Реферат: Особенности профессионального оформления документов в MS Word 2000
Для удаления стиля необходимо проделать следующие пункты:
1) Выберите команду «Стиль» в меню «Формат».
2) В появившемся окне выберите стиль, который хотите удалить, а затем нажмите кнопку «Удалить».
Примечание: Если удалить созданный пользователем стиль абзаца, на все абзацы с этим стилем будет наложен стиль «Обычный». Если удалить встроенный стиль, его можно вернуть обратно, выбрав значение «Всех стилей» в поле «Список».
3.6 Стили для оформления маркированных и нумерованных списков
Во многих шаблонах, входящих в состав программы Word, имеются стили для работы с нумерованными и маркированными списками. При использовании этих стилей все выделенные абзацы оформляются в соответствии с единым форматом и к ним автоматически добавляются маркеры или нумерация. Использование таких стилей предпочтительнее, чем использование кнопок панели инструментов или команды «Список», в следующих случаях:
Ø Список должен иметь отличающийся от текста формат, например меньший размер шрифта, курсив, другой интервал между строками или абзацами.
Ø Единый формат списка важен при работе с большим документом или документами, состоящими из нескольких частей. В этом случае документ может быть легко обновлен при изменении формата списка.
Имеющиеся встроенные стили могут быть изменены по усмотрению пользователя.
3.7 Копирование стилей в другой документ
Для копирования стилей в другой документ необходимо выбрать команду «Стиль» в меню «Формат», а затем нажмите кнопку «Организатор». После этого выберите стили для копирования из любого списка, а затем нажмите кнопку «Копировать».
В списке слева появятся стили, используемые в активном документе или шаблоне, в списке справа появятся стили шаблона документа «Обычный».
Совет: Если шаблон, из которого требуется копировать стили, отсутствует в обоих списках, нажмите кнопку «Закрыть файл». Чтобы выбрать нужный шаблон или документ, нажмите кнопку «Открыть файл».
4. Оформление текста с помощью колонок.
В газетах и некоторых книгах (обычно словарях и энциклопедиях) информацию нередко представляют в несколько столбцов. Это связано с тем, что короткие строчки легче читать.
1)
Для разбиения текста на
столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки
. В открывшемся меню выбирают количество
создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.
2) На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.
3) Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину. Для этого надо дать команду «Вставка» → «Разрыв», установить переключатель «На текущей странице» и щелкнуть на кнопке «ОК».
4) Если стандартный метод формирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой «Формат» → «Колонки».
5) На панели Тип этого диалогового окна приведены стандартные варианты размещения колонок. Кроме того, число колонок можно задать с помощью счетчика. В этом случае на панели «Ширина и промежуток» задают размеры колонок и величины интервалов между ними.
6) Если установить флажок «Колонки одинаковой ширины», то все колонки и все интервалы между ними будут иметь одну и ту же ширину.
7) Флажок Разделитель позволяет отделить столбцы друг от друга вертикальной линией.
8) Раскрывающийся список «Применить» указывает, какую часть документа следует разбить на столбцы. Доступные варианты зависят от того, был ли предварительно выделен фрагмент текста.
9) Если установить флажок «Новая колонка», то последующий текст документа располагается в начале нового столбца.
5. Маркированные и нумерованные списки
Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так представляют инструкции (описания порядка действий), наборы поясняющих утверждении, перечни предметов или объектов.
Word поддерживает два вида списков: маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты последовательно Нумеруются.
5.1 Преобразование текста в список
1) Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке «Нумерация» или. соответственно, Маркеры на панели инструментов. Процессор Word автоматически преобразует новый абзац в элемент нумерованного списка, если он начинается с числа, за которым следует точка. Если абзац начинается с символа «звездочка» (*), то он автоматически преобразуется в элемент маркированного списка. Последующие абзацы также рассматриваются как элементы начавшегося списка. При вводе элементов списка следующий абзац автоматически начинается с маркера или номера. Создание списка заканчивают двукратным нажатием на клавишу «ENTER» в конце абзаца.
2) Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду «Формат» ® Список» или выбрать в контекстном меню пункт «Список». При этом открывается диалоговое окно «Список».
3) Вкладки «Маркированный» и «Нумерованный» позволяют выбрать вид маркера или способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке «Изменить» и задать как вид, так и положение маркеров или номеров, а также пунктов списка.
4) Вкладка «Многоуровневый» позволяет задать специальный список, содержащий до девяти уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно. Для перехода на более низкий уровень служит кнопка «Увеличить отступ» на панели инструментов «Форматирование».
5) Для возврата на более высокий уровень служит кнопка «Уменьшить отступ».
6. Подготовка колонтитулов. Вставка даты и времени.
Колонтитул - это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. Существует возможность использовать один и тот же колонтитул для всего документа или определить разные колонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.
1) Выберите команду «Колонтитулы» в меню «Вид».
2) Для создания верхнего колонтитула введите текст или рисунок в область верхнего колонтитула.
3)
Для создания нижнего колонтитула нажмите кнопку 
«Верхний/нижний
колонтитул» для перехода в область нижнего колонтитула. Затем введите
текст или рисунок в область нижнего колонтитула.
4) По окончании нажмите кнопку «Закрыть»
Чтобы вставить нажмите кнопку:
Номера страниц 
Текущую дату
Текущее время 
Стандартный элемент колонтитула, например должным образом отформатированный номер страницы (Стр. 1 из 10), имя файла или фамилию автора «Вставить автотекст», а затем щелкните нужный элемент.
Совет. По умолчанию содержимое колонтитула автоматически выравнивается по левому краю. Существует возможность выровнять содержимое колонтитула по центру или выровнять дату по левому краю, а номер страницы - по правому краю. Для выравнивания элемента по центру нажмите клавишу «TAB»; для выравнивания элемента по правому краю нажмите клавишу «TAB» дважды.
Для удаления колонтитула выберите команду «Колонтитулы» в меню «Вид».
Если требуется, перейдите к верхнему или нижнему колонтитулу, который следует удалить. После этого выделите содержимое колонтитула, а затем нажмите клавишу «DEL».
Примечание. При удалении колонтитула соответствующие колонтитулы автоматически удаляются со всех страниц документа. Однако если разбить документ на разделы и разорвать связь между ними, можно удалить колонтитулы только для некоторых разделов.
7. Вставка разрывов.
7.1 Принудительные разрывы строк и разрывы обтекания текста.
Принудительные разрывы строк. Если нужно начать новую строку, не начиная новый абзац, вставьте принудительный разрыв строки. Вставка принудительного разрыва строки означает окончание текущей строки, и текст продолжается на следующей строке. Предположим, например, что стиль абзаца включает в себя дополнительный интервал перед каждым абзацем. Чтобы дополнительный интервал не добавлялся перед короткими строками текста (например, строками текста в написании адреса или в поэме), каждый раз, когда нужно начинать новую строку, вставляйте принудительный разрыв строки, а не нажимайте клавишу «ENTER».
Чтобы вставить принудительный разрыв строки:
1) Укажите место разрыва строки.
2) Нажмите клавиши «SHIFT»+«ENTER».
Разрывы обтекания текста. Если нужно управлять параметрами обтекания текста вокруг рисунка, таблицы или другого элемента, вставьте разрыв обтекания текста. При вставке разрыва обтекания текста текущая строка заканчивается, и текст размещается под данным элементом (на следующей пустой строке, которая не содержит рисунка или таблицы, выровненной по левому или правому краю).
Чтобы вставить разрыв обтекания текста:
1) Укажите место начала новой строки обтекающего текста.
2) Выберите команду «Разрыв» в меню «Вставка».
3) В группе «Начать» выберите параметр «Новую строку».
Принудительные разрывы строк и разрывы обтекания текста используются для улучшения внешнего вида форматированного текста в документе или на Web-странице.
7.2 Разрыв колонки.
Чтобы вставить разрыв колонки:
1) Щелкните на место, откуда следует начать новую колонку.
2) Выберите команду Разрыв в меню Вставка.
3) Выберите параметр Новую колонку.
Текст, следующий за курсором, будет перемещен в начало следующей колонки.
7.3 Разрыв раздела.
Раздел - часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается, если требуется изменить нумерацию строк, число столбцов или колонтитулы. Чтобы разбить документ на разделы, необходимо вставить знак разрыва раздела. Если разрывы разделов отсутствуют, документ обрабатывается как один раздел.
Разрыв раздела - пометка, которая вставляется в документ для обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц. Разрыв раздела имеет вид двойной пунктирной линии со словами «Разрыв раздела».
Чтобы вставить разрыв раздела:
1) Щелкните на место, куда следует вставить разрыв раздела.
2) Выберите команду «Разрыв» в меню «Вставка».
3) В группе «Новый раздел» выберите параметр, указывающий, откуда следует начать новый раздел.
7.4 Типы разрывов разделов.
Ø Чтобы начать новый раздел со следующей страницы, выберите «Со следующей страницы».
Ø Чтобы начать новый раздел на той же странице, выберите «На текущей странице».
Ø Чтобы начать новый раздел со следующей четной или нечетной страницы, выберите «С четной страницы» или «С нечетной страницы».
Чтобы изменить тип разрыва раздела:
1) Щелкните на раздел, который следует изменить.
2) Выберите команду «Параметры страницы» в меню «Файл», а затем — вкладку «Макет».
3) В списке «Начать раздел» выберите параметр, указывающий, откуда следует начать текущий раздел.
7.5 Вставка принудительного разрыва страницы.
Чтобы вставить разрыв страницы:
1) Щелкните на место, откуда следует начать новую страницу.
2) Выберите команду «Разрыв» в меню «Вставка».
3) Выберите параметр «Начать новую страницу».
7.6 Удаление разрыва раздела.
Чтобы удалить разрыв раздела, нужно:
1) Выделите разрыв раздела, который следует удалить.
2) Если
текущим является режим разметки или режим структуры и разрыв раздела не виден,
включите режим отображения скрытого текста, нажав кнопку «Непечатаемые знаки» 
на
«стандартной» панели инструментов.
3) Нажмите клавишу «DEL».
Примечание: При удалении разрыва раздела также удаляется форматирование текста расположенного над этим разделом. Этот текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.
8. Способы вставки даты и времени.
Ø Вставка текущих даты и времени. Можно вставлять дату и/или время в абсолютно любом формате — например, «31 декабря 2001 г.» или «31.12.01 23:59». Дату и время можно вставлять как постоянный текст или как поле[1], в котором дата и время автоматически обновляются.
Ø Автоматическая вставка текущей даты. Для быстрой вставки текущей даты можно воспользоваться средством автозавершения.
Ø Вставка даты и времени создания, последней печати или последнего сохранения документа. Для отслеживания таких сведений, как общее время правки, время последней печати и время последнего изменения, можно использовать поля.
8.1 Вставка текущих даты и времени.
Чтобы вставить текущую дату и время:
1) Щелкните на место вставки даты или времени.
2) Выберите команду «Дата и время» в меню «Вставка».
3) Если требуется вставить дату или время на другом языке, выберите в поле «Язык» требуемый язык.
4) В списке «Язык» показан список языков, доступных для редактирования. В зависимости от выбранного языка могут быть доступны дополнительные параметры даты и времени.
5) Выберите в списке «Доступные форматы» требуемый формат даты или времени.
6) Выполните одно из следующих действий:
Ø Чтобы вставить дату и время как поле, автоматически обновляемое при открытии и печати документа, установите флажок «Обновлять автоматически».
Ø Чтобы сохранить исходные дату и время как обычный текст, снимите флажок «Обновлять автоматически».
8.2 Автоматическая вставка текущей даты
Чтобы автоматически вставить текущую дату и время:
1) Включите режим автозавершения[2].
2) Введите первые четыре знака даты.
3) Например, введите февр для февраля. Появится всплывающая подсказка с полным названием месяца: «Февраль».
4) Нажмите клавишу «ENTER», чтобы вставить название месяца, затем вставьте пробел.
5) Появится подсказка с текущей датой. Например, «февраль 99».
6) Нажмите клавишу «ENTER», чтобы вставить всю дату.
8.3 Вставка даты и времени создания, последней печати или последнего сохранения документа
Чтобы вставить дату и время создания, последней печати или последнего сохранения документа:
1) Установите курсор туда, куда требуется вставить дату или время.
2) Выберите команду «Поле» в меню «Вставка».
3) В списке «Категории» выберите значение «Дата и время».
4) Выберите тип поля, которое требуется вставить, в списке «Поля».
Примечание: Чтобы обновить значение поля даты/времени, щелкните дату или время в документе правой кнопкой мыши, а затем выберите команду «Обновить поле».
9. Вставка символов.
В MS Word предусмотрена возможность вставки символов, таких как ¼ и ©. Типы доступных для вставки символов определяются имеющимися шрифтами. Например, стандартный шрифт символов (обычный текст) включает символы дробей (¼), буквы национальных алфавитов (Ç, ë), а также международные символы денежных единиц (£, ¥). Встроенный шрифт Symbol включает стрелки, маркеры и символы, используемые в науке. Имеются также дополнительные шрифты символов, например Wingdings, содержащие декоративные символы.
Чтобы вставить символ:
1) Щелкните на место вставки символа.
2) Выберите команду «Символ» в меню «Вставка», а затем — вкладку «Символы».
3) В списке «Шрифт» выберите нужный шрифт.
4) Чтобы увидеть увеличенное изображение символа, щелкните его.
5) Дважды щелкните на символ, который следует вставить.
9.1 Вставка специального символа
Для придания тексту законченный вид, применяется вставка специальных символов, таких как длинное тире (—) или многоточие (…).
Чтобы вставить символ:
1) Щелкните то место, куда необходимо вставить символ.
2) Выберите команду «Символ» в меню «Вставка», а затем вкладку «Специальные символы».
3) Дважды щелкните на нужный символ.
10. Вставка номеров страниц
1) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
2) В списке «Положение» выберите место для печати номеров страниц: вверху страницы (в верхнем колонтитуле) или внизу страницы (в нижнем колонтитуле).
3) Задайте остальные параметры.
10.1 Печать номера страницы на
первой странице
документа или раздела
1) Если документ содержит несколько разделов, укажите раздел или разделы, в которых следует пропустить или напечатать номер на первой странице.
2) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
3) Установите или снимите флажок «Номер на первой странице».
10.2 Форматирование номеров страниц
10.3.1. Изменение формата номеров страниц
1) Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в раздел или выделите несколько разделов, в которых требуется изменить формат номера страницы.
2) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
3) Нажмите кнопку «Формат».
4) Выберите нужный формат в поле «Формат номера».
10.3.2. Изменение шрифтового оформления номеров страниц
1) В меню «Формат» выберите команду «Стиль».
2) В поле «Список» выберите параметр «Всех стилей».
3) В списке «Стили» выберите стиль «Номер страницы».
4) Нажмите кнопку «Изменить».
5) Нажмите кнопку «Формат», а затем выберите команду «Шрифт».
6) На вкладке «Шрифт» выберите шрифт, размер и другие параметры форматирования номеров страниц.
Примечание: Изменение стиля номеров страниц распространяется на все номера страниц в документе. Невозможно изменить стиль номеров страниц в отдельных разделах документа.
10.3.3. Изменение нумерации страниц в части документа
1) Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела, чтобы отделить часть документа, в которой требуется изменить нумерацию страниц.
2) Установите курсор в раздел или выделите разделы, в которых требуется изменить нумерацию страниц.
3) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
4) Выберите нужные параметры нумерации страниц.
5) Например,
нажмите кнопку «Формат» и измените формат номеров страниц.
10.3 Способы начала нумерации страниц
Для начала нумерации или организации раздельной нумерации в текстовом процессоре Word имеются следующие возможности:
Начало нумерации со страницы, отличной от первой. Например, можно пропустить номера страниц для титульного листа документа или введения и начать нумерацию со второй страницы или страницы, которая находится в середине документа.
Задание начального числа для нумерации страниц. Например, можно организовать непрерывную нумерацию страниц в нескольких документах, пронумеровав страницы в первом документе с 1 до 20, а во втором документе — с 21 до 40
Отдельная нумерация страниц в каждой главе или разделе. Так, можно пронумеровать страницы первой главы числами с 1 до 5, а второй — с 1 до 8. Кроме того, страницы оглавления могут быть пронумерованы римскими цифрами с i до iv, а основной текст — арабскими цифрами с 1 до 25.
10.3.1. Начало нумерации со страницы, отличной от первой
1) Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела перед страницей, с которой требуется начать нумерацию.
2) Установите курсор в раздел, с которого требуется начать нумерацию страниц.
3) Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
4) Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку «Верхний/нижний колонтитул» на панели инструментов «Колонтитулы».
5) Нажмите кнопку «Как в предыдущем разделе» на панели инструментов «Колонтитулы».
6) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
7) Нажмите кнопку «Формат».
8) Введите значение «1» в поле «Начать с».
10.3.2. Задание начального числа для нумерации страниц
1) Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в раздел, в котором требуется изменить начальный номер.
2) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
3) Нажмите кнопку «Формат».
4) Введите нужное число в поле «Начать с».
10.3.3. Раздельная нумерация частей или разделов документа
1) Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела в то место документа, с которого требуется начать нумерацию страниц.
2) Установите курсор в раздел или выделите разделы, которые требуется пронумеровать отдельно.
3) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
4) Нажмите кнопку «Формат».
5) Введите значение «1» в поле «Начать с».
10.4 Включение общего числа страниц в колонтитул
1) Выберите команду «Колонтитулы» в меню «Вид».
2) Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку «Верхний/нижний колонтитул» на панели инструментов «Колонтитулы».
3) На панели инструментов «Колонтитулы» нажмите кнопку «Вставить автотекст» и выберите элемент «Стр. <№> из <всего>».
[1] Поле - Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату, а поле TIME — текущее время. [2] Чтобы включить режим автозавершения выберите команду «Автотекст» в меню «Вставка»,
а затем — команду «Автотекст» и установите флажок «Автозавершение для автотекста и дат».
