Быстрый поиск

Дипломная работа: Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"

- необходимо указать таблицу или таблицы, из которых нужно получить данные;

- необходимо указать поля таблиц;

- необходимо указать условие отбора или составить выражение для вычислений или изменения данных таблиц.

При составлении выражений используют операторы, константы, идентификаторы и функции.

С помощью запросов можно получить любые интересующие вас ответы, изменить данные в таблицах, а также удалить ненужные записи, обновить, добавить в таблицу нужные записи.

В Access существуют четыре типа запросов для различных целей:

- Запросы на выборку (Select queries) отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

- Запросы с параметром (Parameter queries) – это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске.

- Перекрёстные запросы (Crosstab queries) собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы.

- Запросы с группировкой данных

- При обобщении данных используются команда å - групповые операции и в строке групповые операции указываются статистические функции: Count, Max, Sum, Avg.

- Запросы на изменение (Action queries) используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или изменять записи согласно выражениям, указываемых в режиме конструктора запроса.

Для работы в базе данных обычно создают формы для ввода просмотра данных. Формы могут содержать элементы управления.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения ввода и редактирования данных можно использовать таблицы, формы предоставляют преимущества для предоставления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице.

Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.

Форма предоставляет возможность управления работы базы данных.

Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ она предназначена. Формы можно разделить на три основных категории:

1. Управления транзакциями

Такие формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами.

2. Доступ к данным

Фомы этой категории предназначены для представления такой информации, как диаграммы, отчёты, таблицы, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качества источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные, находят средние значения.

3. Администрирование баз данных

Эта категория форм предназначена для выполнения административных функций главная кнопочная форма, которая содержит кнопки, открывающие различные формы для ввода и просмотра данных, печати (просмотра) отчётов, выполняющих уплотнение БД, резервное копирование.

Существуют три способа создания форм:

- Автоматическое создание форм стандартного вида – автоформа в столбец, ленточная, табличная, сводная, диаграмма. Необходимо указать в качестве источника данных таблицу или запрос;

- создание с помощью мастера форм позволяет создавать форму, содержащую поля из одной или нескольких таблиц или запросов, определяет внешний вид формы, Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то мастер форм предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Выбираем основной тип данных, для просмотра которых была предназначена форма;

- .создание формы – диаграммы удобно выполнять, используя в качестве источника данных данные запросов, таблиц.

Сводная таблица аналогична сводной таблицы в MS Excel.

Создание формы в режиме Конструктора используется чаще при создании главной кнопочной формы.

Форму можно разделить на три основные части: заголовок формы, область данных и примечание формы. Для изменения внешнего вида форм используется режим конструктора

Для оформления, создания удобного пользовательского интерфейса в формах можно использовать элементы управления. Наиболее часто используются Текстовые поля (рис1), Переключатели (рис2), Вкладки (рис 3)

В MS Access существует возможность вывода на печать любого объекта – таблицы, формы, но объект Отчёт – предназначенный специально для печати данных

В MS Access отчёты делятся на пять основных типов, так называемых макетов:

- отчёты в одну колонку;

- ленточные отчёты;

- многоколоночные отчёты;

- групповые/итоговые отчёты;

- почтовые наклейки.

Удобнее всего создавать отчёты с помощью мастера отчётов: имеется возможность указывать различные поля из различных таблиц, подводить итоги сумму, среднее, минимальные и максимальные значения.

В конструкторе в отчёт можно вносить изменения отформатировать отчёт, добавить вычисляемые поля: например: =Sum([Оклад])*0,5

Для установки параметров страницы используем команду: Файл – Параметры страницы – вкладка Поля, Страница.

Access позволяет распечатать многоколоночные отчёты – Отчёт – Создать Почтовые наклейки, можно выбрать размер наклейки, а количество строк и столбцов определяется автоматически.

В разделе примечание группы можно добавлять итоговые формулы:

Для выполнения часто повторяемых событий создаются макросы. Макрос – это последовательность макрокоманд, которая запускается в автоматическом режиме.

Созданный макрос можно связать с кнопкой или пунктом меню.

С помощью построителя выражений можно указать условие выполнения макроса.

Проверка Данных

При вводе данных достаточно просто допустить ошибку или забыть ввести информацию. Ошибки и опечатки в ваших данных делают базу данных менее удобной, а порой даже трудной для работы. Одним из преимуществ системы баз данных является то, что оно может проверять вводимые вами данные, иногда даже отказывая вам в сохранении информации, не соответствующей правилам ввода. Этот процесс называется проверкой на валидность, или просто проверкой данных, и заключается в проверке вводимой информации на соответствие данному полю.

В Access проверка информации осуществляется несколькими методами, большинство из которых не требуют от вас навыков программирования. Для формы с различными типами вводимых данных вы, как правило, используются одним или несколько приведенных ниже методов проверки.

Типы данных. Этот наиболее простая форма проверки, используемая в любом базе данных. Разумеется, Access не позволяет вам хранить данные в поле, если тип данных не соответствует типу информации, для которого предназначено данное поле. Если тип данных не соответствует типу информации, для которого предназначено данное поле. Например, Access позволяет ввести в поле Дата только значение даты.

Параметр Inputmask. Этот параметр помогает пользователям вводить в поля данные, которые имеют символы формирования, такие как дефис или скобки в постовых индексах или телефонных номерах. Access позволяет вводить только те значения которые удовлетворяют маски ввода.

Параметр Required. С помощью настройки этого параметра для поле в таблице вы можете обеспечить заполнение этих полей данными. Если пользователь оставляет незаполненным необходимое для заполнения поле или сохраняя запись без ввода значения в поле, в котором это необходимо, Access отображает сообщение с предупреждением.

Параметр ValidationRule. Настройка этого параметра для полей, таблиц или элементов управления в формах позволяет принимать только те видимые данные, которые соответствуют установленным вами правилам проверки. При обновлении пользователем поля или сохранении им записи Access проверяет данные на соответствие их всем установленным вами правилам проверки в случае ошибки выдает сообщение. Вы можете ввести текст этого сообщения, настроив параметр ValidationText.

Процедура события BeforUpdate. Если вы хотите обеспечить комплексную проверку полей, для которой нельзя написать выражение проверки, вы можете написать процедуру события, которая будет проверять данные. В отличие от других форм проверки, в которых Access автоматически отображает сообщение, ваша процедура события BeforUpdate будет отображать сообщение и отменять обновление.

В формате Контакты уже используются маски ввода. В этом разделе вы добавите другие выражения проверки, сначала настроив свойства в таблице Контакты, а затем создав процедуру события BeforUpdate для проверки данных каждый раз при сохранении записи пользователем.

Проверка ввода данных

1. На панели инструментов нажать кнопку Свойства.

2. В перечне свойств щелкнуть на параметр Условие на значение и ввести (“1” OR “2” OR “высшая”). Имеется ввиду, что на поле категория накладывается условие, т.е. можно вводить 1 либо высшая в противном случае будет выводиться сообщение.

3. Щелкнуть на параметр Сообщение об ошибке и ввести Вводится только 1, 2 или высшая!!!

Модуль – это набор процедур Visual Basic. По сравнению с макросом модуль более гибкий и удобный инструмент, но он доступен более опытным пользователям. Поэтому в Access существует возможность преобразования макросов в модули: в режиме конструктора сохранить макрос как модуль.

Поддержка синхронизации поля со списком

Несмотря на ,что поле со списком Найти запись выполняет все, что от него требуется, можно придраться к тому, что оно не отображает имя текущего контакта. Можно перейти к другой записи другим способом, нежели использование поля со списком Найти запись оно продолжает отображать имя предыдущего контакта и, таким образом остается не синхронизированным. Так как этот недочет является довольно существенным можно добавить строку кода в модуль формы чтобы решить эту проблему.

1. Открыть вкладку События в перечень свойств.

2. На параметре ТекущаяЗапись и затем нажать кнопку построения.

3. Выбрать Программы, добавить процедуру события Form_Current.

4. Нажать клавишу Tab и ввести строку кода:

Private Sub Form_Current()

cbofam = Фамилия

End Sub

Этот код устанавливает значение поля со списком на значение элемента Фамилия.Т.е. каждый раз при переходе к новой записи поле со списком будет обновляться и так же отображать эту запись.

Настройка приложения с помощью VBA

Чтобы решить проблему прямой возможности изменения данных в базе сделаем форму доступной только для чтения по умолчанию, чтобы пользователи не могли вносить изменения, не сделав специальный запрос на изменение данных. Таким образом, пользователи будут открывать форму и просматривать конкретную информацию не беспокоясь о возможности случайно внесения изменений. Чтобы сделать форму доступной только для чтения, нужно просто установить значения параметра AllowEdits на «Нет». Так же понадобится разработать способ, с помощью которого пользователи будут сообщать вам о надобности изменения данных.Нужно две дополнительные кнопки в вашем форме: одна для оповещения о желании пользователя внести изменения, и вторая для сохранения измененной записи.

1. Открыть вкладку Данные в перечень свойств.

2. Щелкнуть на параметре Разрешить изменения (AllowEdits) и установить его значение на «Нет»

Изменение записи

1. На панели элементов, щелкнув на инструмент Мастера(Control Wizards), чтобы включить его, и затем щелкнуть на элементе Кнопка. Отказаться от Мастера, а настраивать его параметры вручную.

2. При выключении элементе Мастера кнопка появится сразу, но будет иметь имя по умолчанию.

3. Нажать кнопку Свойства на панели инструментов.

4. В поле свойства Имя введите ИзменитьЗапись.

5. Нажать Enter и в поле свойства Подпись ввести & ИзменитьЗапись.

6. Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопке Изменить запись и в появившемся меню выбрать Обработка событий.

7. Выбрать Программы. Откроется модуль формы Ввод пособий и будет создана процедура событий Click для кнопки.

Private Sub ИзминениеЗаписи _Click()

Me.AllowEdits=True

End Sub

Знак равенства (=) в коде означает «присвоить значение выражения слева выражению слева от знака». Слева от знака в нашем случае находится выражение Me.AllowEdits, которое ссылается на свойство формы РазрешитьИзменение(AllowEdits); для ссылки на свойство текущей формы используется ключевое слово Me, после которого вводится точка и далее имя свойства. Этот код дает команду Visual Basic присвоить выражению слева значение True(Истина). Установка свойства на значение True в коде Visual Basic – это то же самое, что и выбор значения Да (Yes) в перечне свойств формы. Чтобы установить значение параметра Нет (No) в коде, присвоить ему значение False (Ложь).

Возвращение формы

Когда пользователь щелкает по кнопке Изменить запись код выполняет и делает форму доступной для изменения. при перемещении пользователя к другой записи или сохранении текущей записи необходимо вернуть форму в состояние, в котором она доступна только для чтения, чтобы записи не были подвержены случайным изменениям до тех пор, пока снова не будет нажата кнопка Изменить запись.

Существует два случая, которые необходимо учесть:

- Каждый переход пользователя к следующей записи.

- Каждое сохранение текущей записи с использованием любого метода.

1 случай:

1. Открыть вкладку События в перечне свойств

2. Щелкнуть на свойстве Текущая запись и затем нажать кнопку построения.