Курсовая работа: Технологія конфіденційного діловодства
Перелік відомостей, що складають комерційну таємницю, розробляється для кожного підприємства самим підприємством – власником інформації. Це випливає з діючого законодавства, яким встановлено, що склад і обсяг таких відомостей визначається власником інформації. Таким чином, право підприємця на склад комерційно таємниці є безумовним. Ніхто не може диктувати йому, які відносити до комерційної таємниці, за винятком зведень, що не можуть складати комерційну таємницю відповідно до державних нормативних актів.
Отже, склад відомостей, які відносяться до комерційної таємниці, повинен встановлюватися і змінюватися індивідуально, на рівні їхнього власника. У цьому зв'язку необхідно звернути увагу на наявні в науковій літературі спроби розробки деяких типових переліків відомостей, що складають комерційну таємницю будь-якої комерційної структури незалежно від сфери і специфіки її діяльності. Такі спроби не можуть мати успіх, оскільки склад конфіденційної інформації в комерційній сфері визначається виходячи зі специфіки діяльності даного конкретного підприємства: типу підприємства, характеру його діяльності, технології виготовлення продукції, обсягу і собівартості продукції, складу кількості постачальників сировини, умов ринку збуту, спрямованості інтересів конкурентів і т.д. Те, що для одних підприємств є комерційною таємницею, для нших може не бути такою і навіть використовуватися в рекламних цілях. У цілому тенденція розвитку комерційної таємниці спрямована на збереження значення виробничої таємниці, пов'язаної з новизною й удосконалюванням технологічних процесів, тобто з елементами творчої діяльності, і на падіння значення таємниц фінансово-торгової, пов'язаної не з елементами новизни, а з елементами ндивідуальності і більшим або меншим ступенем винятковості [2].
Правовою підставою для встановлення складу відомостей, які відносяться до комерційно таємниці, є закони, а також визначення поняття «комерційна таємниця», якими передбачено, що відомості, які складають комерційну таємницю, можуть бути в будь-якій сфері підприємницької діяльності, отже, комерційна таємниця може поширюватися на всі напрямки і види діяльності підприємства.
Розробкою переліку відомостей, що складають комерційну таємницю, повинна займатися постійно діюча експертна комісія (ПДЕК).
На першому етапі роботи на основі аналізу задач, функцій, компетенції, напрямків діяльності підприємства необхідно встановити весь склад циркулюючої на підприємстві інформації, відображеної на будь-якому носії, будь-яким способом у будь-якому вигляді, а також з урахуванням перспектив розвитку підприємства його взаємин з партнерами визначити характер додаткової інформації, що може виникнути в результаті діяльності підприємства. Ця інформація класифікується за тематичною ознакою.
На другому етапі визначається, яка з встановленої інформації повинна бути конфіденційною і віднесена до комерційної таємниці. Базовим критерієм при цьому можливість одержання переваг від використання інформації за рахунок невідомості її третім особам. Цей критерій має як би дві складові: невідомість нформації третім особам і отримання переваг в силу цієї невідомості. Дан складові взаємозалежні і взаємообумовлені, оскільки, з одного боку, невідомість нформації третім особам сама по собі нічого не значить, якщо не забезпечу переваг, з іншого боку – переваги можна отримати тільки за рахунок тако невідомості. Конфіденційність є правовою формою й одночасно інструментом забезпечення невідомості інформації.
Переваги від використання інформації, яка не відома третій особі, можуть полягати в отримання вигоди або запобіганні збитку, мати, в залежності від галузей і видів діяльності, економічні, моральні й інші характеристики, виражатися кількісними якісними показниками.
У сфері комерційної діяльності цінність інформації обумовлена насамперед ринковою потребою в інформації як джерелі отримання прибутку, тому віднесення інформац до комерційної таємниці дозволяє отримати прибуток і не зазнати збитки. Конфіденційність такої інформації створює для її власника переваги в конкурентній боротьбі і виступає як засіб захисту від несумлінної конкуренції.
Названий критерій є об'єктивним показником можливості віднесення інформації до комерційної таємниці, мірилом додання інформації статусу конфіденційної. Це означає, що при відсутності даного критерію немає основ для віднесення нформації в категорію конфіденційної. Але це не означає, що при її наявност нформація у всіх випадках може і повинна бути віднесена до комерційно таємниці. Законодавством введені два обмеження на віднесення інформації до комерційної таємниці.
Перше обмеження полягає в тому, що до комерційної таємниці не може бути віднесена нформація, що складає державну таємницю.
Друге обмеження полягає в тому, що до комерційної таємниці не можна відносити нформацію, що повинна бути загальнодоступною з метою попередження приховування правопорушень і запобігання нанесення збитку законним інтересам держави, фізичних або юридичних осіб.
Заборона відносити до комерційної таємниці ту чи іншу інформацію не означає, що всю може отримати на вимогу будь-яка юридична або фізична особа. Частина її, яка торкається законних інтересів цих осіб, безумовно, повинна їм надаватися, а частина надається лише відповідним органам влади, наділеним законодавством правом контролю такої інформації.
Повинне бути і третє обмеження, що хоча і не передбачене законодавством, але диктується здоровим глуздом. Воно полягає в тому, що при віднесенні інформації в розряд комерційної таємниці необхідно враховувати супутні цьому витрати на її захист. Якщо ці витрати перевищують кількісні і якісні показники, які досягаються в результаті захисту, то додання інформації статусу конфіденційної втрачає будь-який зміст [10].
Варто мати на увазі, що в перелік відомостей, що складають комерційну таємницю, може включатися не тільки інформація, створювана і даним підприємством, але й нформація, отримана ним без використання неправомірних засобів при проведенн досліджень за власною ініціативою, систематичних спостережень і збору відомостей. Така інформація вважається отриманою правомірно і самостійно незалежно від того, що її зміст може збігатися зі змістом комерційної таємниц ншої юридичної або фізичної особи. Крім того, правомірно отриманою вважається конфіденційна інформація, отримана від її власника на підставі договору або в результаті правонаступництва. Підприємство, правомірно і самостійно отримало нформацію, яка одночасно є комерційною таємницею іншої юридичної або фізично особи, стає власником цієї комерційної таємниці з усіма передбаченими законодавством правами.
Після встановлення складу конфіденційної інформації визначається ступінь конфіденційності. Ступінь конфіденційності – це показник рівня закритост нформації. Рівень закритості залежить від величини збитку, що може наступити при витоку інформації. Чим більше цей збиток, тим вище повинна бути і ступінь конфіденційності. У практиці роботи підприємств застосовуються від однієї до декількох ступенів конфіденційності інформації з різними їхніми назвами. Найбільш розповсюдженим є розподіл інформації на два ступеня: конфіденційно строго конфіденційно.
Встановлення одного ступеня конфіденційності інформації, яка складає комерційну таємницю, обумовлено, ймовірно, тим, що ступінь конфіденційності визначається власниками нформації, які можуть мати (а найчастіше так і буває) різні підходи до ступеня конфіденційності однотипної по змістовній частині інформації. У цьому випадку при розгляді в судовому порядку справ про неправомірне отримання комерційно таємниці складно визначити, хто з власників встановив правильний ступінь конфіденційності інформації, тому що критерії віднесення інформації до того чи ншого ступеня конфіденційності вибирає її власник.
У той же час відомості інформації, що вимагає різного рівня закритості, до одного ступеня конфіденційності не дозволяє виділити найбільш значиму інформацію з метою встановлення для неї більш твердого, у порівнянні з менш значимою, режиму захисту. Інформація, що не підлягає відправленню на інші підприємства, може мати кілька ступенів і найменувань конфіденційності, а що відправляється – один ступінь «Комерційна таємниця».
При використанні на підприємстві одного ступеня конфіденційності цей етап роботи ПДЕК випадає.
Наступний етап – визначення конкретних термінів конфіденційності інформації або обставин подій, при настанні яких конфіденційність знімається. Тривалість конфіденційності інформації повинна відповідати термінам дії умов, необхідних достатніх для визнання даної інформації конфіденційною відповідно до законодавства.
Результати роботи оформляються переліком відомостей, що складають комерційну таємницю, що може мати наступну форму [16]:
| п/п | Найменування зведень | Ступінь конфіденційності | Термін конфіденційності |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Якщо відомостями встановлений один ступінь конфіденційності, то графа 3 опускається.
При значному обсязі конфіденційних відомостей вони класифікуються в переліку по розділах, які відповідають сферам діяльності підприємства.
Перелік підписується головою і всіма членами ПДЕК, затверджується і вводиться в дію наказом керівника підприємства. У наказі повинні бути визначені заходи щодо забезпечення функціонування переліку і контролю його виконання. З наказом переліком необхідно ознайомити під розписку всіх співробітників підприємства, які працюють з конфіденційною інформацією. Копії переліку або виписки з нього повинні бути спрямовані конфідентам (власникам) даної комерційної таємниці. Ними є фізичні або юридичні особи, яким у силу службового становища, договору або на іншій законній підставі відома комерційна таємниця її власника.
Доповнення зміни складу включених у перелік відомостей, а також зміна ступеня їхньо конфіденційності можуть здійснюватися з дозволу керівника підприємства і вноситися в перелік за підписами керівника підрозділу по приналежності відомостей керівника служби безпеки. При істотній зміні складу відомостей перелік повинен складатися заново. Про зміни в складі комерційної таємниці власник інформац зобов'язаний у писемній формі сповістити конфідентів даної інформації.
Що стосується складу інформації, що є службовою таємницею, то варто мати на увазі, що така інформація передбачена для органів державної і муніципальної влади підвідомчих їм підприємств, у комерційних структурах вона використовується головним чином лише при переписуванні з органами влади.
На практиці, яка існує вже кілька десятиліть, використовуються звичайно два варіанти визначення складу такої інформації. У першому варіанті міністерства відомства розробляють єдині для галузі переліки відомостей обмеженого поширення направляють їх на підвідомчі підприємства. В другому варіанті повноваження з розробки переліків передаються керівникам підвідомчих підприємств, і переліки розробляються відповідно до кожного конкретного підприємства. Інод використовується і третій, комбінований варіант, при якому переліки розробляють міністерства (відомства), і на основі цих переліків – підвідомч підприємства. Технологія розробки переліків відомостей обмеженого поширення практично не відрізняється від технології розробки переліків відомостей, що складають комерційну таємницю.
Службова таємниця може бути в будь-якій галузі діяльності органу влади або підприємства.
Відомостям, які складають службову таємницю, встановлений один ступінь конфіденційності: «Для службового користування». Перелік таких відомостей має форму переліку відомостей, що складають комерційну таємницю, без графи 3.
Переліки відомостей, що складають комерційну і службову таємницю, розкривають тематичний зміст включених у них відомостей. Але ці відомості, як уже відзначалося, фіксуються в різному вигляді на різних носіях і можуть бути як документованими, так і не документованими.
У сферу конфіденційного діловодства входить тільки документована інформація (документи), тому з усієї сукупності інформації, включеної в переліки відомостей, віднесених до комерційної і службової таємниці, потрібно виділити склад інформації, що документується, й встановити види документів, в яких вона повинна бути зафіксована. Визначення складу конфіденційних документів повинне здійснюватися також ПДЕК. При цьому варто керуватися визначеними критеріями документування нформації. До них відносяться [9]:
необхідність документованої інформації для правового забезпечення діяльност підприємства, що регламентує статус підприємства, права, обов'язки відповідальність його співробітників;
необхідність документованої інформації для виробничої діяльності: науково-дослідної, конструкторської, проектної, технологічної й ін.;
необхідність документованої інформації для управлінської діяльності;
необхідність документованої інформації як доказ джерела на випадки виникнення конфліктних ситуацій;
необхідність передачі інформації в офіційному вигляді;
важливість інформації як історичного джерела, що розкриває напрямки й особливості діяльності підприємства.
У рамках критеріїв документування визначення складу інформації, яка документується, повинне погоджуватися з рішенням конкретних задач. У залежност від призначення інформації, що документується, визначаються конкретні види документів, в яких ця інформація повинна бути зафіксована.
У процесі визначення необхідних конфіденційних документів варто проводити роботу з скорочення їхньої кількості за рахунок розробки інтегральних документів, в які можна включити показники декількох документів, у тому числі шляхом заміни разових первинних документів накопичувальними. Однак об'єднання документів повинне здійснюватися з таким розрахунком, щоб у підсумку не створювалася можливість необґрунтованого ознайомлення з усім документом осіб, що мають доступ тільки до частини змісту (показників) документа.
Види конфіденційних документів необхідно встановлювати з урахуванням оптимального обсягу інформації, що міститься в них, що виключає надлишкову, у тому числі дублетну нформацію, оскільки надлишкова інформація – це конфіденційні дані, витік яких може завдати шкоди підприємству.
Після встановлення складу документів визначається коло осіб, що мають право складати, візувати і підписувати (затверджувати) той чи інший вид документа, а також підприємства, яким даний документ повинен направлятися.
Грифи терміни конфіденційності документів повинні відповідати ступеням і термінам конфіденційності відомостей, що включаються в документи, визначеним переліками відомостей, що складають комерційну і службову таємницю. При встановленні таким відомостям одного ступеня конфіденційності графа «Гриф конфіденційності» опускається.
Якщо документ підлягає затвердженню, то в графі 7 спочатку проставляються ініціали прізвище особи (особи), що підписує документ, потім після слова «затв.» ніціали і прізвище особи, що затверджує документ. При значній кількост затверджуваних документів графа 7 може бути розділена на два графи: «Ініціали прізвища осіб, які мають право підписувати документи» і «Ініціали і прізвища осіб, що мають право затверджувати документи».
До числа документів, які підлягають затвердженню відповідно до існуючих нормативних актів, відносяться: статути, положення про представництва, філ структурні підрозділи підприємства, структура, штатний розклад, посадов нструкції, акти перевірок (ревізій), кошториси, розцінки на проведення робіт надання послуг і деякі інші.
Якщо при напрямку документів іншим підприємствам кожен адресат не повинен знати, кому ще спрямований даний документ, то в графі 9 «Куди направляються» по відповідному виду документа після внесення адресатів робиться позначка «роздільне адресування», що означає, що на кожному примірнику документа повинен проставлятися лише адресат, якому направляється даний примірник.
Графу 10 «Примітки» варто використовувати (при необхідності) для вказівки періодичності складання документів, а також для позначки про проставлення відбитків печатки на відповідних документах.
Переліки документів, що видаються, підписуються головою і всіма членами ПДЕК затверджуються керівником підприємства. З переліками під розписку повинні бути ознайомлені всі особи, наділені правом складати, візувати, підписувати затверджувати відповідні документи.
