Курсовая работа: Теорія документно-інформаційних потоків
За напрямом розрізняють прямі й зворотні зв'язки. ДП та М виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.
Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретно функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Функції розвиваються на лініях зв'язків між компонентами системи. Так. ДП виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція ДМ - кумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.
Масштаби системного розглядання ДП та М можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. Так, на мікрорівні ДП як систему детально охарактеризувала Г.Ф. Гордукалова, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою - зв'язок документів у потопі за змістом. Цей зв'язок зумовлений тим, що не існу документа, семантично не зв'язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий об'єкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.
На макрорівні ДП із системних позицій розглянув К.Б. Гельман-Виноградов, визначивши його як ту частину документного середовища ноосфери, що рухається.
Основи розгляду ДП та М на мезорівні першим заклав Ю.М. Столяров, запропонувавши класифікацію соціальних інститутів з документознавчих позицій, поділивши їх на генералізаційні, транзитні, термінальні документні системи, визначивши ДП та М як результат виробництва і розповсюдження документів. Цей підхід дозволяє запропонувати таке розуміння системності явищ, що вивчаються:
2. Швидкість зростання документного потоку
Документн потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові одн системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливост функціонування документів у суспільстві.
Спільн ознаки документних потоків та масивів:
■множинність документів, з яких складається ДП та М;
доцільність функціонування ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;
■ постійне відтворення ДП та М у процес соціально-комунікативної діяльності.
Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, :
■ динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщу документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;
■ невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складово документів споживачами.
Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.
ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.
Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.
До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М,- належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.
Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування нформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.
Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.
Дискретність виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберіга та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них - масиви.
Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність, яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванн документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування док рентного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерелом появи наступних документів.
Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.
Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП та М, є специфічн атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП - це джерело поповнення та оновлення ДМ, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організац користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічн атрибутивні властивості:
транзитивність - проходження через проміжні документні системи;
нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;
нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.
Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:
термінальність - призначеність для відбору та кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;
скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;
стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.
Прагматичн властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.
Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.
Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможност управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.
Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсуум знань людства.
Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.
Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загально ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребу організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.
Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:
зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;
структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково - пошукового апарату;
режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.
До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів.
Функц ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.
Базисною функцією є інформативна - забезпечення розповсюджування соціально нформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію - інформативну - ДП та М як система постійно пристосовується до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітн технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційн потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.
Основна функція ДІЇ - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобально мережі контактів у суспільстві.
Основна функція ДМ - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.
Перелічен функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликан потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.
Внутрішн функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:
соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) - забезпечення спадкоємност розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;
управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;
утилітарна - використання ДП та М у процес соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів - цей ДП містить сторичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.
Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявност власних ознак, властивостей та функцій. їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.
Структура сукупність стійких зв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування - це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.
Основи структурування ДП та М - це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.
Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічн особливості ДП та М.
Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Так, у раз одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношення інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв'язки. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.
Тематична структура - це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація винаходів та н.
Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками - за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.
Типологічна структура ДП та М - це розповсюдженість та кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком типологічної структури ДП та М є можливість визначити актуальні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер та галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових видань свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку науки. Сучасну типологічну структуру видавничого ДП відбивають покажчики державної статистики друку: у 1998 р. в Україні було видано 286 друк. од. офіційних видань, що становить 5,1% загального ДП; 919 друк. од. наукових видань (16,6%); 493 науково-популярних видань (8,9%); 1507 друк. од. навчальних видань (27,1%); 393 друк. од. довідкових видань (7,1%); 764 друк. од. літературно-художніх видань (13,8%) та н.
