Быстрый поиск

Контрольная работа: Делопроизводство

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

Эти требования определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 государственном стандарте РФ " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30 97)" . ГОСТ введен в действие 1 июля 1998 года и распространяется на организационно-распорядительные документы любых, как государственных, так и негосударственных, организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов (этот порядок определен Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" ).

Перечень реквизитов для организационно-распорядительных документов:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

09 дата;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номад его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа.

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными".

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Дата и номер документа

Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан.

Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).

Юридически значимым является и реквизит " Регистрационный номер документа".

Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п.

Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен " задним числом", поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Порядок подписания документов

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т. п.

Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: " за" , " зам." или ставить косую черту перед наименованием должности.

Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов.

Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.

Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт.

Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.

Утверждение документов

Гриф " Утверждено" (" Утверждаю" ) это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

уставы;

положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

структура, штатная численность и штатное расписание;

акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка;

сметы;

расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

Утверждаются документы одним из следующих способов:

ставится гриф " Утверждено" (" Утверждаю" );

издается соответствующий распорядительный документ.

Оба этих способа имеют равную юридическую силу.

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущий машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений, Существуют определенные правила изготовления документов печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят m нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 — 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 — 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Ниже приведено краткое описание оформления основных организационно-распорядительных документов.

Учредительный договор организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. Учредительный договор оформляется на листах бумаги формата А4 по следующей форме.

Титульный лист

Регистрационная палата при Правительстве Ростовской области 16.02.2006 № 1980001

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННРЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МИЛИДИ»