Дипломная работа: Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"
- MS Access имеет один из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программных продуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных.
При разработке программы широко используются такие современные решения, как панели инструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панели свойств, гипертекстовые ссылки и др.
- При создании форм, отчетов, запросов существует возможность воспользоваться большим количеством встроенных шаблонов и «помощников», следовательно, сокращается процесс написания программы.
- Широко развитый пользовательский интерфейс.
- Существует возможность создавать в клиентских приложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.
- Широкие возможности документирования и создания помощи пользователям.
- Окна подсказок, «ярлыки» подсказок, отличная документация на русском языке и встроенная система помощи отличительные особенности СУБД Microsoft Access.
- Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе и дома. Следовательно, проектируемая нами система может быть легко применена и перенесена между множеством компьютеров.
- MS Access использует самый популярный на сегодняшний день язык программирования Visual Basic. Это позволяет рассчитывать на широкую поддержку со стороны пользователей и сторонних разработчиков.
2.1.3.2 Требования к надежности
Программа должна обеспечивать стабильное выполнение операций по обслуживанию базы данных, корректный ввод и вывод данных, а также минимальное время на восстановление после сбоя. Наибольшее количество ошибок возникает при некорректной работе пользователя или повреждении данных и кода программы. Для исключения неверного функционирования или отказа работы программа должна обеспечивать следующий контроль своей работы:
- контроль хранения данных в таблицах, обеспечивается за счет указания поэлементной структуры типов хранимых данных. При повреждении пользователь должен информироваться о такой ситуации, ошибочные данные удалятся из базы;
- контроль ввода обеспечивается путем фильтрации действий пользователя в соответствии с данными структуры таблицы. Ошибочный ввод пользователя должен отслеживаться и запрещаться, а также при необходимости пользователь должен информироваться о неверно занесенных данных;
- должен быть предусмотрен режим восстановления ошибочно удаленной информации непосредственно в ходе работы пользователя с программой;
Контроль периода выполнения программы заключается в отслеживании программных ошибок в ходе выполнения программы и ее соответствующая реакция. При возможности продолжения работы после сбоя работа должна быть продолжена с уведомлением пользователя о характере ошибки. При полном отказе системы пользователь также должен быть по возможности уведомлен.
Для контроля ввода данных можно использовать маску ввода. Маска ввода (Input Mask) задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля Телефон, позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: "("000") "00-00-00.
В Access реализованы способы защиты баз данных: парольная защита, защита на уровне пользователей и шифрование.
Парольная защита является простым и часто достаточным средством обеспечения защиты БД от открытия несанкционированными пользователями. Используемый при этом пароль называют паролем базы данных.
Зная пароль БД, любой пользователь сможет ее открыть и использовать, а также выполнить все необходимые операции с ней. Установка пароля может быть запрещена в случае, если для БД установлена защита на уровне пользователя и наложен запрет на парольную защиту.
Парольная защита может использоваться в дополнение к защите на уровне пользователя. В этом случае устанавливать парольную защиту может пользователь, обладающий правами администратора БД.
Таким образом, для установки обоих видов защиты БД сначала защищают на уровне пользователя, и потом устанавливают пароль.
Если парольная защита действует наряду с защитой на уровне пользователя, то пользователю предоставляется возможность выполнять над объектами БД действия, предусмотренные правами доступа.
Метод парольной защиты достаточно надежен, так как пароль система Access шифрует и к паролю нет прямого доступа. Он хранится вместе с защищаемой БД, а поэтому открыть БД не удается и на другом компьютере с установленной там системой.
2.1.3.3 Требования к составу и параметрам технических средств
1. Приложение Microsoft Access 2000 является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением Windows 95/98, Windows NT4.0 и выше.
2. Приложение MS Access предназначено для разработки настольных (desktop) БД, создания приложений БД архитектуры клиент – сервер, HTML – документов для работы в INTERNET.
3. Системные требования
Для нормальной работы с MS Access 2000 компьютер должен удовлетворять следующим требованиям:
1) процессор Pentium с тактовой частотой 75 МГц;
2) 16 Мбайтов основной памяти при работе под управлением Windows 95/98 или 32 Мбайта - Windows NT4.0;
3) около 90 МБ свободного дискового пространства при обычной установке.
2.2. Описание алгоритма
Для организации регистрации, контроля, поиска и систематизации документации необходимо выполнить предварительную работу.
Все документы образовательного учреждения должны быть выполнены с учётом единых требований к оформлению документации, регламентированных стандартами. Для оформления информационных документов необходимо создать бланк предприятия, в котором будут отражены все реквизиты, эмблема образовательного учреждения.
Для регистрации документации необходимо создать тематические папки.
Для оформления документации необходимы данные о структуре предприятия, сотрудниках, поэтому при разработке информационно-справочной системы были созданы две базы данных Сотрудники и Документация САКСЭС. БД по преподавателям в дальнейшем будет разворачиваться.
Для создания базы данных разработана инфологическая модель (см. Приложение 1).
На основании инфологической модели были созданы реляционные модели базы данных. Схема базы данных Методический кабинет (см. Приложение 2)
При создании информационно-справочной и поисковой системы образовательного учреждения используются различные способы создания таблиц: в конструкторе, с помощью мастера таблиц, используется связь между таблицами.
При создании таблиц в режиме Конструктора вводятся основные свойства полей, маски ввода, описание полей:
Для организации изменения, поиска документов используется тип поля Гиперссылка
Для ввода данных создана таблица Методические пособия, в которой данные о преподавателях заполняются с помощью подстановки из таблицы Преподаватель.
Для создания удобного интерфейса пользователя создана управляющая форма с двумя кнопками Ввод данных, Отчетность (см. Приложение 3). Для удобной работы указали параметры запуска Сервис – Параметры запуска вывод формы/страницы Главная форма.
Для ввода данных организована форма: Ввод данных с двумя вкладками Методические пособия, Справочная информация и кнопка для закрытия формы.
На вкладке Методические пособия находятся три кнопки: Ввод пособий, Поиск пособий по преподавателям, Поиск пособий по наименованию.
На вкладке Справочная информация находятся четыре кнопки: Методические комиссии, Преподаватели, Наименование пособий, Вид пособий. (см. Приложение 3).
Для ввода данных создана форма Методические пособия1, в которой работа с документами организована с помощью гиперссылки:
В базе данных Методический кабинет для поиска документов и отображения данных созданы две составных форм: Преподаватель с подчинённой формой Методические пособия (см Приложение 4); Классификатор код работы с подчинённой формой Методические пособия.
Для справочной информации созданы формы: МК, Преподаватель, Классификатор вид работ, Классификатор код работы.
Для получения итоговых сведений в базе данных Методический кабинет создана форма Отчет, в которой выбирается запрос: Количество преподавателей в МК Количество методичек в МК, Количество страниц у преподавателя, Председатели в МК, Запрос по наименованиям работ с помощью элемента управления Поле со списком и кнопка для просмотра запроса. В Приложении 5 приведены примеры некоторых запросов.
В базе данных Методический кабинет предусмотрено выдача четырех отчётов: Бэйджики Преподаватели, Преподаватели в МК, Методические пособия по МК и Наименования работ.
В отчёте Бэйджики Преподаватели использовался вид отчёта почтовые наклейки, а также эмблема предприятия.
В отчёте Преподаватели в МК применяется группировка тем работ по наименованию МК и фамилии преподавателя .
В отчёте Методические пособия по МК применяется группировка преподавателей по наименованию МК.
Отчёт Наименования работ выполнен на основе Запроса Наименования работ.
В Приложении 6 приведён пример отчёта Наименования работ.
Для автоматизации работы созданы пять макросов:
Макрос autoexec связан с главной формой и позволяет автоматически е развернуть на весь экран.
Макрос 1 (см Приложение 7) связан с элементом управления Поле со списком и выполняет функции выбора запросов.
Макрос 2 предназначенный для поиска методических пособий по фамилии преподавателя.
Макрос 3 (см Приложение 8) связан с элементом Группа переключателей и выполняет функции выбора отчётов.
Макрос Для поиска предназначенный для поиска методических пособий по наименованию.
2.4 Средства отладки программы
Для отладки программы ввести необходимо в каждую тематическую папку внести (набрать или скопировать) 2-3 документа. Несколько пособий должны быть зарегистрированы за год. В формах с помощью гиперссылок провести регистрацию документов,
2.5 Оценка результатов решения задачи
База данных Методический кабинет является информационно-справочной и поисковой системой. С помощью этой системы можно не только систематизировать документацию, но и создавать новые документы с помощью шаблонов, а также регистрировать документы по годам и удалять нужные документы. С помощью форм можно вводить необходимые сведения о преподавателях, пособиях, а с помощью запросов можно получать итоговые результаты.
Базу данных Методический кабинет можно изменить в случае большого количества пособий какого-либо направления.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА
3.1 Организация работы по внедрению программного продукта заказчика
Более 90% компьютеров в мире используют операционные системы семейства Microsoft Windows, а более 80% пользователей используют офисный пакет приложений Microsoft Office – выбор был сделан именно в пользу данных систем. Таким образом, пользователь получает возможность работать в дружественной ему среде, а так же избегает дополнительных финансовых затрат. Необходимо отметить, что данные два программных продукта (Windows 95 и Microsoft Office 97) на сегодняшний день являются образцом эргономических разработок в области компьютерной индустрии.
Хотя использование стандартных средств и является важной частью при разработке программ, однако при проектировании систем автоматизации необходимо учитывать особенности работы людей не связанных с компьютерами. Например, работник учебной части может плохо знать основы работы на компьютере. Задачей разработчика является создать такую систему, при которой пользователь данного программного продукта будет чувствовать себя комфортно и эффективность его работы не уменьшится. Именно поэтому данный дипломный проект разрабатывался под конкретного заказчика, поэтому обладает индивидуальным интерфейсом пользователя. Поэтому каждое диалоговое окно проекта соответствует выполняемой работе пользователя, а достижение цели работы достигается нажатием одной - двух кнопок.
На предприятии необходимо выполнить или собрать документы в электронном виде, все документы расположить по тематическим папкам.
4. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
4.1 Технико-экономические расчеты экономической целесообразности разработки программы
Произведем расчет затрат на проектирование и внедрение программы в производство ВИТ – себестоимость программы.
Статьи затрат на проектирование программы «Методический кабинет»
Таблица 1
| Наименование | Единица измерения | Цена, руб. |
| Обслуживание служебно-бытовых помещений |
м2/ч |
0,49 |
| Электроэнергия | тыс.кВт.ч. | 242 |
| Зарплата программиста | час | 10 |
| Офисная бумага | лист | 0,5 |
| Стоимость черной краски | картридж | 950 |
| Первоначальная стоимость компьютера | штук. | 25000 |
Технические характеристики используемого оборудования
Таблица 2
| Наименование | Единица измерения | Величина |
| Потребляемая компьютером электроэнергия (включая монитор) | Вт | 330 |
| Потребляемая принтером эл. энергия | Вт | 12 |
| Количество задействованных компьютеров | штук | 2 |
| Количество задействованных программистов | чел. | 1 |
| Объем документации к программе | листов | 50 |
| Площадь служебного помещения |
м2 |
10 |
| Кол-во листов печатаемых без замены краски | штук | 3000 |
| Срок изготовления программы | часов | 120 |
| Использование компьютера 1,2 | часов | 120 |
| Печать одного листа | секунд | 10 |
| Срок эксплуатации ЭВМ | год | 5 |
| Поиск данных (ручной режим) | час | 0,1 |
| Поиск данных (автоматизированный режим) | час | 0,017 |
Произведем расчет затрат при проектировании изделия
Потребляемые энергоресурсы
A=P*t (Дж), (1)
где А - потребляемая энергия;
P получаемая мощность;
t время работы.
Цена полученных энергоресурсов
Sэ=A*Sэ1 (руб.), (2)
где Sэ – цена потребляемой энергии;
А - потребляемая энергия;
Sэ1 – цена за 1 потребленной энергии.
Цена красящего вещества картриджа принтера на лист документа
Sср.=Sс/Сср. (руб.), (3)
где Sср. – цена краски на печатаемый лист;
Сср. – максимальное кол-во листов, которое можно напечатать, не меняя картриджа;
Sс – цена картриджа с краской.
Цена печати
Sр.=(Sср.+Sрр)*Сср. (руб.), (4)
где Sр – стоимость печати;
Sср. – цена краски на печатаемый лист;
Sрр – цена листа бумаги;
Сср. – количество листов.
Оплата рабочих площадей
Ss=Ss1*Сs*t (руб.), (5)
где Ss – стоимость оплаты рабочих площадей;
Ss1 стоимость одного квадратного метра площади;
Сs – площадь помещения;
t время работы.
· Амортизация оборудования
·
А=Сn*Ha/100 (руб.), (6)
где А – величина амортизации;
Сn – первоначальная стоимость оборудования;
Ha – норма амортизации =100/Тэ %, (7)
где Тэ – срок эксплуатации.
Относительная экономия текущих затрат
ΔСn=Трj*Цр–Тmj*Цm (руб.), (8)
где Трj время выполнения операции ручным способом;
Тmj - время выполнения операции автоматизированным способом;
Цр – стоимость часа при ручном счете;
Цm – стоимость часа при автоматизированном счете.
· Себестоимость программы
Сс=Ss+Sр+Sэ+Sзп+А (руб.), (9)
где Сс – себестоимость программы;
Ss – стоимость оплаты рабочих площадей;
Sр – стоимость печати;
Sэ – цена потребляемой эл.энергии;
Sзп – зарплата рабочих;
А – величина амортизации.
Произведем расчет основных затратных статей, основываясь на данных таблиц 1 и 2.
Используя формулу (1) рассчитаем количество потребляемой энергии компьютерами и принтером:
Компьютер 1,2: 330*120=39600 Вт.
Принтер: 12*0,14=1,68 Вт
Где 0,14 – время печати 50 листов документации при скорости 10 сек. на лист.
Рассчитаем денежные затраты с использованием формулы (2) для каждого из приведенных устройств:
Компьютер 1,2: 39,600*0,213=9,59 руб.
Принтер: 12*0,213=0,0040 руб.
Общая сумма затрат на эл.энергию составит:
9,59+0,0040=9,60 руб.
Применяя формулу (3), подсчитаем цену краски на один лист документации:
950/3000=0,31 руб.
Цена на печать всей документации, находится по формуле (4):
(0,31+0,5)*50=40,5 руб.
Находим оплату рабочих площадей по формуле (5):
0,49*10*120=588 руб.
Используя формулу (7) найдем норму амортизации для используемых компьютеров:
100/5=20%
Далее найдем амортизационные отчисления за каждый час работы компьютера:
25000*20/100*1995=2,51 руб.
Общая сумма амортизации составит:
2,51*2*120=602,4 руб.
Определим себестоимость программы:
9,60+40,5+588+(10*120)+602,4=2440,50 руб.
Исходя из полученных в ходе расчетов данных, установим соответствующую цену программы с использованием затратного метода и получением прибыли в размере 30 % от себестоимости изделия, используя формулу (19):
2440,50*1,3=3172,65 руб.
4.2 Сводные экономические показатели и выводы по проделанной работе
Приведенные выше расчеты относятся к созданию эталонной (дистрибутивной) копии программы.
Последующие копии программы могут продаваться по цене соответствующий желаемой прибыли: 732,15 руб. и стоимости тиражирования документации на программу 40,50 руб. Итого использование предприятием одной копии обойдется по цене 3172,65 руб.; каждая следующая копия по цене: 772,65 руб.
Относительная экономия рассчитывается по формуле (7) составит около
(0,1*10)-(0,017*10)=1-0,17=0,83 руб.
Снижение стоимости работы произошло вследствие замены более квалифицированного сотрудника не менее квалифицированного, соответственно с меньшей часовой тарифной ставкой а программу может так же взыматься лицензионная плата, т.е. средства дающие право организации пользоваться этой программой в течении указанного промежутка времени. Данная плата может взыматься в качестве доли от гарантированного экономического эффекта при использовании программной разработки. Такой метод наиболее эффективен и гибок для получения от программного изделия максимальной прибыли на протяжении всего времени его использования. Обычно это позволяет пользователю программы гарантировано получать квалифицированную помощь со стороны разработчика изделия, и обновленных версий программы по сниженной цене (стоимость новых модулей, тиражирование изделия и сопроводительной документации). Такой политики придерживаются многие компании производящие программные изделия разного уровня сложности, и она доказывает свою состоятельность в современном быстро изменяющемся мире.
5. МЕРОПРИЯТИЯ ПО МЕРАМ БЕЗОПАСНОСТИ И ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
5.1. Общие требования
Взаимодействие человека со средой обитания может быть позитивным или негативным, характер взаимодействия определяют потоки веществ, энергий и информации.
Опасность – негативное свойство живой и неживой материи, способное причинять ущерб самой материи: людям, природной среде, материальным ценностям.
При идентификации опасностей необходимо исходить из принципа «все воздействует на все». Иными словами, источником опасности может быть все живое и неживое. Опасности не обладают избирательным свойством, при своем возникновении они негативно воздействуют на всю окружающую их материальную среду. Влиянию опасностей подвергается человек, природная среда, материальные ценности. Источниками (носителями) опасностей являются естественные процессы и явления, техногенная среда и действия людей. Опасности реализуются и виде энергии, вещества и информации, они существуют в пространстве и времени.
5.2. Электробезопасность при эксплуатации технических средств
Защитное отключение электроустановок обеспечивается путем введения устройства, автоматически отключающее оборудование – потребитель тока при возникновении опасности поражения током.
Повышение электробезопасности достигается также путем применения изолирующих, ограждающих, предохранительных и сигнализирующих средств защиты.
Образующиеся заряды статического электричества устраняют чаще всего путем заземления электропроводных частей производственного оборудования.
К средствам индивидуальной защиты от статического электричества относятся электростатические халаты и специальная обувь, подошва которой выполнена из кожи либо электропроводной резины, а также антистатические браслеты.
5.3. Требование к помещению
Рабочее помещение должно быть просторным. Каждый день его нужно проветривать, чтобы в воздухе не накапливались электромагнитные волны. Возле компьютера должны стоять кактусы и аквариум, создавая влажность помещению, или стакан с водой.
Для ряда технологических процессов важное значение имеет внутренняя отделка помещений, в частности, использование материалов, которые не собирают вредные вещества и не превращаются в дальнейшем в источник их выделения. В этих помещениях полы, стены, потолки должны быть плотными, гладкими, с закругленными углами, должны допускать влажную уборку. В случае значительных тепло- и влаговыделений важное значение имеет теплоизоляция стен и перекрытий с целью предупреждения образования на них конденсата в холодный период года.
6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью данного дипломного проекта является создание информационно-справочной системы «Методический кабинет».
В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.
Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли в современном мире очень высоки. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, программном обеспечении и парадигмах вычислений, стимулирующих развитие всей технологии управления информацией. Однако для успешной реализации крупных систем управления требуются применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические» проблемы предприятий.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Р. Дженнингс, Microsoft Access в подлиннике 2 тома"BHV - Санкт-Петербург", 2000
2. А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, Базы данных учебник, Санкт-Петербург, Корона, 2003
3. О.Л. Голицына, Н.В. Максимов,Базы данных , Москва, Форум - Инфра-М, 2003
4. Т. Карпова, Базы данных: модели, разработка, реализация, Питер, 2001
5. С. Симонович, Специальная информатика, Москва, АСТпресс, 2002
6. Б. Карпов, MS Access, 2000. Справочник, Питер, 2001
7. Научно-методический журнал. Классный руководитель, Москва, 2001
8. Т.К. Практическая педагогика, Москва, 1999
9. .В.И. Загвязинский, Теория обучения современная интерпретация, Москва, 2001
10. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер», 1997г.
11. Боуман Джудит, Эмерсон Сандра, Дарновски Марси. «Практическое руководство по SQL. 3-е издание». Пер с англ. – Киев, Диалектика. 1997.
12. Дейт, К. «Введение в системы баз данных».-М.:Наука, Диалектика. 1980.
13. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер», 1997г.
14. Г.Саливан, Д.Бенаш «Секреты MS Access 97», Санкт-Петербург, «BHV», 1997г.
15. «Гражданская оборона». Под редакцией А.Т.Алтунина, «Военное издательство»,
Приложение1
Инфологическая модель информационно-справочной системы
 |
||||
|
||||
|
||||
Приложение 2
Схема базы данных Методический кабинет
Приложение 3
Главная форма
Форма: Ввод данных. Вкладка Справочная информация
Приложение 4
Форма Преподаватель с подчинённой формой Методические пособия:
Приложение 5
Итоговый запрос Запрос по наименованиям работ
Режим конструктора
Режим SQL
SELECT Методические_пособия.Тема_работы, Преподаватель.Фамилия, [Классификатор код_работы].Наименование, [Классификатор вид работ].Наименование_Пособия
FROM Преподаватель INNER JOIN ([Классификатор вид работ] INNER JOIN ([Классификатор код_работы] INNER JOIN Методические_пособия ON [Классификатор код_работы].Код_работы = Методические_пособия.Наименование) ON [Классификатор вид работ].Вид_работы = [Классификатор код_работы].Код_вида) ON Преподаватель.[Код препод] = Методические_пособия.Код_препод;
Итоговый запрос Количество страниц у преподавателя
Режим Конструктора
Режим SQL
SELECT Преподаватель.Фамилия, Преподаватель.Имя, Преподаватель.Отчество, Sum(Методические_пособия.Кол_во_страниц) AS [Sum-Кол_во_страниц]
FROM Преподаватель INNER JOIN Методические_пособия ON Преподаватель.[Код препод] = Методические_пособия.Код_препод
GROUP BY Преподаватель.Фамилия, Преподаватель.Имя, Преподаватель.Отчество;
Приложение 6
Выбор просмотра отчета Наименования работ в форме Отчёты:
Отчёт Наименования работ:
Приложение 7
Макрос 1 Выбор запросов для просмотра
Режим конструктора
Приложение 8
Макрос 3 Выбор отчётов для просмотра
Режим конструктора
