Быстрый поиск

Реферат: Word

При работе с шаблонами вы можете перенести из одного шаблона в другой шаблон или документ любые определенные в нем параметры. Эта возможность сэкономит время, затрачиваемое на разработку новых шаблонов и документов.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в MS Word установлены следующие приоритеты:

- Специальный шаблон имеет приоритет над общим

- Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона “Обычный”. Это значит, что вы можете видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона “Обычный”.

Приступая к работе с шаблонами, мы рекомендуем вам набраться терпения и ознакомиться со всеми встроенными MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов вы найдете для себя полезный, сходный с требуемым документом, внесете в него некоторые изменения и дополнения. Вы все равно затратите меньше времени на доводку имеющегося шаблона, чем на создание нового.

Имейте в виду простое правило: делайте копию шаблона, давая ей другое имя, и работайте с ней, оставляя исходный шаблон неизменным. Он может вам еще пригодиться.

Обзор встроенных шаблонов

Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в делопроизводстве.

Стандартные шаблоны MS Word

Шаблон Характеристика

Общие

Обычный Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных типов

Письма и факсы

Факсы Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный, Стандартный

Письма Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное

Мастер писем Позволяет в диалоговом режиме создать несколько стандартных типов факсов

Мастер факсов Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов писем

Записки

Записки Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная, Стандартная

Мастер записок Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов записок, для многостраничных записок устанавливает колонтитулы

Отчеты

Отчеты Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный. Содержит все возможные виды форматирования

Другие документы

Мастер повесток дня Создает различные формы повесток дня

Мастер грамот Создает четыре вида наградных листов

Мастер календарей Создает календарь на год

Мастер резюме Создает три вида резюме (Изысканное, Современное, Стандартное)

Мастер таблиц Создает различные типы таблиц

Резюме Создает три типа резюме

Счет Создает счет, автоматически вычисляет сумму

Табель Создает недельный табель учета рабочего времени

Заказ Создает заказ, автоматически вычисляет сумму

Публикации

Брошюра Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру

Шаблон Характеристика

Заявление для печати Создает три типа заявлений для печати: Изысканное, Современное, Стандартное

Бюллетень Создает информационный бюллетень

Мастер бюллетеней Создает Классический или Современный бюллетень

Руководство Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и алфавитным списком

Справочник Создает адресные или телефонные справочники

Диссертация Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы, алфавитным указателем

Замена шаблона

Представьте себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем эта записка переросла в статью, а в последствии и в отчет вашей деятельности. Для каждого из этих документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить документ так, как того требует его назначение. Таким образом вы можете изменить шаблон и получать новый документ. Сначала вы используете шаблон “Стандартная записка”, затем для статьи можно использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к требованиям издания, для которого предназначена статья. Далее, дополнив содержимое, можно воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание документа может меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три совершенно разных документа.

Пример. Замена шаблона

- Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

- Нажмите кнопку Присоединить, откроется окно диалога “Присоединение шаблона”.

- Выберите нужную папку, а в папке — название требуемого шаблона. Нажмите Открыть. Снова будет открыто окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

- Установите флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажмите OK

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

Изменение документа при изменении присоединенного к нему шаблона

В предыдущем примере вы увидели, как изменяется документ при замене шаблона, на котором он основан. Таким образом при замене присоединенного к документу шаблона, происходят следующие изменения:

- Если к документу присоединить другой шаблон, в документе станут доступными элементы из нового шаблона

- При внесении изменений в шаблон новые свойства приобретут только документы создаваемые на основе измененного шаблона

- На созданные ранее документы изменения в шаблоне, на котором они основаны, не влияют

- При замене шаблона в документе соответствующим образом будут изменены только то есть стили, названия которых в точности соответствуют существующим в новом шаблоне

Использование нескольких шаблонов одновременно

MS Word позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая необходимость может возникать, когда из одного шаблона вы хотите позаимствовать, например, форматирование страницы, из другого — стили, из третьего — оперативные клавиши или макросы. Как вы уже знаете, в таких случаях можно скопировать нужные элементы из разных шаблонов через окно диалога “Организатор”. В качестве альтернативного способа можно подключить нескольких шаблонов одновременно. Однако использование нескольких шаблонов имеет свои особенности.

При использовании нескольких шаблонов с одинаковыми имена стилей могут возникнуть проблемы, связанные с совпадающими именами. Если вы внесли изменения в стандартный стиль, который используете в текущем шаблоне, а в подключенном для копирования шаблоне оказался еще не измененный стиль, то автоматически измененные стили заменятся на прежние. Поэтому, при использовании нескольких шаблонов ваша задача усложняется необходимостью скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.

Пример. Одновременное использование нескольких шаблонов

- Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

- Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно диалога “Добавление шаблона”.

- Выберите из списка нужные шаблоны (для выделения сразу нескольких файлов используйте клавиши Shift и Ctrl, как описано в предыдущем примере).

- Нажмите кнопку Открыть. Вы возвратитесь в окно диалога “Шаблоны и надстройки”. При этом добавленные шаблоны появятся в списке загруженных шаблонов.

- Нажмите OK.

Изменение шаблона

При работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона, может возникнуть необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это касается стилей и параметров форматирования страницы. При этом можно непосредственно видоизменять сам шаблон, а можно вносить изменения в документ, основанный на этом шаблоне, и затем сохранить внесенные изменения в шаблоне.

Внося изменения в шаблон, обязательно копируйте его, с тем, чтобы исходный шаблон не был поврежден.

- Выберите команду Файл | Открыть, откройте шаблон, который хотите изменить, и сохраните его под другим именем. Дальнейшие действия осуществляются с копией шаблона.

- Если в окне диалога “Открытие документа” отсутствует список шаблонов, выберите в поле Тип файла значение Шаблон документа.

- Внесите изменения в стили шаблона, подписи рисунков, формат страницы, макросы, элементы автотекста, панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши.

- С помощью окна диалога “Организатор” меню Сервис Шаблоны и надстройки можно скопировать из шаблона в другой шаблон любой элемент (стили, автотекст, панели, макросы), переходя на соответствующие вкладки окна диалога.

- Для копирования стилей перейдите на вкладку “Стили”.

- Нажмите кнопку Закрыть файл, она изменит название на Открыть файл. Нажмите ее, откроется окно диалога “Открытие файла”.

- В поле Тип файл” укажите Шаблоны документов, выберите из списка шаблонов требуемый файл и откройте его.

- Повторите эту процедуру для шаблона, в который необходимо скопировать элементы списка.

- Теперь, когда с обеих сторон окна диалога открыты нужные вам шаблоны, выделите элементы списка стилей, которые нужно скопировать, используя клавиши Shift или Ctrl.

- Нажмите кнопку Копировать. Если в шаблоне имеются одноименные стили, которые вы не хотите использовать, нажмите кнопку Удалить. При необходимости переименовать стиль используйте кнопку Переименовать.

- Закончив внесение изменений в стили выберите следующую вкладку. Действия в каждой вкладке аналогичны описанным выше.

- Для завершения внесения изменений в шаблон нажмите кнопку Закрыть.

- Сохраните шаблон.

Создание собственного шаблона.

Описанная выше процедура изменения шаблона через документ может расцениваться как создание шаблона, ведь вы изменили документ, созданный на базе шаблона, и сохранили его в качестве нового шаблона, таким образом появился новый шаблон. Безусловно, понятия изменение и создание шаблона взаимосвязаны.

Таким образом, условно можно предложить два способа создания шаблона:

- Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона

- Создать документ, основанный изначально на шаблоне “Обычный”, внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов вы не находите ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному вам документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон “Обычный”, а созданный вами шаблон не будет содержать этих элементов. Для того чтобы обойти это ограничение, следует поступить по аналогии с предыдущим примером создания шаблона на основе документа.

Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься MS Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.

Использование WordArt оформления заголовков в документах рекламного характера.

При помощи WordArt можно превратить обычный текст в графику. Можно придать тексту определенную форму, повернуть или растянуть буквы, сузить или расширить промежутки между символами, наклонить под определенным углом слова, использовать в тексте цвет, обрамление и затенение, создать отбрасываемые текстом тени. Комбинируя различные эффекты WordArt, можно создать оригинально оформленные приглашения, объявления и т.д.

WordArt это программа, использующая механизм OLE (Object Linking and Embedding связывание и внедрение объектов), являющаяся приложением MS Word.

Добавление и изменение фигурного текста

Для создания фигурного текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Вызвать, которую можно нажав кнопку Рисование на стандартной панели инструментов. Существует возможность добавить к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать в одну из стандартных форм. Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения — например, добавления заливки рисунком — можно использовать кнопки панели рисования. Кнопка Добавить объект WordArt заменила отдельную программу WordArt, которая поставлялась с предыдущими версиями программ Microsoft: Office, Works, Publisher 95 и т. п.

Обратите внимание на то, что фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Добавление фигурного текста.

1 На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt .

2 Выберите нужный текстовый эффект, а затем нажмите кнопку OK.

3 Введите текст, который необходимо отформатировать, в диалоговое окно Изменение текста WordArt, выберите необходимые параметры, а затем нажмите кнопку OK.

4 Для изменения фигурного текста используйте кнопки на панелях инструментов WordArt и Рисование.

Изменение фигурного текста

1 Дважды щелкните фигурный текст, который следует изменить.

2 Измените текст, внесите прочие изменения, а затем нажмите кнопку OK.

Добавление тени и объема к объекту WordArt.

Для добавления тени к графическому объекту используйте инструмент Тень на панели рисования. Для изменения положения или цвета тени выберите команду Настройка тени, а затем используйте инструменты на панели Настройка тени.

Для добавления объема к линиям, авто фигурам и полилиниям используйте инструмент Объем на панели рисования. Таким образом можно изменить глубину, угол поворота, угол наклона, направление освещения и текстуру поверхности объекта. Для изменения объема выберите команду Настройка объема, а затем используйте инструменты на панели Настройка объема.

К объекту можно добавить тень либо объем, но не оба эффекта сразу; при добавлении объема к объекту, который имеет тень, она исчезает.

Изменение заливки в объектах WordArt.

Используйте инструмент Цвет заливки на панели рисования для добавления к графическим объектам одноцветной, градиентной, узорной и текстурной заливки. Чтобы удалить заливку или создать прозрачный графический объект, щелкните стрелку рядом с полем Цвет заливки, а затем выберите параметр Нет заливки.