Курсовая работа: Технологія конфіденційного діловодства

Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Крім того, на них повинні бути захисна сітка або жалюзі, що запобігають можливість випадання документів, а також візуального перегляду документів і екранів відеомоніторів з вулиці. Якщо приміщення розташовані на першому чи останньому поверсі або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви, інші які-небудь прибудови, за допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення вікна додатково захищаються розстібними металевими ґратами з замком.

Вхідн двері приміщень повинні бути оббиті металом і обладнані замками, що гарантують хнє надійне закриття. По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (співробітника або підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється збереженість відбитка печатки цілісність засікши. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і докласти керівнику підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються забезпечуються фізичною охороною [10].

Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двер можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки.

Конфіденційн документи в приміщеннях повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або металевих стелажах, що по закінченні робочого дня защібаються й опечатуються співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів. Збереження відкритих документів разом з конфіденційними допускається тільки у випадках, коли вони є додатками до конфіденційних документів.

Вхідн двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, пов'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.

Приміщення, в яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційно документної інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати, засоби аудіо-, відеозапису й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими засобами захисту, що запобігають перехоплення суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих же цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку, а засоби іноземного виробництва попередньо піддавати спецперевіркам на предмет виявлення можливих спеціальних електронних і програмних закладок.

Замки дверей приміщень, розстібних металевих ґрат на вікнах, сейфів, чи шаф стелажів повинні мати робочі і запасні примірники ключів.

Запасні примірники ключів можуть зберігатися в опечатаних хніми власниками конвертах або в керівника підприємства, або в службі охорони, або (ключі від сейфів, шаф, стелажів, металевих ґрат) у сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів.

Робоч примірники ключів від сейфів, шаф, стелажів, ґрат у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному конверті або в службі охорони, або в сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів. В останньому випадку по закінченні робочого дня ключ від цього сейфа разом з робочим примірником ключа від вхідних дверей приміщення передається в конверті, опечатаній печаткою співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, у службу охорони з внесенням відповідних даних у графи 1–6 журналу передачі-прийому під охорону приміщень і конвертів із ключами [11].

У випадку втрати робочих чи запасних примірників ключів про це негайно повідомляється керівнику підприємства. При втраті ключа від сейфа, шафи або стелажу до заміни замку або зміни секрету замку зберігати документи в цьому сейфі (шафі, стелажі) не слід.

Для забезпечення видачі конфіденційних документів виконавцям (користувачам) приміщення повинні бути обладнані спеціальними віконцями, що не виходять у загальний коридор, чи всередині відгороджуватися бар'єром.

Виконавц можуть працювати з конфіденційними документами в спеціально виділених приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства, чи у своїх службових кімнатах, якщо ці кімнати відповідають вимогам забезпечення схоронност конфіденційності документів. При роботі з документами в службових кімнатах кожен виконавець повинен мати постійне робоче місце, сейф (металеву шафа) чи окремий осередок сейфу для збереження конфіденційних документів і номерну металеву печатку.

Ключ від сейфа і номерна печатка видаються виконавцю під підпис в особовому рахунку. Робочий примірник ключа і номерна печатки зберігаються постійно у виконавця. Запасні примірники ключів повинні зберігатися в підрозділі конфіденційного діловодства або службі охорони в опечатаному номерною печаткою виконавця конверті.

Ус сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, в яких цілодобово або в робочий час зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них повинн враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства відповідно до журналу обліку сховищ і ключів.

Одержання конверта з ключами зі служби охорони і розкриття приміщень повинне здійснюватися тільки співробітниками підрозділу конфіденційного діловодства, відповідальними за збереження конфіденційних документів. При їхній відсутност для розкриття приміщень призначається комісія в складі не менше двох чоловік, що складає акт про розкриття з вказівкою в ньому посад і прізвищ осіб, що розкрили приміщення, часу і причини розкриття, номерів печаток.

Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ і номерних печаток виконавців.

Для евакуації конфіденційних документів при виникненні стихійних лих, пожежі, аварії, що загрожують затопленням, загорянням або іншою формою знищення документів, у приміщеннях, призначених для їхнього збереження, повинне знаходитися необхідна кількість тари (мішків, валіз, контейнерів і т.д.), у якій можна транспортувати документи.

При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідац надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами служби охорони підприємства і почати евакуацію документів у заздалегідь визначене місце.

При виникненні надзвичайної ситуації в неробочий час проведення аналогічних дій повинен організувати черговий по підприємству, повідомивши додатково керівника підрозділу конфіденційного діловодства. Про проведене розкриття (при необхідності) приміщень, а також про розкриття за узгодженням з керівником підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства сейфів, шаф або стелажів складається акт, в якому вказуються посади і прізвища осіб, що робили розкриття, які сховища розкриті, куди поміщені документи, номери печаток на тарі.

На кожному підприємстві повинен бути встановлений суворий порядок роботи з конфіденційними документами, що є складовою частиною внутріоб'єктового режиму спрямований на забезпечення схоронності конфіденційних документів і запобігання витоку інформації, що міститься в них [18].

Видача (передача) конфіденційних документів може проводитися тільки виконавцям (користувачам), що мають санкціонований доступ до цих документів, і тільки під підпис в облікових формах або замість разової розписки.

Видача документів виконавцям і їхнє повернення здійснюються протягом одного робочого дня, але якщо виконавці працюють з конфіденційними документами у своїх службових кімнатах, то документи (крім справ) допускається видавати їм як на один робочий день, так і на увесь час, необхідний для роботи з ними. В останньому випадку, крім сейфа і номерної печатки, виконавцю видаються під підпис в особовому рахунку спеціальний портфель (кейс), що має пристрій для опечатування, і форма «Опису документів, що знаходяться у виконавця», в яку виконавець повинен вносити кожен документ у момент одержання і викреслювати після передачі в підрозділ конфіденційного діловодства.

Опис призначений для здійснення самоконтролю за наявністю документів. З цією метою перед здачею спецпортфелю з документами в підрозділ конфіденційного діловодства виконавець повинен перевірити наявність документів, що знаходяться у нього, і їхня відповідність опису. При відсутност будь-яких документів або частини їх негайно повідомляється про це підрозділ конфіденційного діловодства й організується їхній пошук. Після перевірки документи разом з описом розміщуються у спецпортфелі, що опечатується особистою печаткою виконавця і передається у підрозділ конфіденційного діловодства. Не допускається зберігати у спецпортфелі відкриті документи, якщо вони не додатком до конфіденційних документів.

Спецпортфел можуть зберігатися у виконавців тільки протягом робочого дня. Їхнє одержання повернення проводиться в обмін на спеціально заготовлену розписку (жетон), посвідчення або пропуск співробітника. При наявності великого числа виконавців, які працюють з конфіденційними документами, на спеціальну розписку може наклеюватися фотокартка виконавця. При прийомі-передачі спецпортфелю необхідно перевіряти відповідність номера і чіткість відбитка печатки.

Посадовій особі, якій дозволено в неробочий час зберігати конфіденційні документи в особистих сейфах за умови підключення сейфів до охоронної сигналізації, по закінченні робочого дня поміщають документи в сейф, опечатують його і здають під охорону по спеціальному журналу, що ведеться службою охорони.

По завершенні роботи з документами виконавці повинні вчасно повертати їх у підрозділ конфіденційного діловодства.

При звільненні, перед відходом у відпустку, від'їздом у відрядження виконавц здають у підрозділ конфіденційного діловодства всі документи, що зберігаються у х спецпортфелях.

Робоче місце виконавця повинне бути організоване таким чином, щоб виключався огляд (у тому числі і через вікна) конфіденційних документів, що знаходяться на столі, особами, які не мають до них відношення.

На столі повинні бути тільки ті конфіденційні документи, з якими проводиться робота. Всі інші повинні знаходитися в сейфі, закритому на ключ. Не дозволяється збереження конфіденційних документів у шухлядах столів і інших не призначених для цього місцях.

При виході виконавця протягом робочого дня зі службової кімнати документи прибираються до сейфу, який опечатується особистою печаткою. При виході з кімнати усіх виконавців двері кімнати повинні бути закриті на ключ.

Крупноформатн конфіденційні документи на креслярських дошках (кульманах) на час відсутност виконавця повинні закриватися спеціальними захисними чохлами, що опечатуються його печаткою.

Підрозділ конфіденційного діловодства зобов'язаний здійснювати періодичний контроль за порядком збереження документів у службових кімнатах виконавців і роботою з ними.

Порушення порядку роботи з конфіденційними документами доцільно враховувати з метою наступного аналізу і вживання заходів по їх запобіганню.

Про серйозні порушення, які призвели або могли привести до втрати документів або витоку інформації, яка міститься в них, підрозділ конфіденційного діловодства повинен доповідати керівнику підприємства і вносити пропозиції про відсторонення від роботи з конфіденційними документами або залучення до відповідальності винних осіб [15].

При зміні або тимчасовій відсутності керівника і співробітників підрозділу конфіденційного діловодства передача документів особам, які їх заміщають, проводиться відповідно до акту або за розпискою з обов'язковою перевіркою фактичної наявності переданих документів.

 

Висновки

Підводячи підсумки проведеного дослідження слід відмітити, що комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована нформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, ндивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

Відомост комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки:

науково-технічна (технологічна) інформація;

ділова інформація.

Науково-технічна нформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК.

Ділова нформація містить:

відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер обсяг торгових операцій, про рівні цін, наявність товарів);

аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та мпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

плани рекламної діяльності;

списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і «чужих» комерційних секретів, які можуть бути довірен підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів.

Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, як мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф «Комерційної таємниці». Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничо діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньо обробки і якість організації. Обсяг і характер створюваних документів впливають на організацію роботи з їхнього захисту. Крім того, у процесі документування створюється документальна база, що розкриває історію підприємства.

Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає виконання таких рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційн відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ основним службовим обов'язком.

Ус документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примірника, наприклад: використання та ін. Наприклад, комерційна таємниця являється результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа «Комерційна таємниця» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом «Комерційна таємниця» (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів «підпис» «прізвище виконавця»).

Друкування документів з грифом «Комерційна таємниця» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надрукован та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.

Чернетки варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.»

Ус документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в «Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця»».

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф «Комерційна таємниця». Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинц справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній сторінц обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.

Рух (видача і повернення) документів з грифом «КТ» повинен своєчасно відбиватися в «Журнал обліку видачі документів з грифом «КТ».

На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом «КТ». Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів «КТ» беруть на облік у спеціальному журналі чи в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». Кількість примірників документів з грифом «КТ» має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.

Архівне зберігання документів із грифом «КТ» проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом «КТ», відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутност комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключа можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.

Вс особи молодші 18 років приймаються на роботу лише після попереднього медичного огляду і надалі, до досягнення 21 року, щорічно підлягають обов'язковому медичному огляду (ст. 191 КЗпП України). Обов'язковість медичного огляду неповнолітніх передбачена також у ст. 66 Основ законодавства України про охорону здоров'я (Відомості ВР, 1993, №4). У цій же статті записано, що медичн огляди працюючих неповнолітніх повинні проводитися регулярно, але не рідше одного разу в рік.

Список використаних джерел

1.    ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять / С… Кулешов (розроб.). – Офіц. вид – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – ІV, 32 с.

2.    Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посібник для дистанційного навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання. – К.: Університет «Україна», 2007. – 480c.

3.    Головань С.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування»: Навч.-метод. посібник / Національний авіаційний ун-т. – К.: НАУ, 2003. – 91 с.

4.    Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. – 3-тє вид., змінене та доп. – К.: КНТ, 2009. – 304c.

5.    Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. для уч. проф.-техн. закл. освіти. – 4.вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

6.    Діловодство: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). – 2-ге вид., зм. – К.: КНТ, 2009. – 593 с.

7.    Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. – К.: МАУП, 2002. – 164 с.

8.    Комова М.В. Діловодство: Навч. посіб. для студ. ВНЗ / Національний ун-т «Львівська політехніка». – Л.: Тріада плюс, 2006. – 217 с.

9.    Кузнецова Т.В., Кунченко-Харченко В. І. Документи і діловодство: Учбовий посібник. – Черкаси, 2005. – 118 с.

10. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. – К., 2003. – 67 с.

11. Ломачинська І.М., Лоскутова С.А. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук. ред.). – К.: Університет «Україна», 2006. – 415 с.

12. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. – К.: КНТ, 2004. – 272 с.

13. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-е вид., переробл. і доп. – Х.: Фактор, 2008. – 416c.

14. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Русская Деловая Литература, 1999. – 204 с.

15. Рурак К.П. Організація діловодства / Кіцманський держ. аграрний технікум. – Чернівці, 2004. – 367 с.

16. Свердан М.Р. Основи діловодства: Навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. – Чернівці: Рута, 2004. 184 с.

17. Северин Л.І., Дудатьєва В.М., Пустовіт Т.М. Основи діловодства: навч. посіб. для студ. усіх спец., які отримують робочу кваліфікацію «Оператор комп'ютерного набору» / Вінницький національний технічний ун-т. – Вінниця: ВНТУ, 2008. – 122 с.

18. Собчук В.С. Основи загального діловодства: навч. посібник / Волинський національний ун- т ім. Лесі Українки. Лабораторія науково-технічних експертиз та археологічних досліджень історії Волині; ТзОВ «Стир-агробуд». Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. – 180 с.

19. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана – К.: КНЕУ, 2006. 192 с.