Реферат: Word
Замена.
Достаточно часто поиск является не самоцелью, а выполняется для того чтобы что-то заменить, исключить, исправить и т.д.
Окно диалога “Заменить” напоминает уже знакомое окно “Найти”. Новым является поле ввода Заменить на. В это поле следует внести слово или символы, которыми надо заменить найденное слово (или символы). Кнопка Заменить выполняет замену только одного вхождения фрагмента. Кроме того, в окне присутствует кнопка Заменить все, с помощью которой выполняется автоматически замена всех вхождений в документ найденного слова (или символов).
Поиск и замена формата и специальных символов с помощью клавиатуры
Инструмент поиска — замены позволяет осуществлять замену специальных символов. Такая необходимость может возникнуть, например, при импорте текстового файла. В этом случае каждая строка будет заканчиваться символом абзаца, что не позволит выровнять текст документа. Можно удалить эти символы вручную, но это займет много времени. Целесообразно воспользоваться инструментом поиска — замены. Для поиска и замены специальных символов в окне диалога “Заменить” предназначена кнопка «Специальный».
Кнопка «Формат» значительно расширяет возможности поиска. При нажатии соответствующей кнопки на экране появится раскрывающийся список. С его помощью вы можете определить элементы форматирования для текста, задаваемого в качестве критерия, или задать параметр форматирования не привязанный к определенному тексту. Например, вы можете найти все заголовки, выполненные определенным стилем, или абзацы с текстом, имеющие заданный отступ.
Проверка правописания, расстановка переносов, выбор языка.Автоматическая проверка орфографии.
Проверка орфографии в MS Word может осуществляться в процессе ввода текста. Для включения автоматической проверки орфографии следует воспользоваться вкладкой “Правописание” окна диалога “Параметры”.
· Выберите команду Сервис | Параметры, откроется окно диалога “Параметры”.
· Перейдите на вкладку “Правописание”.
· Установите флажок Автоматически проверять орфографию.
· Нажмите OK.
Теперь в процессе ввода текста MS Word будет автоматически выделять сомнительные слова, подчеркивая их волнистой линией.
Исправление ошибок.
Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.
Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии. Обычно MS Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если подходит одно из предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное.
Если MS Word подчеркнул правильно написанное слово, то можно поступить следующим образом:
· Если вы часто используете данное слово или выражение, выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь
· Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все
Проверка уже введенного текста
Всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:
· Выберите команду Сервис | Орфография
· Нажмите кнопку Орфография на стандартной панели инструментов
· Нажмите F7 на клавиатуре
MS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога “Правописание”.
Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в существующий словарь.
Словари пользователя
Как мы уже говорили, процесс проверки орфографии сводится к поиску слова в словаре. MS Word имеет основной словарь и вспомогательные.
Для того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии, его файл (имеющий расширение .dic) нужно переписать в папку C:\Program Files\Microsoft Office\Office и подключить. Это можно сделать с помощью вкладки “Правописание”.
· Выберите команду Сервис | Параметры. Откроется окно диалога “Параметры”.
· Перейдите на вкладку “Правописание”.
· Нажмите кнопку Вспомогательные словари. Откроется одноименное окно диалога.
· В списке вспомогательных словарей выберите нужные, установив флажки слева от их имен.
· Нажмите ОК.
Теперь при проверке орфографии кроме основного словаря будут использоваться подключенные вами вспомогательные словари.
Пользовательские словари можно пополнять и редактировать.
Проверка орфографии при работе с другими языками
Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны установить словарь соответствующего языка. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.
Проверка текстов, написанных на других языках
· Выделите фрагмент текста, написанный на иностранном языке.
· Выберите команду Сервис | Язык, появится окно диалога “Язык”.
· Выберите из списка Пометить выделенный текст как язык, с которым вы работаете.
· Нажмите OK.
Перенос слов.
Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.
При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или вручную.
Автоматический перенос слов
Действие установки режима автоматического переноса слов различается для нового и уже существующего документа. В режиме автоматического переноса для нового документа MS Word разделяет слова в тексте для переноса по мере их ввода. Если выполнить автоматический перенос для существующего документа, MS Word осуществит перенос слов, не позволяя осуществлять контроль за переносом отдельных слов.
Автоматический перенос слов
· Выберите команду Сервис | Расстановка переносов. На экране появится окно диалога “Расстановка переносов” (рис. 6.22).
· Установить флажок Автоматическая расстановка переносов.
· В поле Ширина зоны переноса слов отображается величину промежутка, оставляемого между окончанием последнего слова в строке и границей правого поля. В случае необходимости вы можете изменить предлагаемое значение, непосредственно введя его в поле или воспользовавшись кнопками изменения значения, расположенными в правой части поля.
Заданная величина обозначает максимальный пустой промежуток, который допускается у правого поля. Указанное значение будет использоваться при определении, следует ли переносить данное слово. Слова, попадающие в эту область будут разделены для переноса. Узкая зона уменьшит неровность правого края текста, широкая зона сократит число переносов.
· В поле Максимальное число последовательных переносов вы можете указать число последовательных строк, в которых можно разделить слова для переноса.
· Нажмите OK.
Запрещение автоматического переноса
· Выделите фрагмент текста.
· Выберите команду Формат | Абзац. Откроется окно диалога “Абзац”.
· Перейдите на вкладку “Положение на странице”.
· Установите флажок Запретить автоматический перенос слов.
· Нажмите OK.
Вставка неразрывного дефиса и символа мягкого переноса
Для того чтобы перенести только одно слов, не обязательно прибегать к помощи окна диалога “Расстановка переносов”. Можно самостоятельно вставить символ мягкого переноса. Для этого установите курсор в соответствующем месте слова и нажмите комбинацию клавиш: Ctrl+(-)дефис.
Возможна ситуация, когда надо запретить перенос сложного слова. В этом случае вместо обычного дефиса вы должны воспользоваться неразрывным дефисом. Вставка этого символа осуществляется с помощью комбинации клавиш: Ctrl+Shift+(-)дефис.
Если в тексте используются словосочетания, которые не принято разрывать при переносе, то следует воспользоваться вставкой неразрывного пробела.
Например, не принято разрывать следующие словосочетания: “см. стр. 56.” или “рис. 12”. Для того чтобы запретить разрыв слов, между ними следует поставить символ неразрывного пробела, который вводится нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+Spacebar
Использование «Атотекста» и «Автозамены».АВТОЗАМЕНА — средство для автоматической коррекции опечаток, орфографических и грамматических ошибок, автоматической вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть вы можете печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.
Окно диалога “Автозамена” представлено на рис. Это окно может быть путем выбора Сервис | Автозамена. Ниже приведен список опции диалога “Автозамена”:
| Опция | Назначение |
| Исправлять две прописные буквы в начале слова | При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную |
| Делать первые буквы предложения прописными | Делает первую букву каждого предложения прописной |
| Устранять последствия случайного нажатия CapsLock | Если вы случайно начали вводить текст с нажатой клавишей CapsLock, MS Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные |
| Заменять при вводе | Автоматически исправляет текст в процессе ввода |
| Обычный текст | Заменяет введенный текст в любом формате на обычный |
| Форматированный текст | Заменяет обычный текст на форматированный |
| Заменить | Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию |
| На | Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в поле Заменить |
АВТОТЕКСТ - средство для автоматической вставки в документ текстовых или графических элементов, которые могут неоднократно вставляться в документы, например, часто используемые почтовые адреса, стандартные пункты договора или наименования отпускаемых товаров. Каждый текстовый или графический элемент сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.
Предварительный просмотр и печать документа.Для печати документов требуется:
• установить принтер в среде Windows путем загрузки драйвера (можно установить сразу же несколько драйверов принтеров различных типов, например Epson, MannesmanTally, Star и т.д.);
• настроить опции печати.
Команда СЕРВИС, Параметры…, вкладка Печать (рис.2.6) обеспечивает задание режимов печати документов:
• Черновой — печать документа с минимальным форматированием;
• В обратном порядке — печать страниц в порядке убывания номеров;
• Обновлять поля — перед печатью все поля документа перевычисляются;
• Обновлять связи — перед печатью просматриваются ссылки на связанные объекты и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;
 |
• Графические объекты (графика, рисунки).
Рис.2.6
• Фоновая печать — возможность продолжения работы в Word во время печати документа. Можно задать объект печати:
• Коды полей (формульные выражения вместо результатов и значений);
• Примечания (на отдельных страницах в конце документа);
• Скрытый текст (весь текст, подготовленный как скрытый);
Команда ФАЙЛ, Параметры страницы, вкладка Размер бумаги задает формат и ориентацию печатной страницы. Перед выводом документа на печать документ просматривается с помощью команды ФАЙЛ, Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра возможно также редактирование текста и изменение полей печатной страницы (см. Режимы работы с документами).
Команда ФАЙЛ, Печать вызывает диалоговое окно «Печать» (рис.2.7), в котором делаются установки для печати документа:
• Принтер — выбор принтера из списка установленных;
• Вывести на печать — выбор объекта печати: Документ, Сводка документа, Примечания, Стили, Элементы автотекста, Назначение клавиш;
• Копии— указывается число печатных копий;
• Страницы: Все, Текущая страница (где находится курсор). Выделение, Страницы (указываются через запятую или разделитель дефис);
 |
• Напечатать — Все страницы диапазона, Нечетные страницы, Четные страницы;
Рис. 2.7
• ОК — для начала печати документа или Отмена — для выхода из режима
печати.
С помощью кнопки <Печать> панели инструментов Файл осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна «Печать».
Управление передается программе Диспетчер печати, (рис.2.8) которая формирует очередь печати документов, позволяет приостанавливать печать, удалять документы из очереди либо удалять всю очередь.
Для перехода к запущенному в работу Диспетчеру печати выполняется вызов из системного меню списка открытых задач – клавиша ПЕЧАТЬ .
Диспетчер печати имеет управляющее меню, содержащее команды: Принтер, документ, Вид, Справка (по работе с Диспетчером печати).
Изменение порядка печати документов выполняется путем перемещения значков документов вверх или вниз по очереди с помощью клавиш <Ctrl> + курсорные стрелки.
 |
Рис.2.8
Для отложения из очереди печати отдельного документа осуществляются его выбор и нажатие кнопки <Отложенная печать>; для отмены печати всех документов следует <Очистить очередь печати> .
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
