Курсовая работа: Використання різних джерел інформації для підготовки та прийняття управлінських рішень
Серед інших функцій управління (організація, мотивація, контроль) планування грає провідну роль, оскільки діяльність керівників з цих функцій спрямована на те, щоб сприяти досягненню запланованих цілей. Очевидно, що планування логічно передує виконанню всіх інших функцій, передбачаючи напрямки дій по них: адже ж цілі визначаються до того, коли вже відомо, як будуть потрібні організаційні взаємозв'язки, які знадобляться особисті якості, який вид контролю належить застосувати. Крім того, вся решта функцій повинні плануватися, щоб успішно здійснюватися. Сенс планування - це природний міст між минулим і майбутнім. Відомий французький вчений в області менеджменту А. Файоль писав: Планування дій - це водночас і передбачений результат, і напрямок дій, яким треба йти, етапи, які треба пройти, і методи, як належить застосувати. Це свого роду картина майбутнього, у якій наближені події окреслені з деякою певністю, в той час як віддалені події виступають все менш і менш виразно.” Важливо розуміти, що планування виражає собою навмисне намагання вчинити вплив на майбутні зміни, управляти їх розмахом, швидкістю і наслідками. Отже, воно да змогу здійснитися тому, що за інших обставин могло і не статися. Таким чином, планування - це організоване продумування рішень замість спонтанного їх прийняття. Тобто протилежністю планування є імпровізація, коли рішення ухвалюється після отримання реальних даних про подію, яка вже здійснилась, і виконавець лише узгоджує свої дії з ситуацією. [3, с.38-42]
Планування вважають чудовим досягненням людської думки. Р.Акофф, відомий американський вчений - управлінець, пише так: „Мудрість - це здібність передбачати віддален наслідки дій, які здійснюються, готовність пожертвувати теперішньою вигодою заради більших благ у майбутньому і уміння управляти тим, що є керованим, не засмучуючись із - за того, що не є керованим ... Планування це зброя мудрих ... Планування це один з самих складних і нелегких видів розумової праці, доступних людині” [8, с.16].
Таким чином, планування грає особливу і провідну роль в динамічних ринкових умовах. При зрілому ринку організації всіх типів планують все більше аспектів своєї діяльності і на більш віддалені роки, планують, все менше опираючись на інтуїцію, а все більше - на аналіз. Інтенсивні зміни і економічний зріст створюють додаткові можливост успіху на ринку.
Плани є засобом координації діяльності різних підрозділів при прийнятт управлінських рішень. В планах визначають наявні ресурси, необхідні для досягнення накреслених цілей в межах конкретного періоду. Плани охоплюють діяльність виробничих підрозділів, тому прийняття управлінських рішень здійснюється в межах своїх планів. Перевага планів перед правилами заключається в тому, що вони являються більш гнучкими і їх легше пристосувати до змінюючих умов. В той же час план повинен бути не догмою, а гнучким нструментом. Успішно діяти в ситуації, яка безперервно змінюється, може той, хто не просто стежить за змінами, і використовує нову інформацію для оперативного коригування власної дійсності.
Таким чином, призначення планування як функції управління заключається в прагненні завчасно врахувати по можливості всі внутрішн зовнішні фактори, які забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємства. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з врахуванням можливостей найбільш ефективного використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і підприємством в цілому. Тому планування покликане забезпечити взаємозв'язок між окремими структурними підрозділами, включаючи весь технологічний ланцюг; науков дослідження і розробки, виробництво і збут. Ця діяльність спирається на виявлення і прогнозування споживчого кошика, аналізу і оцінц наявних ресурсів і перспективи розвитку господарської кон’юнктури.
В залежності від змісту цілей і завдань можна виділити такі форми планування: перспективне стратегічне планування (прогнозування), середньострокове (тактичне) та поточне (оперативне) планування.
Стратегічне планування (вищий рівень) - це спроба поглянути у майбутнє, оцінити, які тенденц спостерігаються в його оточенні; визначити, якою буде поведінка конкурентів. Головне завдання планування на цьому рівні полягає в тому, щоб визначити, як організація буде себе вести в своїй ринковій ніші.
Тактичне (середньострокове) планування визначає проміжні (середньострокові) цілі на шляху досягнення стратегічних цілей і завдань. Тактичне планування по своїй суті подібне стратегічному. Різниця лише в тому, що керівники підрозділів повинні координувати або інтегрувати свою діяльність між собою. І це повинно бути відображено у плані. Тому їх відповідальність з точки зору тактичного планування заключається в тому, щоб в основу планування покласти ідеї, які були розроблені при стратегічному плануванні.
Оперативне планування - це основа основ планування. В оперативних планах стандарти діяльності, описання робіт і т.д. вписуються у таку систему, при якій кожен направляє свої зусилля на досягнення загальних головних цілей організації.
Всі три типи планів складають загальну систему, яка називається генеральним або загальним планом, або бізнес-планом функціонування організації. Планування передбачає: обґрунтований вибір цілей; визначення політики; розробку мір заходів (образу дій); шляхи досягнення цілей; забезпечення основи для прийняття наступних стратегічних рішень. [3]
§3 Процес розробки рішення як складова частина теорії прийняття рішень.
В даний час процес розвитку і становлення теорії прийняття рішення як науки проходить досить інтенсивно. Це пов’язано з розвитком і впливом на виробництво результатів інновацій, застосування ЕОМ, а також сучасних кількісних методів. При цьому спостерігається взаємне проникнення і збагачення між окремими дисциплінами і областями знань. Із аналізу складових частин теорії проникнення рішень виникає, що вона не вузька галузь, а наука, яка синтезує безліч знань із різних областей, використовуючи і направляючи х на підвищення якості розроблених рішень і ефективності управління виробництвом.
Розглядаючи теорію прийняття рішень як узагальнюючу, інші теор або їх частини, слід перш за все виділяти фактори, що їх визначають. Це умови, в яких прийняття рішення; особа, яка приймає рішення; процес розробки та прийняття рішення.
Умови, в яких необхідно приймати рішення, ряд вчених трактують таким чином; а) вибір рішень в умовах визначеності, тобто, коли результат кожної дії відомий; б) вибір рішень в умовах ризику, коли кожна дія приводить до визначеного результату, причому кожен результат має відому правдоподібну появу і ці імовірності приймаючому рішення відомі; в) вибір рішення в умовах невизначеності, коли кожна дія має багато виходів, правдоподібності яких невідомі. [16, с.10]
Ефективність
управлінського рішення багато залежить від
рархічного рівня, а також особи, яка приймає рішення. Тому
необхідно встановити, на якому ієрархічному рівні повинно
прийматися те чи інше рішення і хто повинен його приймати.
Класична теорія централізації і децентралізації рекомендує приймати
рішення на самому низькому компетентному рівні, але проблема:
заключається в його визначенні.
Складовою частиною теорії прийняття рішень, де реалізуються визначаюч фактори, є процес розробки і прийняття рішення, основна проблема якого заключається в визначенні етапів і методів їх формалізації.
Процес розробки та прийняття рішення являє собою обґрунтований вибір стратегії поведінки працівника управління між декількома варіантами (альтернативами) для досягнення поставленої мети. Характерними особливостями процесу є зв'язок з майбутнім, наявність альтернатив і їх раціональний вибір, вольове зусилля знання особи, яка приймає рішення.
Автори підручника „Основи менеджменту” М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі відмічають, що вирішення проблем, як і управління - процес, так як мова йде про нескінчену послідовність кроків. Керівник турбується не стільки про рішення як про таке, скільки про все, що пов'язане і витікає із нього. Для вирішення проблеми необхідне не одиничне рішення, а сукупність виборів. Тому процес вирішення проблеми являється п’яти етапним плюс впровадження і зворотній зв'язок. Фактичне число етапів визначається самою проблемою. На їх думку послідовність етапів повинна бути: діагностика проблеми; формулювання обмежень і критеріїв для прийняття рішення; виявлення альтернатив; оцінка альтернатив; вибір альтернативи, впровадження, зворотній зв’язок.
РОЗДІЛ ІІ. ІНФОРМАЦІЯ ТА УПРАВЛІННЯ
§1 Поняття „Інформація”
Поняття “інформація” (лат. Informatio – роз’яснення, виклад) має багато значень, з яких найбільш загальне і широке – „відображене різноманіття”. Таке визначення дозволяє розглядати як інформаційні процеси, які проходять в технічних механізмах, живій і неживій природі, в суспільстві. Отже, за інформацію вважали і передачу ознак від клітини до клітини, і від організму до організму. У теорії інформац все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну – інформацію, яка циркулює в неживій природі, біологічну – яка циркулює в живій природ (рослинний і тваринний світ), соціальну – яка осмислена людським суспільством (соціумом).
Певний час в деяких філософських працях була висунута концепція, згідно якої інформація являється однією з основних універсальних властивостей матерії – атрибутом всієї матерії. Такий підхід пов’язує поняття „інформації” з поняттям „відображення” і отримав назву атрибутивного. [17, с.36]
„ Інформація цінна, - говорив академік А.А. Харкевич, - оскільки вона сприяє досягненню поставленої цілі. Одна й та ж сама інформація може мати різну цінність, якщо її розглядати з точки зору використання для різних цілей”. Цінність інформації, таким чином, прямо залежить від цілі, яку ставить перед собою її споживач. З тим чи ншим ступенем припущення ми можемо говорити про ціле покладання і в тваринному, і в органічному світі. Цінність і корисність інформації – це якісні характеристики, дуже значимі для цілей соціального управління.
Початок нового тисячоліття характеризується глобалізацією світових економічних і політичних процесів, невід’ємною складовою яких є інтенсивне використання досягнень сучасних нформаційних технологій, після вибору Україною шляху до інтеграції в Європу. У сучасному світі інформація є найціннішим глобальним ресурсом. Економічний потенціал суспільства переважно визначається обсягом інформаційних ресурсів та рівнем розвитку інформаційної інфраструктури. Інформація постійно ускладнюється, змінюється якісно, зростає кількість її джерел і споживачів. Водночас зростає уразливість сучасного інформаційного суспільства від недостовірної (а іноді й шкідливої) інформації, її несвоєчасного надходження, промислового шпигунства, комп’ютерної злочинності і т. ін.
§2 Роль інформації в управлінні
З точки зору функціональної структури в системі соціальної інформації, як і в цілому в інформаційній сфері, необхідно виділити функцію управління. Управління розуміється як невід’ємна властивість суспільства, яка властива йому на будь-якому етапі розвитку. Говорячи про соціальне управління, ми не можемо не звернути увагу на ту обставину, що управління на всіх стадіях розвитку людства невід’ємне від відповідних видів інформації. Без інформац управління не зможе існувати. Тому в управлінні соціальними процесами велику роль відіграють усі види інформації, які разом являються складовими нформаційної сфери. Інформаційна сфера в своїй структурі має не лише різноманітні види інформації, але й різноманітні їх форми.
Коли йде мова про головну роль управлінської діяльності в усіх блоках інформації, в тому числі й соціальній інформації. Необхідно мати на увазі, що управлінськ відносини і відповідна до них інформація мають подвійний характер: з одн сторони, вони об’єктивні, тобто створені виробничим способом, економічним базисом суспільства, а з іншої – суб’єктивні, оскільки складаються з відношень між людьми і проходять через їх свідомість. Отже, необхідно мати на уваз дві грані процесу управління – людина водночас виступає і об’єктом, суб’єктом управління. Вміння бути дисциплінованим, відповідальним за справу, підкоряти своїй волі, приймати правильні рішення поєднується з умінням управляти виробництвом та людьми.
Без нформаційних зв’язків неможливо існування соціальної системи, бо сам процес зародження, становлення й розвитку тісно пов’язаний з необхідністю зчеплення” між її елементами, координацією їх дій.
Без нформаційного обміну не можна собі уявити весь процес взаєморозуміння взаємодії всіх інших компонентів, тобто існування цілісності. Без нформаційного обміну суспільної системи із середовищем, що її оточує, не можливе існування, функціонування та розвиток системи, її життєздатність, адаптація до постійно змінних умов і можливість впливу на зовнішній світ.
Таким чином, лише з допомогою інформаційних зв’язків можливі процеси управління як всередині самої системи так і між системою та середовищем, що її оточує.
В людському організмі безперервно функціонують потоки інформації, які рухаються самі по собі, не проходять через свідомість. Ми їх не відчуваємо, як не відчуваємо роботу серця й легень, коли вони функціонують нормально. Це внутрішні об’єктивні процеси управлінських зв’язків, завдяки яким існують розвивається живий організм. Та в це й же час ця об’єктивна інформація управління сприймається як суб’єктивна, коли вона осмислена, проаналізована в цілях свідомого управління. [15,с. 140-141]
Управлінську нформацію можна назвати знанням, але не тим яким володіє людина, суспільство, а тією її частиною , яка використовується для управління системою в цілях вдосконалення й розвитку.
Інформаційн зв’язки переслідують ціль інтеграції людей в суспільстві, об’єднання їх зусиль на досягнення конкретних цілей, програм, змін у соціальному упорядкуванні. Це дуже важлива своєрідна форма соціальної взаємодії. І зрозуміло, що управління різними сферами найбільш ефективне тоді, коли раціонально організовано інформаційне спілкування, обмін знаннями, цінностями культури та мистецтва, коли існує високий рівень поінформованості людей.
Інформаційн процеси ми можемо спостерігати ще й тоді, коли вирішуються великомасштабн задачі управління суспільством, державою, і навіть тоді, коли намагаємося управляти самі собою. Людині необхідно постійно знати про дію навколишнього середовища, щоб своєчасно реагувати на ті чи інші події, належним чином оцінити х та прийняти необхідні рішення.
Переосмислюючи нформацію, що надійшла, людина збільшує своє внутрішнє багатство. Це виклика потребу в ще більшому збагаченні інформацією із навколишнього середовища, необхідної умови процесу його удосконалення й розвитку. Тому, на основі цього спостереження, говорять, що орган управління повинен бути добре поінформованим, щоб успішно виконувати свої функції.
Управління та інформація безперервно взаємодіють один з одним, вони знаходяться в постійному русі та зміні.
Після отримання інформації, її аналізу та відповідній обробці виробляється рішення, яке приймає суб’єкт управління для подальшого впливу на систему. Під впливом управлінських рішень система знову змінюється, про що надходить відповідна інформація. Такий плин подій являється об’єктивним, це відбувається безперервно. Інша справа – якою інформацією наділений суб’єкт управління. Якщо цієї інформації недостатньо, якщо вона необ’єктивна або поверхова, не глибоко відображає процеси, які відбуваються в суспільстві, то управлінське рішення може бути необґрунтоване, тобто не мати належної наукової основи.
Науковці відмітили цілий ряд структур, що функціонують в суспільстві. Перш за все виділяють управління місцевого типу. Воно здійснюється в тих організаціях, де особа, наділена функціями управління, підпорядковується вище стоячій організації, а в його розпорядженні знаходяться декілька виконавців. У цьому випадку інформація рухається зверху вниз, і вся вона проходить через керівника, який одразу відчуває перевтому, як тільки задачі ускладнюються. Але при невеликому об’єм нформації, достатньому для вирішення нескладних питань, дана система управління і інформації діє нормально.[15, с.56-58]
