Отчет по практике: Получение первичных профессиональных навыков по вычислительной технике, технологии и организации производства.

На четвертом шаге мастера диаграмм необходимо установить параметры размещения диаграммы. Она может располагаться на отдельном или на имеющемся листе. Нажмите кнопку Готово, и процесс построения закончится.

III.III. Структура управления базами данных.

Создание формы и заполнение баз данных в Microsoft Access.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким; но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных опре­деленного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший спо­соб начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Изменение структуры базы данных.

1.При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выбери­те параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов.

2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.

3. У кажите имя и каталог для создаваемой базы данных.Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку ОК.

Создание базы данных без помощи мастера.

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выбери­те параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необхо­димо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все воз­можные повторения данных.

Добавление данных и создание других объектов базы данных, если структуры таблиц отве­чают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Работа с простейшими базами данных

(СУБД) — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель 6азы имеет право создавать в ней новые объекты (например таблицы), задавать их структуру, ме­нять свойства полей, устанавливать необходимые связи.

1. Взгляните на стартовое окно базы данных. Кроме шести вкладок для основных объектов оно содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбира­ется режим работы с базой..

2. Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотрегь, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

3. Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользова­телей базы, а для ее разработчиков.

4. Действие командной кнопки Создать соответствует ее названию. Она служит для созда­ния новых объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автомати­чески, вручную или с помощью Мастера. О достоинствах и недостатках этих методов мы погово­рим при более подробном рассмотрении объектов Access 95.

Системы управления базами данных должны учитывать, что с базами могут одновременно работать много людей. Если бы с базами работали как с документами в текстовом процессоре, то один .человек, открывший файл для редактирования, монополизировал ; бы этот файл и блокировал бы к нему доступ других пользователей; до тех пор, пока файл не будет закрыт и сохранен.

В базах данных один пользователь, вносящий изменения в базу, блокирует только одну запись, с которой он работает, причем ненадолго. Как только ввод очередной записи завершается, она становится доступной всем инспекторам для просмотра, а некоторым (кому это положено по должности) и для редактирования.

Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таб­лиц останутся без связи.

Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

IV. Прикладные программы для экономики и управления.

IV.I. Программа "Склад".

Инсталляция программы "Склад ".

Если Вы приобрели инсталляционную дискету; вставьте ее в дисковод А: или В: и вы­берете указанное устройство в качестве текущего (например командой: а:) и запустите инстал­лятор INSTALL.EXE. Он предложит установить пакет в каталог C:\SKLAD, если Вы желаете установить пакет в другом месте, укажите полный путь куда его установить.

Обратите внимание на результирующее сообщение. В случае возникновения проблем, об­ращайтесь к разработчикам.

При установки программы с инсталляционной дискеты автором замены случаи, когда программа устанавливается в демонстрационном режиме. К сожалению, это зависит от Ва­шей аппаратуры и, если Вы попали в такую ситуацию, то программу легко зарегистрировать, обратившись к пункту меню "Установки Настройка пакета. Регистрация пакета и сообщив се­рийный номер Вашего компьютера, который выдаст программа, разработчику.

Если Вы получили программу по компьютерной сети в виде файла SK.LAD26.ARJ, то для установки программы необходимо:

1. скопировать данный файл в нужный каталог, например C:\SK1AD;

2. запустить программу ARJ:arj x -у sklad26

После выполнения этих процедур, запустить программу SKLADX.EXE. Программа будет работать в деморежиме. Если Вы уже приобрели права на регистрацию, то обратитесь к разработчику.

Настройка программы "Склад"

Настоящее руководство модно читать прямо из программы. В любой момент времени, вызовите подсказку клавишей F1, а затем нажмите клавишу F1 еще раз. После этого выбирай­те интересующую главу руководства (либо все по порядку ). Для того, чтобы эта возможность была доступна, необходимо, чтобы файл документации SKLAD.DOC находился на диске. Ни в коем случае не редактируйте этот файл! Все замечания и пожелания по поводу докумен­тации, пожалуйста, адресуйте разработчику.

Для запуска пакета необходимо набрать SKLADX в подсказке DOS. Если Вы пользуетесь какой-либо интегрированной оболочкой типа Norton Commander, лучше удалять, ее из па­мяти перед запуском пакета. Чем больше свободной памяти - тем уютней себя чувствует па­кет. При работе с программой можно попользовать мышь, но драйвер мыши занимает как правило 7-13 kB ОЗУ, и поэтому; предпочтительней обходится без нее.

Главное меню программы состоит из следующих разделов:

1) Приход

2) Расход

3) Склад

4) Анализ

5) Установки

6) Разное

7) Возврат

Перемещение между разделами производится горизонтальными стрелками на клавиатуре, а в подразделах вертикальными. Выбор осуществляется нажатием клавиши Enter "Уста­новки":

Самая верхняя строка в установках указывает на формат отображения цен при работе пакета. Для работы пакета в рублевом отображении цен строка должна выглядеть "Отчеты в руб.", если Вам требуется ведение в валюте, то строка должна выглядеть "Отчеты в <наименование внутренней валюты. Для переключения Вам надо встать на этот пункт и нажать <Enter>. Установка влияет на вывод цен во всех ведомостях и при их печати.

Выбрав "Настройка пакета"/"Предприятие" Вы можете задать атрибуты Вашего пред­приятия. Причем, можно задать атрибуты нескольких организаций. Это бывает необходимо, ес­ли Вы имеете несколько расчетных счетов в разных банках, или есть необходимость выпи­сывать документы (счет, накладные) на один товар, но от разных организаций. Выбрав "Принтер" укажите параметры используемого принтера, а также направление вывода отчетов на принтер или в файл. Если Вам известно, что у Вас нестандартный принтер Вы мо­жете обратиться к пункту "Настройка принтера", где установить управляющие последовательно­сти для Вашего принтера. В разделе "Константы" устанавливаются технические параметры ра­боты пакета: наименование внутренней валюты, способ взаимодействия пакета с прайс-листом и т.д. Далее следует в разделе "Справочники" указать список складов и группы това­ров имеющихся , либо планирующихся иметь на складах, а также установить курс доллара на текущий момент (эту операцию необходимо производить при каждом изменении курса доллара если Вас интересует информация с учетом инфляции рубля).

В том случае, если Вы обладаете старой версией "Коммерсанта", и Вам необходимо пе­рекопировать данные из той версии воспользуйтесь пунктом «Настройки пакета»/«Перенести данные» в разделе "Установки". Программа попытается скопировать Ваши старые данные в формат текущей версии.

Пакет снабжен контекстно-чувствительной подсказкой, т.е. в любой момент времени, если возникли затруднения, можно нажать клавишу F1 и появится разъяснение относящееся к текущему фрагменту программы. Если это не помогло – обращайтесь, пожалуйста, к разработчикам.

Также имеется трехрегистровый калькулятор – вызывается по клавише F2. После вызова калькулятора можете поместить его в удобное место на экране (и даже задвинуть за экран) при помощи стрелок.

Калькулятором можно пользоваться как обычным однорегистровым калькулятором, т.е. непрерывно набирать последовательность требуемых действий, например 1+2+3+4. В любой момент можно нажать знак «=» (клавиша Enter на дополнительной группе клавиш в
правой части клавиатуры) и тогда на регистрах будет отображено последнее действие (причиной создания такого калькулятора являлось то, что автор постоянно забывал последнее введен­ное число при пользовании обычным калькулятором), после чего можно спокойно продолжать вводить следующее действие и число.

Выбор точности результата зависит от того, с каким количеством знаков после десятичной точки вводились числа, например, 1 + 2 – результат целое число, 1,00 + 2 – результат будет выведен с 2-мя знаками после десятичной точки (3,00), 1/2.000 результат с 3-мя знаками после десятичной точки (0,500). При операциях деления («/») и процент («%»), количество знаков после точки минимум 2, т.е. результатом операции 3/2 будет 1.50.

Очистка регистров осуществляется общепринятым способом – нажатием клавиши с буквой «С». Завершить работу с калькулятором можно нажав клавишу Esc либо F2. Если в момент вызова калькулятора курсор находился в поле ввода какого-либо числа, и Вы после выполнения вычислений, нажмете клавишу F2, то значение которое было в сумматоре калькулятора (3-й регистр выделенный красным фоном), будет «заброшено» в это поле.

Выход из пакета осуществляется выбором функции «Выход». В этом случае могут возникнуть неприятности с данными и даже может нарушиться структура диска. Если в Вашей организации нет программиста, обратитесь к разработчикам за консультацией по поводу правил хорошего тона при общении с компьютером, либо заключите договор на сопровождение системного и прикладного программного обеспечения.

Создание товарного отчета.

Укажите по какому приходному документу поступил товар:

- Приходная накладная

- Акт приобретения

- Товарный чек

- Ожидаемый приход

После этого появится экран ввода приходного документа. Укажите номер и дату приход­ного документа, внутренний курс на момент прихода (по этому курсу рублевая цена будет пере­считываться в валютную и наоборот), также укажите на какой склад поступает товар. После этого курсор перейдет в область ввода товаров.

Сначала укажите группу товара. Товары разбиты на группы для удобства пользования программой, т.к. при наличии большой номенклатуры товара довольно неудобно выбирать на­именование товара из большого списка. Группы товаров можно добавлять и удалять в разделе
"Установки" в пункте "Справочники".

Затем укажите наименование товара. При первом вводе в группу, где еще нет ни одно­го товара, курсор сразу встанет на ввод наименования товара, а при всех последующих вво­дах наименования товара, сначала появится список вводившихся товаров. Если в списке то­варов нет требуемого наименования - нажмите клавишу <Esc> и введите новое название - в следующий раз оно появится в списке. Если по ошибке Вы выбрали не требуемую группу - нажмите клавишу <Esc> - курсор встанет на ввод нового товара, после чего еще раз нажмите Esc и снова появится список групп товаров. При наличии списка товаров нажатие клавиши F6 переносит текущее название товара в поле ввода для последующей корректировки (но после этого этот товар уже станет другим).

После этого укажите количество, единицу измерения и цену товара. При вводе количества Вы можете ввести добавочные единицы измерения. Если заданы две единицы измерения, то при отображении наличия товаров на складе, будет выведены оба количества. При последующих вводах, Вы сможете задавать количество в любых единицах измерения. При заполнении цены товара можно указать одно из следующих значений : цена рублевая, цена валютная, сумма рублевая, сумма валютная, а остальные будут автоматически пересчитаны ( валютные цены по введенному внутреннему курсу). Очередность рублевых и ва­лютных цен зависит от установки «Отчеты в рублях /валюте» в разделе "Установки". Если ус­тановлены отчеты в рублях, то вначале предлагается ввести рублевую цену, иначе валютную.

Ввод суммы возможен только при нулевой цене, иначе сумма будет автоматически просчитана и пропущена.

В нижней части области ввода находятся три опции: <Продолжить> - запомнить текущий экран и перейти к вводу информации о следующем товаре.

<3акончить> - запомнить текущий экран, закончить ввод информации о товарах и пе­рейти к занесению информации о поставщике.

<Отмена ввода> - отменить ввод документа.

Клавиша <Esc> практически всегда действует как отмена ввода и возврат в предыдущий фрагмент программы. Выбирайте <Продолжить> пока не введете все требуемые товары, а затем выберите <Закончить> (Если по ошибке Вы нажали <Продолжить> хотя уже ввели все товары - не огорчайтесь - нажмите клавишу <Esc> на вводе группы - и появится экран ввода информации о поставщике).

В нижней части экрана будет отображаться информация о введенных товарах. Из­менения в уже введенном списке товаров в приходном документе можно нажав клавишу <F4> = "Изменить". После того как выбрана опция <Закончить>, на том же месте, что и предыдущая, появится область ввода информации о поставщике. Подробную информацию об организации поставщика - адрес, банк, р/с, МФО - вводить совсем не обязательно. Они используют­ся только в том случае, если в последствии в эти организации будут выписываться счета-фактуры. При вводе названия организации можно нажать клавишу <Enter> при пустом значе­нии поля названия организации, после чего появится список всех организаций, если таковые уже имеются. Вы можете выбрать из списка, либо нажать клавишу <Esc> и вводить новую ор­ганизацию. Если название организации не указывается, то полагается, что поставщик - част­ное лицо и запоминается только его Ф.И.О. После заполнения требуемых полей, укажите нуж­ное действие. Если Вы обнаружили, что введен не весь товар, выберите опцию <Дополнить>. Для записи информации выберите <3аписать>

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9