Отчет по практике: Получение первичных профессиональных навыков по вычислительной технике, технологии и организации производства.

Выбор масштаба осуществляется точно так же, как и раньше, с помощью поля со списком.

Чтобы максимально увеличить область просмотра, можно воспользоваться как кнопкой и панели инструментов, так и командой Во весь экран из меню Вид.

При просмотре нескольких страниц выбор числа видимых страниц осуществляется с по­мощью рамки, которая появляется после щелчка мыши на пиктограмме.

Для выхода из режима предварительного просмотра достаточно нажать клавишу Esc или Ctrl-F2. Можно также воспользоваться кнопкой Закрыть или выполнить команду Предваритель­ный просмотр из меню Файл.

Печать документа.

Для того чтобы Word выполнил распечатку всего документа, достаточно щелкнуть на пиктограмме печати в панели инструментов, предварительно подготовив принтер. Если на ком­пьютере было установлено несколько принтеров, то для того чтобы Word мог корректно обраба­тывать и представлять на экране документ, необходимо указать, какой принтер будет использо­ван для печати документа. Выбор принтера для печати выполняется следующим образом. Вы­полните команду Печать из меню Файл. Появится диалоговое окно управления печатью, в кото­ром следует выбрать из списка принтеров тот, на котором сейчас будет выполняться печать.

Этим же диалоговым окном следует пользоваться для распечатки части документа, а так­же другой информации.

В области Страницы следует задать, какую часть документа печатать: весь документ, те­кущую страницу, выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.

Количество копии задается в поле Число копий. При печати нескольких копий информа­ции, занимающей более одной страницы, можно:

напечатать все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т. д.;

напечатать целиком первую копию, затем вторую и т. д.

Если Вы хотите воспользоваться вторым способом, включите опцию Разобрать по копи­и.

При печати документов можно определить опцию Вывести па печать. Если печатается документ с двусторонней версткой страниц на принтере, печатающем только с одной стороны листа, то можно поступить следующим образом. Сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, затем пачка бумаги переворачивается, и печатаются все страницы с четными номера­ми. Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.

Фоновая печать.

Как правило, если компьютер достаточно производителен и располагает достаточным объемом оперативной памяти, то печать выполняется в фоновом режиме. В этом случае нет необходимости ждать, пока Word завершит печать всего документа, так как печатью занимается специальная программа, обслуживающая не только Word, но и другие программы Windows, которые позволяют печатать на принтере. Для использования этого режима необходи­мо включить опцию Фоновая печать на странице Печать в диалоговом окне Параметры. Подроб­нее о настройке печати рассказывается в разделе "Настройка Word".

III.II. Электронная таблица MS Excel.

Ввод и редактирование данных в таблице.

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В Excel Вы можете вво­дить числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы. После того как дан­ные введены, возникает вопрос о том, в каком виде их представлять на экране. Для представления данных в Excel существуют различные категории форматных кодов. Если данных много и их ти­пы различны, возникает проблема организации их ввода, а после того как они введены, нужно уметь организовать их поиск и замену (например, для исправления ошибок).

Расположение данных в таблицах предполагает наличие у них заголовков. Сделать про­стые заголовки у таблиц не представляет трудностей, но если заголовки сложные, то требуется определенный навык в их построении с помощью средств Excel.

Режим ввода.

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или щелкнуть мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа Вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ра­нее введенные данные, дважды щелкните мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом Вы переходите в режим ввода и можете внести не­обходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Вы можете восстановить содержимое ячейки, не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctri-Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляются щелчком мыши на красном крестике, расположенном в строке ввода. Если Вы вышли из режима вво­да и хотите вернуть предыдущий вариант данных, нажмите Ctri-Z или кнопку Отменить на стандартной панели инструментов.

Копирование данных осуществляется стандартным для среды Windows способом. Выделите часть содержимого ячейки или несколько ячеек.

Другими словами, выделите то, что Вы собираетесь копировать.

Нажмите Ctrl-Ins. При этом выделенный блок помещается в буфер обмена. После этого Вы можете восстанавливать содержимое выделенного блока в любом приложении Windows.

Для вставки скопированной информации установите курсор в нужное место и нажмите Shift-Ins. При этом происходит вставка информации из буфера обмена.

При вводе данных Вам почти наверняка придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом.

Нажмите мышью на заголовок столбца, перед которым Вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом.

Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд. Выберите команду Добавить. Появится новый столбец. Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка 1 Ячейки.

Формат данных.

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общин. Можно изменить формат представления информации в выделен­ных ячейках.

Для этого выполните команду Формат 1 Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек, и котором нужно выбрать вкладку Число.

В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены назва­ния всех используемых в Excel форматов.

Ввод чисел и текста

Любую информацию, которую мы обрабатываем на компьютерах, можно представить в виде чисел или текста. Представление информации в виде чисел отличается от текстового пред­ставления прежде всего ограниченным числом символов, а также гораздо более жесткими пра­вилами составления из этих символов чисел. Текстовое представление информации допускаем большую свободу обращения с ней и, и частности, переход к числовому представлению при оп­ределенных условиях.

При работе с числами важно уметь легко изменять вид вводимых чисел: число знаков по­сле запятой, вид целой части, порядок и знак числа. При вводе чисел можно использовать толь­ко следующие символы:

1234567890-+/,Ее

Не всякий набор этих символов образует число, например, набор символов "123е" не яв­ляется числом, а символы "123е2" являются числом 12300.

Excel помогает Вам определить, является ли введенная информация числом. Если вве­денные в ячейку символы не образуют число, то при выходе из ячейки они выравниваются по ее левому краю, а если образуют - по правому краю.

Числа в Excel отображаются в таких категориях форматов, как Числовой, Экспоненци­альный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Если Вы хотите вводить числа, не связывая себя какими-либо форматами, то Excel будет их вводить в коде формата Общий.

Приведены примеры представления различных чисел в формате Общий. Этот формат имеет один весьма существенный недостаток: им нельзя управлять.

Для ввода чисел можно использовать формат Числовой. Для этого выберите в окне диа­лога Формат ячеек строку с форматом Числовой. Установка флажка Разделитель групп разрядов позволяет отделять разряды числа, допускается и ввод числа десятичных знаков.

Для нормализованного представления чисел в Excel используют форматы, называемые экспоненциальными или научными. Форматные коды, обеспечивающие нормализованное пред­ставление чисел, можно получить в категории форматов Экспоненциальный. Например, при та­ком формате число в ячейке 123456,789 на экране отображается как 1,2346Е+05.

Формат Финансовый используют для представления денежных сумм. Например, запи­шем число 123456,789 в финансовом формате. Для этого на вкладке Число в окне диалога Формат ячеек выберите строку Финансовый. В правой части окна диалога установите число деся­тичных знаков равным 4 и обозначение денежной единицы грн. (обозначение денежной едини­цы соответствует текущим установкам среды Windows). После нажатия кнопки ОК Вы увидите на экране число в следующем виде:

123 456,7890 грн. Теперь рассмотрим ввод текста.

Текст представляет собой последовательность букв или сочетание букв и цифр. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интер­претируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вме­щать до 255 символов. Вы можете форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке.

В некоторых случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Допустим, Вы хотите ввести список телефонов. Выделите ячейки, а затем выберите команду Формат \ Ячейки. Далее выберите вкладку Число и в появившемся списке форматов выберите Текстовый,

Любая введенная последовательность знаков, содержащая нечисловые символы, интер­претируется Excel как текст. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых ок­нах.

Формулы в электронной таблице.

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака ра­венства "=". В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значе­ния в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автомати­чески.

В качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни квадратного трехчлена ах2Ьх+с=0. Они введены в ячейки А2 и A3 и имеют следующий вид:

=(-В1+КОРЕНЬ(В1*В1-4*А1*С1))/2/А1

=(-В1-КОРЕНЬ(В1*В1-4*А1*С1))/2/А1

В ячейках А 1, В1 и CS находятся значения коэффициентов a, b и с соответственно. Пе­ли Вы ввели значения коэффициентов а=1, Ь=-5 и с=6 (это означает, что в ячейках Al, B1 и П записаны числа 1, -5 и 6), то в ячейках А2 и A3, где записаны формулы, Вы получите числа 2 и 3. Если Вы измените число в ячейке А1 на -1. то в ячейках с формулами Вы получите числа -6 и 1.

В таблице Excel в ячейках А2 и A3 представлен результат работы формулы. Если курсор установлен на ячейке А2, то в строке формул отображается записанная в ячейке А2, то формула для нахождения корня квадратного трехчлена. Вообще в строке формул отражается содержимое ячейки, в которой расположен курсор.

Диаграммы и графики.

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные зада­чи. Основное достоинство такого представления - наглядность. На графиках легко просматрива­ется тенденция к изменению. Можно даже определять скорость изменения тенденции. Различ­ные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов - все это легко можно увидеть на графиках.

Всего Microsoft Excel 97 предлагает Вам несколько типов плоских и объемных диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов. Если Вам их недостаточно. Вы можете создать соб­ственный пользовательский формат диаграммы.

Предварительные сведения о построении диаграмм.

Процедура построения графиков и диаграмм в Excel отличается как широкими возможно­стями, так и необычайной легкостью. Любые данные в таблице всегда можно представить в гра­фическом виде. Для этого используется мастер диаграмм, который вызывается нажатием на кнопку с таким же названием, расположенную на стандартной панели инструментов. Эта кнопка принадлежит категории кнопок Диаграмма.

Мастер диаграмм - это процедура построения диаграммы, состоящая из четырех шагов. На любом шаге Вы можете нажать кнопку Готово, в результате чего построение диаграммы за­вершится. С помощью кнопок Далее> и <Назад Вы можете управлять процессом построении диаграммы. Кроме того, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка /Диа­грамма.

Построив диаграмму, Вы можете добавлять и удалять ряды данных, изменять многие па­раметры диаграммы с помощью специальной панели инструментов.

В процессе построения диаграммы Вам предстоит определить место, где будет располо­жена диаграмма, а также ее тип. Вы должны также определить, где и какие надписи должны присутствовать на диаграмме. В результате Вы получаете хорошую заготовку для дальнейшей работы.

Другими словами, после нажатия кнопки Готово Вы получаете набор объектов для фор­матирования. Для каждого элемента диаграммы можно вызвать свое меню форматирования или воспользоваться панелью инструментов. Для этого достаточно щелкнуть мышью на элементе диаграммы, чтобы выделить его, а потом нажать правую кнопку мыши для вызова меню со спи­ском команд форматирования. В качестве альтернативного способа перехода в режим формати­рования элемента диаграммы Вы можете дважды щелкнуть на нем мышью. В результате Вы сразу оказываетесь в окне диалога форматирования объекта.

Термин "диаграмма активна" означает, что в углах и на серединах сторон поля диаграм­мы расположены маркеры, которые имеют вид маленьких черных квадратиков. Диаграмма ста­новится активной, если Вы нажмете кнопку мыши в любом месте диаграммы (предполагается, что Вы находитесь вне диаграммы, то есть курсор установлен в ячейке активного листа книги). Когда диаграмма активна, Вы можете изменять размеры поля и перемещать ее по рабочему лис­ту.

Работа с элементами или объектами диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Признаком режима редактирования диаграммы является наличие окантовки грани­цы поля и маркеров, расположенных по углам и серединам сторон поля диаграммы. Маркеры имеют вид черных квадратиков и находятся внутри области диаграммы. Для перехода в режим редактирования дважды нажмите кнопку мыши на диаграмме.

Для перемещения по элементам диаграммы Вы можете использовать клавиши-стрелки. При переходе на элемент вокруг него появляются маркеры. Если в этот момент нажать правую кнопку мыши, то появится меню со списком команд для форматирования активного элемента.

Построение электронных таблиц по основным типовым деловым докумен­там.

Познакомимся с работой мастера диаграмм. Первый шаг построения диаграммы предпо­лагает выбор типа будущего изображения. Вы имеете возможность выбрать стандартный или нестандартный тип диаграммы. Затем Вы нажимаете кнопку Далее> для продолжения процесса построения.

На втором шаге выбирается источник данных для диаграммы. Для этого непосредственно на рабочем 1 листе при помощи мыши выделяют необходимый диапазон ячеек. Допускается и ввод диапазона ячеек непосредственно клавиатуры.

Если диаграмма включает в себя несколько рядов, можно осуществить группировку дан­ных двумя способами: в строках таблицы или в ее столбцах. Для этой цели на странице Диапа­зон данных имеется переключатель Ряды.

В процессе построения диаграммы возможно добавление или редактирование рядов дан­ных, используемых в качестве исходных.

Для формирования рядов данных служит вторая страница рассматриваемого диалогового окна. На этой странице можно выполнить детальную настройку рядов, задав имя каждого ряда и единиц измерения для оси X.

Задать название ряда можно в поле Имя, непосредственно введя его с клавиатуры или выделив на листе, временно свернув диалоговое окно.

В поле Значения находятся численные данные, участвующие в построении диаграммы. Для ввода этих данных также удобнее всего воспользоваться кнопкой свертывания окна и выде­лить диапазон непосредственно на рабочем листе.

В поле Подписи оси X вводятся единицы измерения оси X.

На третьем шаге построения необходимо установить такие параметры диаграммы, как заголовки и различные подписи, оси, а также формат вспомогательных элементов диаграммы (координатной сетки, легенды, таблицы данных).

Здесь Вы сталкиваетесь с понятием подписей строк и столбцов, которые представляют собой заголовки строк и столбцов, а также названия полей. Вы можете включать их в область, для которой будет строиться диаграмма, или не делать этого. По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области, то есть считается, что строки и столбцы под подписи не выделены. Однако, когда в верхней строке и в левом столбце выделенной Области находится текст. Excel автоматически создает подписи на их основе.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9