Реферат: Автоматизация учета продажи товаров в ООО Мастер-СД

       3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;

       4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.

                 Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычмслительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в АСУ данных, фиксируется на машинных носителях системы.

                  Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета продаж»,

2.1.1. Информационная модель и ее описание

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем:

-     бухгалтерского учета;

-     оперативного и количественно-суммового учета.

     Информационные потоки между ними представлены на рисунке 18.

             

Рисунок 4. Схема информационной модели учета продажи товаров

-договора на продажу -бартерные договора -карточка покупателя

-по группам по партиям по контрагентам по внешней классификации

По реализации товаров

По исполняемым документам-основаниям

Исполняемые документы-основания

-Реестры (в исполнении, просрочены, оплачены) - Проверка соответствия ДО и накладных

-Реестр -Проверка соответствия накладных и складских ордеров

Расходные и возвратные накладные

Печать накладной

Списание на складе

Оформление накладных на отпуск

С резервированием Без резервирования

Печать документа

                                                                 Оперативный учет

Оприходование на склад

                                                                                                        Бухгалтерский учет 

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации для получения новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

          Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в ООО "Мастер-СД" фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

        К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

        В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

        Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

        Условно-постоянная информация задачи учета продаж в Trade Assistant представлена следующими справочниками:

-     справочник товаров;

-     справочник контрагентов;

-     справочник складов;

-     справочник расчетных счетов.

        Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по продаже товаров. При продаже товара в Trade Assistant заполняется счет (Приложение 1), накладная (Приложение 2), счет-фактура (Приложение 3) и договор купли-продажи (Приложение 4).

        Прайс-лист формируется на основе текущих складских остатков.

2.1.2. Характеристика результатной информации

Результатными показателями в ООО "Мастер-СД" являются:

-             Ведомость "Документы продаж";

-             Ведомость "Продажа товара";

-             Ведомость "Резервы и заказы";

-             Ведомость "Продажа (по документам)";

-             Ведомость "Продажа (по товарам);

-             Ведомость "Просроченные отгрузки и резервы";

-             Ведомость "Возврат товара" (по документам);

-             Ведомость "Возврат товара" (по товарам);

-             Ведомость "Неоплаченные накладные";

-             Ведомость "Активность покупателей";

-             Прайс-лист;

-             "Книга продаж".

       В данном пункте  рассматривается формирование Прайс-листа по наличию замков. В стандартной поставке Trade Assistant уже имелся Прайс-лист по наличию, но он не удовлетворял потребностям "Мастер-СД" (Приложение 5), т.к. в нем имелось много ненужной информации. Поэтому был разработан Прайс-лист, отвечающий потребностям данной фирмы (Приложение 6). Схема его формирования приведена на рис. 19.

Категория Артикул Изготовитель

   Название                                             Изготовитель                             Оптовая цена

 

Справочник товаров Карточка товара

Price 9 + 18%

                             Оптовая цена от 50 т.р.                         Количество в коробке

 

                           Рис. 19. Схема формирования Прайс-листа

          Определение состава реквизитов информации зависит от поставленной перед задачей цели; состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы ООО "Мастер-СД".

           Последовательность расположения реквизитов по частям документа (заголовочной, содержательной, оформительской) и отдельным зонам. Внутри зон реквизиты также располагаются по установленным правилам (удобство работы пользователя, специфика отражения итогов, акцентирование внимания на отдельных реквизитах и т.п.)

        Описание полей (реквизитов) выходного документа, или иначе – представление структуры выходного документа прайс-листа по наличию  представлена в табл. 12. Формализация расчета прайс-листа рассмотрена в п. 1.5.3.

    

         Таблица 12. Структура выходного документа Прайс-лист по наличию

Наименование поля (реквизита)	Идентификация	Тип	Длина
Название	STOSK	Текстовое	26
Изготовитель	Inventory. SPEC	Текстовое	10
Опт.	Inventory. Price 1	Числовое	6
Опт. От 50 тыс. рублей	Inventory. Price 2	Числовое	6
Количество в коробке	Inventory. QUNITS	Числовое	3

 

        Для формирования прайс-листа вызывается Генератор Отчетов, в котором указывается список полей нового отчета. Затем указываются поля, которые можно включить в фильтр. Для нашего примера включим в фильтр Артикул, Категория, Склад, Категория склада. В фильтр "Артикул" вводится формула

                                    (QTY – RSRV) >0, где

                                QTY – количество товара на складе,

                                RSRV – зарезервированный товар.

           Т.е.  если количество товара на складе равно нулю (или этот товар зарезервирован), этот замок автоматически не показывается в прайс-листе.

Прайс-лист по наличию разработан для удобства покупателей, печатается каждый день в начале рабочего дня, объем его колеблется от 5 до 7 страниц.

               Рис. 20. Формирование Прайс-листа в Trade Assistant

2.1.3. Разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажи товаров

 Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем:

-     бухгалтерского учета;

-     количественно-суммового и оперативного учета.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9