Курсовая работа: Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Следовательно, информация о производственной деятель­ности на всех уровнях системы управления способствует повы­шению эффективности производства, поскольку эта информа­ция дает возможность судить об эффективности использования трудовых, финансовых, материальных, энергетических и произ­водственных ресурсов.

На основе экономической информации осуществляется оценка деятельности заводов, производственных подразделе­ний. Поскольку все данные об издержках производства по каж­дому подразделению передаются руководству, оно имеет воз­можность сравнивать текущие издержки с данными за прошлые периоды. Это позволяет выявлять тенденции в отношении из­держек производства, что является важным показателем дея­тельности производственных подразделений в динамике.

Экономическая информация по каждому заводу дает возможность руководителям производственного объединения оп­ределять потребность в капиталовложениях для ликвидации узких мест за счет, например, перестройки цехов, установки нового оборудования, улучшения системы внутризаводского транспорта, строительства складских помещений и т. д. Эта информация используется также и для того, чтобы выявить перспективы повышения эффективности техники и новых форм и методов управления.

Важнейшая задача снабженческо-сбытовой деятельности системы состоит в обеспечении производства необходимым сырьем и материалами, новыми средствами производства и со­ответствующей системой кооперированных связей. В ее задачи входит также реализация произведенных системой готовых продуктов и полуфабрикатов.

Подсистема снабжения и сбыта связана, по существу, со всеми другими подсистемами, поэтому ее информационные потоки многосторонни и сложны. В этой важной сфере дея­тельности обычно реализуются следующие функции: подготов­ка данных о потребностях; обновление данных о заказах; обра­ботка текущих сведений; обработка заявок; проверка массивов данных о предшествующей деятельности в целях выбора по­ставщиков; подготовка заказов; оценка поставщиков; расчеты очередности выполнения заказов и подготовка счетов, подле­жащих оплате; ведение складского хозяйства и организация грузовых перевозок, связанных со снабженческо-сбытовой дея­тельностью системы.

Основная часть информации о материально-техническом снабжении поступает от внешних источников. Информация о фактических заказах и их выполнении поступает непосредст­венно от поставщиков. Внутренняя же информация о матери­ально-техническом снабжении характеризует главным образом потребности, предъявляемые к снабженческой деятельности системы, основной из которой является информация о ведении складского хозяйства. Эта информация обычно содержит дан­ные об образовании текущих запасов продукции, производимой системой, и хранении на складах всевозможных материалов, используемых системой в процессе производства.

Важное значение имеет информация о кадрах. Задача не ограничивается тем, чтобы знать состав и уровень технической подготовки рабочих, инженерно-технических работников и ру­ководителей всех уровней. Особое значение должно придавать­ся составлению деловых характеристик на каждого сотрудника. Эта информация должна быть основой при принятии решений о повышении квалификации сотрудников, их переподготовке.

5. Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Любая система организационного управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о со­стоянии управляемого объекта и внешней сферы, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Опреде­ление оптимальных объемов информации, поступающей в раз­личные органы управления, оптимального распределения пото­ков информации во времени и пространстве является необхо­димым условием эффективного функционирования систем ор­ганизационного управления.

Проектирование информационного обеспечения должно основываться на анализе задач, решаемых в узлах принятия решений. Анализируются цели; критерии, задачи, способы их решения и взаимосвязи. Далее исследуется каждый вид управ­ленческих решений для определения необходимой информа­ции; рассматриваются вопросы об источниках необходимой и достаточной информации, ее передаче, хранении и поиске.

Информация может подвергаться определенным преобразо­ваниям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детали­зировать, обобщать и т. д. В результате, обычно появляется но­вый документ. В некоторых узлах системы информация может использоваться для выработки управляющих воздействий.

Система управления любого ранга комплексно обеспечива­ет решение задач перспективного и текущего планирования, оперативного управления, учета и статистики. Информация, необходимая для решения этих задач, также представляет собой единый комплекс, начиная от исходных первичных данных и информационных массивов и кончая выходными результатами, что определяет соответствующий подход к проектированию информационных систем.

Главным понятием системного подхода к сложным систе­мам управления является понятие информационного потока. Реализованные в системе информационные потоки должны обеспечить необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все ее подсистемы, включая требуемые механизмы обратной связи.

Целесообразно различать информацию, необходимую для планирования и оперативного управления. Задачи планирова­ния, как правило, характеризуются большим объемом вычисли­тельной работы и большой размерностью. Частота их поступле­ния на обслуживание обычно невелика, и время поступления является заранее обусловленным. Время решения этих задач обычно велико и не является лимитирующим, частота измене­ния исходных данных невелика, достоверность данных мала, а точность решения определяется в основном достоверностью исходных данных.

Задачи оперативного управления характеризуются случай­ным характером возмущений, приводящих к рассогласованию плановых и фактических показателей. В среднем, объем вычис­лений для задач оперативного управления невелик, частота же их поступлений в обслуживающие узлы велика. Время реше­ния, как правило, невелико и является лимитирующим. Частота изменения исходных данных велика, их достоверность также велика. Точность решения задачи обычно определяется качест­вом алгоритмов решения задач данного класса.

В состав информационного обеспечения входят:

- нормативные и справочные данные, составляющие инфор­мационный базис системы;

- текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм вы­работки решений;

- накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые

для планирования и развития системы.

Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.

Поскольку любая информация должна быть отражена на носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информа­ционных характеристик потоков, но и в определении матери­альных носителей информации, создании системы документа­ции и системы хранения информации на машинных носителях.

Вследствие того что система и окружающая среда подвер­гаются частым изменениям, для обеспечения стабильности ре­зультатов необходимо эффективно управлять процессом ввода необходимых изменений, т. е. изменения нужно своевременно обнаруживать и, в случае необходимости, производить соответ­ствующую коррекцию решений.

В связи с этим возникают понятия необходимой и доста­точной информации, обеспечивающей заданное качество выра­ботанного управляющего воздействия.

Значения некоторых параметров остаются постоянными или изменяются во времени сравнительно редко. Примером таких параметров могут служить стоимость сырья, цена про­дукции производительность оборудования и т. д. Поэтому к важнейшим принципам организации информационного обес­печения относятся:

- однократный ввод данных и многократное их использование;

- агрегация и фильтрация информации;

- зависимость степени агрегации от уровня принятия решений.

Выполнение этих принципов предусматривает комплексное использование массивов информации при решении разнооб­разных задач в системах организационного управления.

В качестве своеобразного фильтра информационных пото­ков может служить дерево целей и критериев системы. Прежде всего оценивается, имеет ли каждое конкретное сообщение от­ношение к решению интересующей нас проблемы, а затем - к какому уровню решения проблемы оно относится.

Существующую в настоящее время в реальных системах управления совокупность информационных потоков можно сравнить с айсбергом, нижняя и большая часть которого соот­ветствует всей совокупности имеющихся данных, а верхняя соответствует отфильтрованной и агрегированной информации, которая используется для выработки управляющих воздействий.

Считается, что руководство организаций несет больший ущерб из-за нехватки необходимой информации, чем от избыт­ка ненужной. Однако даже поверхностный анализ информаци­онных потоков показывает, что большинство руководителей страдает, скорее, от информационной перегрузки. В связи с этим они стараются пользоваться в своей работе методами, в меньшей степени зависимыми от наличия информации. Таким образом, увеличение и без того гигантского потока информации отнюдь не способствует улучшению ее практического использо­вания.

В существующих системах управления, несмотря на кажу­щееся строгое распределение функций между узлами различ­ного ранга, довольно часто наблюдается перенесение в узлы более высокого ранга тех задач, которые могли бы решаться в уздах более низкого ранга. Это резко уменьшает эффективность системы управления в целом из-за увеличения загрузки узлов обслуживания верхних уровней решением несвойственных им задач.

Кроме того, как показал анализ исследования информаци­онных потоков, в системах управления с нерационально рас­пределенными функциями управления наблюдается резкое уве­личение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации.

При проектировании информационных потоков в системах управления необходимо использовать метод исключения. Обычно только незначительная часть факторов имеет сущест­венное значение при принятии решений, поэтому основная масса данных, которая идентифицирует ситуацию, должна быть отфильтрована. Во многих случаях отобранные данные требуют дополнительной обработки, такой как определение различного рода отношений, коррелятивных взаимосвязей и т. д. При этом большие объемы данных преобразуются в форму, удобную с точки зрения семантического анализа их содержания, т. е. объ­ем анализируемых данных в определенном смысле "сокращается".

Этой же цели служит принцип передачи информации об отклонениях, когда учитываются только факты о необычных случаях, отклонениях от нормы, критических или аварийных ситуациях. Однако при использовании этого принципа следует время от времени передавать и обрабатывать информацию и об абсолютных значениях параметров управляемой системы, так как в противном случае у руководителя теряется конкретное представление об управляемой системе.

На использование информации человеком в процессе при­нятия решений существенно влияет характер решаемых задач, определяемый иерархической структурой управления. В связи с этим представляет интерес, рассмотреть иерархию функций аппарата управления по уровням обработки информации.

Первым уровнем является сбор первичных данных. Этот уровень обеспечивает выявление и регистрацию, обычно в цифровой форме, сведений о предметах и процессах, характе­ризующих функционирование объекта.

На втором уровне проводятся группировка и обобщение первичных данных в разных разрезах с целью получения ук­рупненных показателей. При этом устраняется структурная и статистическая избыточность путем учета вероятностных харак­теристик сообщений. Результаты обработки представляются в виде разного рода сводок, рапортов, отчетов. В этих данных обычно содержится информация, необходимая для выполнения функций планирования, управления и учета.

Третий уровень обеспечивает выделение информации, не­обходимой для решения задач управления.

Обработка информации с помощью ЭВМ на более высоких уровнях заключается в подготовке вариантов возможных реше­ний. Принятие окончательных решений является прерогативой руководителя.

Это, внешне элементарное, рассмотрение позволяет сделать следующие выводы:

1. Все уровни обработки информации ориентированы на че­ловека (коллектив), принимающего окончательные реше­ния. Это связано как с проблемой ответственности, которая принципиально не может быть передана машине, так и с необходимостью учета широкого  круга социально-экономических и политических факторов при решении разнообразных вопросов, которые при современном уровне наших знаний не могут быть формализованы, а следова­тельно, не могут быть автоматизированы.

2. При построении автоматизированных информационных систем часто недооценивается тот факт, что эффективность системы существенно зависит от наличия в ней информа­ционного фильтра, соответствующего третьему уровню об­работки информации. Только придание информационной системе способности выделять управляющую информацию и эффективно выдавать ее потребителю превращает автома­тизированную информационную систему в качественно но­вый инструмент управления, способный существенно по­высить эффективность руководства.

3. Человек может управлять, не зная "алгоритма" управления. Машина этого не может. Однако ни человек, ни машина не могут управлять без информации об объекте. Поэтому, как правило, нецелесообразно автоматизировать высшие уров­ни обработки информации до автоматизации предшест­вующих им уровней.

Вместе с тем человек может повысить эффективность управления при помощи информационной системы, при усло­вии, что она устроена должным образом. Как? На этот вопрос, естественно, нельзя дать однозначного ответа, однако можно и нужно отчетливо представлять факторы, от которых зависит эффективность информационных систем, и проблемы, которые здесь возникают.

С повышением уровня управления меняется его характер. На низших уровнях управления решаемые задачи носят, ско­рее, тактический характер. Это объясняется тем, что, с одной стороны, управляющий орган расположен в непосредственной близости от управляемого объекта, и он может получать де­тальную информацию о любых отклонениях от плана и быстро принимать соответствующие решения. С другой стороны, имеющиеся ресурсы не позволяют решать долгосрочные задачи.

Высшие же органы управления в большей степени решают стратегические задачи, связанные с перспективным планирова­нием, перераспределением ресурсов, но не могут решать такти­ческих задач в таком объеме, как это делается на низших уров­нях.

Эта особенность систем управления не всегда отражается в информационных системах. Потоки информации, идущие от низших уровней управления к высшим, представляют собой практически одни и те же сведения, которые лишь суммируют­ся, обобщаются по мере продвижения к верхним уровням управления. Именно с этим связано то обстоятельство, что, чем выше уровень управления, тем больше дублирование сведений, меньше коэффициент их использования.

При неправильно построенной системе управления руково­дитель высокого уровня получает большое количество ненуж­ных ему сведений. В то же время он систематически испытыва­ет недостаток в сведениях, которые нужны для решения специфических задач управления высшего уровня. Отсюда вытека­ет необходимость интеграции и сжатия информации, которая осуществляется по мере передачи информации от узлов ^низ­шего уровня к узлам (элементам) более высокого уровня.

    В зависимости от свойств обобщенных характеристик и методов их формирования можно выделить три направления аг­регации информации: функционально-логическое, аналитиче­ское и статистическое.

Первое основано на использовании функциональных и логических связей параметров между собой, а также их отно­шений к состоянию объекта и целевой функции управления.

В результате аналитической агрегации представляются ин­тегральные или экстремальные характеристики множества дан­ных, связанных с ними функциональными зависимостями.

Направление статистической агрегации связано с формиро­ванием и представлением множества отдельных значений пара­метров их статистическими распределениями и характеристиками.

Отфильтрованная (и в случае необходимости - агрегиро­ванная) информация может быть подвергнута операции сжатия. Операция сжатия или свертывания информации предпола­гает, что в результате некоторого преобразования какому-либо сообщению ставится в соответствие более короткое сообщение. Существо всякого сжатия информации заключается в устране­нии избыточности, которая имеется в исходном сообщении.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5