Отчет по практике: Маркетингова діяльність Call-центру Окі-Токі ТОВ "Масском"
Перепідготовка кадрів проводиться за допомогою семінарів, або навчання у інших компаній партнерів і отримання нового досвіду роботи персоналу.
8.4 Освоєння обчислювальної техніки в рамках початкової підготовки користувачів для роботи на персональних комп’ютерах
Проводиться навчання нових працівників з обчислювальною технікою при загальному ознайомлені і окремо з кожним працівником, щоб отримати повне знання тих програм з якими потрібно працювати застосовувати в діяльності організації. Проводяться презентації роботи з комп’ютером та з необхідними програмами. Використовуються посібники для роботи з персональним комп’ютером, які були розроблені на основі даного підприємства.
Тема 9. Технічна підготовка виробництва
9.1 Упровадження нових технологій
На підприємстві ТОВ «Масском» Call-центр упроваджуються нові технології такі як використання новітньої обчислювально техніки, застосування новітніх програм для розробки і впровадження програмного забезпечення. Використання новітніх гарнітур.
Тема 10. Організація забезпечення науково-технічною інформацією та діловодства на підприємстві
10.1 Основні види інформаційного забезпечення
У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі ново похідної інформації у виді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному і стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від вірогідності і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох задач управління.
Не можна не відзначити, що будь-які прийнят рішення вимагають обробки великих масивів інформації; компетентність керівника залежить не стільки від минулого досвіду, скільки від володіння достатньою кількістю нформації про швидко мінливу ситуацію й уміння нею скористатися.
Це необхідно знати і розуміти майбутнім керівникам. Від цього залежить не тільки доля конкретної особистості чи підприємства, але і, бути може, доля України в цілому, її роль на міжнародній арені. Для мене, як для майбутнього менеджера, інформаційне забезпечення менеджменту грає дуже важливу роль. Оскільки, наші дні диктують гостру необхідність упевнено почувати себе на ногах у суспільстві, де значення інформації для всіх сфер громадського життя постійно збільшується. Не викликає сумніву той факт, що ключем до успіху в нашому суспільстві буде уміння чітко орієнтуватися у величезному океані інформац й уміння ефективно скористатися цією інформацією.
10.2 Принципи організації інформаційно системи
Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток нформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.
Причини, що спонукають організац впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизован системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мір залежить від вдалого керівництва, яке базується на обгрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційно системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.
До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінсько діяльності в організаційних структурах відносять:
- автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальн системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційн системи);
- автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп’ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.
Впровадження інформаційних систем дозволя менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).
10.3 Робота на персональному комп’ютері
1. Загальні вимоги. Джерелом небезпеки для життя при роботі з комп'ютерами є напруга живлення 220 — 380 В. До роботи з комп'ютерами допускаються особи, які:
а) ознайомилися з інструкцією щодо роботи з ЕОМ і отримали інструктаж на робочому місці;
б) засвоїли відповідний практичний курс, необхідний для роботи за комп'ютерами.
2. Вимоги безпеки при роботі за пультами ЕОМ:
а) при роботі з ЕОМ необхідно пам'ятати, що в них є напруга, небезпечна для життя. 16 КВ — постійна напруга на електропроменевій трубці; змінна напруга 220 В, 50 Гц — напруга живлення мережі;
б) у зв'язку з цим необхідно суворо дотримуватися таких вимог техніки безпеки:
— не вмикати і не вимикати роз'єми кабелів при поданій напрузі живлення;
— не залишати комп'ютери під живленням без нагляду;
в) перед вмиканням ЕОМ у мережу необхідно переконатись:
— у наявності заземлення приладів;
— у справності шнура живлення, шнура зв'язку клавіатури з блоком живлення;
— увімкнути живлення.
При ураженні струмом треба діяти негайно (див.: Техніка безпеки при користуванні електроприладами).
3. У разі виникнення пожежі необхідно:
а) використати всі наявні засоби пожежогасіння, крім води і вогнегасника ОХП-10;
б) при необхідності викликати пожежну команду телефоном 01.
4. Категорично забороняється:
а) включати ЕОМ у розетку при несправному шнурі живлення;
б) від’єднувати і роз'єднувати роз'єми кабелів;
в) проводити будь-який ремонт під час включення ЕОМ.
5. Вимога безпеки після закінчення роботи:
а) після закінчення роботи на ЕОМ необхідно відключити живлення;
б) слід пам'ятати, що після включення індикатора (виключення індикатора) частина схеми перебуває під напругою 220 В.
Рекомендації щодо організації робочого місця та захисту від шкідливого впливу комп'ютера на здоров'я людини:
— положення тіла повинно відповідати напрямку погляду, неправильна поза призводить до виникнення згорблення;
— нижній край екрана повинен бути на 20 см нижче рівня очей;
— рівень верхньої кромки екрана повинен бути на висоті чола;
— екран комп'ютера — на відстані 75—120 см від очей;
— висота клавіатури повинна бути встановлена таким чином, щоб кисті рук користувача розміщувались прямо;
— спинка стільця повинна підтримувати спину користувача;
— кут між стегнами і хребтом має становити 90°;
— крісло та клавіатуру розміщують таким чином, щоб не було потреби далеко витягуватись;
— відстань між столами з комп'ютерами повинна бути не менша 1,5 м, між моніторами — 2,2 м;
— якщо під час роботи доводиться дивитись на документи, то підставку з оригіналом документа слід встановлювати в одній площині з екраном і на одній з ним висоті;
— треба уникати яскравого освітлення, не втомлювати очі різкою зміною потужності світлових потоків;
— екран комп'ютера треба розміщувати під прямим кутом до вікон, самі вікна під час роботи доцільно завішувати або закривати жалюзями;
— у робочому приміщенні доцільно збільшувати вологість (оптимальна вологість — 60% при температурі 21° С), розмістити квіти, акваріум у радіусі 1,5 м від комп'ютера.
Рекомендації щодо режиму роботи:
— при введенні даних, редагуванні програм, читанні інформації з екрана безперервна робота за екраном монітора не повинна перевищувати 4-х годин при восьмигодинному робочому дні; кількість опрацьованих символів (знаків) не повинна перевищувати 30000 за 4 години роботи;
— через кожну годину праці необхідно робити перерву на 5 —10 хв., а через 2 години —15 хв., під час яких доцільно виконувати комплекс вправ виробничої гімнастики та провести сеанс психофізіологічного розвантаження.
10.4 Оргтехніка
Оргтехніка – це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.
Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витрат праці. Для більшості менеджерів корисним і використання засобів мало оргтехніки, що не потребує великих витрат.
Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.
При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10-15%, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази.
10.5 Реквізити документів і правила їх розташування
Державний герб - розташовується посередин бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
Повна назва установи, організації або підприємства автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку.
Дозволяється друкувати машинописним способом.
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.
Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливост викладу.
Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
Індекс - розташовується у верхній частин сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку.
Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ.
Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".
Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службово особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.
Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
— назва посади;
— особистий підпис;
— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,
— дата затвердження.
Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.
Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про", має бути лаконічним точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль".
Текст - складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:
2) якщо документ має додатки, не зазначен в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників:
Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 стор. лише адресатові.
При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
— зазначення посади (з лівого боку);
— підпис (з правого боку);
— ініціали й прізвище особи, що
підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні. Розшифрування підпису в дужки не береться.
Гриф узгодження - Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:
— слова "УЗГОДЖЕНО";
— назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;
— особистого підпису;
— його розшифрування;
— дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
