Дипломная работа: Організація документаційного забезпечення установи
Сучасна інформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій. На її основі створено та створюються обчислювальн системи й мережі різних конфігурацій не тільки для нагромадження, зберігання, перероблення інформації, але й максимального зближення термінальних улаштувань до робочого місця спеціаліста та для підтримки прийняття рішення керівника. Основу нової інформаційної технології складають розподілена обчислювальна техніка, «дружнє» програмне забезпечення та сучасні засоби комунікації. Принципова відміна нової інформаційної технології полягає не тільки в автоматизац процесів зміни форми й розміщення інформації, а й у зміні її змісту.
Забезпечувальні ІТ — технології оброблення інформації, які використовуються як інструмент у різних предметних сферах для розв’язання різних задач.
Функціональні ІТ — це модифікація забезпечувальних ІТ, за якої реалізується, будь-яка з предметних технологій. Наприклад, в арсеналі облікового процесу можуть перебувати як забезпечувальн технології (наприклад, текстові й табличні процесори), так і спеціальн функціональні технології (табличні процесори, СУБД, експертні системи, реалізуючі предметні технології) [41,87].
Інформаційні технології можна класифікувати за рядом ознак:
· за способом реалізації в АІС;
· за ступенем охоплення задач управління;
· за класом реалізуючих технологічних операцій;
· за типом користувацького інтерфейсу;
· за способом побудови мережі;
· за обслуговуючими предметними сферами.
Одна з сучасних тенденцій розвитку інформаційних технологій — напрям технології «клієнт-сервер». Цей підхід реалізується в технології зв’язування та запровадження об’єктів (ОLЕ), організації локальних мереж і мережевих операційних систем, у глобальних мережах типу Internet, в архітектурі систем керування базами даних, в архітектурі пакетів прикладних програм.
Архітектура системи керування базою даних (СКБД) типу «клієнт-сервер» передбачає розміщення клієнтської частини СКБД на робочій станції, а серверної — на комп’ютер сервері баз даних. Робоча станція надсилає на сервер запити на одержання нформації. Ці запити обробляються на сервері серверною частиною СКБД, а результати повертаються на робочу станцію. Така технологія продуктивна через мінімізацію обсягу інформації, яка передається мережею, краще забезпечує захист нформації від несанкціонованого доступу та цілісність даних.
Як серверна частина СКБД найчастіше вибирається потужна СКБД класу Місrоsoft SQL Server, Oracle, Informix із розвиненими можливостями захисту даних, розвиненою мовою програмування, здатною працювати з розподіленою базою даних. Як клієнтська частина використовуються прикладні програми на FохРrо, Ассеss або інших засобах, здатні звертатися до сервера із запитами через інтерфейс ОDВС.
Останнім часом менеджменти в найбільш розвинутих країнах, зокрема, в США і Японії, орієнтовані на творчі інформаційні технології так званого третього (вищого) рівня. Вони охоплюють повний інформаційний цикл - вироблення інформації (нових знань), їх передачу, переробку, використання для перетворення об'єкта, досягнення нових більш високих цілей.
Інформаційні технології третього рівня означають вищий етап комп'ютеризації менеджменту, дозволяють задіяти ЕОМ у творчому процесі, поєднати силу людського розуму і потужність електронної техніки. Повна інтегрована автоматизація менеджменту припускає охоплення таких інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збирання, зберігання і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Основні напрямки автоматизації інформаційно-управлінської діяльності такі: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи АТС, "електронну пошту".
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
· персональні комп'ютери, об'єднані у мережі;
· електронні друкарські машинки;
· системи для обробки текстів (проблемно-орієнтовані комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості);
· копіювальні машини;
· комунікаційні засоби та засоби зв'язку;
· засоби для автоматизації вводу архівних документів і пошуку інформації на нетрадиційних носіях: магнітні диски, стрічки, мікрофільми, оптичні диски);
· засоби для обміну інформацією - комп'ютерні мережі, електронна пошта;
· відеоінформаційні системи; локальні комп'ютерні мережі;
· інтегровані мережі установ.
3.2. Види інформаційних технологій
Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дан відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисоко кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідност скорочення чисельності працівників.
На рівні операційної діяльності вирішуються такі задачі:
· опрацювання даних про операції, які здійснює фірма;
· створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;
· одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.
Прикладом може послужити щоденний звіт про надходження і видачу готівки банком, який формується з метою контролю балансу готівки; або ж запит до бази даних по кадрах, який дозволить одержати дані про вимоги, що висуваються до кандидатів на певну посаду. Існує декілька особливостей, пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:
· виконання необхідних фірмі задач по опрацюванню даних. Від кожно фірми закон вимагає наявності та збереження даних про свою діяльність, як можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути:
· нформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна нформаційна технологія;
· вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;
· виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;
· виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;
· використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають докладний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревіз діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця від кінця до початку;
· акцент на хронологію подій;
· вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.
Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього збереження створюються бази даних.
Стосовно створення звітів (документів) слід зазначити, що у нформаційній технології опрацювання даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.
Метою інформаційної технології керування є задоволення нформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні керування. Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування використовується при більш поганій структурованості розв'язуваних задач, якщо х порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційно технології опрацювання даних. Інформаційна технологія керування ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Інформація, що поставляється нею, містить відомості про минуле, дійсне ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів.
Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденц зміни даних, причини відхилень, що виникли, і можливі варіанти вирішення проблеми. На цьому етапі розв’язуються такі задачі опрацювання даних:
· оцінка планованого стану об'єкта керування;
· оцінка відхилень від планованого стану;
· виявлення причин відхилень;
· аналіз можливих рішень і дій.
Інформаційна технологія керування спрямована на створення різноманітних видів звітів. Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.
Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників, або коли в компанії відбулося щось незаплановане. У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточних результатів по окремих полях. Порівняльні звіти містять дані, отримані з різноманітних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках використовуються для порівняння.
Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру. Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях. Керування по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірм принципів керування по відхиленнях до звітів, які створюються, висуваються так вимоги:
· звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;
· відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;
· усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловити снуючий між ними зв'язок;
· у звіті необхідно показати, кількісне відхилення від норми.
Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна нформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді. Зміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних, що використовується для одержання зазначеної інформації, повинна складатися з двох компонентів:
· даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведених фірмою;
· планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).
Закон України "Про Національну програму інформатизації" визначає загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації. Під інформатизацією цей Закон розуміє сукупність взаємопов'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян та суспільства на основі створення, розвитку і використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки.
Існує декілька підходів до інформатизації.
Автоматизацію окремих підрозділів, процедур чи ділянок роботи (так звану "клаптеву" автоматизацію) часто лають і протиставляють комплексним системам автоматизації. Недоліки такої автоматизації очевидні: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку є представники служб установи. Достатньо зрозуміти алгоритм, за яким діє персонал, закодувати його, протестувати, впровадити і отримати користь від того, що все робиться набагато швидше, до того ж і помилок, незмінно властивих людям вдається позбутися. Метою автоматизації при цьому стає консервація положень, що склалися, увічнювання існуючої технології із всіма її вадами і недоліками.
З іншого боку, важко уявити установу, яка не має (нехай і негативного) досвіду "клаптевої автоматизації", застосовувала різноманітні програмні засоби, і при цьому бадьоро взялася за комплексну автоматизацію своєї діяльності.
"Клаптева автоматизація" — такий самий етап розвитку, як засвоєння базового програмного забезпечення (MS Word чи MS Excel), важливо тільки не затриматися на черговому етапі, вчасно перейти до наступного — у цьому й полягає мистецтво управлінця. Перше, що необхідно — це сильне і усвідомлене бажання перших осіб змінити систему прийняття управлінських рішень. Не відмовляючись від досвіду і інтуїції, доповнити їх відповідною інформацією з метою прийняття рішень більш свідомо і менш імпульсивно.
Класичний процес прийняття рішень досить складний і включає в себе, зокрема:
· збирання, перевірку і аналіз інформації;
· підготовку можливих варіантів рішень;
· вибір рішення (з урахуванням стратегії установи, короткострокових і довгострокових можливих наслідків цього рішення);
· організацію його реалізації;
· облік та контроль реалізації;
· аналіз результатів;
· вироблення корегувальних впливів.
Інформація і зв'язки, бази даних — речі стратегічні, тому стратегічний підрозділ керівник повинен підпорядкувати собі і приділяти йому достатньо уваги. Керівнику важливо усвідомлювати, що інформатизація — це серйозний і довгостроковий процес, а не разова акція. Нема різниці, як цей процес буде здійснюватися — своїми силами чи із залученням зовнішніх консультантів — важливо, щоб він мав достатньо високий пріоритет, щоб керівник займався їм особисто, а не передоручав комусь. Необхідно уніфікувати роботу, навчити людей, усунути різнобій, запровадити певні корпоративні стандарти. Наступний крок — налагодження єдиної системи обліку (персонал установи повинен переконатися у тому, що зміни проводяться поетапно, обмірковано і невідворотно). Чи почати з закупки і впровадження певної корпоративної інформаційної системи (КІС), або спочатку самостійно провести "інформаційну інвентаризацію" підрозділу і навести порядок в облікових регістрах, класифікаторах і довідниках, базах даних — питання, здавалося б, тактичне.
Однак практика свідчить, що розробники серйозних КІС вже мають значний досвід впровадження своїх систем в установах різних галузей. Вони накопичили достатню кількість варіантів вирішення проблем, що часто виникають. Тому нема необхідності "вигадувати велосипед", можна використати накопичений досвід, вибравши з нього те, що більше підходить для певної установи. Для одної установи важливі захищеність даних, швидкість дії і стійкість системи, для іншої — простота засвоєння і використання нової системи, третій необхідна розвинута система підтримки (наявність документації, "гаряча лінія", абонентське і сервісне обслуговування). Адже ціллю інформатизації є не сама інформатизація, а підтримка основної діяльності, ефективна реалізація стратегії установи.
КІС дають керівництву принципову можливість моделювати. Працюючи в режимі високого ризику, крайньої невизначеності і постійного дефіциту часу на роздуми, управлінець не може не допускати помилок [14, 354]. Корпоративна система створює фундамент для розгортання "ігрового поля керівника", надаючи можливість моделювати події, що вже відбулися, так і майбутні події.
Вибір і впровадження КІС — необхідний і важливий етап, але на цьому етапі не можна зупинятися. Адже КІС — це системи "низького" рівня. Керівнику ж потрібна добре підготовлена і наочно представлена інформація у вигляді графіків, діаграм. Тобто, потрібні інформаційно-пошукові системи, спеціальні програми візуалізації і презентації інформації для вищого керівництва, нові підходи типу "ситуаційної кімнати", "кабіни управління", які, зокрема, можуть служити тренажерами для менеджерів.
Ведучі вітчизняні і зарубіжні розробники такі рішення вже починають пропонувати. Управління взагалі, а у сучасних умовах особливо, являє собою багаторівневий і багатомірний нетривіальний процес, який вимагає інформаційної підтримки, але не вичерпується нею. Інформаційна система не завжди підкаже досвідченому керівнику верне вирішення проблеми, що виникла, у кінцевому рахунку, вирішувати проблему буде він сам, використовуючи свій досвід, інтуїцію, інтелект і т. ін., однак допомогти керівнику приймати менше помилкових рішень, заощаджувати дефіцитні нині ресурси, система може вже сьогодні.
3.3. Порівняльна характеристика інформаційних технологій
документаційного забезпечення установи
Інформаційне забезпечення важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень. У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
