Курсовая работа: Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
2.3 Бланки та особливості їх оформлення
Бланк службового документа - це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійною нформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ 2732: 2004).
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основн треба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм) Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках - слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:
30 мм - лівий;
10 мм - правий;
20 мм - верхній та нижній.
Виготовляють бланки документів друкарським способом за допомогою комп'ютера або інших технічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіанти розташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).
Згідно з ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:
зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;
зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
зображення нагород - 03;
код організації за ЄДРПОУ - 04;
код форми документа за ДКУД - 05;
назва організац вищого рівня - 06;
назва організац - 07;
назва структурного підрозділу - 08;
довідкові дані про організацію - 09;
назва виду документа - 10;
текст документа - 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів - текстових шаблонів),
а також обмежувальні позначки дня реквізитів:
дата документа - 11;
реєстраційний ндекс документа - 12;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа - 13;
місце складання або видання документа - 14;
адресат - 16;
заголовок до тексту документа - 19;
відмітка про контроль - 20.
Види бланків та особливості їх оформлення. ДСТУ 4163-2003 встановлює такі види бланків:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа), крім листа;
бланк листа;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
Саме від виду бланка залежить склад його реквізитів.
Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп'ютерів, друкарських машинок. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - забезпечити можливість легкого розпізнавання прочитання друкованих знаків. У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів у раз потреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.
2.4 Класифікація документів
Класифікація документів - це поділ документів на класи за загальними ознаками подібності та відмінності. Види документів, необхідних для роботи підприємства, відбирають на підставі сфери економічної діяльності підприємства. Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з документами, прискорює виконання та належний контроль за документообігом.
Відповідно до цих вимог фахівці виділяють такі групи документів.
За призначенням - організаційн (статут, положення, інструкції, правила тощо), розпорядчі (постанова, ухвала, розпорядження, наказ тощо), з кадрових питані (заява, автобіографія, характеристика, особова картка та ін), довідково-інформаційн (довідка, звіт, службова записка, запрошення, оголошення тощо), облікова-фінансов (накладна, доручення, довіреність, рахунок-фактура, квитанція та ін), господарсько-договірн (договори, контракти, угоди) та ін.
За походженням - службов (офіційні) й особового походження.
Службов документ створюють на підприємстві у процесі його діяльності.
Документи особового походження створюються фізичною особою поза службовою діяльністю або містяться в її приватному зібранні.
За місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи створюють на підприємстві, де вони й функціонують.
Зовнішні документи надходять з інших підприємств, установ, організацій.
За напрямком - вхідн і вихідні.
Вхідні документи надходять до підприємства ззовні для розгляду і виконання, а вихідн відправляють з установи іншій юридичній чи фізичній особі.
За формою - типов та індивідуальні.
Типові - документи, що мають однакову; форму, їх заповнюють у певній послідовності і за суворо визначеними правилами.
Індивідуальні - це документи, які складають у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.
За строками виконання - звичайні і термінові (дуже термінові).
Звичайні - документи, термін розгляду яких установлено чинним законодавством або адміністрацією підприємства, і вони не містять вказівок на терміновість виконання.
Термінові (дуже термінові) - документи, які потребують негайного виконання, їх можуть передавати за допомогою телефону, телефаксу, телеграфу. Так документи містять позначення: "Терміново", "Дуже терміново".
За ступенем гласності - загальні і конфіденційні (таємні, для службового користування).
Загальні документи призначені для вільного користування і не містять грифу обмеження доступу.
Конфіденційні (таємні, для службового користування) документи не підлягають розголошенню й доступні обмеженому колу осіб. Вони мають грифи "Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Конфіденційно" та ін.
За стадіями створення - оригінали, копії, дублікати, витяги, відпуски.
Оригінал - примірник службового документа, що першим набуває сили.
Копія - документ, то містить точне знакове відтворення іншого документа. На копії завжди ставлять позначку "Копія" праворуч угорі. Копію документа виготовляють і видають тільки з дозволу керівника підприємства або керівника відповідного підрозділу. Підприємство може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому (це правило не поширюється на архівн установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю включно з елементами бланка, засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу, та печаткою.
Дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
Витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа.
Відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта.
За строками зберігання - постійного (довічне зберігання документів), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.
За технікою відтворення - рукописні і надруковані.
Рукописний - документ, зміст якого особа написала власноруч чи іншим безпосереднім способом.
Надрукований - документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
За способом фіксації інформації - письмові, графічні, електронні, фото-, фоно-, відео-документи та ін.
Письмовий - текстовий документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
Графічний - зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або креслення лініями, штрихами, світлотінню.
Електронний - документ, який створюють та використовують тільки в мережах комп'ютерної системи.
Фото-, фоно - та відеодокументи - документи, зміст яких зафіксовано за допомогою відповідно: фотографічних зображень, будь-якою системою звукозаписування чи засобами відеозаписувания.
Розділ 3. Службові та розпорядч документи
3.1 Оформлення заяви
Заява - це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, який подають на ім'я посадової особи. Заяви бувають особисті та службові.
Особиста заява містить прохання особи до керівника підприємства або підрозділу, пишуть власноруч в одному примірнику.
Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені підприємства вона адресована посадовій особі іншого підприємства, структури тощо. Такий документ можна відтворити механічним способом у кількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організацій, вихідний номер документа тощо).
Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання відпустки, матеріальної допомоги тощо мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів працівникам кадрових служб доцільно оформити трафаретні зразки таких заяв, а також попереджувати авторів заяв про вимоги до їх оформлення.
Заяви найчастіше оформлюють від руки на чистому аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. У будь-якому випадку мають бути дотримані встановлен береги, а саме: ЗО мм-лівий, 10 мм - правий, по 20 мм - верхній та нижній.
Заява складається з таких реквізитів:
Адресат - назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку.
Відомості про адресанта (заявника). У відомостях про себе зазначають: прізвище, ім'я та по батькові (у родовому відмінку), домашню адресу та номер телефону (зовнішня особиста заява), паспортні дані та номер ідентифікаційного коду (за потреби). У службових заявах працівники не вказують домашню адресу, але обов'язково назву посади.
Кожен елемент реквізиту адресата і відомостей про заявника оформлюється з окремого рядка.
Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять. Заголовок до тексту заяви не складають.
Текст найважливішим елементом заяви. Його починають писати з абзацу з великої літери. У ньому стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного в заяві.
Структурно текст складається з: прохання (прошу прийняти, прошу надати, прошу звільнити, прошу перевести, прошу дозволити тощо);
і обґрунтування (у зв'язку з..., через..., з огляду на..., відповідно до..., оскільки... тощо). Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додаються до неї (коп дипломів, довідки-виклики з навчальних закладів, медичні довідки тощо), із точним зазначенням виду і на зви документа а також кількості сторінок.
Оформляють додатки кількома способами:
після тексту з абзацу пишуть "До заяви додаю" і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;
після тексту пишуть "До заяви додаються такі документи" або "Додаток" і вказують назви документів у формі називного відмінка.
Дата написання проставляється заявником власноруч під час написання заяви (ліворуч).
Підпис проставляється праворуч навпроти дати написання заяви. (Додаток 16)
Розшифрування особистого підпису заявника не вимагається, оскільки його прізвище та ініціали обов'язково зазначаються у відомостях про заявника.
У разі потреби заяву може бути завізовано посадовою особою, яка бере участь у вирішенн питання, порушеного в заяві (керівником структурного підрозділу, в якому працю заявник, керівником кадрової, фінансової чи юридичної служби тощо).
Резолюцію на заяв проставляють на вільному від тексту місці, як правило, у верхній частин першого аркуша заяви.
3.2 Вимоги до автобіографії
Автобіографія - це документ, у якому особа викладає основні факти свого життя. Вона складається працівником самостійно і є обов'язковим документом особової справи. Текст автобіографії пишуть власноруч на аркуш паперу формату А4 або на спеціальному бланку. Автобіографія складається з таких реквізитів:
назва виду документа (розміщується по середині рядка, крапка після назви не ставиться);
текст,
дата написання - (під текстом ліворуч);
підпис (під текстом праворуч).
У тексті автобіограф зазначають: своє прізвище, ім'я, по батькові;
дату народження (число, місяць, рік);
місце народження (місто, село, район, область, країна);
відомості про освіту (повна назва всіх навчальних закладів, де здобували освіту, та спеціальність, яку отримали після навчання); відомості про трудову діяльність (у хронологічному порядку вказують усі назви місць роботи й посади, які обіймали); відомості про участь у громадській роботі (всі її види); відомості про нагороди та заохочення; стислі відомості про склад сім'ї; домашня адреса та телефон (у разі потреби).
Текст автобіографії викладається від першої особи, але не потрібно зловживати займенником "я".
Інформацію слід подавати вичерпно, точно, стисло, приділяти основну увагу фактам, а не вдаватися до міркувань та опису подій. Кожне нове повідомлення слід писати з абзацу і не допускати виправлень. (Додаток 17)
3.3 Реквізити характеристики
Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей конкретної особи. Цей документ складають на вимогу самого працівника або на письмовий запит підприємства, установи, організації. Характеристика може бути потрібна в раз вступу до навчального закладу, висування на обрані посади, для участі в конкурсі, атестації працівника тощо.
Характеристика складається з таких реквізитів:
Назва виду документа.
Відомості про особу, якій видається характеристика: прізвище, ім'я, по батькові, посада, рік народження, національність, освіта. Анкетні відомост пишуть праворуч або посередині у стовпчик. Вони подаються у формі родового відмінка (без прийменника), а відомості про освіту - у називному відмінку.
Текст, який містить таку інформацію:
трудова діяльність особи (з якого часу працює або навчається);
ставлення до службових обов'язків (ставлення до роботи чи навчання;
рівень професійно майстерності;
які успіхи та досягнення має в роботі, навчанні, творчості;
відомості про державні нагороди та заохочення);
громадська діяльність;
моральні якості (риси характеру, рівень авторитету серед співробітників);
призначення характеристики.
На кожного працівника, який підлягає атестації, складається службова характеристика, що підписується його безпосереднім керівником, затверджується керівником вищого рівня.
Атестаційна характеристика має містити аналіз виконання працівником посадових обов'язків, відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. (Додаток 18)
Характеристика-подання необхідна під час висування на виборні посади чи для підготовки документів на присвоєння звання, зокрема військового, при обранні на посаду за конкурсом, вступу до навчального закладу тощо.
Матеріалом для написання педагогічної характеристики є факти, зібрані в процес спостереження за учнем чи студентом. У характеристиці описують усі якост особистості, які створюють цілісне уявлення про особу.
3.4 Рекомендаційний лист
Рекомендаційний лист - це службовий документ, який містить позитивний чи негативний відгук про особу. Його подають у різних випадках: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, вступ до вищого навчального закладу, влаштування на нову роботу, збирання інформації про ділових партнерів тощо. Рекомендація (від лат. rесотепdаtіо - доручення) - письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада. Так, рекомендаційний лист часто оформлюють на бланку установи, засвідчують підписом керівника та печаткою підприємства. Обов'язков реквізити цього документа такі: заголовок, текст, печатка або штамп (необов'язковий реквізит), дата складання. Крім того, у рекомендаційному листі можуть бути вказані контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо. Після тексту вказують посаду, прізвище й ініціали особи, яка дає рекомендацію. Якщо лист не особистий, підпис засвідчують печаткою. Рекомендаційний лист має бути коротким (на одну сторінку), але змістовним, чітко характеризувати особу. (Додаток 19)
