Курсовая работа: Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління
Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню пам'ять, роздруковує і (при необхідності) переда по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.
Комплексна технологія Word “Злиття” дозволяє швидко і ефективно використовувати дані із бази даних для підготовки документів, що мають одинаків зміст, але відрізняються конкретними даними.
Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтується на використанн комп'ютерів в мережі і дає можливість користувачу одержувати, зберігати надсилати повідомлення своїм партнерам у мережі.
Зазначимо, що зв'язок в електронній пошті- тільки однонаправлений. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багато разів надсилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.
Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від програмного забезпечення, що використовується. Наприклад, повідомлення можна надіслати одночасно усім членам певної групи користувачів. Щоб надіслане повідомлення стало доступним певній категорії користувачів електронної пошти, його варто розмістити на комп'ютерній дошці оголошень. При бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете отримати підтвердження про отримання повідомлення адресатом.
Є дві можливості впровадження електронно пошти.
· Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, реалізовуючи функцію електронної пошти.
· Друга можливість пов'язана з придбанням послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодичну платню.
Аудіопошта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагаду електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення, ви передаєте його через телефон. Надіслані Вам повідомлення Ви одержуєте також по телефону Система включає спеціальний пристрій для перетворення аудіо сигналів в цифровий код і зворотно, а також підключається комп'ютер для зберігання аудіо повідомлень в цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі.
Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього відправник повідомлення повинен додатково вказати список осіб, для яких дане повідомлення призначено. Система періодично продзвонюватиме усіх вказаних співробітників для передачі їм повідомлення.
Головною перевагою аудіопошти (в порівнянні з електронною) є те, що вона більш проста. При її використовуванн не потрібно вводити дані з клавіатури.
Табличний процесор. Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, базою інформаційної культури співробітника офісу. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Об'єднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найчисленніші і вживані групи технологічних операцій:
· введення даних - як з клавіатури, так і з баз даних (наприклад із таблиць, наприклад із таблиць Access;
· обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.);
· надання результуючої інформації в роздрукованому вигляді, у вигляді файлів, що мпортуються, в інші системи, або безпосередньо в базу даних;
· зручне оформлення табличних форм представлення даних;
· багатопланове якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;
· проведення нженерних, фінансових, статистичних розрахунків;
· проведення математичного моделювання і ряд інших допоміжних операцій.
Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.
Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців і інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі (чи іншого заходу), проглядає одержаний розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.
Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів нших менеджерів. Вона може автоматично погоджувати час зустрічі з їх власними розкладами. Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.
Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференц використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між членами групи, що вирішують певну проблему. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути у багато разів більше, ніж аудіо - і відео конференцій.
В літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає три типи конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну.
Відеотекст. Він заснований на використовуванні комп'ютера для отримання відображення текстових графічних даних на екрані монітора. Для осіб, що ухвалюють рішення, є три можливості отримання інформації у формі відеотексту:
· створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;
· укласти договір із спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу. Вони можуть або зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;
· укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їхніх файлів відео тексту.
Обмін каталогами і цінниками ( прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшу популярність.
Що ж до компаній, що спеціалізуються на продажу відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкарською продукцією, як газети і журнали. Так, в багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведення біржової інформації.
Зберігання зображень. В будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути таким великим, що зберігання навіть у форм файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.
Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і ґрунтується на використовуванні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, який дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене у цифровому форматі зображення може бути у будь-який момент виведене в його реальному вигляді на екран або принтер.
Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що мають величезні обсяги пам’яті. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.
Слід нагадати, що ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів і мікрофіш. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.
Аудіоконференції. Вони використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найпростішим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмов більш ніж двом особам. Створення аудіоконференцій не вимагає наявност комп'ютера, а лише припускає використання двостороннього аудіозв'язку між учасниками.
Використання аудіоконференцій полегшує ухвалення рішень, воно дешеве і зручно. Ефективність аудіоконференцій підвищується при виконанні наступних умов:
· працівник, що організовує аудіоконференцію, повинен заздалегідь забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;
· кількість учасників конференції не повинна бути дуже великою (звичайно не більше шести), щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;
· програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням зв'язку факсиміле;
· перш ніж почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;
· потрібно організувати запис конференції зберігання;
· запис конференції має бути роздрукований і відправлений всім її учасникам.
Відеоконференції. Вони призначені для тієї ж мети, що і аудіоконференції.Для організації відеоконференцій застосовується відеоапаратура. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. В процес відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, вони можуть бачити на телевізійному екрані себе і інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.
Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і командировочні витрати, більшість фірм застосовує їх не тільки з цієї причини. Ці фірми бачать в них можливість привернути до рішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально видалених від головного офісу.
Побудувати телеконференції можна по-різному. Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:
· односторонній видео- і аудіозв'язок. Тут видео- і аудіо сигнали йдуть тільки в одному напрямі, наприклад від керівника проекту до виконавців;
· односторонній видео- і двосторонній аудіозв'язок. Такий аудіозв'язок дає можливість учасникам конференції, що приймають відеозображення, обмінюватися аудіоінформацією з передаючим відеосигнал учасником;
· двосторонній видео- і аудіозв'язок. В цій найдорожчій конфігурації використовуються двосторонній видео - і аудіозв'язок між всіма учасниками конференції, як звичайно мають один і той же статус.
Зв'язок факсиміле. Цей зв'язок заснований на використовуванні факс-апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.
Зв'язок факсиміле вносить свій внесок в ухвалення рішень за рахунок швидкої і легко розсилки документів учасникам групи, що вирішує певну проблему, незалежно від географічного положення кожного із учасників групи.
3.2 Інформаційні технології підтримки ухвалення рішень
Системи підтримки ухвалення рішень і, відповідна їм, інформаційна технологія з'явилися зусиллями в основному американських учених в кінці 70-х - початку 80-х рр.. Цьому сприяли:
1. широке розповсюдження персональних комп'ютерів та стандартних пакетів прикладних програм,
2. успіхи у створенні систем штучного інтелекту.
Головною особливістю інформаційно технології підтримки ухвалення рішень є якісно новий метод організац взаємодії людини і комп'ютера. Вироблення рішення, що є основною метою ц технології, відбувається в результаті ітераційного процесу в якому беруть участь:
· система підтримки ухвалення рішень в ролі обчислювальної ланки і об'єкту управління;
· людина як управляюча ланка - вона задає вхідні дані і оцінює результат, отриманих на комп'ютері, обчислень.
Закінчення ітераційного процесу відбувається по рішенню людини. В цьому випадку можна говорити про здатність нформаційної системи спільно з користувачем створювати нову інформацію для ухвалення рішень, див. Рис. 3.1.
Рис. 3.1. Рішень в системах підтримки ухвалення рішень
Додатково ( до цієї особливост нформаційної технології підтримки ухвалення рішень можна вказати ) ще ряд характеристик:
1. орієнтація на рішення слабо структурованих ( неформалізованих) задач;
2. поєднання традиційних методів доступу і обробки комп'ютерних даних з можливостями математичних моделей і методами вирішення задач на основі математичних моделей;
3. спрямованість на непрофесійного користувача комп'ютера;
4. висока адаптивна можливість пристосовуватися до особливостей наявного технічного програмного забезпечення, а також до вимог користувача.
Інформаційна технологія підтримки ухвалення рішень може використовуватися на будь-якому рівні управління.
Крім того, рішення, що приймаються на різних рівнях управління, часто повинні координуватися.
Тому важливою функцією як систем підтримки прийняття рішень, так і технологій є забезпечення координації дій осіб, що ухвалюють рішення, як на різних рівнях управління, так і на одному рівні.
Основні компоненти
Розглянемо структуру системи підтримки ухвалення рішень, а також функції її блоків, як визначають основні технологічні операції, див. Рис.3.2, що наведено нижче.
До складу системи підтримки ухвалення рішень входять такі головні компоненти:
· база даних,
· база моделей,
· програмна підсистема, яка складається з систем управління базою даних (СУБД), системи управління базою моделей ( СУБМ) і системи управління інтерфейсом між користувачем і комп'ютером.
База даних. База даних відіграє в інформаційній технології підтримки ухвалення рішень важливу роль. Дані із баз даних можуть використовуватися безпосередньо користувачем для розрахунків, що здійснюються за допомогою математичних моделей.
Розглянемо джерела даних і їх особливості.
1. Частина даних надходить у базу даних від інформаційної системи операційного рівня. Щоб ефективно використовувати вказані дані, останні повинні бути заздалегідь оброблені. Для цього є дві можливості:
a). використовувати для обробки даних операційного рівня фірми систему управління базою даних, що входить до складу системи підтримки ухвалення рішень;
b). здійснити обробку операційних даних фірми за межами системи підтримки ухвалення рішень, створивши для цього спеціальну базу даних.
Останній варіант більш бажаний для фірм, що проводять велику кількість комерційних операцій.
Оброблені дан про операції фірми утворюють файли, які для підвищення надійності і швидкост доступу зберігаються за межами системи підтримки ухвалення рішень.
2.Окрім даних про операції фірми, для функціонування системи підтримки ухвалення рішень потрібні і інші внутрішні дані, наприклад дані про рух персоналу, інженерні дані і т.п., які повинні бути своєчасно зібрані, введен оброблені.
3.Важливе значення, особливо для підтримки ухвалення рішень на верхніх рівнях управління, мають дані із зовнішніх джерел.
В числі необхідних зовнішніх даних слід вказати дані про конкурентів, про національну і світову економіку. На відміну від внутрішніх даних зовнішні дані звичайно отримуються у тих організаціях, що спеціалізуються на зборі і підтримці потрібної інформації.
4.В даний час широко досліджується питання про включення в базу даних ще одного джерела даних - документів, що включають записи, листи, контракти, накази і т.п.
