Реферат: Применяемые Финансовые Информационные Системы (ФИС)

• возможность консолидированного управления и получения консо­лидированных финансовых отчетов. Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предпри­ятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным яв­ляется наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из Центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую данным требованиям, це­лесообразно создавать на основе комплекса АРМ учетных работников, действующих в сети с централизованным управлением.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практи­ки показали, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организу­ется по двухуровневой системе управления - управленческий и финансо­вый учет. При этом информация ориентирована исключительно на поль­зователя.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затра­тами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по от­ветственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям.

Сметы, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и ре­зультатов - объекты управленческого учета. Его аналитические данные используются для управления операциями, отделами, бригадами подраз­делениями.

Информация управленческого учета имеет четко выраженную внут­реннюю направленность. Она используется производственным, управ­ленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управле­ния и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного ба­ланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние пред­приятия.

Информация финансового учета широко используется внешними по­требителями - инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики пред­приятия, экономического анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Досто­верность финансовой отчетности подтверждается независимым специа­листом - аудитором.

Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаи­мосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесо­образно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно". Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обме­на информацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, реги­страции, накопления, хранения информации, а также передачи ее для даль­нейшей обработки. Информация первичного учета обеспечивает обратную связь в БУИС, а значит, и для управленческого, и финансового учета, а также для всех других подсистем, использующих первичную информа­цию при подготовке и принятии управленческих решений.

В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, управлен­ческому и финансовому учету (рис.16). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации соз­даются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаи­модействующие между собой.

Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабо­чих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает мини­мальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

Рис. 2. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции (ГП), табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регистрация и обработка хозяйствен­ных операций (по учету материальных ценностей (МЦ), основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчет­ных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

• иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, под­множество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчет­ные формы.

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представля­ет собой открытую модульную систему, для которой характерна возмож­ность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации раз­личных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда норматив­но-справочной информации (НСИ).

В зависимости от используемых средств организационной или вычис­лительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться двумя способами:

1) с помощью магнитных носителей (дисков);

2) по каналам связи при наличии сети, а также посредством электрон­ного обмена данными через шлюзы модемной связи.

Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).

Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем уча­сткам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоя­нии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связа­ны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой че­рез модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимо­действуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совер­шения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень преду­сматривает переработку исходной информации , получение результирую­щих данных и в автоматизированном режиме передачу их на более высо­кий уровень.

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работни­ков, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопле­ние и частичная обработка первичной информации, возникающей в про­изводственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, скла­дах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету ма­териальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой про­дукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень- управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а так­же большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетиче­ских и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйствен­ных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных опе­раций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функ­ционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансо­во-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде фай­лов бухгалтерских проводок.

Эта информация передается на более высокий третий уровень обработки данных - финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую инфор­мацию для принятия решений, а также предоставлять руководству опера­тивную информацию. К такой информации относятся показатели себестои­мости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, ди­намика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в систе­ме бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регу­лированию издержек и рациональному построению инвестиционной по­литики, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти реше­ния влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эф­фективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли -и рентабельности в условиях рынка. На крупном предприятии обработка учетной информации ве­дется на трех уровнях с помощью АРМ учетных работников.

Фонд НСИ обеспечивает сопоставимость данных, посту­пающих от различных АРМ. Единицей обмена информацией между ними служит группа проводок

При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет, автоматизировать все процедуры по обработке инфор­мации на рабочем месте бухгалтера.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского уче­та при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предпри­ятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управлен­ческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалте­рий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним чело- . веком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достига­ется при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользователь­ский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее ме­сто бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях ос­новное внимание уделяется ведению финансового учета, который по тру­доемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обоб­щение и синтез учетной информации.

Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценно­стей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения от­дельных программных модулей (блоков). С использованием принципа кон­струирования создается единый программный комплекс, который ориен­тирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудо­емкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сво­дится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию ре­шений, анализу и контролю правильности формирования отчетной доку­ментации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ пре­вращается в главный инструмент его деятельности.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управлен­ческий учет, состоит из двух модулей (рис. 3).

Рис. 3. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях.

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нема­териальных активов, учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и МБП, учета готовой продукции (товаров - для торговых предприятий), расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.

Основными учетными регистрами данного модуля являются аналити­ческие регистры по участкам учета - журнал учета первичных докумен­тов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяй­ственных операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгал­терского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитиче­ские регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных опе­раций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).

Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом (рис. 4) начинается с заполнения справочников. Это делается для настройки комплекса на ведение учета на конкретном предприятии.

По назначению все справочники разделены на пять групп.

• Справочники общего назначения:

наименования документов (SPRDOK);

предприятия (SPRPR);

услуги по счету—услуги связи, транспортные услуги и др. (SPRUS).

• Справочники, связанные с учетными журналами ТМЦ:

товарно-материальные ценности (SPRM);

единицы измерения (SPRED);

операции движения (SPROP).

• Справочники, связанные с бухгалтерскими проводками:

план - счетов бухгалтерского учета (SPRCH);

бухгалтерские проводки (SPRPROV);

группы проводок (SPRGR);

налоги (SPRNAL).

• Справочники, связанные с аналитическим учетом:

объекты предприятия (SPROB);

подразделения (SPRPOD);

коды аналитического учета (SPRAN).

• Справочники, связанные с курсами валют (SPRVAL).

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные.

Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименова­ние, дополнительные признаки (наименование документа, единицы изме­рения, услуги по счету, операции движения).

Сложные справочники включают в себя два и более уровней вложен­ности данных. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемны­ми справочниками, большое количество записей которых невозможно раз­местить на экране.

Так, двухуровневый справочник План счетов бухгалтерского учета состоит из девяти разделов (в соответствии с планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующий счет. Количество записей в разде­лах - около 20. Их целиком можно вывести на экран.

Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из ко­торых содержит подразделы. Примером трехуровневого справочника яв­ляется справочник проводок, состоящий из уровней разделов счетов, сче­тов и проводок по каждому счету.

Исходная информация вводится в базу из первичных документов. Для автоматизации используются следующие стандартные первичные доку­менты по учету:

• движения материальных ценностей (приходный ордер, приемный акт, накладная, акт на списание, требование, лимитная карта);

Рис. 4. Схема данных автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса.

• финансово-расчетных операций (платежное поручение (ПП), пла­тежное требование-поручение (ПТП), приходный и расходный кассовые ордера (ПКО и РКО) и др.);

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13