Быстрый поиск

Учебное пособие: Інформаційні системи в маркетингу

У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5 у полі Диапазон задається

діапазон чарунок, значення в яких використовуються для побудови діаграм Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон чарунок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням або виділенням іншого діапазону. Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по ярлику листа і виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити не суміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записуються у поле Диапазон.

Після вказання діапазону слід натиснути кнопку Далее ..., і на екран виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 2 из 5. У цьому вікні слід вибрати одну з 15 типів діаграм (вибрана діаграма зображується нверсним кольором). У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 3 из 5 вибирається вид діаграми даного типу.

У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 4 из 5 виводиться зразок діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені ряди даних. Якщо діапазон містять колонку текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені по рядках діапазону. Якщо діапазон містить рядок текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних

Мал. 3.

розміщені по колонках діапазону. Якщо ж діапазон містить і колонку, рядок текстових значень або зовсім не містить текстових значень, то майстер визначає ряд даних за кількістю чарунок у рядку і колонці виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше чарунок, ніж колонка, то ряди даних розміщуються по рядках, а якщо менше — то по колонках).

Так, для таблиці на мал. 3 при вказанні діапазону А6:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщені по рядках, а при вказанні діапазону В5:С7, або А4:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщуються по колонках. Користувач може змінити рішення майстра вибором перемикача в полі Ряды данных находятся. Поле Считать метками легенды визначає рядок або колонку, які є мітками легенди (назвами рядів даних).

Мал. 4.

Вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 5 из 5 дозволяє включати в діаграму легенду, встановити назву діаграми, назви осей X і У. Після натискання кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист.

На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

На мал. 5 приведена діаграма, побудована для даних таблиці мал. 3. Параметри діаграми приведені у вікнах діалогу Мастер диаграмм — ... (мал. 13.20.). Праворуч від власне діаграми розташована легенда.

Редагування діаграм. Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу. Переміщуватись між елементами діаграми можна також за допомогою клавіш [Ý] і [ß]. Коли виділено ряд даних, за допомогою клавіш [Ü] ] і [Þ] можна вибрати окремі точки ряду.

Мал. 5.

Ім'я виділеного об'єкта з'являється в полі імені (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного елемента.

6.3 Створення і збереження електронних таблиць.

Типовий сеанс роботи з електронними таблицями включає завантаження Суперкалку, створення нової або читання з магнітного диска уже існуючо таблиці, редагування даних, збереження таблиці шляхом запису її на магнітний диск або друкування на папері, створення і перегляд (друкування) графічних діаграм, вихід із Суперкалку. Розглянемо основні команди, за допомогою яких реалізуються ці режими роботи.

Стирання електронної таблиці. За один сеанс роботи можна обробити декілька таблиць, тоді перед початком роботи з новою таблицею виникає необхідність стерти попередню. Для цього використовують команду Zap, яка має такі опції:

No Yes Contents

(Ні Так Вміст).

При виборі опції No таблиця не стирається, а Суперкалк переходить до режиму READY. При виборі опції Yes стираються дані в клітинках, встановлюється стандартний формат для всієї таблиці. При виборі опції Contents змінюються дан в клітинках, але формати користувача не змінюються.

Створення електронних таблиць. Розглянемо процес створення електронної таблиці на прикладі таблиці, зображеної на мал. 1. Для формування таблиці в клітинку D1 занесемо текст "Екзаменаційний аркуш", в клітинку D3 — текст "Предмети", в клітинку А5 — текст "Прізвище", в клітинки В5:Е5 — назви предметів, в клітинку F5 — текст "Сума балів", в клітинку А13 — текст "Середній бал", в клітинку А14 — текст "З предмету", в клітинку А7:А11 — прізвища учнів, в клітинки В7:Е11 — оцінки з предметів. Клітинки F7:F11 містять у собі суму балів для кожного учня. Для знаходження суми балів використовують функцію SUM з вказуванням діапазону клітинок, значення яких сумується (для клітинки F7 вираз матиме вигляд SUM (B7:E7), для клітинки F8 — SUM(B8:E8) і т.д.). Клітинки В14:Е14 містять значення середнього бала для кожного з предметів. Для знаходження середнього бала використовують функцію AV із вказуванням діапазону клітинок, для яких обчислюється середнє значення (для клітинки СІ 4 вираз матиме вигляд AV(C7:C11), для клітки D14 — AV (D7:D11) і т.д.). Якщо тепер змінювати значення оцінок у діапазоні кліток В7:Е11, то автоматично будуть переобчислюватись значення середнього бала в клітинках В14:Е14 і суми балів у клітинках F7:F11.

А В С D Е F G

1 Екзаменаційний аркуш

3 Предмети

5 Прізвище Матема- Хімія Фізика Іноземна Сума балів

6 тика мова

7 Марчук 5 5 5 4 19

8 Гончаров 3 4 3 2 12

9 Горбенко 4 4 5 5 18

10 Ряско 2 2 3 3 10

11 Осика 3 5 4 2 14 12

13 Середній бал

14 з предмету 3.4 4 4 3.2.............

20 А1 Width: 9 Memory: 79 Last Col/Row:G37

1> READY Fl:Help F3:Names Ctrl-Break:Cancel

Мал. 1

Завантаження таблиці з магнітного диску. Таке завантаження здійснюється командою Load. Перед цим в разі необхідності потрібно вилучити поточну таблицю командою Zap, в противному разі можливе накладення завантажуваної таблиці на поточну. Справді, бувають випадки, коли користувач свідомо хоче об'єднати поточну і завантажувану таблиці, тоді застосовувати команду Zap не слід.

Після подачі команди Load Суперкалк переходить до режиму FILE і на екран видається повідомлення

Enter File Name

(введіть ім'я файла).

В рядку введення з'являється останнє з імен файлів, які задавались в поточному сеансі роботи для команд, які використовують ім'я файла (Load, Save, Output). Якщо ім'я файла не задавалось, то рядок введення порожній.

У відповідь на дане повідомлення можна:

• натиснути клавішу [Enter], щоб підтвердити поточне ім'я файла;

• натиснути клавішу [F2], щоб перейти до режиму редагування поточного мені, набрати поточне ім'я;

• натиснути клавішу [F3] і перейти до режиму FILE.

Якщо розширення файла не вказано, то автоматично добавиться розширення Саl.

Після вказання імені файла на екрані з'явиться список опцій команди Load:

All Values Consolidate Part Names Graphs

(Все Значення Об'єднання Частина Імена Діаграми)

Зі всього списку опцій розглянемо тільки опції All, Values, Consolidate.

Опція All приводить до завантаження з магнітного диска всіх елементів таблиці (формул, значень, форматів, діаграм).

При введенні опції Values будуть завантажені тільки значення і формати клітинок, а формули не будуть завантажені.

Опція Consolidate дозволяє об'єднати дві таблиці — поточну завантажувану (це має сенс для таблиць, що мають однакову структуру і відрізняються числовими значеннями). При цьому відбувається додавання даних у відповідних клітинках поточної і завантажуваної таблиць, в клітинку поміщається результат додавання.

Запис електронної таблиці на диск здійснюється командою Save. Таблиця записується у вигляді файла, за замовчуванням такий файл має розширення Саl. В файл записуються значення клітинок, формули, формати, описи діаграм, опц команди Global та ін.). Запис здійснюється не в символьному, а в двійковому вигляді, через це файл не можна переглянути на екрані командами COPY і TYPE, надрукувати на принтері. Переглянути CAL-файл можна за допомогою Суперкалку, використовуючи команду Load для читання його з диска. Прочитану таблицю можна надрукувати на принтері або записати на диск не в двійковому, а в символьному вигляді за допомогою команди Output, яка розглядається далі.

Після подачі команди Save Суперкалк переходить до режиму FILE і на екран видається повідомлення:

Enter File Name

(Введіть ім'я файла)

Дії щодо введення імені файла аналогічні, як і для команди Load. Після задания імені файла перевіряється, чи не існує вже на диску файл з таким менем. Якщо таке ім'я знайдено, то на екран видається меню:

Change Backup Owerwrite

(Змінити Резервувати Затерти)

Якщо користувач вирішив записати таблицю під іншим іменем, то він може вибрати опцію Change. У цьому випадку є можливість змінити поточне ім'я.

При виборі опції Backup Суперкалк спочатку змінює розширення існуючого файла з CAL на ВАК. Якщо на диску вже є файл з таким іменем і розширенням ВАК, то цей файл знищується на диску. Таким чином, при виборі опції Backup таблиця на диску зберігається в двох станах: останньому і передостаньому.

При виборі опції Overwrite старий файл з вказаним іменем і розширенням на диску знищується і створюється новий файл з вказаним іменем.

Після задания імені файла і вибору опції Change, Васкир, або Overwrite (у випадку, якщо такий файл вже існує) на екрані з'являється таке меню:

All Values Part

(все Значення Частина)

При виборі опції All на диск записується активна таблиця: формули, значення, формати, діаграми, положення табличного курсора.

При виборі опції Values будуть записуватись тільки значення клітинок формати, а формули записуватись не будуть.

При виборі опції Part на диск записується не вся активна таблиця, а тільки та частина, яку вкаже користувач. Після вибору опції Part на екран видається чергове меню з двох опцій All і Values (змістовне значення цих опцій аналогічне одноіменним опціям попереднього меню). Після цього на екран виводиться повідомлення:

From? Enter range

(Звідки? Введіть діапазон), яке інформує про необхідність вказати діапазон клітинок. Вказати діапазон можна як безпосередньо, так і в режим POINT. Після задания діапазону таблиця записується на магнітний диск.

Друкування електронних таблиць. Для друкування електронних таблиць використовують команду Output (англ. output — виведення). Ця команда може вивести таблицю або частину на друк або на диск у вигляді текстового файла. Після подачі команди на екрані з'являється меню з двох опцій: Printer (Принтер) і Filе(файл). Опцію Printer використовують для друкування поточної електронної таблиці на принтері. Опція File дозволяє записати поточну електронну таблицю на диск у вигляд текстового файла. Текстовий файл на диску містить таблицю в такому вигляді, який вона б мала при друкуванні на принтері. Цей файл можна переглядати на екрані, друкувати командами MS DOS, або об'єднувати з іншими текстовими файлами. Однак цей файл не можна завантажити Суперкалком за допомогою команди Load. Після вибору опції File запитується ім'я, під яким текстовий файл буде записано на диск:

Enter File Name

(Введіть ім'я файла)

Дії користувача аналогічні діям при запиті імені в команді Save. Якщо розширення файла не вказано, то за замовчуванням беруть розширення PRN. Якщо файл з таким іменем і розширенням вже існує, то повідомлення Суперкалку і д користувача такі самі, як і в аналогічній ситуації для команди Save.

Після задания опцій Printer або File (з вказанням імені файла) на екран з'являється таке меню опцій:

Range Go Console Line Page Options Zap Align Quit

(Діапазон Йти Консоль Рядок Сторінка Опції Очистити Вирівнювання Вихід)

Опція Range слугує для задания тієї частини таблиці, яку потрібно видавати на принтер або диск. Задавати діапазон можна в режимі Point чи безпосередньо. Всю активну таблицю можна задати словом All.

Опція Go викликає виконання операції друку або запису файла на диск. Вона подається після налагодження всіх інших опцій, що впливають на виконання команди Output.

Опція Console слугує для виведення поточної таблиці на екран дисплея в такому вигляді, який би вона мала при друкуванні на принтері. Цю опцію часто використовують для попереднього перегляду одержаної таблиці на екрані перед друкуванням.

Опція Line задає прогін одного рядка на принтері, а опція Page — одн сторінки.

Опція Options дозволяє змінити значення деяких стандартних параметрів у спеціальному меню друку (робота з цим меню не розглядається). До таких; параметрів відносять довжину сторінки (стандартне значення — 66 рядків), ширину сторінки (стандартне значення — 80 символів), лівий відступ (стандартне значення — 4 позиції), верхній відступ (стандартне значення — 2 рядки), нижній відступ (стандартне значення — 2 рядки) та ряд інших параметрів.

Опція Zap виводить на екран меню параметрів друку. При заданні будь-якого параметра з цього меню він набирає своє стандартне значення (якщо воно було змінено при виборі Options).

Опція Align встановлює початкові значення лічильників рядків і сторінок, потрібно задавати при друкуванні нового вихідного документа.

Опція Quit дозволяє завершити виконання команди Output. Якщо при друкуванні ширина таблиці більша, ніж ширина сторінки, то на одній сторінп друкується стільки колонок, скільки поміститься, а решта колонок друкується на наступній сторінці.

Редактор чисельних діаграм Microsoft Graph

Для кращого сприйняття чисельних даних у документах доречно використовувати засоби їх візуалізації. Разом із Word поставляється один із таких пакетів візуалізації — MS Graph. Для створення за його допомогою діаграми потрібно задати базові дані. Ця інформація повинна бути оформлена у вигляд таблиці. Для створення діаграми виділіть у таблиці потрібну інформацію, включаючи, можливо, заголовки рядків та стовпців. Після цього можна запускати Graph. Виберіть команду «Объект» у меню «Вставка», а потім пункт — «MS Graph 5.0». Простіше це можна зробити, натиснувши кнопку — «Вставить диаграмму» на панелі інструментів. Після запуску Graph на екран виводиться панель «Мастер диаграмм». Майстер пропонує послідовність діалогових вікон, як допомагають здійснити основні етапи формування діаграми. У кожному вікн виводиться зразок, який дозволяє контролювати формування діаграм. Майстер дозволяє визначити тип і формат діаграми, спосіб представлення даних, додати заголовок діаграми, так звану легенду (пояснення позначень), заголовки кожно вісі тощо.