Учебное пособие: Інформаційні системи в маркетингу
Ус документи, в які вводяться дані, називаються первинними. Сторінка документа, звичайно, складається з полів, верхнього та нижнього колонтитулів та основно частини ( для Word основна частина – це текст, що поділяється на абзаци, а для Excel – сукупність клітин, які заповнюються даними та формулами ). Основними видами робіт, що виконуються з документами, є створення, зберігання та пошук документів.
Створення документа Word:
1. Запустити Word. На екран виводиться вікно Microsoft Word – Документ1;
2. Виконати команду Файл/Зберегти як … На екрані з’явиться діалогове вікно Збереження документа;
3. Клацнувши Мишею по кнопці поля Папка, вибрати папку, в якій буде зберігатися документ;
4. У полі Ім’я файла ввести ім’я файла;
5. Натиснути кнопку Зберегти після появи вікна властивостей файла натиснути кнопку Ok;
6. Установити тип розмір шрифту, який буде використовуватися для переважної частини тексту;
7. Встановити параметри сторінки: виконати команду Файл/Параметри сторінки;
8. Якщо потрібно, клацнути лівою кнопкою миші по індикатору клавіатури та вибрати потрібну мову з списку;
9. На горизонтальній лінійці перетягуванням маркерів мишею встановити параметри абзацу;
10. Увести потрібний текст;
11. Після завершення форматування документа закрити файл ( команда Файл/Закрити ).
Створення документа Excel:
1. Запустити Excel. На екрані виводиться вікно Excel Книга 1 – Аркуш 1;
2. Клацнути правою кнопкою на ярлику робочого аркуша, вибрати у контекстному меню пункт Перейменувати і надати робочому аркушу потрібне ім’я;
3. Виконати команду Файл/Зберегти як …;
4. Клацнувши Мишею по кнопці поля Папка, вибрати папку, в якій буде зберігатися документ;
5. У полі Ім’я файла ввести ім’я файла і натиснути кнопку Зберегти;
6. Встановити параметри сторінки: виконати команду Файл/Параметри сторінки;
7. Занести формули та дані в електронну таблицю;
8. Після закінчення форматування документа закрити файл ( команда Файл/Закрити ).
Верхні та нижн колонтитули утворюють окремі частини сторінки, які розміщують переважно в області полів. Інформація, яка в них знаходиться, буде роздруковуватись на кожній сторінці зверху ( верхній колонтитул ) та знизу ( нижній колонтитул ) у межах одного розділу або всього документа. Правильний вибір цієї інформації да змогу читачеві краще орієнтуватися в документі.
5.4 Уведення інформації
Інформаційна система маркетингу – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікацій, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функцію збирання, передавання, обробки накопичення інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень у маркетингу.
У процесі управління маркетинговою діяльністю виконується значна кількість процедур з пошуку нформації. Ці процедури можуть бути реалізовані як окремі режими при виконанн функцій на АРМ маркетолога або при роботі з базою даних. Великі фірми та компанії розробляють або використовують спеціальні інформаційно – пошуков системи, які забезпечують пошук документів, відомостей або здійснюють пошук даних за факторами (ознаками), вказаними користувачем.
Уведення маркетингових даних потребує програмних засобів, які забезпечують не лише їх уведення, але й контроль і коригування.
Відомо два види технічного процесу введення даних:
1. З перевіркою нформації безпосередньо у процесі введення даних, що вимагає більших зусиль для розробки відповідних програмних засобів, оскільки передбачає розробку програм не тільки контролю, а й введення даних. При цьому контроль мо здійснюватись у діалоговому режимі.
2.Уведення даних у робоч файли з подальшим контролем і перевіркою уведених даних у пакетному режим дає змогу використовувати для введення даних готові стандартні засоби і спрощу розробку програм контролю, оскільки він здійснюватиметься лише після того, як необхідна для перевірки взаємозв’язків інформація буде введена.
Зручним стандартним засобом уведення інформації є команда Дані/Форма електронної таблиці Excel. Ця команда дозволяє вводити дані у списки.
В Excel під списками розуміють дані, організовані за принципом реляційних баз даних. Реляційні бази даних – бази даних, що містять інформацію у вигляді однорідних таблиць. Поняття “список характеризує не вміст таблиці, а спосіб її організації. Окремі записи списку мають бути однорідними за рядками. Закономірно, що для управління великими масивами таких даних використовуються системи управління базами даних. Але якщо якась частина цих даних обробляється в електронній таблиці, необхідно мати можливість виконувати аналогічні функції в робочому аркуші та комбінувати їх з іншими функціями електронної таблиці.
Інформація, що зберігається в комп’ютері й є об’єднаною у сукупність за рядом ознак, називається базою даних. Ці дані можуть оброблятись як звичайні таблиці, крім того, у меню Дані є спеціальні функції для роботи з ними, як з базою даних. Програми, що управляють зберіганням, обробкою та пошуком нформації в базах даних, називаються системами управління базами даних.
Крім вбудованих функцій для роботи зі списками, в межах Excel для побудови запитів до зовнішніх баз даних, з метою отримання даних для MS-Query, які будуть мати структуру списку.
Excel розпізнає списки в автоматичному режимі. Тому для упорядкування даних у списку за певним критерієм достатньо розташувати табличний курсор у клітині, яка знаходиться у списку, та активізувати команду Дані/Сортування. Після цього вся зона списку автоматично виділяється. Перший порожній рядок є ознакою кінця діапазону клітин, що створюють список. Тому, якщо в списку є порожні рядки, перед сортуванням необхідно або вилучити ці рядки, або виділити той діапазон списку, дані якого треба упорядкувати. Щоб знайти назви колонок списку, Excel порівнює вміст першого і другого рядка виділеної зони списку. Якщо дані у цих рядках відмінні за типом, Excel приймає перший (верхній) рядок за рядок з назвами колонок, виключає його з діапазону сортування та запитує у користувача (діалогове вікно Сортування діапазону), за якими колонками виділеного діапазону треба сортувати його рядки. Якщо програма не може виявити різниці між типами даних у першому та другому рядках, то при проведенні діалогу з користувачем використовуються назви колонок робочого аркуша. Сортувати можна також колонки виділеного діапазону. Для цього в діалоговому вікні Сортування діапазону треба натиснути кнопку Параметри... та увімкнути режим Сортувати колонки діапазону.
Діалогове вікно форми даних значно спрощує роботу з великими списками. У цьому вікні відтворюється шаблон для введення та обробки записів у вигляді кількох полів, кожне з яких відповідає одній колонці у списку. У вікні форми даних можна здійснювати пошук будь-якої інформації, доповнювати список новими записами та вилучати ті, що не потрібні, а також редагувати дані.
5.5 Пошук документів
Для пошуку маркетингово нформації необхідно мати розвинені засоби пошуку документів, які містять потрібну інформацію. Спеціалісти з маркетингових питань, при здійсненні сво діяльності працюють з величезною кількістю документів, що потребу автоматизованих навичок швидкого пошуку необхідних документів. Без цих навичок при великій кількості файлів на різних дисках, дуже непросто визначити де саме зберігається потрібний документ або програма.
За допомогою команди Знайти в Microsoft Office можна знаходити файли де завгодно: на локальному жорсткому диску, у локальній мережі, у поштовій скриньці Microsoft Outlook, а також у мережному оточенні. Крім того, можна шукати повідомлення електронної пошти, запрошення на збори та інші відомості в поштовій скриньці Microsoft Outlook. Підтримуються два методи пошуку файлів: звичайний та розширений.
Звичайний режим надає ширші можливості пошуку файлів, елементів Microsoft Outlook веб-сторінок. Він дає змогу знайти файли, які містять вказаний текст у заголовку, у вмісті або у властивостях. Також можна вказати місце пошуку і тип файлів, серед яких необхідно шукати.
Розширений пошук точніший. Його використовують для пошуку файлів за їх властивостями. Такий пошук виконують серією послідовних запитів, які становлять набір правил для пошуку.
У разі пошуку з використанням природної мови застосовуються звичайні розмовн вислови, такі як «Get all mail from Jane» або «Find all meetings next week», за допомогою яких можна шукати елементи Microsoft Outlook із області завдань Звичайний пошук файлів. Природну мову можна використовувати для пошуку повідомлень електронної пошти, записів календаря, контактів, завдань і приміток. Пошук із використанням природної мови застосовується лише у версіях Microsoft Office для англійської мови.
Якщо вибрати в меню Файл команду Пошук файлів, у правій частині вікна з'явиться область завдань Пошук файлів. Кожний додаток Microsoft Office може мати власну область завдань пошуку. Однак результати пошуку доступні з будь-якого додатка. Наприклад, якщо виконати пошук по всіх типах файлів із Microsoft Word, а потім відкрити із результатів пошуку електронну таблицю Microsoft Excel, результати пошуку також будуть відображені в област завдань результатів пошуку Microsoft Excel, що дає змогу використовувати х надалі.
За швидкого пошуку дані витягуються з файлів і впорядковуються, що дає змогу швидше простіше знаходити файли. Індекс швидкого пошуку оновлюється під час простою комп'ютера.
У засобі швидкого пошуку використовується служба індексації, вбудована в операційну систему Microsoft Windows. Підтримка швидкого пошуку вмикається в області завдань пошуку Windows або в області завдань Звичайний пошук файлів у Microsoft Office.
Примітка. Якщо швидкий пошук не установлено, в області завдань Звичайний пошук файлів відображується відповідне повідомлення. Якщо швидкий пошук установлено, відображується його стан (увімкнений або вимкнений).
Звичайний або розширений пошук запускається з меню Сервіс у діалоговому вікні Відкриття документа. Як і в області завдань пошуку файлів, результати групуються відповідно до розташування файлів. Відкриваючи файл, також можна переглянути його властивості.
Пошук інформації можна також здійснювати за допомогою системних засобів, у випадку коли нема відомостей про розташування потрібного файлу. Системним засобом є команда Пошук з Головного меню. Потрібний об’єкт можна знайти за його назвою, датою створення, розміром, типом, змістом або за будь-яким сполученням зазначених параметрів.
Після того, як знайдено об’єкт або групу об’єктів, з ними можна працювати безпосередньо у вікні команди Пошук, як у будь- якому іншому вікні папки. Крім того, можна вибрати у цьому вікні будь- який об’єкт і за допомогою меню Файл перейти у папку, де він зберігається.
Якщо регулярно використовуються певні критерії пошуку, то їх можна зберігати на поверхні Робочого стола. Додатково можна зберігати й результати останньої операц пошуку (тобто список знайдених файлів і папок).
Команда Пошук постійно присутня у Головному меню, для виклику якого достатньо натиснути клавіші Ctrl+Esc. Крім того, дістатися до ц команди можна, клацнувши правою кнопкою по значку або ярлику будь-якої папки вона включена до меню цих об’єктів. Якщо необхідно щось знайти у конкретній папці, її потрібно відкрити та натиснути клавішу F3.
ТЕМА 6. АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ БІЗНЕС-ПЛАНУВАННЯ ІНВЕСТИЦІЙНИХ ПРОЕКТІВ МАРКЕТИНГУ ТА СТРАТЕГІЧНОЇ ОЦІНКИ БІЗНЕСУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ
6.1 Робота з об'єктами;
6.2 Діаграми;
6.3 Створення і збереження електронних таблиць.
6.1 Робота з об'єктами.
Робота з об'єктами. Excel дозволяє вставити в робочий лист об'єкти, створен ншими програмами (документи Word, малюнки графічного редактора Paint та ін.)/ Для вставки такого об'єкта слід запустити програму, яка працює з цим об'єктом. Це можна зробити як із середовища Windows-95, так і з середовища Excel. Для запуску програми з середовища Excel слід виконати команду Вставка/Объект. При цьому відкривається вікно Вставка объекта. Вкладка Создание цього вікна (мал. 1) дозволяє вибрати тип об'єкта. Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об'єктом вибраного типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати об'єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об'єкта з буфера обміну слід виконати команду Правка/Вставить.
Вкладка Создание из файла вікна діалогу Вставка объекта дозволяє вказати файл, в якому знаходиться об'єкт, що вставляється. При вставц графіки з графічного файла зручніше користуватись командою Вставка/Рисунок. У вікні Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл, а в полі Рисунок вікна — бачити сам малюнок, який міститься у файлі.
В Excel є панель інструментів Рисование, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки. Про призначення кнопок цієї панелі можна дізнатися з довідкової системи.
Для виділення об'єкта слід клацнути по ньому мишею. Виділений об'єкт можна перемістити, вилучити, очистити, скопіювати так само, як і виділений діапазон чарунок. Якщо об'єкт розміщено на листі, то для запуску програми, яка працює з ним, слід двічі клацнути мишею над об'єктом.
6.2 Діаграми
Діаграми. Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм 15 різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів. Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовуються при побудові діаграм. Діаграма завжди будується для якогось діапазону чарунок. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці на мал. 2.
Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів — категорією.
Мал. 1.
Для таблиці, наведеної на мал. 2, кількість рядів даних і категорій залежить від того, як розміщені дані. Якщо вони розміщені по рядках, то рядів даних — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони), а категорій — 2 (Січень, Лютий). Якщо ряди даних розміщені по колонках, то рядів даних — 2 (Січень, Лютий), а категорій — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони). Діаграма гає ряд елементів, які наведені в табл. 1.
Мал. 2.
Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.
Для побудови діаграми на активному листі слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная. Курсор при цьому перетворюється в мініатюрну діаграму. Натиснувши ліву кнопку миші, слід тягнути курсор доти, поки рамка під діаграму не набере потрібного розміру. При відпусканні кнопки миші на екрані з'явиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за п'ять кроків (для деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою).
Для створення діаграми на новому листі слід виконати команду Вставка/Диаграмма/На новом листе. В книзі створюється новий лист діаграм з іменем Диаграмма ..., у верхньому рядку якого виводиться панель інструментів Диаграмма, в якій є кнопка Мастер диаграмм. При натискуванні цієї кнопки на екран виводиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. Для кожного кроку виводиться своє вікно діалогу, в якому можна задати параметри для побудови діаграми (вікна діалогу Мастер диаграмм ... показані на мал. 3).
Табл. 1
| Елемент | Зміст елемента |
|
Название Ось n Чертеж Диаграмма Легенда Рn РпТк Текст Рn Ось текста n Сетка n |
заголовок діаграми n-а вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y — вісь значень, Ось 2 або Ось X — вісь категорій) Область побудови власне діаграми Фон діаграми Опис рядів даних n-ий ряд даних к-а точка n-ого ряду даних мітка даних для n-ої послідовності мітка осі сітка для осі n |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
