Реферат: Основы работы на ПК
3. Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.
4. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.
5. Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.
6. Нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.
Данные будут автоматически введены во все выбранные лист
Быстрое заполнение повторяющихся данных в столбце
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
· Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу ENTER.
Законченная запись по формату полностью совпадает с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.
· Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно.
· Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу BACKSPACE.
Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце. Чтобы просмотреть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, или укажите ячейку с помощью правой кнопки мыши, а затем выберите команду Выбор из списка в контекстном меню.
Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей
Используйте данную операцию при вводе множества чисел с фиксированным количеством деся-тичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей (0).
1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем – вкладку Правка.
2. Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, десятичных разрядов.
3. Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов.
Чтобы автоматически добавлять нули (0) при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поле десятичных разрядов.
При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные.
После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе.
Автозаполнение, основанное на смежных ячейках
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий торговых районов компании.
Перемещение и прокрутка внутри листа
Чтобы передвигаться по ячейкам листа, используйте мышь или клавиши перемещения. Когда на ячейку устанавливается указатель, она становится активной. Для просмотра на экране различных участков листа служат полосы прокрутки.
Чтобы перейти Сделайте следующее
На одну строку вверх или вниз Нажмите кнопку на вертикальной полосе прокрутки.
На один столбец влево или вправо Нажмите кнопку на горизонтальной полосе
прокрутки.
На один экран вверх или вниз Укажите вертикальную полосу прокрутки выше или
ниже бегунка.
На один экран влево или вправо Укажите горизонтальную полосу прокрутки слева или
справа от бегунка.
На большое расстояние Перетащите бегунок на нужную позицию. Если лист
слишком большой, удерживайте при перетаскивании
клавишу SHIFT.
Выделение ячеек на листе
Выполнение большей части команд и задач в Microsoft Excel становится возможным после выделения ячеек, с которыми необходимо произвести те или иные действия.
Выделение ячеек в соответствии с содержащимися в них данными
1. Выделите диапазон, содержащий тип ячеек, которые нужно выделить.
Чтобы выделить все ячейки этого типа на текущем листе, наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши.
2. В меню Правка выберите команду Перейти.
3. Нажмите кнопку Выделить.
4. Установите нужные параметры.
Чтобы получить справку о параметре, щелкните знак вопроса, а затем ѕ параметр.
Изменение данных на листе
Изменение содержимого ячейки
1. Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.
2. Измените содержимое ячейки.
3. Для сохранения изменений нажмите клавишу ENTER.
Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.
Очистка и удаление ячеек, строк и столбцов
При удалении ячейки Microsoft Excel так перемещает соседние ячейки, чтобы они заполнили освободившееся место. При очистке ячейки удаляется ее содержимое (формулы и данные), форматы и примечания, а сама ячейка остается на листе.
Поиск и замена данных
Существует возможность находить указанный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, например, формулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с содержимым текущей ячейки.
Для поиска данных в списке служат фильтры, которые позволяют отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка, включающего данные по международным продажам, можно извлечь данные по национальным продажам.
Перемещение и копирование ячеек
При использовании перетаскивания, а также команд Вырезать, Копировать и Вставить, Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.
Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.
Проверка орфографии и автоматическое исправление ошибок
Проверку орфографии можно выполнить на любом листе рабочей книги. Если в тексте используются слова, отсутствующие в основном словаре (например специальные термины или имена собственные), можно добавить их в дополнительный словарь. Тогда слово будет считаться ошибочным только в том случае, если оно отсутствует в обоих словарях.
Средства автозамены позволяют исправлять часто встречающиеся ошибки при вводе слов; например, можно изменить «авш» на «ваш» и «чтоыб» на «чтобы». Список таких слов можно дополнять самостоятельно.
Формат словарей и списка автозамены Microsoft Excel соответствует другим приложениям Microsoft Office.
Форматирование листов
Копирование форматов из одной ячейки или диапазона ячеек в другой
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать.
2. Нажмите кнопку Формат по образцу.
3. Выделите ячейку или диапазон ячеек, в который необходимо скопировать формат.
Изменение размера, шрифта и других форматов текста
При помощи кнопок на панели инструментов Форматирование можно изменить шрифт, размер шрифта и цвет шрифта. Если некоторые данные в ячейке не видны, то чтобы вместить их, текст можно сжать. Затем при изменении ширины столбца размер текста в Microsoft Excel будет меняться автоматически. На вкладке Шрифт (в меню Формат команда Ячейки) можно вычеркнуть выделенный текст или сделать его «перечеркнутым», а также придать символам формат верхнего и нижнего индексов.
Отображение нескольких строк текста внутри ячейки
1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание.
3. В поле Отображение установите флажок переносить по словам.
Форматирование сводной таблицы
Если при обновлении или изменении структуры сводной таблицы необходимо сохранить изменения формата, перед выделением форматируемых данных выберите команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение
1. Выделите форматируемую часть сводной таблицы.
2. Воспользуйтесь кнопками панели инструментов Форматирование и командами меню Формат, чтобы изменить форматирование.
3. Выделите ячейку сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите необходимые параметры, чтобы отформатировать сводную таблицу.
Для получения справки по каждому элементу управления нажмите кнопку со знаком вопроса и щелкните необходимый элемент управления.
Использование рамок в ячейках
1. Выделите ячейки, в которые необходимо добавить рамку.
2. Для использования рамки, выбранной в прошлый раз, нажмите кнопку Границы .
Для использования другого типа рамки нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите желаемый тип рамки.
Затенение фона ячеек цветом
1. Выделите ячейки, которые необходимо затенить.
2. Для использования цвета, выбранного в прошлый раз, нажмите кнопку Цвет заливки .
Для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки , а затем выберите необходимый цвет.
Затенение ячеек узором
1. Выделите ячейки, которые необходимо затенить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид.
3. Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.
4. Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.
Если цвет узора не выбран, то он будет черным.
Отображение нескольких строк текста внутри ячейки
1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание.
3. В поле Отображение установите флажок переносить по словам.
Изменение ширины столбца и высоты строки
Microsoft Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк. Он также позволяет установить ширину столбцов для листа по умолчанию. При определении ширины столбца по умолчанию устанавливается одинаковая ширина всех столбцов кроме тех, которые были изменены ранее.
Создание пользовательского числового формата
1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Число.
3. В поле Числовые форматы выберите формат, а затем укажите встроенный формат, отвечающий требованиям.
4. В поле Числовые форматы выберите (все форматы).
5. В поле Тип для создания требуемого формата измените представленные там форматы. Изменение встроенного формата не удаляет его.
Быстрое форматирование ячеек из списков с помощью стилей и встроенных форматов таблицы
Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего отдельные элементы — например, название строки или столбца, общие итоги или подробные данные — применяется автоформат. При этом для различных элементов таблицы используются отдельные форматы.
Стиль представляет собой комбинацию форматов, которые можно одновременно применять к выделенным ячейкам. В Microsoft Excel к числам применяются денежный стиль, процентный и с разделителем групп разрядов. Можно создавать собственные стили для шрифтов, их размера, числовых форматов, рамок и затенения ячеек, а также защиты ячеек от изменений.
Если некоторые ячейки листа уже отформатированы должным образом, можно скопировать этот формат на другие ячейки.
Создание нового стиля
1. Выберите ячейку отформатированную с помощью комбинации форматов, которые необходимо включить в новый стиль.
2. В меню Формат выберите команду Стиль.
3. Введите имя для стиля в соответствующие поле.
4. Для того чтобы определить стиль, а затем применить его к выбранным ячейкам, нажмите кнопку OK.
Чтобы определить стиль без его последующего применения, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.
Создание экранной или печатной формы.
Создание формы
Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.
Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая автоматически добавляет сведения в базу данных.
Форматирование листа с целью использования в качестве формы
Чтобы создать привлекательную и легкую для заполнения форму, достаточно простых способов форматирования. Например, для установки рамки для формы можно изменить сетку листа путем изменения ширины столбцов и высоты строк, а также объединяя ячейки. Объемное затенение и рамки позволяют выделить ячейки, в которые пользователи должны вводить данные. Как образец для создания собственной формы можно использовать стандартную профессиональную форму.
Линии сетки в печатных и электронных формах
В зависимости от того, должна ли заполняться форма на компьютере или на бумаге, она создается на базе следующих основных шагов. Сначала нужно добавить на лист вопросы, названия и другой текст, а затем отформатировать ячейки должным образом. В зависимости от того, как будет использоваться форма, к электронной форме можно добавить элементы управления для автоматизации ее заполнения, сбора и обработки данных.
Рекомендуется сохранить законченную форму как шаблон. В дальнейшем пользователи смогут создать на его основе пустые копии формы с помощью команды Создать в меню Файл. Чтобы сделать форму доступной для других пользователей сети, шаблон данной формы следует хранить в сети. Следует создать ярлык к шаблону формы, после чего, каждый пользователь должен скопировать этот ярлык в папку шаблонов на свой компьютер. Для распространения и сбора форм также используется электронная почта.
· Печатные формы
В случае, если пользователи будут заполнять форму на бумаге, особенно важен вопрос оформления и формата формы, с тем, чтобы ее было легко читать и заполнять. Например, если пользователи должны написать несколько строк данных, можно использовать светло-серые рамки ячеек для добавления строк к форме. Также можно добавить имеющие названия флажки и переключатели с помощью панели инструментов Формы. Элементы управления лучше устанавливать снятыми по умолчанию, так чтобы на бумаге появлялись пустые поля и кружочки, которые будет удобно отмечать. Для получения дополнительных сведений об инструментах форматирования форм нажмите кнопку .
· Электронные формы
В случае, если пользователи будут заполнять форму на компьютере, можно использовать следующие вещи.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
