Дипломная работа: Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"
4. В списке Действия выбрать Сохранить запись.
5. Выбрать надпись кнопки – Текст. И ввести фразу &Сохранить запись.
6. Ввести СохранитьЗапись в качестве имени кнопки.
Добавление строки кода в процедуру события, чтобы настроить курсор
Чтобы начать ввод информации нужно сначала щелкнуть по полю Тема работы в Форме. Но будет гораздо удобнее, если курсор будет автоматически перемещаться в поле Тема работы после нажатия кнопки. Чтобы это сделать необходимо, дописать фразу в код Visual Basic:
Тема_работы.SetFocus
Эта строка установка курсора на указанный объект формы или элемент управления, а именно на поле Тема работы.
Создание собственной строки меню
1. В меню Вид навести указатель мыши на пункт панели инструментов и выбрать Настройка.
2. Открыть вкладку Панели инструментов, нажать кнопку Создать и ввести имя для новой строки меню.
3. В окне Создание панели инструментов ввести Строка меню Subscribers.
4. В диалоговой окне Настройка нажать кнопку Свойства.
5. В поле Тип выберите Строка меню.
6. В диалоговом окне Настройка открыть Команды. В списке Категории выберите Встроенные меню.
7. В списке Команды перетащите меню Файл на собственную строку меню.
8. Перетащить меню Правка из списка Команды а так же процедуру для меню Вид, Записи, Окно, Справка, перетащить каждую из них на собственную строку.
Добавление собственного меню Сервиса
1. В списке Категория щелкнуть на пункт Новое меню.
2. В списке Команды перетащить Новое меню на созданную строку меню между меню Записи и Окно.
3. Щелкнуть на имеющемся тексте в поле Имя, ввести С&ервис.
4. Удерживая клавишу Ctrl перетащить команды Орфография, Параметры замены, Параметры.
Создание новой панели инструментов
1. В меню Вид в пункте меню Панели инструментов выбрать Настройка.
2. Нажать кнопку Создать.
3. В поле Панели инструментов ввести Преподаватели.
4. Щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из панели инструментов и выбрать меню Преподаватели.
5. На панели инструментов нажать кнопку Вид: Конструктор.
6. Установить параметр Панель инструментов на значение Преподаватели.
Добавление стандартной кнопки на панель инструментов
1. В диалоговом окне Настройка открыть вкладку Команды.
2. В списке Категории выбрать Правка. В списке команды отобразятся стандартные команды правки.
3. Выбрать команды Вырезать, Копировать, Вставить и Отменить в списке Команды и перетащить их на панели инструментов.
4. Щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопку Отменить и в появившимся меню выбрать Начать группу. И между кнопками Вставить и Отменить появится разделительная линия.
2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Постановка задачи
2.1.1 Назначение задачи
Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности и его использование для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации, и, следовательно, принятия решения и эффективного управления.
Эффективность работы малого предприятия определяется объемом, скоростью и качеством выполняемых работ как на предприятии в целом, так и на уровне каждого из его подразделений. Важными составляющими эффективной работы предприятия являются автоматизация обработки документации. Документы предприятия являются, в основном, типовыми документами и операции по обработке этих документов могут быть автоматизированы в рамках системы автоматизации предприятия.
Отсутствие автоматизации процессов учета документации приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов малого предприятия, снижению конкурентоспособности и уменьшении прибыли.
Для организации эффективной работы с документацией предприятия необходимо:
— координация деятельности по сбору и обработке документации по предприятию в целом;
— определение основных видов документации;
— определение основных направлений развития технологии обработки информации;
— организация оперативной регистрации, поиска необходимой документации;
— определение потребности в информации всех подразделений предприятия, оперативное получение необходимых отчетов и запросов.
Документация предприятия должна соответствовать современным требованиям, согласно государственным стандартам
Таким образом, проблема состоит в реализации системы обработки информации, позволяющей накапливать, хранить и обрабатывать (анализировать) документы. Для реализации необходимо создать реляционную базу данных, в которой можно будет осуществлять процесс автоматизации обработки документации.
2.1.2 Технико-математическое описание задачи
Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.
В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые на выведенном, на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.
Для организации эффективной работы с документацией необходимо на предприятии иметь локальную сеть между различными структурными подразделениями.
В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.
Так как представление структуры базы данных, экранных форм, запросов, отчетных форм в Microsoft Access обеспечивается внутренней реализацией СУБД (в отличие от распространенных СУБД типа dBase, FoxPro, и т. д., в которых эти характеристики описываются программным путем), то представление полного программного кода базы данных, написанной на Microsoft Access является невозможным, в связи с отсутствием такового.
Однако, при создании экранных форм для присвоения различных функций элементам управления - кнопкам - использовался внутренний язык СУБД - Access Basic. Некоторые процедуры, написанные на этом языке, представлены в приложении
В базе данных «Методический кабинет» для генерации отчетов, получения некоторых данных используется запросы. Хотя эти запросы генерировались визуальными средствами, но есть возможность представить их в виде SQL-запроса.
Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.
Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.
Для проверки условий используются выражения, которые должны содержать, по крайней мере, одну операцию и, по крайней мере, одну константу, идентификатор или функцию.
Для создания выражений в Access существует шесть типов категорий операторов: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения, логические операторы, операторы слияния строковых значений (конкатенации &), операторы - разделители (восклицательный знак и точка), операторы сравнения.
В сочетании с операторами выражения создают константы. Существуют константы трёх видов:
1) числовые константы – это последовательность цифр (знак числа, десятичная точка)
2) текстовые (строковые) константы.
3) константы типа Дата/Время заключаются в знаки #, например #10:20:30#.
Идентификатор – это обычно имя объекта. Объекты в Access это таблицы, поля, запросы, формы, отчёты. Иногда имя идентификатора состоит из имени семейства и объекта, тогда отделяются «.» или «!».
В Access и VBA определены 140 различных функций и сгруппированы по назначению, например: функции даты и времени, текстовые функции, функции общего назначения, функции преобразования типов (математические, финансовые), функции специального назначения: статистические, динамического обмена.
В современных СУБД с интерактивным интерфейсом можно создавать запросы, используя другие средства, например Query by Examply (запрос по образцу). Однако применение SQL зачастую позволяет повысить эффективность обработки данных в базе. Например, при подготовке запроса в среде Access можно перейти из окна Конструктора запросов (формулировки запроса по образцу на языке QBE) в окно с эквивалентным оператором SQL. Подготовку нового запроса путем редактирования уже имеющегося в ряде случае проще выполнить путем изменения оператора SQL. В различных СУБД состав операторов SQL может несколько отличаться.
Язык SQL не обладает функциями полноценного языка разработки, а ориентирован на доступ к данным, поэтому его включают в состав средств разработки программ. В этом случае его называют встроенным SQL. Стандарт языка SQL поддерживают современные языки программирования: PL/1, COBOL, PASCAL и др.
Для построения и выполнения произвольной запросной функции в Access очень удобным и доступным является язык запросов по образцу QBE, поддержанный мощным интерфейсом пользователя. Язык SQL в некотором роде скрыт от пользователя, хотя весьма важен при составлении VBA-программ в приложениях.
Язык SQL в Access может применяться при разработке экранных форм, отчетов, а также при создании макрокоманд и программ на VBA.
2.1.3 Требования к программе
2.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам
Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.
Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.
Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от частичной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.
Существуют критерии, для каждого автоматизированных систем обработки информации для любого типа предприятий:
Система должна быть понятной.
Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным процессам, происходящих на предприятии.
Система должна быть удобной.
Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим", система подбирается под человека и должна быть удобна для него
Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать вас от грубых ошибок. Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций надежности разрабатываемую систему? Эта задача распадается на три самостоятельные части.
Система должна быть адекватной.
Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.
В основу проектирования БД должны быть положены представления конечных пользователей конкретной организации – концептуальные требования к системе.
При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо принимать во внимание следующее:
- База данных должна удовлетворять актуальным информационным потребностям организации. Получаемая информация должна по структуре и содержанию соответствовать решаемым задачам.
- База данных должна обеспечивать получение требуемых данных за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности.
- База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей.
- База данных должна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области.
- База данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.
- Загруженные в базу данных корректные данные должны оставаться корректными.
- Данные до включения в базу данных должны проверяться на корректность.
- Доступ к данным, размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.
При проектировании дипломного проекта в качестве клиентской части была выбрана Система Управления Базами Данных Microsoft Access. Microsoft Access это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Опишем основные эргономические особенности данной СУБД на которые мы ориентировались при разработке клиентской части:
