Реферат: АРМ бухгалтера-расчетчика

Дело в том, что для просмотра и формирования отчетов целеобразно хранить все данные, относящиеся к начисленным суммам по начислениям квартплаты и льготам в записи одного жильца, являющегося плательщиком, для чего в цикле осуществляется переход на эту запись. А так как при начале цикла в первом WHILE-цикле определено условие окончания, если переменная !EOF() примет значение .F., то при таком подходе (возврате на нужную запись в процессе цикла) эта переменная никогда не примет этого значения, так как она изменяет свое значение не тогда когда указатель записи находится на последней записи, а когда указатель записи попытается выйти за пределы последней записи, вот для прекращения цикла и используется это условие. А именно: переменная m хранит число всех записей а n хранит номер последней записи. И если n будет больше m, то это значит, что все записи рассчитаны. Единственным недостатком (по моему мнению) такого подхода является то, что переменная m ранит все записи, включая записи помеченные на удаление, и в зтом случае расчет для последней записи производится столько раз, сколько в БД записей на удаление, что не влияет на результат, а только на скорость обработки, но это ограничение не касается моего расчета, по той причине, что записи помечаются только в БД жильцов, а в БД начислений их не существует, так как БД начислений формируется из БД жильцов, для которой определено игнорирование записей на удаление (SET DELETE ON).

И последняя команда, которая выполняется при истинном условии описанном выше, это просмотр расчетов. Он осуществляется с помощью команды BROWSE (см. прилож. 2 рис. 16) со следующими полями: фамилия, табельный номер из БД жильцов и результаты начислений по квартплате, льготам и сумме к оплате из БД начислений, также используются три вычисляемых поля. Это поле-функция от полей, со значком “ü”,показывающая жильцов, имеющих льготу и поля со значками: “+”, “=”,показывающих суть расчета. В нижней части в статус-строке показывается адрес жильца, количество проживающих и льготников (см. прилож. 1.2 стр. 42). А также здесь переменной _PAD_OTCH, присваивается значение .Т., которая позволяет формировать отчеты по выполненным данным.

Функция ПОИСКА

 На этом пункты меню по работе с данными заканчиваются и сейчас рассмотрим функцию поиска, которая выполняется во всех процедурах, предназначенных для обработки и просмотра данных. Эта процедура закреплена за клавишей F5, а в окне, которое вызывается при выборе “КАДРЫ”-“Квартиросъемщики”, закреплена за пунктом в Fox-меню “Поиск”.

Для выполнения этой функции используется:

меню, с пунктами определяющим по каким значениям будет производиться поиск (по фамилии, по табельному номеру, по адресу и отмена поиска), которое определено в файле MENI.PRG (см. прилож. 1.1 стр. 4).

Окно для задания критерия поиска, с помощью команды @…GET и переменной “а”, имеющей тип, в зависимости от выбора пункта меню. Окно также определено в начальном файле (см. прилож. 1.1 стр. 2).

А также используются разные процедуры. Для поиска по фамилии и табельному номеру – POISK, по адресу – PO_ADR. Это сделано для того, чтобы при поиске по адресу возможно оставлять пустыми значения номера дома и(или) квартиры.

Выполнение функции поиска построена таким образом, что при нажатии клавиши (пункта меню) активируется меню поиска (ON KEY LABEL F5 ACTIVATE POPUP POISK (ACTIVATE POPUP POISK)) , где нужно выбрать необходимый пункт, как показано на рис. 13 прилож. 2, где при работе с картотекой льготников нажата клавиша F5 и выбран пункт “По адресу”. Для пунктов меню POISK’a командой ON SELECTION BAR определено выполнение процедуры POISK (см. прилож. 1.2 стр. 24)

Здесь в переменной _REC запоминается номер текущей записи, для возврата при неудачном поиске. Далее в структуре DO CASE анализируется выбранный пункт.

Если PROMPT()=’По фамилии’(‘По табелю’), то главным выбирается TAG fam (tab), для поиска с помощью команды SEEK(), в команде @…GET определяется переменная “а” имеющая символьный тип (DEFAULT SPASE(25)) а для табеля числовой тип из четырех знаков (PICTURE ‘9999’), предъявляется окно POISK в котором расположено поле GET для занесения ключа поиска. После ввода искомого значения из него удаляются возможные пробелы (ALLTRIM(a)) для поиска по фамилии, что позволяет вести поиск и по не полному ключу (фамилии). Также значение переменной “а” запоминается в переменной “d”, а для табельного номера переменная “а” преобразуется в символьный тип (d=STR(a,4)), которая нужна для включения ключа поиска в сообщение WAIT о неудачном поиске. Сам поиск осуществляется после окончания команды DO CASE в команде IF…ENDIF - IF BAR()#4.AND.!EMPTY(a).AND.!SEEK(a) – если пункт не отмена и если переменная “а” не пуста и поиск неудачный, то выводится системное окно с помощью команды WAIT–WAIT ‘Поиск’+PROMPT+’:’+d+’ НЕУДАЧНЫЙ’ WINDOW – которое показано на рисунке:

Которое затем удаляется нажатием любой клавиши, и указатель записей возвращается на (GO _REC) старое место. Потом происходит возврат в команду из которой был вызов. Если в результате поиска была найдена нужная запись, то в команде BROWSE, курсор будет стоять на ней, если в команде READ, то будет переход на эту запись и обновление информации и GET-объектов для этой записи.

Если PROMPT()=’По адресу’, то выполняется процедура PO_ADR (см. прилож. 1.2 стр. 25). Здесь вначале определяется меню, массив и переменные с помощью которых в WHILE-цикле будут формироваться BAR-пункты из названий улиц. Затем массив переопределяется и его элементы – это пункты меню, которое активируется при входе в поле для ввода улицы и его выбор осуществляется в процедуре YLIZ (см. прилож. 1.2 стр. 29), где переменной m.yl присваивается значение параметра-mprompt. (ON SELECTION POPUP YL DO YLIZ WITH PROMPT()), где передаваемый параметр (PROMPT()) это название BAR-пункта, то есть название улицы. Работа с окном POISK осуществляется с помощью переменных полей адреса, которые создаются с помощью команды – SCATTER FIELDS yl, dom, kw_ra MEMVAR BLANK. После заполнения полей и нажатии клавиши Enter (начать поиск) в структуре DO CASE анализируется сколько полей заполнено и с помощью команды LOCATE c FOR условием ведется поиск. Если он удачный то осуществляется переход на найденную запись, и если это READ-окно то информация о жильце обновляется, иначе указатель записи возвращается на прежнюю запись.

Пункт меню “ОТЧЕТЫ”

Подготовка и оформление отчетных данных без сомнения являются кульминацией любого делового приложения. Так что стоит приложить усилия для того, чтобы все многообразие данных, записанных в БД приложения, нашло достойное отображение в отчетах, напечатанных на принтере.

FoxPro имеет мощные средства построения отчетов для вывода данных в желательном для пользователя виде на принтер, экран или в текстовый файл, но в своей дипломной работе я не пользовался этими средствами, а попытался программированием вручную создать нужные выводимые данные. Это связано с тем, что я не преследовал коммерческой цели, создавая приложение, а также для того, что бы лучше освоить язык программирования и задействовать как можно больше команд и функций FoxPro.

Все отчеты формируемые с помощью данных баз построены по одной схеме, поэтому я разберу одну из них более подробно, а в остальных только кратко дам описание.

“ОТЧЕТЫ”-“Списки по начислению”

При выборе этого пункта формируется отчет для каждого жильца с суммами начислений по каждой услуге и отдельно начисления по льготам, показывается сколько оплачено и остаток если остаток положительный, то это сумму необходимо заплатить плательщику за пользование услугами, если отрицательный то эта сумма должна перейти на следующий месяц в счет будующих платежей за услуги. Также в шапке по каждому жильцу выводится дата оплаты, количество проживающих, из них количество льготников, занимаемая площадь. (см. прилож. 3 стр.1). формирование отчета выполняется в процедуре SP_NACH (см. прилож. 1.7 стр. 1). В первых строках убирается меню отчетов с экрана (HIDE POPUP VIEV), затем проверяется значение переменной _PAD_OTCH, она должна иметь значение “Истины” (.T.), если ее значение “Ложь” (.F.), то значит выполнялась процедура “Дополнения\Изменения” и появится системное окно, с просьбой сделать слияния расчетов. (см. выше).

Затем переопределяется клавиша F1 для открытия в окне помощь подсказку по этой процедуре, в переменную “i” заносится номер текущего месяца (MONTH(DATE())), для включения его в имя файла, чтобы в последующем было легко опознать данные файла по его имени. Например в переменной формируется имя за март месяц (T=’NACH-’+ALLTRIM(STR(i)))+’.’+’txt’, где “i” это цифра три и в результате получится файл NACH-3.TXT, что означает отчет за март (3) по начислениям (NACH). Эта переменная нужна чтобы после завершения формирования отчета его, с помощью макроподстановки (EVALUATE(‘T’)или(&T)) , можно было открыть в окне для просмотра и(или) редактирования. Ниже определяется это окно, оно не определяется заранее, для того чтобы его можно было закрыть с помощью мыши, щелкнув в левом углу по прямоугольнику (Опции “SYSTEM CLOSE”).

Далее с помощью команды SET ALTERNATE TO <имя файла> создается альтернативный файл и командой SET ALTERNATE ON он открывается для внесения в него данных, одновременно командой SET CONSOLE OFF выдача на экран формируемых данных не производится.

Формирование отчета выполняется с помощью циклов, а так как некоторые данные хранятся только в полях плательщика, то используются переменные для хранения данных которые будут выводится в файл и переменные позволяющие организовать циклы это:

 Определяются два массива и переменные для вывода данных в файл:

NACH(12,1)-для хранения сумм начислений по квартплате каждой услуге, итоговых сумм и оплаты, LG(9) – для хранения сумм по начислениям по льготам каждой услуге, PL- содержит количество жильцов, L – количество льготников, FM-фамилия плательщика, OS-значение поля-OST_K (остатка), TB-табельный номер плательщика, KV_MET – значение поля KV_M (квадратные метры), DAT_OP – значения поля D_OPL (дата оплаты).

В циклах определяются переменные для систематизированного предъявления данных:

Y-значение поля YL (улицы), D-значение поля DOM (дома) и K- значение поля KW_RA (квартира).

В процедуре используются четыре цикла, аналогичных описанным в процедуре слияния квартплаты с льготами. То есть используются четыре цикла, где первый WHILE-цикл определяет, что циклы будут работать пока не будет попытки выйти за последнюю запись в БД (DO WHILE !EOF()). Второй предъявляет записи жильцов, живущих на одной улице (DO WHILE y=yl). Третий предъявляет записи жильцов (DO WHILE y=yl AND d=dom). И четвертый SCAN-цикл предъявляет жильцов одной квартиры (SCAN WHILE yl=y.and.dom=d.and.kw_ra=k), внутри которого, с помощью команды управления IF…ENDIF в зависимости от категории жильцов, переменным присваиваются соответствующие значения, которые затем с помощью команды ?\?? [<выр1>[PICTURE<символы шаблона предъявления данных>][FUNCTION<формат выводимых данных>]][АТ<номер столбца, с которого должен начинаться вывод>][,<выр2>]…] заполняют открытый альтернативный файл.

После обработки всех записей БД вывод в альтернативный файл запрещается (SET ALTERNATE OFF) и он закрывается (SET ALTERNATE TO). И созданный файл открывается в окне VEDOM для просмотра(редактирования) (MODIFY COMMAND EVALUATE(‘T’) WINDOW vedom).

После закрытия окна просмотра отчета появляется окно с предложением отправить документ на печать. В случае согласия (кнопка “Да”) опрашивается готовность принтера (PRITSTATUS=.T.) и документ распечатывается (TYPE (T) TO PRINT) иначе (кнопка “Нет”) работа процедуры заканчивается и печать отчета возможна из пункта меню “Печать”.

“ОТЧЕТ”-“Списки по льготам”

Формирует отчет по льготникам не зависимо от периода действия льготы (см. прилож. 1.7 стр 3). Здесь переменные почти не используются, в переменные заносится только фамилия и табельный номер плательщика и переменные для предъявления данных в циклах. Данные выводятся с помощью полей льготников в БД жильцов и БД начислений, где хранятся нужные данные. Распечатка отчета показана в прилож. 3 стр. 4.

“ОТЧЕТ”-“Оплата э\энергии”

Формируется отчет по оплате за электроэнергию, исходя из данных счетчика (см. прилож 1.7 стр.5). Здесь используются переменные только для систематизированного предъявления данных в циклах. Данные выводятся из полей плательщиков, так как льгота по этой услуге не предусмотрена. Распечатка показана в прилож. 3 стр. 5.

“ОТЧЕТ”-“Сальдо по квартиросъемщикам”

 Формируется отчет по плательщикам с указанием суммы начислений по квартплате, сумме к оплате и суммы остатка (см.прилож. 1.7 стр. 7). Здесь также используются переменные только для систематизированного предъявления данных в циклах. Распечатка показана в прилож. 3 стр. 6.

“ОТЧЕТ”-“Свод по квартплате за месяц”

Формируется отчет по общим суммам всех начислений по каждой услуге и итоговые суммы за месяц (см. прилож. 1.7 стр. 8). В этой процедуре не используются циклы. Данные получаются с помощью команды математической обработки БД: CALCULATE [<границы>][WHILE<условие>][FOR<условие>]<список выражений>[TO <переменные>/TO ARRAY <массив>]. Эта команда позволяет вести математические расчеты в БД. <Список выражений> может содержать любую комбинацию внутренних для данной команды функций, которые также выполняют матаматическую обработку (AVG(<вырN>), CNT(), MAX(<выр>), MIN(<выр>), STD(<вырN>), SUM(<вырN>), VAR(<вырN>), NPV(…)). Здесь приведена полный перечень возможности для данной команды, а жирным шрифтом выделены опции, которые используются в процедуре. Так первая команда CALCULATE подчитывает общие начисления по квартплате (SUM<поле с суммой начислений квартплаты по услуге>), вторая общие начисления по льготам (SUM<поле с суммой начислений льготы по услуге>) и полученные результаты заносятся в переменные. Затем в переменные заносятся общие суммы начислений для получения организацией за предоставления услуг квартиросъемщикам за месяц. Они рассчитывается путем вычета из общих начислений квартплаты по услугам начисления льгот по услугам и полученные результаты выводятся в файл. Распечатка показана в прилож. 3 стр.7).

Пункт меню “ПЕЧАТЬ”

При выборе данного пункта активируется POPUP-меню описанное с опцией PROMPT FILES [LIKE<маска>] – элементами которого будут названия файлов, ограниченных маской (DEFINE POPUP prin_t FROM 1,31 PROMPT FILES LIKE *-1.TXT см.прилож. 1.1 стр.3), которое формирует меню из имен файлов, созданных при выборе соответствующего пункта “ОТЧЕТА” и определение реакции меню выполняется в процедуре print3 (ON SELECTION POPUP prin_t DO print3 WITH PROMPT(),LASTKEY()), куда передаются два параметра это-имя файла (vv - PROMPT()) и код нажатия клавиши (lk - LASTKEY()).

В процедуре (см. прилож. 1.2 стр. 28) в структуре DO CASE анализируются переданные параметры. Если нажата клавиша “Enter” (ВВОД), то код 13 (CASE lk=13) и осуществляется вызов соответствующего текстового файла в окно VEDOM для просмотра с возможностью редактирования (MODIFY COMMAND (vv) WINDOW VEDOM).

Если нажата клавиша “Spacebar” (ПРОБЕЛ), тол код 32 (CASE lk=32), происходит опрос готовности принтера (PRINTSTATUS()) и если он готов, файл печатается (TYPE (vv) TO PRINT), если нет – выдается соответствующее сообщение. Ниже приводятся мена файлов:

файл LG_KW-xx.TXT“Списки по льготам”

файл EL_PL-xx.TXT“Оплата электроэнергии”

файл SVOD-xx.TXT“Свод по квартплате за месяц”

Где хх – это номер месяца, за который сформирован отчет.

Пункт меню “ПОМОЩЬ”

Все файлы помощи хранятся в базе данных HELP.DBF, которая имеет только одно MEMO-поле. И по умолчанию имеет восемь, заполненных информацией, полей.

“ПОМОЩЬ”-“Помощь”

при выборе этого пункта командой ON SELECTION … DO HELP WIHT 6 выполняется процедура, в которой в окне открывается текст подсказки записанной в 6-ой записи MEMO-поля. Здесь описывается помощь по пунктам меню. (см прилож. 2 рис. 21)

“ПОМОЩЬ”-“Справка”

при выборе этого пункта командой ON SELECTION … DO HELP WIHT 3 выполняется процедура, в которой в окне открывается текст подсказки записанной в 3-ей записи MEMO-поля. Здесь описывается общее назначение и характеристика приложения.

Работа процедуры помощи будет рассмотрена ниже.

Создание контексно-зависимой экранной подсказки.

Каждое MEMO-поле в БД помощи (HELP.DBF), содержит конкретное описание помощи по работе с отдельными окнами. В начале работы программы, когда баз данных еще нет, описание помощи хранится в текстовых файлах. И при первом запуске приложения, с помощью языка SQL (см. прилож. 1.3 стр. 2), они создаются и в БД помощи последовательно в MEMO-поля переносятся содержимое текстовых файлов (APPEND MEMO HLP FROM HELP1.TXT).

Для экрана помощи определяется окно также с именем HELP, а клавиша F1 и два пункта данного меню закрепляются за процедурой с именем HELP, в которую передается один параметр К (ON KEY LABEL f1 DO help WITH k)

Этот параметр в дальнейшем будет указывать номер записи в файле HELP.DBF, где содержится нужная подсказка. В самой процедуре (см. прилож. 1.2 стр. 21) осуществляется перевод указателя записей в области I (в которой открыта БД помощи) на запись номер К.

Здесь же определяется окно HELP, в которое с помощью команды MODIFY MEMO I.HLP WINDOW HELP NOEDIT выводится текст подсказки. Чтобы исключить случайную возможность порчи содержимого HELP пользователем, возможность редактирования исключена опцией NOEDIT.

В процедурах работы с приложением вначале переопределяется клавиша F1 для открытия соответствующей подсказки (ON KEY LABEL f1 DO help WITH 1(2,4,5,7,8)), а по завершении работы с любым окном клавише F1 определяется параметр 6 (…WITH 6). Это позволяет из любого места программы можно вызвать свою помощь нажатием клавиши F1. Доступ к нужной записи в файле помощи происходит очень быстро, поскольку ее не приходиться искать. Для этого нужно в соответствующих местах программы делать присвоения переменной К, то есть указывать номер нужной записи из файла HELP.DBF. В процедурах, где помощь не предусмотрена, переменной К задается значение 6, для вывода общей помощи по программе, которая также закреплена за пунктом меню “Помощь”.

Пункт меню “Выход”

Для корректного закрытия БД и завершения работы необходимо проконтролировать запросом попытку пользователя выйти из программы. Данная функция будет содержать обычный запрос на подтверждение выхода, и при положительном ответе (кнопка “Да”) осуществит закрытие всех активных файлов БД, сохранит в файле M_ZAR.MEM все переменные начинающиеся с символа “_” (SAVE TO m_zar ALL LIKE _*). В приложении зти переменные определены как глобальные и переменные нормативных ставок и после этого происходит выход из приложения (QUIT). При выборе кнопки “Нет” происходит возврат в приложение.

Заключение

В процессе работы над дипломным проектом был создан комплекс программных средств для обеспечения работы бухгалтера-расчетчика. Кроме того была разработана концепция проектирования информационно - справочных систем с применением функций экранного интерфейса, разработанных в рамках дипломного проекта. Применение специализированных функций позволило сократить время разработки основного модуля программы и обеспечило высвобождение времени на создание процедур обработки данных. В дипломном проекте представлен один из множества подходов к проектированию программного обеспечения информационного плана, дающий возможность на ранних этапах разработки учесть все нюансы будущей программы, необходимый набор функций, состав и структуру баз данных, что в дальнейшем исключает необходимость переработки уже написанных компонентов программы.

Данный дипломный проект разрабатывался не с коммерческой целью, а с целью показать возможности СУБД FoxPro, используя в приложении как можно больше команд и функций данной СУБД. Поэтому работа приложения не предусматривает сохранения и просмотра раннее сделанных расчетов и работа осуществляется только с текущим месяцем.

Хотя принцип работы приложения и язык программирования не исключают и коммерческое распространение. Достаточно лишь добавить модули сохранения данных при переходе на следующий месяц и просмотра из архивов этих данных.