Курсовая работа: Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Изучение различных языков методами теории вероятностей показало, что все европейские языки, в том числе и русский, обладают большой избыточностью - до 50 - 80%. Эта избыточ­ность является естественным приспособлением языка с точки зрения обеспечения его помехоустойчивости."

Способы сжатия информации можно классифицировать следующим образом.

А. По типу элемента информации, над которым выполняет­ся операция сжатия: побуквенное, пословное, словосочетания, фразы, тексты.

Б. По характеру операции сжатия информации:

при побуквенном сжатии сообщений —

1) оптимальное неравномерное кодирование символов ал­фавита;

2) укорочение допустимой для данного алфавита длины ко­довой комбинации символа;

при пословном сжатии слов, словосочетаний и фраз —

1) аббревиатура (условные сокращения);

2) устранение некоторых символов в сообщении на естест­венном языке;

3) постановка в соответствие данному сообщению более короткого;

4) вычисление идентификатора или адреса исходного сооб­щения по его исходной записи при сжатии текстов или представлению:

- более плотная упаковка информации, записанной в памяти;

- библиографическое описание;

- аннотирование;

- реферирование;

- индексирование.

В. По характеру взаимосвязи элементов информации в процессе сжатия: автономное, с учетом взаимосвязи информа­ционных элементов.

Важное значение имеет достоверность информации. В сис­теме должны быть предусмотрены специальные меры контроля достоверности входной и выходной информации, а также от­сутствия искажений при ее передаче и обработке.

Таким образом, информационное обеспечение представляет руководителям информацию, требующуюся для организации производственного процесса. Но для того чтобы организовать этот процесс оптимальным образом, информация должна умело использоваться в системах управления.

Целесообразность, ценность, полезность или существен­ность информации учитываются в ее семантике. При использо­вании информации в системах управления ее полезность оце­нивается по тому эффекту, который она оказывает на результа­ты управления.

В ряде случаев решающим фактором при проектировании информационного обеспечения являются временные характе­ристики представления выходной информации пользователям. Иногда существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность. Влияние изменения ценности информации во времени особенно сильно сказывается при решении задач оперативного управления. В сис­темах оперативного управления для повышения ценности по­ступающей информации и уровня управляемости производст­венными процессами стремятся сократить длительность пере­дачи и первичной обработки информации.

Система информационного обеспечения должна обладать гибкостью, т. е. возможностью перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления.

Существующие системы управления, функционируя доста­точно долгое время и приспосабливаясь к случайным воздейст­виям, в большинстве случаев обеспечивают устойчивую работу за счет систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления, создание которых не могло быть предусмотрено при разработке данной системы управле­ния. Этими алгоритмами предусматривается формирование но­вых информационных потоков.

Новые информационные потоки создаются также при из­менении целей и критериев функционирования системы управ­ления, ее структуры, перераспределении функций по уровням и узлам системы, внедрении новых технических средств и даже при замене одного сотрудника другим в организационной структуре системы управления. Однако старые, ранее устано­вившиеся информационные потоки при этом часто продолжа-

ют функционировать, что порождает дублирование и использо­вание лишь части необходимой информации и снижает эконо­мическую эффективность работы системы.

Анализ ряда систем показывает, что информационная сис­тема гораздо более консервативна, медленнее перестраивается, чем система управления. Когда-то введенные формы докумен­тов, каналы передачи информации отмирают с трудом, через продолжительное время после того как в них исчезает необхо­димость. Следует также отметить еще одно неприятное свойст­во информационных систем - их способность к накоплению, аккумулированию этих отмирающих, неиспользуемых потоков данных.

Вновь созданный орган управления, наоборот, обычно до­вольно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойства консервативности информационных потоков и аккумулирования неиспользуемых данных в функ­ционирующих системах управления всегда следует учитывать при их анализе и при проектировании автоматизированных систем обработки данных. Если организация стремится выпол­нить свои цели при изменяющихся условиях, она должна над­лежащим образом реагировать на непредвиденные ситуации. Медлительность, с которой организации реагируют на измене­ние условий их функционирования, является самым убедитель­ным доводом в пользу долгосрочного планирования деятельно­сти таких организаций, а следовательно, и функционирования в них соответствующих информационных потоков.

6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Современные информационные технологии (ИТ) опреде­ляются как непрерывные процессы обработки, хранения, пере­дачи и отображения информации, направленные на эффектив­ное использование информационных ресурсов, средств ВТ и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения. ИТ существенно увеличивают степень автомати­зации всех информационных процессов, всех стадий формиро­вания результирующих данных (информационных продуктов), что является предпосылкой ускорения темпов научно-техни­ческого прогресса, повышения производительности и эффек­тивности управленческого труда.

Основу современных информационных технологий состав­ляют четыре технических достижения:

1. Появление новых машиночитаемых носителей (магнитные ленты, магнитные диски, сдвиговые регистры, оптические диски).

2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку инфор­мации практически в любую точку земного шара без суще­ственных ограничений во времени, широкий охват населе­ния средствами связи (радиовещание, телевидение, сети передачи данных, спутниковая связь, телефонная сеть).

3. Возможность автоматизированной обработки информации в местах ее возникновения с помощью персональной ЭВМ.

4. Возможности удаленного доступа и обработки информа­ции, хранящейся в распределенных базах и банках данных.

ИТ развивались в процессе целенаправленной интеграции средств хранения, обработки, передачи и представления ин­формации в комплексные системы, обеспечивающие циркуля­цию требуемых потоков данных в рамках определенных органи­зационных систем.

Основной целью применения современных ИТ являются создание и использование активных информационных ресур­сов, которые представляют собой ту часть потенциальных ин­формационных ресурсов, которую составляет информация, дос­тупная для автоматизированного поиска, хранения и обработ­ки, т. е. формализованные и записанные на машинном носите­ле знания и навыки, документы и т. д.

Основными составными элементами ИТ являются:

- ввод и преобразование информации в реальном масштабе времени;

- ввод и обработка изображений;

- обработка сигнальной информации в местах ее зарождения;

- обработка речевой информации;

- активный диалог ЭВМ с пользователем в процессе авто­формализации знаний;

- имитационное моделирование функционирования органи­зационных систем;

- хранение больших и сверхбольших массивов данных;

- сетевой обмен информацией (ведение диалога, осуществле­ние видео- и телекоммуникаций, электронная почта, видео­текст, телетекст, электронная конференция, электронная книга, электронная торговля и т. д.);

- мультипроцессорная обработка данных в распределенных системах;

- оперативное распространение информации по локальным и региональным вычислительным сетям;

- обеспечение безбумажного документооборота в организаци­ях и учреждениях. Основными средствами реализации ИТ являются:

- быстродействующие мини- и микроЭВМ (ПЭВМ), мощные многопроцессорные вычислительные системы, файл-серве­ры и др.;

- высокоэффективные средства ввода и отображения инфор­мации в удобном для восприятия человеком виде (новью виды дисплеев, устройств ввода и вывода информации);

- помехоустойчивые надежные средства коммуникаций (сис­темы передачи данных), обеспечивающие сетевые режимы обработки и передачи информации со скоростями 10 - 100 Мбт/с и более;

- системы автоматизации разработки программного и информа­ционного обеспечения информационно-управляющих систем;

- системы управления распределенными банками данных и знаний;

- высокоскоростные печатающие устройства с памятью,

факсимильная техника, средства оргтехники, средства

сопряжения технических устройств различных типов,

средства преобразования кодов и др.

Мини- и микроЭВМ позволяют все большему числу поль­зователей вести децентрализованную обработку непосредствен­но у источника данных, без передачи их большой ЭВМ. Вместе с тем объединение ЭВМ в сети (локальные и региональные) позволяет пользователям сочетать преимущества автономной распределенной обработки информации с возможностями ин­дивидуального доступа к общим информационным ресурсам отдела, фирмы, района и т. д.

Технические средства "электронной почты" и вычислитель­ных систем создали предпосылки внедрения в организацион­ных системах так называемой "безбумажной" технологии, при которой части информационных потоков и массивов (файлов) переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламенти­рованных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением подразделениями и организацией в целом официальных итоговых отчетов.

Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной) на основе широкого применения персо­нальных ЭВМ (ПЭВМ) и использования "интеллектуальных" средств взаимодействия с информационными ресурсами систе­мы. Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудни­ка (руководителя и специалиста) с использованием ПЭВМ по­зволяет повысить качество, точность, своевременность и акту­альность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.

Основными элементами современного "электронного" уч­реждения являются автоматизированные рабочие места (АРМы) пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими (СУБД), информационно-вычис­лительные сети, электронная почта, система проведения телесо­вещаний, а также средства печати и копирования документов.

Центральным звеном являются АРМы различных классов, на базе которых формируются локальные вычислительные сети (ЛВС) подразделений и распределенная вычислительная сеть учреждения. Укрупненная конфигурация технических средств АРМа приведена на рис. 5, а схема взаимодействия АРМов -на рис. 6.

Производительность труда при использовании АРМов на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов (написание, редактирование, формирование, пере­сылка), увеличивается в несколько раз за счет применения спе­циального программного обеспечения (редакторов текстов, па­кетов программ ведения документов и картотек, "рабочего сто­ла", электронных таблиц и т. д.).

Общими функциями пользователей - сотрудников - реали­зуемыми на АРМе соответствующего типа являются:

- подготовка документов, содержащих текстовые, табличные и графические фрагменты на основе анализа доступной информации;

- хранение и поиск информации;

- прием/передача документов (иди их фрагментов) внутри учреждения и за его пределы;

- обеспечение режима использования и надежного хранения

документов.

Каждый пользователь системы - это служащий с набором своих должностных функций "в проекции" на определенную предметную область (экономика, металлургия, маркетинг, сбыт и т. д.). Всякий раз, реализуя должностную обязанность, поль­зователь "играет" определенную роль - начальника сектора, эксперта по ценам мирового рынка, председателя профбюро подразделения, специалиста по вопросам реконструкции про­мышленных предприятий и т. д.

к локальной сети

рис. 5

 

                                                                           

Рис. 6

Объединение автоматизированных рабочих мест сотрудников в локальные вычислительные сети (ЛВС) позволяет снизить \ затраты на информационный обмен, решить задачу оптималь­ного использования вычислительных мощностей и ресурсов. Включение в качестве элемента ЛВС высокопроизводительной ЭВМ с внешними запоминающими устройствами большого объема позволяет централизовать информацию, необходимую для совместной обработки всеми абонентами (пользователями) сети и исключить дублирование такой информации.

В современном учреждении выполняется более 30 видов работ, включающих: осуществление информационных комму­никаций внутри организации и между организациями; изуче­ние, поиск, накопление и генерирование информации (чтение документов, подготовка отчетов, писем, ответов на письма, по­иск необходимых данных, ведение архивов и т. п.); анализ дан­ных и принятие решений; управление функционированием ор­ганизации; информационное обслуживание руководителей и т. д.

Функции АРМов руководителей организации и ее подраз­делений существенно отличаются от функций АРМов сотруд­ника (служащего, специалиста), так как рутинные операции по делопроизводству занимают в процессах административно-организационного управления не главное место.

К основным функциям руководителя относятся долгосроч­ное и оперативное планирование работ, общение со смежными подразделениями, проведение рабочих совещаний, выдача по­ручений и контроль за их выполнением, регистрация и испол­нение поручений руководства, оценка деятельности сотрудни­ков и подразделения (организации) в целом и другие функции. Большинство этих функций может быть успешно реализовано при наличии соответствующего прикладного программного обеспечения АРМа руководителя.

Таким образом, внедрение информационных технологий в процесс управления организациями не ограничивается только автоматизацией сбора, хранения и представления данных, а распространяется также на анализ информации и поддержку вариантов решений на основе использования разнообразных сведений о самой организации, состоянии коньюктуры, эконо­мики, трудовых ресурсов. В большинстве случаев решения принимаются на основе математического моделирования тех­нико-экономической ситуации в конкретной предметной об­ласти. Рассматриваемое в таком аспекте АРМ руководителя становится усилителем его интеллекта, помогает находить дос­таточно эффективные (неубыточные) управленческие решения в сложных, динамически изменяющихся хозяйственных ситуациях. ;

Как и обычная сеть передачи данных, ЛВС, как правило, создается на одном из трех типов соединения базовых элемен­тов (ПЭВМ) в сеть: звезда, кольцо и шина (рис.7).

          а)                                    б)                                      в)

Технология сетей (        - абонент сети,        - коммутатор);

а – звезда; б – кольцо; в – шина

Рис. 7

Эта идея была реализована в новом виде информационного обслуживания - телеконференции. Участники таких конферен­ций, удаленные друг от друга на сотни и тысячи километров, благодаря современной электронике могут видеть друг друга, обмениваться данными и графической информацией, дискути­ровать в условиях, максимально приближенных к реальной конференции.

Организация телеконференций требует привлечения весьма разнообразной аппаратуры: терминалов, факсимильной связи, телевизионных камер, видеомагнитофонов, компьютеров, мо­демов, графических дисплеев, акустической аппаратуры. На рис. 8 в агрегированном виде показана аппаратура помеще­ния (зала), оборудованного для телеконференции.

К основным преимуществам телеконференций относятся:

1. Возможность оперативно организовать обсуждение акту­альных вопросов и своевременно информировать заинтере­сованных лиц, разобщенных территориально. При этом от­падает необходимость в переездах, транспортных расходах. Специалисты и руководители организаций не отсутствуют длительное время на своих рабочих местах.

	Кодер/декодер, мультиплексер, процессор		Система сетевого интерфейса

Телекамера

Микрофон

Громкоговорители

Терминал

Графический дисплей

Факсимильный аппарат

Рис. 8

2. Для обсуждения могут быть использованы любые материа­лы, имеющиеся в одной из участвующих в телеконферен­ции организаций: графики, диаграммы, тексты. Могут воз­никнуть случаи, когда необходимо выполнить некоторые расчеты или повторить некоторые модельные ситуации -все это можно выполнить с помощью техники, используе­мой для телеконференций.

3. Если аппаратурой для телеконференций оснащено боль­шинство учреждений, то имеется возможность существенно расширить круг специалистов, участие которых необходимо для принятия решений по обсуждаемой проблеме. При тра­диционных способах коммуникаций - это довольно трудная задача.

4. Во время телеконференции при наличии связи с базами данных можно воспользоваться практически любой спра­вочной информацией и познакомить с ней всех участников телеконференции.

5     Информационное обеспечение управления в условиях чрезвычайных ситуаций

К сожалению, многочисленные примеры у нас в стране и за  рубежом показывают, что даже убедительной информации не­редко оказывается недостаточно для того, чтобы со стороны руководства последовала быстрая реакция на возникающую ЧС, быстрые ответные действия. Основными причинами, вы­зывающими такое запаздывание, являются:

1. Инерционность информационной системы. Этот тип за­держки объясняется необходимостью затрат времени на на­блюдение, обработку результатов наблюдения, интерпрета­цию результатов, передачу полученной информации соот­ветствующим руководителям. Инерционность является также следствием затрат времени со стороны руководства на обмен информацией друг с другом и выработку общей позиции.

2. Проверка достоверности информации о возникновении ЧС. Естественно, проблема достоверности подобной информа­ции чрезвычайно важна. Однако даже при наличии абсо­лютно достоверной информации некоторая часть руково­дства будет утверждать, что нет абсолютной уверенности в реальности возникновения ЧС и устойчивом характере ее развития.

Они будут выступать за то, чтобы еще немного подождать и посмотреть, не отпадет ли угроза сама собой. Ярким примером является ситуация, сложившаяся на Чернобыльской АЭС после взрыва реактора на четвертом блоке, когда разлетевшиеся по территории станции куски радиоактивного графита не стали достаточным доказательством происшедшей трагедии даже для специалистов-ядерщиков.

3. Психологические особенности человека, которые заключа­ются, во-первых, в том, что некоторые руководители, деятель­ность которых имеет прямое отношение к возникшей ЧС, мо­гут полагать, что признание ее существования отразится на из репутации либо приведет к потере занимаемой должности. Другие руководители, даже если они убеждены в реальности ЧС, будут всячески добиваться задержки ее официального при­знания, с тем чтобы получить некоторый резерв времени, в течение которого они могли бы укрепить собственные позиции и выбрать тактику отступления, не угрожающего потере их статуса Во-вторых, подобное запаздывание вызывается неприятием непривычного, поскольку руководителям (и человеку вообще) свойственно доверять прошлому, привычному опыту и отвер­гать необычное, новое, считая его невероятным и несостоя­тельным.

Основными целями использования информационной сис­темы в условиях ЧС являются:

- обеспечение оперативности и эффективности деятельности органов управления, развитие их координационных и контролирующих возможностей;

- возрастание эффективности информационного взаимодей­ствия;

- повышение качества вырабатываемых управленческих ре­шений;

- совершенствование анализа принимаемых решений, анали­тической работы в целом;

~ рационализация информационного обеспечения, структуры

и состава документооборота;

- обеспечение эффективного обмена информацией, ее опе­ративного многоаспектного поиска по заданным критери­ям, сохранности полноты и достоверности, защиты от не­санкционированного доступа;

-  обеспечение требуемого уровня информированности насе­ления о ситуации в районе ЧС.

Система должна обеспечить полную автоматизацию доку­ментооборота, автоматический учет и контроль писем, теле­грамм и телетайпограмм, контроль выполнения принятых ре­шений.

7. Заключение

Управление организациями в условиях рыночной экономики значительно сложнее, чем в централизованной командно-административной системе. Это связано как с расширением их прав и ответственности, так и с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям в окружающей среде. Возникают новые цели и задачи, которые раньше организации самостоятельно не решали и даже не ставили; создается много новых предприятий; под влиянием процессов приватизации меняются формы собственности; налаживаются новые хозяйственные связи; формируются рыночные механизмы управления. Все возникающие в связи с этим проблемы невозможно решить без современного профессионального менеджмента. Более того, по мере укрепления новых социальных и экономических отношений его роль будет расти, так как менеджмент – это мощный двигатель и ускоритель общественного развития.

Использованная литература

·     Архипова Н.И.  Организационное управление, М.: 1998 г.

·     Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.   Основы менеджмента, М.: Дело, 1992 г.

·     Румянцева З.П., Соломатин Н.А.   Менеджмент организации, М.: Инфра-М, 1995 г.

·     Журнал Компания