Изложение: Анализ исполнения социально-правовых запросов архива кадровой документации западного административного округа города москвы за период с 2004 по 2006 годы

1.2.5. В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся  в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий или катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.

1.2.6. При исполнении повторных запросов или составлении справки по просьбе гражданина архив проверяет соответствующие сведения, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

1.2.7. Срок исполнения запросов социально-правового характера, требующего обращения к документам архива не должен превышать 30 рабочих дней. При необходимости руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата составляет 15 дней со дня регистрации. Также запросы выполняются на основании просмотренных описей, каталогов без обращения к документам архива. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

1.2.8. Порядок исполнения генеалогических запросов.

Архивы исполняют генеалогические запросы от граждан, генеалогических обществ и др. организаций на договорной основе. Такого рода запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.

1.2.9. Порядок исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа т.н. «консульских» запросов, осуществляется в соответствии с порядком, установленным МИД РФ, а также «Инструкции о порядке исполнения поступающих из-за рубежа запросов по истребованию документов социально-правового характера, касающихся прав и законных интересов советских, иностранных граждан и лиц без гражданства», утвержденной приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 28 января 1983 г., действующего до сего времени, не предусматривает зафиксированного временного срока исполнения. 

Глава II. Анализ исполнения социально-правовых запросов

2.1. Виды и сложность исполнения социально-правовых запросов

В данной главе проанализированы представленные социально-правовые запросы граждан по видам и сложности исполнения, выданные Сектором документов хлебопекарной промышленности города Москвы Архива кадровой документации Западного административного округа (АКД ЗАО).

При исполнении запросов социально-правового характера сектор АКД готовит следующие виды информационных документов:

- архивная справка официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных;

- архивная копия дословное воспроизведение машинописным, фотоэлектрографическим или другим способом всего текста документа, заверенная архивом. После текста архивной копии указываются поисковые данные, сами копии заверяются подписью исполнителя и гербовой печатью архива.

- архивная выписка дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, официально заверенное архивом. После текста архивной выписки указываются поисковые данные. Текст заверяется подписью исполнителя и печатью;

- информационное письмо официальное письмо архива за подписью руководства, содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии составляются на бланк архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия». Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Не совпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных данных не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, изложенных в документе. В этом случае эти данные оговариваются в тексте понятием «так в документе». Следует особо обратить внимание, что фразой «так в документе» оговариваются расхождения, несовпадения и неточные названия, сокращение слов, аббревиатуры, отсутствие имен, отчеств, инициалов или наличие одного из них и т.д., а не цитаты из архивных документов причем данная фраза пишется непосредственно за тем словом (словами, буквой и т.д.), которое поясняется.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя. В конце справки допускается указание на номер фонда, описи, дела и листа, но и на вид НСА. Следует различать понятия «сведений не имеется» и «документов не имеется». Первое означает, что в просмотренных документах за запрашиваемый период информация о конкретном человеке не обнаружена, но документы за данный период находятся на хранении в архиве.  Второе означает, что интересующих документов в архиве на хранении нет.

При подготовке ответа на запрос о подтверждении работы в особых (вредных) условиях следует просматривать не только приказы и карточки формы Т–2, но и лицевые счета, расчетно-платежные ведомости. В случае отсутствия  каких-либо документов (а не сведений), подтверждающих факт вредных условий труда, информация дается в конце архивной справки.

В случае небрежного оформления документов, поступающих в архив, неоднозначного прочтения текста архивных документов, сложностей в текстовом изложении архивного документа, а также в спорных случаях или по просьбе заявителя архив готовит ответ на запрос в виде копий архивных документов.

 В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, прием связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушать начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В случае выдачи копий архивных документов предусматривается составление сопроводительного письма за подписью руководства архива. В нем должна быть ссылка на постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации № 6 и Пенсионного фонда Российской федерации № 19 от 27 февраля 2002 г. Об утверждении перечня документов необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», которыми допускаются к рассмотрению для исчисления пенсии лицевых счетов, выдаваемые архивными организациями.

Копии документов, выдаваемых архивом, должны быть оформлены в соответствии с «Основными правилами» (п. 8.4.6.5.); на обороте каждого листа должны проставляться поисковые данные документа, на обороте последнего листа проставляются заверительные надписи, все листы копии документов должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителей.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке структурного подразделения архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Готовый ответ подписывается руководством архива (архивная справка и зав. отделом или зав. сектором) на информационном (сопроводительном) письме печать не ставится. 

Копия ответа (архивная справка, выписка и т.д.) остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. На документе проставляется дата подписания документа руководителем архива, а не дата его исполнения и печати.

Справки о начислении заработной платы:

В архивной справке о заработной плате для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, сведения даются только за пять лет (60 месяцев). Если необходимы сведения за больший период, то сведения предоставляются в хронологическом порядке, но не более  пяти лет на каждом бланке. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку, т.к. они приложены в архивных документах: суммирование начислений не допускается.

В случае отсутствия начислений в лицевых счетах, составленных отдельно на каждый месяц, так и на год в архивной справке ставиться прочерк, а в примечании пишется «в лицевых счетах по заработной плате за месяц(ы) начислений нет».

В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц в примечании пишется «лицевые счета по заработной плате за месяц(ы) отсутствуют».

В случае несоответствия отчислений в Пенсионный фонд 1% от итоговой суммы начислений, такие отчисления следует указывать в тексте справки после итоговой суммы начислений в скобках. При этом в примечании дается ссылка на данный факт: отчисления в Пенсионный фонд за год(ы), месяц(ы) указаны в скобках. В остальных случаях отчисления в Пенсионный фонд не указываются.

2.2.    Количественный анализ запросов поступивших в архив

В данном разделе проведен количественный анализ социально-правовых запросов исполненных за период с 2004 по 2006 гг. по документам Сектора документов хлебопекарной промышленности Архива кадровой документации Западного административного округа Главного архивного управления города Москвы.

Архив организован в 2004 году в соответствии с Распоряжением Начальника Главархива Москвы «О передаче в ведение Архивов кадровой документации документов находящихся на хранении а Архивных отделах округов».

За указанный период работы  сектора, сотрудниками архива исполнено около 800 поступивших запросов социально-правового характера. В соответствии с целью исследования данные показатели были использованы для проведения сравнительного и количественного анализа запросов (Рис. № 1).

Рисунок 1. Соотношение видов социально-правовых запросов в общей

выборке

 

Запросы о размере заработной платы - 50,7%;  о подтверждении страхового стажа работы - 34%;  о подтверждении работы в особых (вредных)  условиях труда - 3,6%;  консульских - 0,4% от общего количества запросов

Данные представленные в диаграмме подробно приведены в отчетной таблице (таб. № 1)  по результатам исполнения социально-правовых запросов за 2005 – 2006 гг.

Таблица № 1. Результаты исполнения социально-правовых  запросов

	Всего
	2005 г.	2006 г.
Поступило за указанный период (запросов)	415	379
Из них:
о подтверждении работы в особых (вредных)  условиях труда	15	14
о подтверждении страхового стажа работы	138	132
о размере заработной платы за период менее 5 лет	39	32
о размере заработной платы за период более 5 лет	170	162
консульских запросов	3	0
Всего выдано документов	475	427
Из них:
архивных справок	365	340
архивных копий и выписок	10	14
отрицательных ответов	100	73

Полученные данные позволяют составить расширенный количественный профиль ответов на запросы социально-правового характера, выдаваемых гражданам и организациям, что является весьма важным для оценки динамики работы сектора архива в целях обеспечения законных прав и интересов граждан. Кроме того, это позволяет сделать вывод об уровне востребованности тех или иных архивных справок, об их качественных особенностях, о степени социально-экономической активности граждан в связи с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Полученные данные графически представлена в диаграмме № 1 и № 2.

Диаграмма №1. Соотношение выданных документов сектором АКД ЗАО в ответ на запросы социально-правового характера  за 2005 г.* (указано в % от общего кол-ва)

 * (за период с 1 апреля по 31 декабря 2005 г.)

1 - 0,7%  консульских запросов;

2 - 2,4%  архивных копий и выписок;

3 - 3,6%  о подтверждении работы в особых (вредных)  условиях труда;

4 - 9,4%  о размере заработной платы за период менее 5 лет;

5 - 24%   отрицательных ответов;

6 - 33,2% о подтверждении страхового стажа работы;

7 - 40,9% - о размере заработной платы за период более 5 лет.

Диаграмма №2. Соотношение выданных документов сектором АКД ЗАО в ответ на запросы социально-правового характера  за 2006 г.* (указано в % от общего кол-ва)

* (за период с 10 января по 30 сентября)

1 – 0 %  консульских запросов;

2 – 3,7%  архивных копий и выписок;

3 – 3,7%  о подтверждении работы в особых (вредных)  условиях труда;

4 - 8,4%  о размере заработной платы за период менее 5 лет;

5 – 19,2%   отрицательных ответов;

6 - 34,8% о подтверждении страхового стажа работы;

7 – 42,7% - о размере заработной платы за период более 5 лет.

Полученные данные позволяют сделать следующие выводы:

- что с большей частотой запрашивалась информация о размере заработной платы (51,1% - 50,3%), а также архивные справки, подтверждающие страховой стаж работы (36,8% - 38,5%);

- так же полученные данные свидетельствуют о достаточно высоком уровне заинтересованности граждан в получении ретроспективной информации, что требует разработки архивами новых форм хранения и работы с подобными архивными документами.

         Таким образом, результаты полученные в ходе исследования, явно указывают на необходимость информатизации архивов, приему на государственное хранение и работе с документами по личному составу на электронных носителях, что позволит не только значительно снизить возрастающую загруженность архивохранилищ подобными материалами, но и ускорит сроки исполнения данных запросов, в соответствии с интересами граждан Российской Федерации.

Заключение

В данной работе были проанализированы представленные социально-правовые запросы, их виды, количество и сложность исполнения.

В настоящее время в связи со значительно увеличившемся числом обращений граждан Российской Федерации и иностранных граждан в государственные и муниципальные архивы, связанных с подтверждением страхового стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, необходимых для обеспечения законных прав и интересов заявителей. Это обусловлено тем, что с 1 января 2002 г. в Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами №№166, 167 ФЗ, осуществляется пенсионная реформа, предполагающая переход от полностью распределительной пенсионной системы к системе, основанной на страховых принципах и включающей в себя распределительный и накопительный компоненты с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Данное обстоятельство определило возрастающий общественный интерес к использованию архивных документов.

Результаты теоретического анализа и обобщения данных научно-методической литературы позволяют отметить, что часто встречающиеся (однотипные) запросы могут иметь стандартную форму ответов, что дает возможность использовать шаблоны бланков-ответов, в которые работник архива вносит лишь необходимые личные данные заявителя. Такая унификация непременно будет способствовать более оперативному и точному исполнению запросов граждан.

Сравнительный анализ видов социально-правовых запросов показал, уровень сложности и особенности исполнения архивных справок по данным запросам.

Количественный анализ полученных данных, позволяет сделать вывод об уровне востребованности той или иной ретроспективной информации, что позволяет оценить загруженность и  динамику работы архива, об их качественных особенностях, о степени социально-экономической активности граждан в связи с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан.

Полученные результаты позволяют не только перейти к более глубокому изучению вопросов подготовки архивных справок и выдачи готовых ответов, для дальнейшей разработки рекомендаций и норм на трудозатраты по исполнению запросов социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, но и указывают на острую необходимость скорейшей информатизации архивной отрасли, способствующей не только более эффективному информационному обеспечению граждан, но и дающие возможность значительно повысить производительность труда работников архивов. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях, не только значительно снизит все возрастающую, порой критическую загруженность архивохранилищ подобными материалами, но и позволит более рационально использовать площади архивов в сложившихся экономических условиях.

 

Список источников и литературы

1. Опубликованные источники

 

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Отечественные архивы. – 1993. - № 5.

2. Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» // Отечественные архивы. – 1993. - № 3.

2. Основная литература

2.1. Нормативная литература

3. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. -  М., 2002.

4. Основные правила работы государственных архивов СССР.  -  М., 1984.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1989.   

6. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1988. Вып. 2.

2.2. Методическая литература

7. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений.                – М., 1988.

8. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1991.

9. Организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАНИ. М., 1999.

10. Порядок приема, регистрации, учета и передачи на исполнение запросов / Главархив Москвы. – М., 2005.

11. Перечень сведений конфиденциального характера. – М., 1997.

11. Регламент подготовки и выдачи документов в режиме «одного окна» Главным архивным управлением города Москвы / Главархив Москвы.            - М., 2005.

12. Регламент подготовки и выдачи Главным архивным управлением города Москвы информационных документов по документам Государственной службы медико-социальной экспертизы Москвы / Главархив Москвы.              - М., 2006.

2.3. Архивоведческая литература

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник.- М.: ПрофОбрИздат, 2002.

14. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Изд-во «Норма», 1996.