Дипломная работа: Організація документаційного забезпечення установи
· склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв’язання комплексу задач;
· структуру нформації та перетворення її, тобто формування показників документів;
· характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни;
· характеристику якості інформації;
· способи перетворення інформації.
Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення нформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.
Основою нформаційного забезпечення інформаційної системи є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні інформаційної системи. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, як розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну інформаційна база. Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Структура інформаційного забезпечення
Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інформації в позамашинному середовищ документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо). Ус документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).
Вхідна документація містить первинну, необроблену нформацію, що відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення. Документи класифікуються за рядом ознак, наприклад:
· за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);
· за відношенням до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);
· за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);
· за призначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);
· за об’ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);
· за способом використання (разові й нагромаджувальні);
· за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).
Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативн та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарсько діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибутков документи, видаткові тощо.
Вхідні інформаційні повідомлення (документи) та розміщена в них інформація класифікуються:
· за строками подання:
· регламентн документи, для яких визначено термін виконання й подання;
· нерегламентован документи, які виконуються за запитом;
· за функціональними напрямами діяльності:
· правов та нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державно влади та управління), організаційно-методичні документи (накази, директиви, нструкції, методики, рішення колегій тощо);
· документи з обчислення та обліку;
· документи з контрольної роботи.
Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основн потоки інформації в структурі функціонування. Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихідн документи також мають свою класифікацію [25, 64]. Вони діляться на:
· призначен кінцевому користувачеві;
· як використовуються інформаційною системою для розв’язання інших задач (транзити);
· як використовуються для розв’язання задач на наступному стані.
Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином, на друкованому пристрої ЕОМ. До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, як відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначен терміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит. Усе це дає можливість одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу та придатна для використання на будь-якому рівні управління. Розроблення форм первинних зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення економічної інформації та знаходить відображення у проектній документації, пов’язаній із розробленням інформаційного забезпечення. У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються чинними диними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документована нформація забезпечує приведення безлічі економічних показників у певну систему з метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв’язку між показниками. Наприклад, структура системи показників у бухгалтерському обліку розподіляється по різних ділянках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів, основних засобів тощо.
Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інш норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані. На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації, що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо. Велике значення у вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовност проходження документу від моменту виконання першого запису до передачі його в архів. Документообіг з’являється на стадії обстеження економічного об’єкту [26, 8]. Будь-яка економічна задача обробляється на основі певної кількості первинних документів, що проходять різн стадії оброблення: рух документів до оброблення, у процесі оброблення та після нього. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу можуть бути масштаби організації. Вибираючи системи, потрібно враховувати такі критерії: нтеграції з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу. Удосконалення документообігу проходить на основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищу ефективність банківських операцій.
Висновки дорозділу 3
Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах труда, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, способах їх з'єднання для створення продукту чи послуги, що відповідають певним вимогам.
Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого чи невиробничого, перш за все — управлінського процесу.
Автоматизована нформаційна технологія (АІТ) — системно організована для розв’язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основ застосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та зв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.
Сучасна нформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій.
Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці.
Автоматизацію окремих підрозділів, процедур чи ділянок роботи (так звану "клаптеву" автоматизацію) часто лають і протиставляють комплексним системам автоматизації. Недоліки такої автоматизації очевидні: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку є представники служб установи.
Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.
Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування. Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат.
Нормативно-довідков документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані. На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації, що утворюють нормативно-довідкову базу нформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.
УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
4.1. Обґрунтування удосконалення документообігу та
документа-ційного забезпечення
У сучасному світі інформація стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі управління підприємствами та організаціями України. У суспільств спостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками. За науковими висновками, рівень нформаційного забезпечення підприємствами та організаціями значною мірою впливає на розвиток економіки та політичну обстановку в країні. Він пов’язаний з можливістю найефективнішого використання інтелектуального потенціалу як своєї, так і інших країн для розвитку економіки, а також застосуванням усіх видів інформаційних технологій для формування соціокультури — глибинної основи нації, призначеної запроваджувати та розповсюджувати духовні та ідейні цінност народу, його культуру [22, 42].
Аналіз стану розробок, впровадження та експлуатації інформаційних систем для підприємствами та організаціями в Україні показав, що протягом останніх років виконано значну роботу із застосування інформаційних технологій. Практично в усіх підприємствами та організаціями забезпечується інформаційна підтримка поточної роботи з використанням персональних комп’ютерів із набором типових програмних продуктів.
Більшість підприємствами та організаціями застосовують локальні обчислювальні мережі. У час, коли Україні на тлі економічних реформ у країні розгортається адміністративна реформа, питання формування інформаційної та аналітичної бази для прийняття управлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Підприємствами та організаціями відчувають недостатність інформаційного забезпечення сво діяльності.
Поглиблене вивчення процесів комп’ютеризації підприємствами та організаціями, що:
1) аналітичн служби ще недостатньо технічно оснащені, особливо засобами комунікації;
2) підвищуються вимоги до якості прийманих рішень, які залежать від професійних якостей аналітиків і від впровадження сучасних інформаційних технологій в процес прийняття рішень;
3) обсяги та потоки інформації і в середині держави, і міждержавні зросли так, що процес нформаційного обміну не може бути ефективним без структурування системних угод за допомогою телекомунікаційних систем.
Єдиний підхід до подолання становища, що склалося, полягає у створенні гармонізованої інформаційно-аналітично системи (ІАС) підприємств та організацій. Закон України «Про національну програму інформатизації», Указ Президента України «Про вдосконалення нформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державно влади», Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації», і «Про затвердження Порядку формування та виконання галузевої програми і проекту інформатизації» визначили основн пріорітетні напрямки розвитку системи документаційного забезпечення підприємств та організацій [2, 3, 4, 5, 6, 7].
Національна програма інформатизації визначає стратегію розв’язання проблем забезпечення нформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншо діяльності в сферах загальнодержавного управління.
Програма спрямована на вирішення таких основних завдань:
· розробити нормативно-правові сфери інформатизації, комплекси заходів методичного, нформаційного, організаційного забезпечення Національної програми нформатизації;
· розробити основні державні стандарти засобів інформатизації та інформаційно-телекомунікаційних систем;
· розробити сучасну телекомунікаційну структуру та забезпечити її розвиток;
· створити національну систему інформаційних ресурсів;
· нформатизація діяльності органів державної влади (законодавчої, виконавчої, судової) та органів місцевого самоврядування;
· нформатизація фінансово-економічної, соціальної та адміністративно-правової сфер державного управління;
· створити систему інформаційно-аналітичного забезпечення органів державного управління (за галузевою програмою).
В управлінні підприємствами та організаціями суттєве значення має забезпеченість спеціалістів, керівників державних органів необхідною інформацією. Від достовірності інформац своєчасного її подання значною мірою залежить якість прийняття управлінських рішень. Тому для підвищення ефективності і своєчасності прийняття управлінських рішень необхідна раціональна організація інформаційних баз. Під інформаційною базою розуміється сукупність інформації, певним чином організованої, зафіксовано на носіях системи і збереженої для автоматизації функцій державного управління.
Поняття «організація нформаційної бази» включає визначення її елементів і структур, способів подання, нагромадження, зберігання, перетворення, передавання інформації для всіх категорій користувачів у необхідній формі та за вимогами в часі. Ці визначення загальними і можуть бути застосовані при розробленні інформаційних систем у державному управлінні економікою, соціальною сферою, в адміністративно-правових та інших аспектах [23, 241].
Щодо структури ІБ, то вона має свої особливості в кожній інформаційній системі, в кожному напрямі управління підприємствами та організаціями. Структура ІБ, як її склад зміст, визначається, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого — вимогами комп’ютерних технологій оброблення даних, що застосовуються в управлінні конкретними підприємствами та організаціями.
Проаналізувавши перелік таких вимог, доходимо висновку, що інформаційні бази слід розглядати як такі, що за загальними принципами структуризації поділяються на внутрішні та зовнішні. Зовнішня ІБ включає вхідні та вихідні повідомлення, перелік яких завжди визначається відносно конкретної інформаційної системи чи підсистеми. У управлінні підприємствами та організаціями за напрямами (функціями) управління виділено системи:
· законодавчо діяльності;
· фінансова;
· податково служби;
· Національного банку України;
· правоохоронних та інших державних органів.
Кожна з наведених нформаційних систем включає локальні системи районного, обласного і державного рівнів, по відношенню до яких можна розглядати вхідні і вихідні повідомлення.
Вхідні повідомлення за формою подання в інформаційних системах державного управління поділяються на паперові та електронні документи, текстові і структуровані файли, сигнали. Перелік таких повідомлень визначають для кожної системи чи підсистеми (автоматизовано функції). Їхній склад, зміст і форма для кожного напряму державного управління регламентованій нормативними документами, що розглядатиметься у відповідному розділі цього посібника.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
