Реферат: Секреты успешного внедрения автоматизации раскрывают практики

Продолжение

14	Калькуляция цен, себестоимости и автотранспорта Калькуляция цен на выпускаемую продукцию Калькуляция себестоимости продукции Калькуляция автотранспорта				Акт сдачи- приемки работ
15	Варочный цех 1. Ввод накладной на отгрузку дробины и др. отходов производства 2. Печать накладной и счета-фактуры				Акт сдачи- приемки работ
Автоматизация расчета заработной платы и кадрового учета
16	Заработная плата Начисления, удержания, расчет Расчет плановой заработной платы Расчет выработки по цехам по сдельно-премиальной форме оплаты труда Расчет тарифных ставок и окладов				Акт сдачи- приемки работ
17	Кадровый учет Персонифицированный учет Оформление приказов, учет рабочих и служащих (принятие на завод, увольнение и т.д.), проверка табелей рабочего времени Учет отпусков				Акт сдачи- приемки работ
Автоматизация бухгалтерии
18	Бухучет в торговле и общепите Учет продуктов в столовой Учет продукции по всем магазинам, принадлежащим заводу Расчеты в валюте: выписка счетов-фактур, оплата, задолженность, сальдо				Акт сдачи- приемки работ
19	Сводная бухгалтерская отчетность Отчеты для налоговой инспекции Статистические отчеты Прочие необходимые отчеты				Акт сдачи- приемки работ
Автоматизация финансового отдела
20	Планирование платежей и бюджета Заявки на платежи, график платежей Планирование бюджета				Акт сдачи- приемки работ
21	Планирование продаж Оперативное финансовое планирование				Акт сдачи- приемки работ
	Всего:

Подписи сторон

Заказчик исполнитель

Не все равно, с чем работать и с кем иметь дело...

Самое время вспомнить китайскую пословицу: "Если делаешь что-нибудь неправильно, не рассчитывай на правильный результат". Поэтому еще раз акцентируем ваше внимание на том, что только после определения целей компании и степени готовности к управленческим реформам (упорядочении бизнес-процессов) имеет смысл заниматься выбором конкретной автоматизированной информационной системы (АИС), призванной превратить стратегию компании в оперативные планы.

При выборе АИС и поставщика ПО следует действовать с особой мудростью, то есть, учитывая чужие ошибки, постараться избежать собственных промахов, тем самым повысив эффективность внедрения проекта.

Среди проблем, с которыми столкнулись ваши предшественники при выборе системы, наиболее часто встречаются следующие:

- в приобретенной АИС нет одной, двух, трех и т.д. очень важных функций либо происходит дублирование одних и тех же функций разными подразделениями;

- внедрение превратилось в бесконечный процесс;

- из фирмы-разработчика АИС уволился ведущий сотрудник отдела автоматизации, поэтому сопровождать систему некому;

- выбрали систему, а потом оказалось, что для ее внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и/или сетевое оборудование предприятия;

- приобрели дорогую мощную АИС, но используют ее только на 50% (30%, 20%, 10% и т.д.);

- увеличился объем операций (количество рабочих мест, например) - и система стала медленно работать.

Наличие подобных проблем связано с плохим пониманием тех требований, которым должна удовлетворять автоматизированная система. Вот некоторые из них.

Первое. Система должна охватить всю организацию в целом и обеспечить информационную взаимосвязь подразделений.

Второе. Она должна предусматривать несколько вариантов развития предприятия.

Третье. Она должна учитывать различные временные рамки. Например, производственный процесс может планироваться на основе "скользящих" прогнозов, в то время как составление балансового отчета, скорее всего, будет необходимо не более чем раз в квартал.

Четвертое. Система должна предусматривать многообразие пользователей и отвечать их требованиям. Прежде чем приобрести АИС, убедитесь, что с ней сможет работать максимальное количество пользователей. Кроме того, система должна обеспечить работу пользователей, которые будут подключены к ней на протяжении последующих 12-18 месяцев с момента ее ввода в эксплуатацию. Поэтому так важен "уровень сервиса", заложенный в систему разработчиками.

Выбирая систему, выясните ее возможности по отслеживанию прохождения документации предприятия, обеспечению обновлений версий у пользователей.

Обратите внимание! Для многих предприятий представляют интерес механизмы "защиты" данных в системе, обеспечивающие невозможность доступа и тем более внесения изменений в "закрытую" информацию, предназначенную только для высшего руководства компании.

Конечно, данный "список" не претендует на полноту изложения требований к системе. Но изначально, осуществляя выбор, нельзя упускать один существенный момент: набор необходимых требований к АИС и ПО диктует построенная на предприятии модель бизнес-процессов, включающая в себя описание стандартов - финансового, материального, производственного учетов и документооборота, а не наоборот.

Обратите внимание! При выборе программного обеспечения важно учесть, что бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия и информационная система, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию.

Выбирая систему, следует обратить внимание на "жизнеспособность" компании-разработчика и ее программного решения, наличие завершенных проектов на территории стран СНГ, в частности Беларуси, отраслевые рекомендации профильных предприятий, а также навыки управления проектами и предприятием в целом у разработчиков и наладчиков ПО. В данном контексте целесообразно дать несколько рекомендаций, которые помогут вам предотвратить возможные ошибки.

Разумно подходите к выбору ПО для построения информационной системы. Старайтесь рассмотреть как можно больше систем, увидеть их работу "живьем", а не на "бумаге".

Выясните, что представляет собой каждый поставщик. Как долго поставщик присутствует на рынке? Является ли предлагаемый им продукт главным направлением его деятельности? Как много он имеет клиентов и что это за организации? Является ли данный продукт собственной разработкой поставщика или он перепродает чужой? И если это перепродажа, кто будет отвечать за возможные неполадки?

Изучите функциональные возможности предлагаемых программных решений. Убедитесь в том, что выбранная вами программа обладает именно теми функциональными возможностями, которые вам нужны. Также проверьте "возраст" версии и узнайте, не собирается ли поставщик заменить ее в ближайшем будущем. И если у него есть такие планы, то будет ли новая версия иметь сходные функциональные возможности, получите ли вы ее бесплатно, а главное, придется ли вам переделывать имеющиеся приложения? Если необходимые вам функции в данной программе отсутствует, следует с осторожностью относиться к обещаниям поставщика включить их в следующую версию. К сожалению, продавцы ПО часто не выполняют своих обязательств и выпускают новую продукцию, не обладающую всеми функциональными возможностями, которые планировалось включить ранее.

Оцените приложение самостоятельно. Никогда не принимайте решение о покупке программного продукта, основываясь только на первых впечатлениях от его демонстрации. Вы должны самостоятельно оценить возможности применения того или иного приложения для решения задач вашей организации.

Задавайте поставщику вопросы, требуйте разрешения поработать с демо-версией самостоятельно.

Рассчитайте фактическую стоимость владения. Стоимость программного обеспечения зачастую является не самой большой тратой, которую вы понесете при покупке автоматизированной системы. Здесь необходимо учитывать также стоимость внедрения, обучения пользователей, поддержки программного обеспечения, накладные расходы и "жизненный цикл" продукта.

Изучите рекомендации, которые может (и должен!) представить вам поставщик. Убедитесь, что данный поставщик ранее уже устанавливал необходимое вам ПО (тип приложения). Большинство продавцов программного обеспечения имеют впечатляющие списки клиентов, но используют ли последние выбранное вами приложение так, как планируете это сделать вы? Убедитесь в том, что внедренное приложение, на которое ссылается поставщик, такое же по объему и уровню сложности, как и то, которое собираетесь внедрить вы. Выясните реальную цену внедрения и вид поддержки, который получили ваши "предшественники".

Оцените возможности поддержки продукта. Наконец, какого рода поддержка вам доступна? Можете ли вы иметь круглосуточную поддержку? В том случае, если вы являетесь международной компанией и ваши пользователи разбросаны по всему миру, какого рода поддержку они будут иметь, будет ли она предоставлена на русском языке?

Любое предприятие, выбирая автоматизированную информационную систему и поставщика ПО, надеется потратить на проект внедрения ровно столько средств и времени, сколько действительно необходимо для выбранной системы. Не последняя роль в этом отводится правильному подходу к определению класса АИС.

Какие системы предлагает рынок информационных технологий (ИТ)

ERP-системы. В среде как российских, так и белорусских поставщиков ИТ-технологий одним из наиболее близких к идеалу ответов сегодняшнего рынка признаны ERP-системы (Enterprise Resource Planning (планирование всех ресурсов предприятия - и эффективное управление ими) (Под ERP-системами в данном случае понимаются разработки только западного производства. - Авт). Для крупных производственных предприятий с многочисленным штатом сотрудников, сложным типом производства уместны ERP-системы "топ-класса", которые способны управлять всеми жизненно важными процессами компании. О таких системах имеет смысл задумываться, если число пользователей превысит сто.

Основные поставщики этого сегмента рынка - крупнейшие компании-разработчики SAP (система R/3), BAAN, ORACLE (Oracle Applications).

Мнение специалиста. Андрей КРЫЛОВИЧ, руководитель департамента управленческих систем компании "ТопС":

"Внедрению интегрированной системы на предприятии предшествует серьезная исследовательская работа, в результате которой решается вопрос о характере будущей системы.

В этом плане можно отметить следующее. ERP-система, предназначенная для планирования всех ресурсов предприятия, имеет множество специализированных модулей для работы с финансами, персоналом, складами и т.д. Но для цехового уровня это система громоздка, здесь достаточно небольших модельных систем отечественного производства, которые описывают работу станков, машин и отвечают за их техническое состояние.

Системы SAP R/3, BAAN также содержат все необходимое для работы предприятия и идеально подходят для дискретного производства. На базе этих платформ удобно разрабатывать уникальные системы, следуя пожеланиям заказчика. А, например, система ORACLE идеально подходит для телекоммуникационных компаний, учитывает все их требования, но в работе с другими проектами достаточно слаба".

Среди решений для среднего бизнеса можно выделить системы Attain, Axapta, Scala, Solomon и др.

По мнению многих специалистов ИТ-компаний, сегодня в ERP-системах нуждаются в основном успешные предприятия стран СНГ, лидеры той или иной отрасли, стремящиеся укрепить свои позиции и захватить новые рынки. Также интерес к такого рода системам проявляется со стороны предприятий-производителей тары и упаковки, мебели, которым приходится работать в условиях жесткой конкурентной среды, где основными "противниками" выступают западные поставщики. Также без ERP-систем (или им подобных) вряд ли смогут в будущем обходиться и компании, чье производство строится на стандарте ISO 9000, а также другие высокотехнологичные предприятия.

Причины невостребованности западных ERP-систем. Несмотря на всю привлекательность ERP-систем (методологическую проработанность, большой объем предоставляемой функциональности, глубину и всесторонность автоматизации), большинство предприятий СНГ, в том числе и белорусские, проведя тщательный анализ, приобретают все-таки системы отечественной разработки (о них мы поговорим чуть позже). Попробуем разобраться в причинах этого явления.

В средствах массовой информации уже неоднократно поднимался вопрос о проблемах, связанных с использованием у нас ERP-систем. И дело здесь не столько в их дороговизне (стоимость колеблется от 200 000 до 1 млн долл. США, а разработки компании SAP иногда превышают и 1 млн долл. США), сколько в сложности адаптированности к нашим условиям. Не стоит забывать: изначально ERP-системы разрабатывались для западных компаний. А разница в экономической ситуации, в менталитете у нас и в развитых странах Европы и Запада более чем существенна.

Мнение специалиста. Сергей Березовский, ООО "ЭнТехЭко":

"На Западе за последние 20-30 лет выросло несколько поколений менеджеров высшего и среднего звена, для которых управление предприятием и его автоматизация - понятия нераздельные. К сожалению, мы за это время значительно отстали от них. Причем не только и не столько в технологиях. А прежде всего в экономической культуре - то, что у них прочно утвердилось уже на уровне подсознания, у нас в новинку, и лучшие силы ИТ-индустрии заняты, в сущности, просветительской работой. Значительная часть общения с потенциальным покупателем информационных систем состоит в детальном разъяснении, какая бывает автоматизация, в чем ее польза и т.д.

ERP-системы становятся естественным и очередным шагом на пути оптимизации бизнеса в компании, где несколько десятилетий совершенствовались методы организации управления и где автоматизация последовательно прошла целый ряд этапов. Там же, где о ней думают только начальник отдела АСУ (должность обязывает) и отчасти главный бухгалтер (рутина заедает), появление ERP-системы может иметь непредсказуемые последствия".

Будучи концентрированным выражением современного западного менеджмента, ERP-системы очень требовательны к исполнительской дисциплине и уровню профессионализма работающего с ней персонала. Такую систему не устраивает ввод информации задним числом или не в полном объеме. Она предполагает, что персонал работает с ней в унисон над повышением производительности, минимизацией затрат и т.д., а не пытается независимо от нее решать свои личные проблемы за счет предприятия.

Страницы: 1, 2, 3, 4