Курсовая работа: Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

- устанавливается ответственный исполнитель и исполнители;

- определяется входная и выходная информация (выходной документ ОП1 является входным документом для ОП1+1 или направляется в нако­питель);

- устанавливаются обратные связи.

3.  Понятие информации, ее свойства и характеристики

Информация - это знания, сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практи­ческой деятельности людей, которые могут быть исполь­зованы в общественном производстве и управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффектив­ности.

Понятие "информация" может быть истолковано как неко­торая совокупность сведений (сообщений), определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. Такое определение подчеркивает огромное много­образие содержания информации, которая проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явле­ниях. Информация увеличивает знания и углубляет интеллект. В первоначальном смысле термин информация означал сведения вообще. С развитием общей теории систем этот тер­мин хотя и сохранил свое первоначальное значение, однако конкретизировался и стал употребляться в более точном смыс­ле - для обозначения сведений, знаний наблюдателя о системе и среде ее функционирования. В более общем случае, когда наблюдателю целесообразно рассматривать систему как сово­купность подсистем или элементов, информацией о системе являются сведения об организации, структуре, параметрах сис­темы в целом и отдельных подсистем (элементов) в рамках целого.

Информация о системе получается наблюдателем в резуль­тате активного эксперимента либо наблюдения системы, а в случае абстрактных систем - путем логического вывода.

Информацию об объекте можно рассматривать как отобра­жение этого объекта в некоторой материальной системе, кото­рое может существовать независимо от самого объекта и неза­висимо от того, будет ли эта информация кем-либо и когда-либо использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стои­мости можно только с учетом человека, который эту информа­цию потребляет, и того процесса, где она используется. Таким образом, качество информации определяется адекватностью даваемого ею отображения реальной действительности, а ее эффективность - возможностями ее использования в практиче­ской деятельности, в принятии решений.

Информация об объекте существует в виде данных о нем. Данные представляют собой набор конкретных значений коли­чественных и качественных параметров, характеризующих объект.

Пока данные не организованы соответствующим образом и не используются для какой-либо цели, они не являются ин­формацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое прагматическое значение. С точки зрения приня­тия решений, можно считать, что информацией являются дан­ные, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий, оказывающие влияние на поведение системы.

Однако введенное понятие ничего не дает для построения количественной теории информации, в основе которой должно лежать указание на способ ее измерения.

Введение количественной меры информации является весь­ма сложной задачей. Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность для разных людей. Иногда краткое сообщение из одной - двух фраз несет неизмеримо больше информации для конкретного индивидуу­ма, чем текст из многих страниц. Из двух книг равного объема мы можем извлечь совершенно различную информацию.

Любое сообщение, с которым мы имеем дело в теории ин­формации, представляет собой совокупность сведений о неко­торой системе. Очевидно, что если бы состояние системы было известно заранее, не было бы смысла передавать сообщение. Сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы заранее неизвестно, случайно.

Примером неопределенной ситуации является опыт с не­сколькими возможными исходами. Неопределенность ситуации заключается в том, что до проведения опыта мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Ин­формация, относящаяся к данному опыту, уменьшает его неоп­ределенность. Количество информации при этом есть мера уменьшения неопределенности ситуации. Если все исходы рав­новероятны, то неопределенность ситуации зависит только от числа исходов, причем неопределенность тем больше, чем больше число исходов.

Как уже было сказано, информацию об объекте можно рас­сматривать как отображение этого объекта в некоторой матери­альной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако, если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребитель­ской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, того процесса, где она используется.

Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. В процессе кодирования и передачи содержания сообщения какая-либо его часть может быть утеряна. Например, письмен­ные замечания руководителя не могут в точности отразить то, что он чувствует и думает, сталкиваясь с некоторой ситуацией. Поэтому личная беседа руководителя с подчиненными может помочь разъяснить им тот или иной спорный вопрос. Но даже в этом случае интонация и выражение лица руководителя могут значительно изменить смысл рассматриваемых сообщений. Графическая иллюстрация расширяет возможности для уточне­ния сообщения, так как "лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".

Правильно зашифрованное и переданное сообщение может быть понято по-разному. Люди читают, видят и слышат, как правило, то, что они хотят читать, видеть и слышать. Воспри­ятие человеком окружающей среды зависит от многих факто­ров, в частности от общей суммы накопленного им опыта. Ра­бота администрации окажется неэффективной, если она не бу­дет следить за тем, чтобы передаваемая ею информация вос­принималась точно, и не будет стремиться, по возможности, минимизировать влияние субъективного подхода к восприятию сообщений среди подчиненных и других лиц. Правильное по­нимание сообщений облегчается в том случае, если имеются средства и время для осуществления проверки с помощью об­ратной связи.

Если информация используется в системах управления, то ее эффективность разумно оценивать по тому эффекту, кото­рый она оказывает на результат управления.

Одним из первых в отечественной науке исследовал ценно­стные свойства информации академик АА. Харкевич. Исход­ным для него было представление об использовании информа­ции в процессе достижения некоторой цели. "Информация ценна, поскольку она способствует достижению поставленной цели. Одна и та же информация может иметь различную цен­ность, если рассматривать ее с точки зрения использования для различных целей".

Ценность информации может быть выражена через прира­щение вероятности достижения цели. Вероятность же, в свою очередь, понимается как отношение числа благоприятных ис­ходов к общему их числу. Ценность информации неоднозначна - она может быть отрицательной в тех случаях, когда при ее использовании увеличивается неопределенность и уменьшается вероятность достижения цели. Такую информацию называют дезинформацией.

Харкевич АА. оговаривался, что предложенная им модель охватывает не все случаи получения и использования информа­ции, что виды информации, вызывающие эмоции, к примеру эстетические, остались вне рассмотрения.

Следует отметить различие в уровне ценности одной и той же информации с точки зрения субъекта и объекта управления. Для субъекта она ценна постольку, поскольку на ее основе возможно побуждение объекта к действию или изменению мнения. Для объекта - постольку, поскольку на ее основе воз­можен выбор пути достижения цели с наименьшими ресурсны­ми затратами или в соответсвии с каким-либо другим критери­ем оптимальности.

Информация - есть особая форма существования материи. Подобно веществу и энергии, информацию можно собирать, обрабатывать, хранить, изменять форму ее представления. Од­нако у нее есть и некоторые особенности, заключающиеся прежде всего в том, что она может возникать и исчезать.

Информация относится к числу воспроизводимых ресурсов. Процесс ее воспроизводства складывается из этапов производ­ства, распространения и использования. Производство (генера­ция) информации есть общественный процесс познания со­стояния и законов развития природы и общества.

На основе собранных и обработанных данных проводится их анализ, назначением которого является обобщение фактов и установление существенных связей между явлениями. В этом состоит функция фундаментальных научных дисциплин. Далее следуют прикладные исследования, которые конкретизируют информацию о действии фундаментальных законов в опреде­ленных сферах деятельности. Эти результаты используются при реализации конкретных систем управления, при проектирова­нии и конструировании систем различного класса.

Распространение информации необходимо для ее много­кратного использования. Оно осуществляется различными спо­собами (создание специальных информационных систем, обу­чение, обмен опытом, средства массовой информации, публи­кации и т. д.).

Использование информации происходит в сфере производ­ства и управления. Его результатом являются либо принимае­мые решения, либо производимые продукты и услуги.

Выработанная системой информация должна быть отраже­на на материальном носителе и должна храниться в течение определенного периода времени или "цикла жизни". В связи с этим можно выделить следующие операции:

- Хранение. Информация появляется в результате наблюде­ния и регистрации некоторого явления. Прежде чем она может быть обработана или использована, она должна хра­ниться в какой-либо памяти на материальном носителе.

- Преобразование информации. Хранящаяся информация может быть преобразована в некоторую, более удобную форму для хранения, передачи, обработки, восприятия.

- Передача. Информация непрерывно передается в простран­стве от источника к запоминающему устройству, на обра­ботку, пользователю для принятия решений и т. д.

- Сортировка, синтез, обработка. Обычно информация по­ступает в случайном порядке. Для уменьшения времени по­иска требуемой информации, ее обработки требуется пред­варительная сортировка по заданным признакам. Нередко требуется объединить, агрегировать ряд отдельных инфор­мационных элементов для получения полного сообщения. Количественную информацию приходится обрабатывать в целях изменения ее формы или выявления значений, решая уравнения или применяя формульные выражения.

- Использование. После преобразования информации в удобную для использования форму она воспроизводится в виде, необходимом для принятия решений.

- Оценка. Значение информации зависит от потребности в ней, достоверности, надежности и своевременности. Мас­сивы информации должны систематически пересматривать­ся с целью устранения устаревших бесполезных .данных.

- Уничтожение информации может осуществляться после ее многократного использования либо при отнесении ее к классу устаревшей. Уничтожение информации является концом цикла ее жизни.

Рассмотрим некоторые наиболее важные характерные осо­бенности информации для человеко-машинных систем органи­зационного управления.

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для использования, в противном случае это просто шумы. Одна и та же информация может иметь многоцелевое назначение. Создание новых концепций, установление проблем, решение проблем, принятие решений, планирование, оперативное управление, контроль, поиск - яв­ляются основными целями информации в человеко-машинных системах.

Способ и Формат. Основными способами выдачи информа­ции в человеко-машинных системах является визуальный и звуковой. Формат также является общей характеристикой для человека и машины. Люди получают большую часть информа­ции в виде документов определенной формы. Широкое распро­странение получили средства удаленного доступа к ЭВМ.

Под документом понимают семантическую информацию, зафиксированную на любом носителе (кроме памяти человека и ЭВМ) и на любом языке с целью использования в системе управления.

Носитель информации - это любая стабильная материаль­ная среда, на которой фиксируется информация. Документ мо­жет подвергаться записи, преобразованию, передаче, хранению, сбору, поиску, чтению, использованию. В существующих сис­темах управления в основном используют бумажные документы.

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значе­ние при построении систем. В такой системе, где стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь крити­ческое значение, должно быть предусмотрено создание значи­тельной избыточности информации.

Увеличение избыточности приводит к увеличению объема сообщения (без увеличения его информативности), а следова­тельно, к увеличению времени доставки и ее удорожанию. По­вышение достоверности обнаружением и исправлением ошибок может быть достигнуто, если избыточность вводить в информа­цию путем передачи значений дополнительных признаков, свя­занных с теми, значения которых необходимо передать.

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации. определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте. Скорость работы устройства системы может изме­ряться количеством данных, обрабатываемых или передаваемых

в единицу времени. В системах управления экономическими объектами передача информации может осуществляться с не­большой скоростью, ограниченной пропускной способностью человека. Высокая скорость передачи информации представля­ет интерес для систем, действующих в реальном времени.

Периодичность. Периодичность или частота передачи ин­формации связана с необходимостью принятия решений. На уровнях оперативного управления поступление информации требуется с периодичностью, соответсвующей происходящим реальным событиям. Периодичность передачи или поступления информации оказывает существенное влияние на ее ценность. Редкие сообщения могут потерять всякую ценность и не нести никакой информации. Слишком частое поступление информа­ции может оказаться помехой, отвлекающей внимание и вызы­вающей перегрузку человека, воспринимающего эту информацию.

Детерминистический или вероятностный характер инфор­мации. Информация о прошлом является детерминистической. Информация же о будущем всегда содержит элемент неопреде­ленности. Зачастую некоторая информация считается опреде­ленной в том смысле, что считает бесспорным существование некоторого значения той или иной величины (например нормы расхода материалов и т. д.). Однако в этом случае также имеет­ся неопределенность, просто вероятность изменения этой вели­чины в будущем достаточно мала.

Затраты. Как вещество и энергия, информация характери­зуется затратами на ее получение. Затраты на информацию оп­ределяются тем общественно полезным трудом, который затра­чивается на сбор, хранение, обработку и поиск информации. Они обычно довольно существенны. Поэтому прежде чем пы­таться получить какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на получение.

Ценность информации. Под ценностью информации или ее потребительской стоимостью понимается тот материальный эффект, который дает использование данной информации. С этой точки зрения, можно считать, что ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщений. В значительной степени ценность информации зависит от спосо­ба и скорости ее передачи, периодичности, детерминистиче­ского и стохастического характера, достоверности, надежности, старения и прочих факторов.

Ценность информации для принятия решений определяет­ся, в основном, ценностью самого решения, для принятия ко­торого используется информация, определяемой ожидаемыми

результатами его реализации и степенью влияния информации на принимаемое решение. Изменение ценности информации во времени может происходить скачком— когда существует кри­тический срок принятия решений, для которых она предназна­чена, либо постепенно.

Зависимость между объемом сообщений и ценностью ин­формации обычно имеет нелинейный характер - ценность воз­растает медленнее, чем объем. Ценность информации может быть отрицательной для пользователя (случаи дезинформации, целенаправленной или случайной). При этом необходимо отме­тить, что конкретный ответ на вопрос о ценности информации в реальных условиях производства может быть слишком слож­ным и дорогостоящим.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5