Реферат: Word

            Режим структуры. Позволяет свернуть документ, чтобы увидеть только основные заголовки или развернуть его, чтобы увидеть весь документ целиком, что упрощает перемещение и копирование текста, а также изменение структуры больших документов

            Остальные элементы главного окна MS Word относятся к стандартным элементам интерфейса Windows 95.

Использование справочной системы редактора.

            Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Word содержит развитую справочную систему. Справочная система MS Word аналогична большинству приложений, работающих под Windows 95. Освоившись со справочной системой MS Word, вы сможете без проблем получить нужную информацию при работе с другими приложениями Windows 95.

            Справочная система MS Word построена достаточно гибко. Ниже перечислены основные возможности, предоставляемые в ваше распоряжение:

·     Поиск справочной информации по содержанию и предметному указателю

·     Расширенный поиск по произвольному слову или фразе. Различные режимы такого поиска позволяют оперативно находить требуемую информацию. Результатом поиска являются названия разделов справочной системы, содержащие указанные слова или фразы

·     Просмотр полученной информации на экране, печать и копировать ее в документ для создания собственного справочника

·     Ввод дополнительной справочной информации в виде комментариев. Это могут быть результаты вашего личного опыта работы с MS Word или просто полезные советы

·     Получение контекстно-зависимой справки о назначении команд

·     Получение ответов на вопросы типа “Что это?” об элементах главного окна MS Word и большинства окон диалога

·     Использование  «Помощника» для получения оперативных советов по производимым в данный момент времени операциям над текстом.

Вход в справочную систему.

            Для того чтобы войти в справочную систему MS Word, выберите ? | Вызов справки или дважды нажмите кнопку Справка на стандартной панели инструментов. В результате на экране появится главное окно справочной системы. Нажатие клавиши F1  приведет к открытию  окна «Помощника», при условии, что в момент нажатия не была выделена ни одна из команд или опций.

            Главное окно справочной системы содержит три вкладки: “Содержание”, “Предметный указатель” и “Поиск”.

Содержание.

            Первой вкладкой главного окна справочной системы является “Содержание”. Эта вкладка реализует наиболее традиционный подход к получению справочной информации.

            Когда вы первый раз попадаете на вкладку “Содержание”, то видите перечень разделов, по которым может быть предоставлена справка. Перед наименованием каждого раздела отображается пиктограмма. В начальный момент все разделы закрыты, чему соответствует пиктограмма с закрытой книгой.

            Для того чтобы открыть какой-либо из разделов, установите на него световой указатель и нажмите клавишу Enter. В качестве альтернативного способа вы можете дважды нажать мышью пиктограмму, соответствующую требуемому разделу. В результате вид пиктограммы изменится на открытую книгу. Повторное нажатие Enter при условии, что текущий раздел открыт, или двойное нажатие пиктограммы с открытой книгой закрывают раздел.

            Открытый раздел может содержать внутри себя подразделы и темы. Теме соответствует пиктограмма со знаком вопроса. Для вывода на экран содержимого определенной темы дважды нажмите соответствующую ей пиктограмму или установите на нее световой указатель и нажмите клавишу Enter.

            Для открытия и закрытия разделов, а также для просмотра конкретных тем может быть использована левая кнопка, расположенная в нижней части вкладки

Предметный указатель.

Для поиска справки по предметному указателю перейдите в главном окне справочной системы на вкладку “Предметный указатель”.

На этой вкладке вы видите поле ввода  и окно просмотра. В окне просмотра находится список ключевых слов, упорядоченный по алфавиту. Для того чтобы найти нужную справочную информацию, вы должны ввести в поле ввода ключевое слово.

            По мере ввода ключевого слова в окне просмотра появляются разделы, первые буквы названий которых совпадают с уже введенными. Например, при вводе ф в окне просмотра появятся слова, начинающиеся с буквы “ф”. Добавление второй и третий букв сужает поле поиска. Введя фор, в окне просмотра будет отображаться начальные слова списка, начинающиеся с “фор”. Вы можете пролистать список в окне просмотра с помощью полосы прокрутки, выделить нужный раздел, а затем нажать кнопку Вывести. На экране появится список найденных тем или текст справки.

Поиск

            Возможности справочной системы Word для Windows  позволяют находить справку по термину или фразе. При этом формируется база данных, содержащая вхождения термина во все Help-файлы. Это расширяет возможности получения справочной информации. Например, при поиске информации по слову “данные” с помощью вкладки “Предметный указатель” вы получите сообщение об отсутствии справочной информации, а при поиске по набору слов вы получите список разделов, в которых встречается слово “данные”.

            Для того чтобы приступить к поиску по термину или фразе, перейдите на вкладку “Поиск”. Если вы сделали это в первый раз, вам будет предложено осуществить настройку поиска с помощью окна диалога.

           

После создания базы данных, содержащей термины и фразы, на экране появится вкладка “Поиск”.

            Поиск будет осуществляться по одному или нескольким словам, введенным в верхнем поле ввода.  Чтобы выполнить поиск сразу нескольких слов, введите их в верхнее поле через запятую.

           

Слово для поиска можно выбрать из перечня слов во втором поле ввода. Укажите на него, и оно появится в верхнем поле ввода.

Если слово содержит дефис, наличие дефиса является обязательным.

Параметры поиска.

Кнопка Параметры позволяет вам задать дополнительные параметры поиска и тем самым сузить (или, наоборот, расширить) список разделов, помещаемых в окно просмотра.

            Для установки параметров поиска нажмите кнопку Параметры на вкладке “Поиск” в окне диалога справочной системы. В результате откроется окно диалога “Параметры поиска”.

            В поле “Отображать слова” указывается один из режимов поиска слов:

·     Начинающиеся с введенных символов

·     Содержащие введенные символы

·     Оканчивающиеся введенными символами

·     В точности соответствующие введенным символам

·     Имеющие тот же корень

Получение быстрой справки по элементам окна редактора.

Если вы хотите быстро получить  справку по элементу окна редактора воспользуйтесь командой «Что это такое» из меню «Справка» или нажмите комбинацию клавиш  Shift+F1.  В результате указатель мышки измениться, к нему прибавиться знак вопроса. Если таким указателем щелкнуть на элементе окна то на экран будет выведена краткая подсказка о выполняемых этим элементом функциях.

Кроме того очень удобны краткие подсказки о действиях выполняемых той или иной кнопкой на панели инструментов, если на ней задержать указатель мышки на несколько секунд.  

Создание и сохранение текстового документа.

Создание нового документа

            После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д.

            При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

·     Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

·     Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные пользовательские стили

·     Таблицы

·     Рамки

·     Графические изображения

·     Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

           

В MS Word существуют шаблоны трех типов:

1.    Шаблон “Обычный”, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

2.    Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

3.    Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят  через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.

            В качестве шаблона по умолчанию для нового документа используется шаблон “Обычный”.

В состав поставки MS Word входят шаблоны для создания стандартных деловых писем, служебных записок, газетных листов и большого количества документов других типов. Использование специальных шаблонов позволяет придать документам единый стиль. В MS Word можно создать свои собственные шаблоны.

Создание пустого документа

Для этого используем шаблон «Обычный».

Выберите Файл | Создать. В результате на экране появится окно диалога “Создание документа”, представленное на рис. Выберите шаблон “Обычный”. Нажмите OK

            В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате сразу будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога “Создание документа”.

Создание нового документа на основе специального шаблона

При выборе команды Файл | Создать открывается окно диалога “Создание документа”, которое предоставляет все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов:

·     “ Общие”

·     “ Письма и факсы”

·     “ Записки”

·     “ Отчеты”

·     “ Публикации”

·     “ Другие документы”

·     “ WEB - станицы”

Перечень доступных для работы шаблонов зависит от варианта установки редактора. Для того, чтобы воспользоваться любым из шаблонов достаточно щелкнуть на нем мышкой.

Создание документа с помощью мастера

            В каждой вкладке окна диалога “Создание документа” помимо обычных шаблонов присутствуют, так называемые, шаблоны-мастера. Мастера шаг за шагом проводит через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) можно самостоятельно создать деловое письмо. Все, что  требуется — это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.

Открытие существующего документа

Основным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога “Открытие документа”.

Для открытия окна диалога “Открытие документа” можно воспользоваться одним из следующих способов:

·     Выберите команду Файл | Открыть

·     Нажмите Ctrl+О на клавиатуре

·     Нажмите кнопку Открыть на стандартной панели  

      инструментов

По умолчанию при открытии окно диалога “Открытие документа” содержит список документов MS Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке «Мои документы». Можно указать собственную папку, список документов из которой MS Word будет предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена вкладка “Расположение” из окна диалога “Параметры”, открываемого командой Сервис | Параметры. В окне “Открытие документа” можно осуществить поиск файла на диске, создать личную папку на диске, сменить диск и т.д.

Открытие недавно использовавшегося файла

MS Word помнит несколько последних документов, с которыми работал. Обычно они внесены в список меню Файл. Можно быстро открыть любой из них, выбрав его из списка документов.

            Можно установить число файлов, названия которых будет появляться в списке меню Файл, через команду Сервис|Параметры|Общие.

Открытие файлов других форматов

MS Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works, и других. Для этого используется обычный путь: Файл | Открыть, но в строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать “Все файлы”, тогда  в основном окне появится список всех файлов, из которых вам нужно выбрать требуемый файл.

Сохранение документа.

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Для выполнения этих действий необходимо обратиться к меню Файл и выбрать соответствующую команду:

·     Сохранить – для сохранения документа. Откроется окно сохранения, в котором понадобиться выбрать диск, папку и указать имя сохраняемого файла. Если после сохранения вы не закрыли документ, а продолжили с ним работать, то повторное выполнение этой команды сохранит в файле документа внесенные в него изменения.

·     SHIFT+ Сохранить все – сохраняет все открытые документы.

·     Сохранить как – позволяет сохранить открытый документ под другим именем и в другом месте.

Автоматическое сохранение документов

MS Word может автоматически сохранять документы с определенным временным интервалом. При авто сохранении документ будет  временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP. В случае, если файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы все равно необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как. Таким образом использование авто сохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует от потери информации.

Выберите Файл | Сохранить как в открывшемся окне диалога нажмите кнопку Параметры или выберите команду Сервис | Параметры | Сохранение.

Создание резервной копии

Работая в MS Word, каждый раз при сохранении документа можно создавать его резервную копию. При выборе этой установки, MS Word сохраняет предыдущую версию документа в качестве резервного файла и дает ему то же имя, что и у оригинала, но с расширением WBK.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14