Курсовая работа: Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління
· Спеціальн звіти створюються по запитах управлінців або коли сталося щось незаплановане.
І регулярні звіти, і спеціальні види звітів можуть мати різні форми, рис. 1.1. Вкажемо основні форми звітів, саме:
a). підсумкові,
b). порівняльні,
c). надзвичайні.
· У підсумкових звітах, дані з'єднані в окремі групи, відсортовані і представлені у вигляді проміжних і загальних підсумків за окремими полями
· Порівняльн звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками і використовуються з метою порівняння.
· Надзвичайн звіти містять дані виняткового ( надзвичайного) характеру.
Використання звітів для підтримки управлінських рішень є особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленням.
 |
Рис. 1.1. Входи та виходи інформаційної системи управління
Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління по відхиленням до звітів висуваються наступні вимоги:
1. звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;
2. відомост в звіті повинні бути відсортовані за значеннями критичного для даного відхилення показника;
3. вс відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг проаналізувати існуючий між ними зв'язок;
4. в звіт необхідно показати кількісне відхилення від норми.
Вхідна інформація надходить з систем операційного рівня, див Рис. 1.1. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів. Вказані звіти повинні бути розроблені в зручному для ухвалення рішення вигляді.
За допомогою відповідного програмного забезпечення вміст бази даних використовується для розробки вихідних документів, які набувають вигляду періодичних і спеціальних звітів, що надходять до фахівців, які приймають участь в ухваленні рішень. Періодичн документи будуються на основі операційної інформації, відповідним чином підготовленої і яка знімає невизначеність, щодо розглядуваного питання осіб,що приймають рішення , відносно фактичного чи бажаного стану справ за відповідний період часу. Як правило періодичні документи формуються як вибірки до бази даних за ключем типу Дата/Время. Використовуючи вбудовані функції можна за полями типу Дата/Время одержувати ключі відбору даних за різні періоди часу, наприклад, дні, декади, місяць, чи кілька місяців, квартал, рік чи кілька кварталів чи місяців відповідно до періодичності звітів, регламентованою фірмою чи підприємством.
База даних, що використовується для отримання вказаної інформації, повинна складатися з двох елементів:
1) даних, накопичуваних на основі операцій, що проводяться фірмою - оперативні дані;
2) планів, стандартів, бюджетів і інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкту управління. Ця інформація є довідковою і складає основу нформаційного забезпечення інформаційної системи управління. Об’єктами управління в інформаційній системі управління можуть виступати як окрем підрозділи фірми чи підприємства, так фірма чи підприємство в цілому.
Розділ 2. Складові інформаційно технології управління й рівні переробки інформації
2.1 Складові інформаційної технології
Такі технологічн поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція т.п., можуть застосовуватись і в інформаційній технології. Перш ніж розбирати ці поняття в технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення цілі.
Потім потрібно:
· провести структурування усіх можливих дій, які приводять до цілі,
· вибрати програмний нструментарій.
 |
Оброблення інформац складним процесом. На рис.2.1 технологічний процес переробки інформац представлено у вигляді ієрархічної структури за рівнями:
Рис. 2.1. Представлення інформаційно технології у вигляді ієрархічної структури
2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації
Можна виділити наступні рівні технологічного процесу переробки інформації:
· 1-й рівень – це рівень, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, як складаються з операцій і дій наступних рівнів. Поняття етапу інформаційно технології розглянемо на прикладі.
Наприклад, як слід розуміти етап інформаційної технології? Так, технологія створення шаблона форми документа в середовищі текстового процесора Word ХХ. складається з наступних етапів:
Етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;
етап 2 - створення постійно частини форми у вигляді кадру, де розміщують рисунок;
етап 3 - створення змінної частини форми;
етап 4 – захист збереження форми.
· 2-й рівень інформаційної технології – це рівень операції , в результаті виконання яких буде створено конкретний об’єкт в вибраному на 1-му рівні програмному середовищі. Поняття операції інформаційної технології теж розглянемо на прикладі.
Наприклад: як слід розуміти операцію інформаційної технології?
Розглянемо етап 2 технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Він складається з наступних операцій:
- операція I - створення кадру;
- операція 2 - налагодження кадру;
- операція 3 - впровадження в кадр рисунка.
· 3-й рівень інформаційної технології – це рівень дії. Його розглядають - як сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, як приводять до виконання поставленої у відповідній операції цілі. Кожна дія змінює вигляд екрана. Для більш чіткого уявлення про поняття дії в нформаційній технології, звернемось до прикладу.
Наприклад: як слід розуміти дію інформаційної технології?.
Розглянемо операцію 3 - впровадження в кадр рисунка в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Вказана операція складається з наступних дій:
Ñ дія 1 - встановлення курсору в кадрі;
Ñ дія 2 - виконання команди Вставка, Рисунок;
Ñ дія 3 - встановлення значень параметрів в діалоговому вікні
· Нарешті, 4-й рівень інформаційної технології –це рівень елементарних операцій по управлінню мишкою і клавіатурою. Звернемося до прикладу елементарної операц нформаційної технології.
Наприклад: як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології?
Це може бути введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.
Тут необхідно розуміти, що освоєння нформаційної технології і подальше її використання повинні зводитись до того, що:
· Спочатку потрібно оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена..
· З цього обмеженого числа операцій в різних комбінаціях складається дія,
· З дій, також в різних комбінаціях, складаються операції,
· Останн визначають той або інший технологічний етап.
· Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).
Технологічний процес необов’язково повинен складатись з усіх рівнів, вказаних на рис. 2.1, він може починатись з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції , а складатись тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватись різні програмні середовища.
Інформаційна технологія, як будь-яка інша, повинна відповідати наступним вимогам:
1. забезпечувати високий ступінь поділу усього процесу оброблення інформації на етапи ( фази), операції , дії;
2. включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;
3. мати регулярний характер.
Етапи, дії, операц технологічного процесу можуть бути стандартизовані і уніфіковані, що дозволя більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.
Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень
3.1 Інформаційні технології автоматизац офісу
Характеристика і призначення
Історично автоматизація почалася на виробництві і потім розповсюдилася на офіс. Спочатку автоматизація офісу мала на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. З розвитком засобів комунікацій, автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців управлінців. Вони побачили можливість підвищити продуктивність своєї прац шляхом впровадження автоматизації офісних технологій..
Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи дозволяють:
1. забезпечити раціональну автоматизацію управлінської праці;
2. надати якнайкраще забезпечення управлінців інформацією.
Офісні автоматизовані технолог використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями. Причини привабливості автоматизованого офісу для менеджерів усіх рівнів управління можна назвати наступні:
1. Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;
2. Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.
Рис 3.1. Основні компоненти інформаційної системи автоматизації офісу
Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий об'єм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відом декілька десятків програмних комп’ютерних продуктів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.
Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для комп’ютеризац офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
В інформаційній технології автоматизації офісу широко використовуються і некомп'ютерні засоби: аудіо - і відео конференції, зв'язок факсиміле, ксерокс і інші засоби оргтехніки.
Основні компоненти
· База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних. Наприклад: В базі даних фіксуються відомості про щоденн продажі, які подають торгові агенти фірми, а також відомості про щотижнев поставки сировини.
Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс валют або котировки цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми. Ці дан щодня корегуються у відповідному масиві бази даних.
Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції і ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним та із іншими фірмами. Отримана з бази даних, інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.
Дамо коротк характеристики основних комп’ютерних засобів автоматизації офісу. Різні види програмного забезпечення призначені для обробки різних видів інформації. Інформаційну технологію автоматизації офісу можна розглядати як сукупність чітко визначених дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері.
Досягненню мети допомагає розподіл програмного забезпечення по функціональному призначенню, уніфікація елементарних операцій, стандартизація елементів (команд, кнопок…), типізація операцій, дій, етапів.
Найпершим кроком у технологічному ланцюжку вирішення конкретної задачі є правильний вибір необхідного програмного забезпечення, див. Табл.3.1.
Розподіл типових задач та видів програмного забезпечення до певної міри є умовним, але являється підґрунтям для вибору інструментарію вирішення задачі.
Таблиця 3.1 Типові задачі та види програмного забезпечення
| Типові задачі | Вид програмного забезпечення | Назва програмного продукту |
| MS Word, Lexicon, AmiPro, Page Maker, Ventura Publisher, та інші. | ||
| Corel Draw, 3D Studio, Animator Pro, Adobe Illustrator, Free Hand, Adobe PhotoShop, та інші. | ||
| Фінансові розрахунки | MS Excel, Lotus 1-2-3, Super Calc,Quattro Pro,VisiCalc, та інші. | |
| Облік матеріальних цінностей, виконання робіт, робота по заявкам, облік кадрів, збір даних | MS Access, Clipper, FoxPro, dBase, Oracle, Paradox, Approash, FoxBase, SuperBase та інші. | |
| Вирішення математичних задач | Mathcad, Deriv Maple, MATLAB, Mathematica та інші. | |
|
Обробка даних Проектування, розробка креслень |
Статистичні системи Системи автоматизованого проектування |
STATISTICA, Statggafics,STADIA, SPSS та інші. AutoCAD, CADdy, ArchiCAD та інші. |
| EMYCIN, JUDITH, INTERNIST, PROSPECTOR, MANAGEMENT ADVISOR, XCON, EXPERTAX та інші. | ||
| Переклади, перевірка орфографії, розпізнання образу | Системи штучного інтелекту | ПРОМРТ, МультиЛекс та інші. |
| Реклама, ілюстративні матеріали | Мультимедійні засоби презентації | PowerPoint, Lotus Freelance Grafics та інші. |
| Пошук інформації в Інтернет | Internet Exploer, Nascape Navigator, Opera та інші. | |
| Консультації з правових питань | Консультант Плюс, ГАРАНТ, Ваше право, Юсис, Кодекс, Референт, Эталон, АРБТ та інші. | |
|
Електронний календар, менеджер |
Outlook та інші. | |
| Розрахунок заробітної платні | Бухгалтерські програми | 1C Бухгалтерия, Парус, БЭСТ та інші. |
| Мови програмування | Visual Basic, Delphi, Java, HTML, C++, Pascal та інші. | |
| Шифрування повідомлень | Системи криптографій | ШИП, Верба, Криптон, Аккорд, ФПСУ, Застава, Игла-П, PGP та інші. |
