Реферат: Секреты успешного внедрения автоматизации раскрывают практики

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"В ходе выполнения проектных работ составляется план-график (календарный план) на каждый этап, в котором указываются сроки его выполнения. По мере готовности каждой из задач результаты отражаются в документах и передаются для ознакомления специалистам предприятия - экспертам проекта, то есть проходят тестирование. Затем высказываются замечания, пожелания и устраняются ошибки. И чем выше организация этой работы, тем лучше ее результаты.

Вообще хочу отметить, что при автоматизации предприятия среди всех организационных и коммерческих процессов самый высокий приоритет устанавливается для процесса внедрения системы, а руководитель проекта должен быть наделен достаточными полномочиями".

Если есть план выполнения каждого этапа, значит, по мере его прохождения заказчик вправе требовать такие документы, как план-факт исполнения работ и отчет о постановке задачи.

Далее можно приступать к кодированию (это "личное" дело автоматизируемого предприятия) и параллельно работать над определением круга обязанностей сотрудников - будущих пользователей системы. Результатом этих шагов является подготовка этапа опытной эксплуатации. Здесь необходимо обучить пользователей работе с системой (а иногда и ПК) и обязательно (!) выдать им должностные инструкции. Кто же обеспечивает хороший результат выполнения данного этапа?

Всему свое время

Последовательность, комплексность и хороший результат этого этапа призваны обеспечить руководитель проекта, специалисты отдела ИТ-технологий и консультанты компании-внедренца.

К сведению. В некоторых ИТ-компаниях существуют инженеры по знаниям. Их основная задача - получить необходимые знания от экспертов предприятия, работающих непосредственно в этой системе, и передать их программисту в удобной форме. Тогда он сможет составить алгоритм и качественно его закодировать.

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"На больших предприятиях обычно имеется свой отдел АСУ (10-15 человек). И хотя чаще всего квалификация специалистов этого отдела не такая высокая, как хотелось бы, нас радует то, что они все же есть. Очень сложно автоматизировать предприятие, где нет своих специалистов в области ИТ-технологий. Это означает, что мы должны командировать туда своих сотрудников. Такие проекты обходятся гораздо дороже, поскольку мы несем большие затраты по оплате труда. А обучать порой приходится банальной работе на компьютере. Жалко времени... "

Вообще лучше всего, если обучение своих сотрудников предприятие начнет еще до начала внедрения проекта. Это благоприятно скажется на последующих этапах автоматизации и поможет не допустить существенных промахов и серьезных ошибок.

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"Мы уделяем большое внимание подготовке персонала на местах, особенно когда приходится иметь дело с крупными предприятиями. Еще на этапе согласования концепции проекта договор составляется таким образом, чтобы это была совместная разработка. Иначе нельзя. Ведь у нас в компании работают в основном программисты, а у них - специалисты-эксперты в предметной области. Таким образом, идет взаимообучение: мы консультируем их по вопросам работы программного обеспечения, информационным технологиям, а они объясняют нам специфику деятельности предприятия и т.д.

При автоматизации "Криницы" и Белгосстраха как наши работники, так и сотрудники этих компаний проходили обучение по информационным технологиям на специализированных курсах. Специалисты заказчиков изучали сервер Microsoft и конфигурации 1С. Работа велась очень "плотно". Причем все это происходило еще на этапе разработки системы (а средняя разработка занимает год). К моменту внедрения со стороны заказчика уже было 5-7 человек, хорошо ориентирующихся в информационных технологиях".

Кроме того, как мы уже говорили, в результате внедрения происходит реинжиниринг процессов и реструктуризация предприятия (меняется его организационная структура). Это значит, что в последующем сотрудникам придется работать по-новому. Поэтому важно не только поставить их в известность о грядущих изменениях, научить работе в новых условиях, но и помочь им преодолеть психологическое сопротивление переменам.

После того как будут учтены вышеперечисленные моменты, начинается опытная эксплуатация системы. На этом этапе необходимо объективно оценить все, сделанное ранее. Система начинает работать не на бумаге. Поэтому целесообразно требовать ее четкой и правильной работы.

От редакции. Внимательный читатель, наверное, заметил, что до сих пор мы не касались вопроса выбора автоматизированной информационной системы. И сделали это умышленно, чтобы в первую очередь показать саму технологию проведения ее внедрения.

В следующем номере мы расскажем о проблемах выбора автоматизированной информационной системы для отечественных предприятий, а также ее поставщиков и покажем, как справляются с нелегкими задачами отечественные компании.

* Более подробно о разработке стратегии и установлении целей читайте: Линник К., Лазарева О. Стратегия компании - маршрут бизнеса // Финансовый директор. - 2004. - № 1. - Здесь и далее прим. ред.

** Более подробно об этом читайте: Синкевич А., Верех Е. В автоматизации бюджетирования нет мелочей // Финансовый директор. - 2003. - № 9.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Техническое задание по разработке и внедрению интегрированной информационной системы (ИИС) для производственного предприятия.

·     Цель проекта

·     Предыстория

·     Обоснование проекта

·     Организация

·     Сроки реализации и бюджет проекта

Основные обозначения и сокращения 1. наименование разработки 2. основание для разработки 3. назначение 4. требования к программно-инженерному и правовому обеспечению ИИС.

4.1. Структура программно-инженерного и правового обеспечения ИИС

4.2. Требования к правовому обеспечению

4.3. Требования к кадровому обеспечению

4.3.1. Структура пользователей ИИС предприятия

4.4. Требования к техническому обеспечению

4.4.1. Общие требования

4.4.2. Требования по унификации

4.4.3. Требования к безопасности

4.4.4. Технические средства

4.4.5. Типовые решения по техническому обеспечению ИИС

4.5. Требования к программному обеспечению

4.5.1. Общие требования к программному обеспечению ИИС

4.5.2. Требования по унификации

4.5.3. Требования к лицензионной чистоте

4.5.4. Требования по документированию заказного прикладного программного обеспечения

4.5.5. Порядок разработки и приемки заказного прикладного программного обеспечения для предприятия

4.5.6. Программное обеспечение ИИС предприятия

4.6. Требования к средствам электронных коммуникаций

4.7. Требования к средствам защиты информации

4.8. Требования к методическому обеспечению

4.8.1. Формирование данных ИИС

4.8.2. Анализ данных ИИС

4.8.3. Управление производственным процессом и персоналом на основе данных ИИС

5. Описание функций иис предприятия

5.1. Общая характеристика иис

5.2. Назначение ИИС

5.3. Основные подсистемы ИИС

5.3.1. Отдел материально-технического снабжения (ОМТС)

5.3.2. Отдел продаж

5.3.3. Центральный материальный склад

5.3.4. Цех тары

5.3.5. Бухгалтерия

5.3.6. Цех готовой продукции

5.3.7. Отдел кадров

5.3.8. Отдел труда и зарплаты (ОТИЗ)

5.3.9. Магазин-склад

5.3.10. Финансовый отдел

5.3.11. Плановый отдел

5.4. Описание бизнес-процессов

5.4.1. Процесс "Снабжение ТМЦ"

5.4.2. Процесс "Выдача и учет спецодежды"

5.4.3. Процесс "Реализация готовой продукции"

5.4.4. Процесс "Реализация отходов производства"

5.4.5. Процесс "Отгрузка готовой продукции"

5.4.6. Процесс "Возврат продукции"

5.4.7. Процесс "Учет движения готовой продукции"

5.4.8. Процесс "Учет движения тары"

5.4.9. Процесс "Управление персоналом"

5.4.10. Процесс "Управление финансами и бухгалтерские операции"

6. Стадии создания ИИС

6.1. Стадия разработки

6.1.1. Содержание, сроки и порядок выполнения работ

6.1.2. Порядок контроля хода выполнения работ

6.1.3. Порядок приемки результатов

6.2. Этап внедрения

6.2.1. Сроки и прядок внедрения

6.2.2. Порядок приемки результатов

6.3. Эксплуатация и сопровождение ИИС

6.3.1. Эксплуатация

6.3.2. Сопровождение

Приложение 1. Организационная структура предприятия

Приложение 2. Структура отдела ИТ предприятия

Приложение 3. Специальные требования к специалистам с высшим образованием подразделений предприятия

Приложение 4. Основные технические требования к серверу баз данных на основе процессоров intel pentium III для ИИС предприятия

Приложение 5. Основные технические требования к серверу баз данных на основе risk процессоров для ИИС предприятия

Приложение 6. Основные технические требования к отладочному серверу для иис предприятия

Приложение 7. Основные технические требования к серверу обмена

Приложение 8. Основные технические требования к персональным компьютерам, входящим в состав АРМ

Приложение 9. Перечень покупных программных средств предприятия

Приложение 10. Календарный план выполнения работ по созданию ИИС предприятия

Приложение 11. Структурная схема

Приложение 12. Нормативно-справочная информация

Специальности

Должности

Подразделения

Штатное расписание предприятия

Единицы измерения

Тип документа

Типы рабочего времени

Номенклатура

Виды тары

Виды упаковки

Изготовители продукции

План счетов бухгалтерского учета

Коды видов оплат работникам предприятия

Коды видов удержаний

Приложение 13. Основные формы документов и отчетов

Отчет о движении тары

Отчет по цеху готовой продукции

Форма ТТН-1

Форма ТН-2

Отгрузочная ведомость

Журнал прихода продукции

Итого приход продукции за день

Форма МБ-8

Форма М-11

Форма ИНВ-3

Форма КО-1

Форма КО-2

Форма КО-1в

Форма КО-2в

Форма КО-3в

Форма КО-4в

Форма книги по учету кадров

Примерная форма записки об отпуске

Форма выписки из трудовой книжки

Форма "личная карточка"

Форма штатного расписания рабочих

Форма штатного расписания ИТР

Форма свода удержаний по исполнительным листам

Форма свода начислений и удержаний по организации

Форма свода по видам удержаний

Форма свода по видам оплат

Отчет об использовании календарного фонда времени

Служебная записка на доплату за выполнение работы временно отсутствующего работника

Форма ведомости учета выполненных работ

Форма наряда выполненных работ

Форма массива начисленных нарядов

Форма наряда для повременно-премиальной формы оплаты труда

Отчет "взаиморасчеты с контрагентом"

Отчет "отгрузка и возврат тары за период"

Сводная карточка учета возвратной тары за период

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Календарный план работы по договору № ________ от _________

№ этапа	Наименование этапа работы, краткая характеристика	Срок выполнения		Цена этапа без НДС, бел. руб.	Отчетность о полученных результатах работы
		начало	окончание
Написание технического задания
1	Техническое задание				Техническое задание
Автоматизация складов готовой продукции и тары
2	Учет готовой продукции Отгрузка товара Возврат продукции от покупателя Приход продукции от дочерних предприятий Приход по договору комиссии Прием тары/продукции от поставщика Приход из производства Внутренний приход с расценкой Отпуск в производство Внутреннее перемещение Списание боя Ввод документов на списание материалов на затраты				Акт сдачи-приемки работ
3	Учет тары Отгрузка товара покупателю (лом, нестандарт), прием тары Отпуск тары (кроме лома) Прием тары от поставщиков Приход из производства Отпуск в производство Списание, бой, недостача Формирование документов на перетаривание Инвентаризация				Акт сдачи-приемки работ
Автоматизация отдела продаж: и расчетов с покупателями
4	Учет продаж Ввод и печать накладной на отгрузку и счета-фактуры Ведение финансовых расчетов Прием заказов Ведение справочника договоров Учет движения тары по сторонним организациям				Акт сдачи-приемки работ
5	Учет банковских и кассовых операций Подготовка платежных документов в банк Оплата налогов и платежных требований сторонних организаций. Выписка банка Приходные и расходные кассовые ордера. Кассовая книга				Акт сдачи-приемки работ
6	Учет КЕГ Ввод накладной на отгрузку Печать накладной и счета-фактуры. Ввод договоров				Акт сдачи-приемки работ
Автоматизация расчетов с организациями

Продолжение

7	Расчеты с клиентами Расчеты с клиентами за отгруженную продукцию. Расчеты за пар, горячую и холодную воду. Задолженность по продукции. Движение, потери и остатки готовой продукции на складе. Учет и оплата путевок на базы отдыха Налоги на отгруженную продукцию Сверка с клиентами Учет тары на материальном складе Зачеты, частичные зачеты по таре				Акт сдачи-приемки работ
Автоматизация бухгалтерского учета основных средств, нематериальных активов, материалов, МБП
8	Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМЛ) Поступление, ввод в эксплуатацию, перемещение, выбытие Ведение списка ОС и НМЛ Начисление амортизации				Акт сдачи-приемки работ
9	Учет материалов и сырья Поступление на завод, перемещение между подразделениями, списание на затраты в производство Учет движения материалов и сырья на центральном складе и по всем цехам и отделам Инвентаризация				Акт сдачи-приемки работ
10	Учет МБП и спецодежды Поступление на завод, перемещение между подразделениями, списание на затраты в производство Учет по материально-ответственным лицам (МОЛ) Инвентаризация				Акт сдачи-приемки работ
11	Учет затрат на автотранспорт Картотека водителей и автотранспорта Картотека шин, аккумуляторов, комплектующих Выписка и обработка путевых листов Расчет расхода ГСМ с учетом поправочных коэффициентов Отчеты				Акт сдачи-приемки работ
Автоматизация производственных процессов
12	Производство Выход готовой продукции. Учет затрат на производство. Анализ рентабельности. Планирование производства продукции. Анализ производственной деятельности				Акт сдачи-приемки работ
13	Учет движения продукции по удаленным складам Отгрузка товара покупателю Возврат продукции от покупателя Приход продукции Прием тары/продукции от поставщика Внутреннее перемещение Списание боя Ввод документов на списание материалов на затраты Обмен данными				Акт сдачи-приемки работ

Страницы: 1, 2, 3, 4