Дипломная работа: Оцінка ефективності організаційного управління в охоронному агентстві
и) кваліфікація виконавців і керівників, і т.д.
В органах безпеки в інтересах спрощення різних організаційних ланок частіше інших застосовується метод формалізації, що розуміє як синонім методу стандартизац поводження.
Формалізація виступає у вигляді свідомо створюваних зразків функціонального поводження (статуси, зв'язки, процедури й т.д.), а також як елемент організованості. Вс вони фіксуються в єдиній системі найрізноманітніших норм (правових, організаційних, технологічних і т.п.). При цьому різні організаційні ланки будуються як безособові системи.
Основними елементами формальних систем управління є:
1) системи посад, створювані в процесі спеціалізації, кожна з яких наділяється конкретними обов'язками, правами й відповідальністю так, що всі вони не повторюються, як правило, навіть у двох з них;
2) системи комунікацій, що утворять канали організаційних зв'язків, які забезпечують проходження службової інформації, необхідної для успішної взаємодії й функціонування;
3) системи процедур, що забезпечують упорядковане найбільш успішне виконання найбільш важливих видів діяльності.
Будова формальних систем управління в органах безпеки характеризується взаємним розташуванням тих або інших організаційних ланок у хньому складі й наявністю сукупності безособових зв'язків між ними. Так зв'язки цілеспрямовано вводяться за допомогою відповідних норм. Структури тією формальною основою, що повинна забезпечувати (створювати, підтримувати й розвивати умови) оптимальну взаємодію підсистем для досягнення цілей системи у цілому.
Відповідно до характеру взаємного розташування певних типів організаційних ланок і типів зв'язку між ними можуть створюватися три основні системи управління: лінійна, функціональна й лінійно-функціональна будови.
Для систем управління з лінійними структурами характерно те, що кожний виконавець підлеглий і підзвітний тільки одному керівникові й, отже, тільки через нього пов'язаний з вищестоящими керівниками. Лінійн керівники-єдиноначальники відповідають за весь обсяг діяльності довірених їм організаційних ланок. Це приводить до централізації повноважень відносно прийняття загальних стратегічних і тактичних рішень. При цьому інформація передається в управлінській ієрархії тільки по двох взаємозалежних напрямках: зверху вниз і знизу нагору. Системи управління лінійної будови - ефективні, тому що в них простежуються чіткі й прості взаємозв'язки. Їхнє застосування доцільно тоді, коли коло певних цілей невелике, а самі цілі досить прості. Основні недоліки таких систем: слабка координація організаційних ланок, підлеглих не одному керівникові; керівники повинні бути досить компетентними у всіх питаннях діяльності підлеглих ланок; велике перевантаження керівників вищого рівня. У чистому виді системи управління лінійної будови звичайно функціонують у різних підрозділах органів безпеки - відділах, відділеннях, а також у первинних ланках - групах, бригадах і т.д.
Для систем управління функціональної будови характерно те, що кожний виконавець підкоряється й підзвітний декільком керівникам, які спеціалізуються на виконанні окремих функцій, і через них пов'язаний з вищестоящими керівниками. При цьому інформація повинна передаватися по декількох перехресних напрямках. Функціональні керівники повинні відповідати тільки за реалізацію певних їм функцій, наприклад, одні - за кадрове забезпечення, інші - за інформаційне забезпечення, треті - за матеріально-технічне забезпечення й т.д. Це приводить до децентралізації повноважень відносно прийняття загальних стратегічних і тактичних рішень. Рішення функціональних керівників стають більш ефективними (кваліфікованими), але більше частковими. До того ж виникають нові труднощі: нижчестоящі ланки не знають, чиї розпорядження виконувати насамперед, як погоджувати х один з одним. Порушується єдність розпорядливості. Це значно ускладнює управління й знижує його ефективність.
В органах безпеки застосовуються системи управління лінійно-функціональної будови, які засновані на сполученні лінійних і функціональних зв'язків: лінійн керівники ухвалюють рішення щодо всіх проблем діяльності довірених їм організаційних ланок, функціональні — консультують і забезпечують їх діяльність всіма видами ресурсів. Зв'язок «керівник - виконавець» формується ієрархічним способом так, щоб кожний виконавець підкорявся й був підзвітний тільки одному керівникові. Функціональні керівники всі свої рішення можуть реалізовувати тільки через керівників вищого рівня.
Серед систем управління змішаної будови варто виділити два різновиди:
Лінійно-штабні. Особливістю систем управління лінійно-штабної будови є те, що при тих або інших керівниках виникають організаційні ланки (консультанти, помічники й т.д.), що допомагають м в обробці інформації, аналізі ситуацій, виявленні різного роду проблем, розробці й оцінці варіантів їхнього дозволу, проведенні контролю, оцінюванн отриманих результатів і т.д. При керівниках органів безпеки створюються - колегіальні штабні ланки (колегії, ради) з керівників ключових підрозділів фахівців, які не звільняються від своїх основних посадових обов'язків. Всі ц ланки безпосередньо підлеглі даним керівникам і звичайно не наділяються правами прийняття рішень [6].
Дивізіонні. Такі системи характеризуються тим, що відносно самостійні організаційні ланки виділяються, наприклад, по територіальній ознаці обласні органи безпеки, районні, міські відділи-відділення.
При цьому усередині кожної територіальної ланки поряд з лінійними формуються власн функціональні ланки, що перебувають у взаємодії з аналогічними центральними підрозділами.
Системи управління тієї або іншої будови успішно функціонують у відносно стабільних умовах, добре пристосовані для повсякденного дозволу типових проблем. Однак вони не пристосовані для дозволу важливих, термінових і нестандартних проблем, коли потрібні зусилля багатьох фахівців різного профілю. У цьому випадку виникає необхідність доповнити традиційні лінійно-функціональні системи управління, системами управління проблемно-цільової будови.
Звичайно розрізняється кілька різновидів систем управління проблемно-цільової будови:
- координаційного
У таких системах керівники тільки забезпечують взаємодію між виконавцями, що вирішують ті або інші проблеми. Вони не наділяються правами прийняття рішень і несуть часткову відповідальність за рішення проблем. Такі системи управління в органах безпеки характерні для різного роду головних і кураторських підрозділів.
- проектного
У таких системах керівники відповідають за якість і строки дозволу тих або інших проблем. Вони наділяються всіма правами розпорядливості. У їхнє повне підпорядкування переходять виконавці, зайняті вирішенням цих проблем. Усередин таких систем управління можуть формуватися лінійно-функціональні структури. Аналогічні системи в органах безпеки характерні для оперативно-слідчих груп т.д.
- змішаного типів
У таких системах керівники мають всі функціональні права, однак не мають прав безпосередньої розпорядливості виконавцями, зайнятими вирішенням тих або інших проблем. Вони можуть приймати рішення щодо істоти, якості й строків вирішення цих проблем, але організація їхнього виконання покладається на безпосередніх лінійних керівників кожного з виконавців. Такі системи управління в органах безпеки характерні для деяких груп розроблювачів і груп аналітиків.
Функціонування формальних систем управління в органах безпеки являє собою реалізацію різними організаційними ланками тих функцій, заради виконання яких вони створені, на основі різного роду норм [6].
Залежно від характеру функціонування всі формальні системи управління підрозділяються на три види:
1) тверді (механістичні);
2) м'які (органічні);
3) змішані.
Для твердих (механістичних) систем управління характерним є строго певна регламентація практично всіх видів їхньої діяльності. Вони мають наступні властивості:
а) високим ступенем спеціалізації;
б) чіткими ієрархічними структурами;
в) залежністю числа керівників і рівнів ієрархії від числа виконавців;
г) залежністю числа виконавців від кількості й масштабності поставлених цілей;
д) підбором кадрів по формальних ознаках з наступним просуванням залежно від стажу служби й досягнутих раніше результатів;
е) побудовою внутрішньої системи відносин як взаємозв'язків між посадами;
ж) регламентуванням всіх видів службової діяльності посадових осіб за допомогою різноманітних нструкцій.
М'які (органічні) системи управління характеризуються наступними ознаками:
1. слабкої ієрархічністю;
2. значною самостійністю окремих ланок;
3. перевагою неформальних відносин;
4. створенням умов для максимального «вивільнення» творчого потенціалу виконавців.
В органах безпеки в чистому виді тверді й м'які системи управління створюються й використовуються досить рідко. У них функціонують системи управління змішаного типу, які мають переважні властивості твердих або м'яких різновидів. Системи управління, близькі по своїм властивостям до твердих, більшою мірою характерні для функціональних підрозділів, які спеціалізуються в сфері забезпечення виконавців різного роду ресурсами (фінансовими або матеріально-технічними). Системи управління, близькі по своїм властивостях до м'яких, у більшост випадків характерні для функціональних (штабних) і проблемно-цільових підрозділів, які спеціалізуються в сфері консультування, розробок, аналітико-прогностично діяльності.
З різних причинах в органах безпеки поряд з формальними утворюються й функціонують системи незапрограмовані, спонтанно виникаючі — неформальн системи управління. Вони підрозділяються на два різновиди:
- позаформальн
Вони характеризуються наявністю зв'язків (відносин), що спонтанно розвиваються співробітниками тих або інших організаційних ланок. Ці зв'язки дозволяють досягати мети даних ланок способами, відмінними від формально запропонованих. Основними ознаками позаформальних систем управління є: спонтанність (незапланованість) виникнення; існування й функціонування поряд (паралельно) з формальними системами; службове («ділове») зміст як у випадку збігу, так і у випадку розбіжності напрямків їхньо діяльності із цілями формальних систем.
- соціально-психологічні
Вони характеризуються наявністю спонтанних міжособистісних відносин, що виникають як результат більш або менш тривалого спілкування, заснованого на взаємод співробітників як особистостей. Такі системи не мають безпосередньо службового змісту. Причинами їхнього виникнення виступають потреби, взаємні інтереси.
Позаформальн й соціально-психологічні системи управління взаємодоповнюють один одного. У ряді випадків вони співіснують і їхні елементи можуть сполучатися. Розходження між ними часто умовне, нерідко вони зливаються. У реальних умовах практично неможливо провести між ними абсолютно чітку грань.
Слід зазначити, що не можна перебільшувати «достоїнства» неформальних систем управління. Адже те, що служить справі в одній з організаційних ланок, може викликати дезорганізацію в іншому, і навпаки. Крім того, у деяких випадках в органах безпеки такі системи недоцільні й навіть шкідливі з погляду основних функцій організаційних ланок [7].
1.6 Функції управління в органах безпеки
В органах безпеки можна виділити функції трьох типів управління: адміністративно-організаційного, кадрово-ресурсного й процесно-організаційного.
У централізованих органах безпеки порядок реалізації першої групи функцій жорстко регламентований. Правом їхнього здійснення в повному обсязі наділене лише вище керівництво центрального апарата, що може делегувати свої повноваження керівникам місцевих органів безпеки.
Вс керівники зобов'язані мати достатній обсяг знань і вміти виконувати ці функції управління, а також бути готовими до їхньої реалізації у випадку одержання необхідних повноважень. Останнє найбільш ймовірне щодо тимчасово функціонуючих організаційних ланок.
Порядок реалізації другої групи функцій також досить жорстко регламентований. Найбільш твердий порядок установлений відносно функцій підбора виконавців і забезпечення хніми ресурсами, менш твердий - щодо професійної підготовки виконавців службової діяльності.
Вс керівники повинні мати знання й уміти виконувати ці функції управління, а також бути готовими до їхньої реалізації у випадку одержання необхідних повноважень. Це стосується керівників не тільки функціональних кадрових підрозділів, секретаріатів, інформаційно-аналітичних, обліково-архівних, господарських, фінансових і ін., для яких функції забезпечення виконавців ресурсами є основними видами діяльності, але й спеціалізованих і основних підрозділів, які також повинні приділяти багато уваги «кадровому забезпеченню», якщо вони мають намір домагатися успіхів у службовій діяльності організаційних ланок.
Що стосується третьої групи функцій кадрових, то вони практично виконуються всіма керівниками, які зобов'язані мати достатній обсяг знань і вміти якісно здійснювати ці функції.
Функц адміністративно-організаційного управління в органах безпеки являють собою дії керівників, що дозволяють мати в наявності «організаційно упорядкований простір» для успішного функціонування різних організаційних ланок.
Основними хніми різновидами є:
1) створення (проектування);
2) підтримка (регулювання);
3) розвиток (відновлення) формальних систем управління в організаційних ланка [8].
Створення формальних систем управління (проектування) — це управлінська функція, цілі якої полягають у тому, щоб сформувати «організаційно - упорядкований простір», який є необхідним для досягнення успіхів у майбутнім функціонуванні тих або інших організаційних ланок.
Зміст цього «організаційно - упорядкованого простору» становлять різного роду формальні умови: цілі діяльності, обов'язки й права, відповідальність і зв'язки тих або інших виконавців, порядок (процедура) здійснення ними різних видів діяльності й т.д., що дозволяють організаційним ланкам здобувати певну організаційну стійкість і стабільність, відносну якісну незалежність від середовища, що постійно змінюється. Такі умови володіють однією характерною властивістю - безособовістю. Їхня наявність формує в різних ланках «організаційний порядок», що реалізується незалежно від індивідуальних особливостей конкретних виконавців
Об'єкт загального проектування — формальні системи управління в постійно діючих основних організаціях — федеральних, регіональних і інших органах безпеки, хніх підрозділах — відділах і відділеннях, а також у первинних організаційних ланках — апаратах позаштатних співробітників. Так, можна проектувати формальну систему управління в територіальному органі безпеки, у конкретному відділ органа безпеки, в апарат позаштатних співробітників того або іншого штатного співробітника.
Об'єкт спеціального проектування — формальні системи управління в постійно снуючих різних організаційних ланках, які заздалегідь створюються для діяльност у випадках виникнення певних ситуацій — різного роду надзвичайних обставин. Наприклад, можна проектувати формальну систему управління в оперативно-слідчій групі.
Об'єкт приватного проектування — формальні системи управління в тимчасово снуючих різних організаційних ланках, які діють при виникненні складних ситуацій, наприклад у групі аналітиків або в групі розроблювачів.
Результатами проектування є основні елементи формальних систем управління, що сприяють майбутньому успішному функціонуванню різних організаційних ланок:
а) системи посад, які наділяються конкретними неповторюваними Обов'язками, правами й відповідальністю;
б) системи комунікацій, що утворять численні канали службових зв'язків для одержання й передачі різноманітної інформації, необхідної для успішної діяльності;
в) системи правил, належні, забезпечувати раціональний порядок виконання найбільш важливих видів діяльності.
Якість таких елементів багато в чому визначає можливості досягнення організаційними ланками стабільних успіхів у ході майбутнього функціонування.
Підтримка формальних систем управління (регулювання) — управлінська функція, цілі якої полягають у тому, щоб зберігати такий «організаційно - упорядкований простір», що досить для успішного й стійкого повсякденного функціонування різних організаційних ланок.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
