.
В якост нормативів можна використовувати (і практично використовуються) різн директивні, нормативні й розпорядницькі рішення: закони, укази, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції.
Відхилення, що виявляють у ході перевірки, можуть мати характер не тільки негативний (небажаний), але й позитивний (бажаний) з погляду досягнення успіхів у процесах виконуваної виконавцями службової діяльності. Причому практично важко однозначно стверджувати, що є більш важливим: виявлення недоліків або нововведень (передового досвіду).
З'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах діяльності виконавців поляга у виділенні сукупності тих основних умов (неврахований або нових), безпосередній вплив яких обумовило або може обумовити виникнення тих або інших відхилень від планових заходів і існуючих нормативів. Ці умови стосовно організаційних ланок можуть мати зовнішній або внутрішній характер. Зовнішні - це насамперед різні політичні, економічні, наукові, технічні, соціальні, екологічні й інші умови; внутрішні - правові, професійні, соціально-психологічні, моральні умови, рівень ресурсного забезпечення й т.д.
Необхідно спеціально відзначити, що всі ці умови можуть бути трьох типів: 1) минул (ретроспективні), тобто раніше існуючі, але зниклі або такі, що втратили сво значення на момент перевірки; 2) сучасні (дійсні), тобто раніше не існуючі або раніше існуючі, але такі, що здобули своє значення тільки до моменту перевірки; 3) майбутні (перспективні), тобто такі, які не існують на момент перевірки, але можуть виникнути найближчим часом або в більш віддалений період.
У результаті з'ясування формуються висновки, які фіксують основні причини відхилень у процесах службової діяльності виконавців на момент перевірки. Що стосується інших (не основних) причин, то необхідно негайно вжити заходів для хнього практичного усунення. У той же час варто обов'язково надавати безпосередню практичну допомогу виконавцям.
Підготовка пропозицій щодо усунення відхилень у процесах виконуваної службової діяльност складається, по суті, у формуванні коригувальних рішень. Практично такі рішення мають приватний характер. Вони передбачають необхідність здійснення тих або нших змін, які можуть стосуватися цілей діяльності, складу або змісту необхідних дій (заходів), порядку й строків їхньої реалізації, складу або якост виконавців і т.д. Їхня наступна реалізація повинна привести до вирішення проблем у процесах діяльності виконавців.
Внесення корективів у плани й дії виконавців припускає виконання наступних основних дій:
а) уточнення або доповнення в розумних межах окремих положень тих або інших планів, які визначають і направляють процеси діяльності виконавців;
б) передача в компетентні організаційні ланки пропозицій щодо уточнень або доповнень різних положень тих або інших рішень, які регламентують процеси діяльності виконавців;
в) додаткове інструктування виконавців, у діяльності яких були виявлені або можуть виникнути відхилення від планів і нормативів;
г) додаткове навчання виконавців, у діяльності яких були виявлені або можуть виникнути відхилення від планів і нормативів;
д) заохочення виконавців, що досягли у своїй діяльності певних успіхів;
е) покарання виконавців, що допустили у своїй діяльності невиправдані зриви;
ж) передача в компетентні організаційні ланки пропозицій щодо заохочення або покарання відповідних виконавців.
Зміст методики вдосконалення підведення підсумків завершеної виконавцями службово діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) вивчення основних результатів, отриманих виконавцями в процесах завершено службової діяльності;
2) визначення ефективності процесів досліджуваної службової діяльності;
3) виявлення типових недоліків і корисних нововведень у процесах завершено службової діяльності;
4) підготовка пропозицій про усунення типових недоліків і використанні виконавцями корисних нововведень у майбутньому;
5) передача виконавцям пропозицій про усунення типових недоліків і використанні корисних нововведень у процесах майбутньої службової діяльності.
Вивчення основних результатів, отриманих виконавцями в процесах завершеної діяльності, виробляється шляхом аналізу інформації про те, чим закінчилося виконання т або іншої сукупності заходів, передбачених для досягнення основних планових цілей. При цьому повинні використовуватися, по можливості, всі фактичн відомості, зафіксовані у відповідних документах.
Необхідно також опитати якнайбільше учасників завершеної планової діяльності й одержати від них насамперед усну інформацію: початкові відомості, оцінки, враження. Обсяг і зміст такої інформації, що не зафіксована в службових документах, бувають, як правило, значними й важливими (корисними, цікавими). Більша частина цих відомостей ніким не збирається, не вивчається й пропадає без застосування. Можна спробувати одержати таку інформацію від деяких учасників у письмовому виді.
Визначення ефективності процесів діяльності, завершеної виконавцями, здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактично досягнуті раніше результати з бажаними результатами - плановими цілями. Останні виконують при цьому роль нормативів.
Ефективність застосування методу порівняння багато в чому визначається правилами, як вироблені дослідницькою практикою: а) порівнювати можна лише взаємозалежні, однорідні й порівнянні елементи процесів завершеної діяльності й ні в якій мір неприпустиме порівняння непорівнянних елементів; б) при порівнянні елементів не слід обмежуватися встановленням лише ознак подібності, необхідно виявляти й те, що відрізняє їх один від одного; в) порівняння повинне здійснюватися насамперед по таких ознаках подібності й розходження, які мають важливе (істотне) значення для визначення ефективності процесів досліджуваної діяльності.
Все це повинне забезпечувати значимість і вірогідність результатів. Однак у кожному разі інформація, отримана на основі одного лише порівняння, містить елементи ймовірності.
Виявлення типових недоліків і корисних нововведень у процесах завершеної виконавцями діяльності виробляється шляхом аналізу ходу й результатів виконання кожного з передбачених планами заходів. Насамперед визначається фактична якість реалізованих дій і отриманих результатів. При цьому в ролі еталонів якост виступають нормативи (накази, вказівки, інструкції), що регламентують оцінюван дії й їхні результати.
Виявлен основні недоліки узагальнюються й систематизуються. З їхнього числа виділяються типові, тобто найбільш властиві виконавцям. Одночасно узагальнюються й систематизуються нововведення, тобто дії, зроблені більш якісно в порівнянні з діями, що пропонуються тими або іншими нормативами. З їхнього числа виділяються корисні нововведення, тобто такі, які можна цілком реально використати найближчим часом у практиці діяльності більшості виконавців.
Підготовка пропозицій про усунення типових недоліків і використання корисних нововведень у процесах майбутньої діяльності виконавців повинна здійснюватися за участю всіх зацікавлених учасників завершеної діяльності (як експертів). Останні повинн мати право брати участь в обговоренні підготовлених пропозицій і фіксувати свою особливу думку. Обговорення пропозицій може вироблятися спільно з усіма учасниками або роздільно з кожним з них.
Передача виконавцям пропозицій про усунення типових недоліків і використання корисних нововведень у процесах майбутньої діяльності може здійснюватися шляхом безпосереднього ознайомлення виконавців з документами, що містять ці відомості, а також за допомогою пересилання (передачі) їм усної або письмової інформац різними способами.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
