скачать рефераты
  RSS    

Меню

Быстрый поиск

скачать рефераты

скачать рефератыРеферат: MS Access

Существует два способа связывания контрольного элемента с полем таблицы:

1.   Если пользователь хочет, чтобы Access изготовила связанный управляющий элемент автоматически, то при генерации и размещении элемента кроме инструментального меню (View/Toolbox) ему следует воспользоваться еще и окном списка полей (View/Field List). Из инструментального окна мышью выбирается управляющий элемент, который необходимо вставить в формуляр. Затем из списка полей мышью выбирается поле, с которым следует связать создаваемый управляющий элемент.После этого, не отпуская кнопку мыши, следует отбуксировать выбранное поле в то место прототипа формуляра, в котором надлежит разместить управляющий элемент. При освобождении кнопки мыши в указанном месте создается элемент выбранного типа, привязанный к указанному полю. Такой управляющий элемент имеет те же характеристики, что и поле в таблице, скоторым он связан.

2.   Связать с полем таблицы можно и ранее не связанный управляющий элемент. Для этого достаточно вызвать окно характеристик управляющего элемента двойным щелчком на этом элементе в окне проектирования формуляра. В окне характеристик следует найти характиристику ControlSource (Источник управления) и задать в качестве ее значения имя связанного поля.

Если Вы бы хотели распечатать Ваш формуляр, то сначала рекомендуется просмотреть его в виде, в котором он будет представлен на странице.

Для этого:

·    Нажмите кнопку Print Preview в пиктографическом меню (или выберите директиву Print Preview в меню File).

·    Для увеличения масштаба установите указатель мыши на странице так чтобы он приобрел вид увеличительного стекла и нажмите кнопку мыши.

Для возвращения прежнего масштаба щелкните кнопкой мыши еще раз.

Для распечатки формуляра необходимо:

·    Из меню File выбрать директиву Print (или нажать кнопку Print в пиктографическом меню). Microsoft Access высветит диалоговое окно Print.

·    Нажмите OK. Microsoft Access распечатает формуляр.

·    Теперь из меню View выберите директиву Form (или нажмите кнопку Close в пиктографическом меню) для возвращения в режим просмотра формуляра.

Теперь Вы можете сохранить и закрыть формуляр.

Сохранение:

·    Из меню File выбрать директиву Save Form. Microsoft Access высветит диалоговое окно Save As.

·    Напечатайте имя Вашего формуляра и нажмите OK.

Закрытие:

·    Из меню File выбрать директиву Close (или сделать двойной щелчок в поле меню управления в вержнем левом углу окна формуляра.

Теперь формуляр стал частью Вашей базы данных.

Отчеты.

Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.

Например:

·     Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используйте запрос.

·     Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте формуляр.

·     Для распечатки торговых продаж для формального прелставления, используйте отчет.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда Ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет будет основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то Ваш отчет должен основываться на запросе.

Вы можете создавать отчеты как при помощи так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета, так как он сделает за Вас основную работу.

Самый наибыстрый способ создания отчета - используя Конструктор Автоотчета.Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая все поля таблицы или запроса.

С помощью  Конструктор Автоотчета:

1.  В окне базы данных активизируйте Table или Query.

2.  Выберите таблицу или запрос на котором будет основываться Ваш отчет.

3.  Нажмите кнопку AutoReport в пиктографическом меню.

С помощью Конструктора Отчета:

1.  В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в меню View).

2.  Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New Report.

3.  В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета.

4.  Нажмите кнопку Report Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Report Wizard.

5.  Выберите Конструктор из списка и нажмите OK.

6.  Следуйте указаниям в диалоговых окнах Конструктора. В последнем окне нажмите кнопку Finish.

Без помощи Конструктора Отчета:

1.  В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в меню View).

2.  Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New Report.

3.  В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета.

4.  Нажмите кнопку Blank Report.

Microsoft Access высветит отчет в режиме проектирования. Для просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку Field List в пиктографическом меню.

В прототип  отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).

Указатель

Надпись

Группа

Селекторная кнопка

Комбинированный список

Диаграмма

Рамка несвязанного объекта

Линия

Конец страницы

 

Конструктор управления

Текстовое поле

Двухпозиционный переключатель

Контрольный индикатор

Список

Подформа/подотчет

Рамка связанного объекта

Прямоугольник

Командная кнопка

Блокировка

Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить “прямо на месте”, перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы.

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.

Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов:

1.   Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. правляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши.Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).

2.   Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик.В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

Вы можете распечатать отчет посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.

Печать на принтер:

1.  Откройте отчет в любом режиме.

2.  Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.

3.  Выберите опции:

·    -All  распечатка полного отчета

·    -Selection  распечатка выборочной области

·    -Pages  распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

4.  В строке Print Quality (качество печати) выберите соответствующую опцию.Они будут зависить от драйвера принтера.

5.  Для установки числа копий введите номер в строку Copies.

6.  После установки всех необходимых опций нажмите OK.

Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.

1.  Откройте отчет в любом режиме.

2.  Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.

3.  Выберите опции:

·    -All  распечатка полного отчета

·    -Selection  распечатка выборочной области

·    -Pages  распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

4.  Активизируйте строку Print To File.

5.  Нажмите OK. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File.

6.  Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK.

Вы можете сохранить отчет двумя способами:

Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.

1.  В меню File выберите директиву Save.

2.  Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.

3.  Нажмите OK.

Сохраняя результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.

1.   В меню File выберите Output To.

2.   Следуйте инструкциям в диалоговых полях Output To.

Макросы, макрокоманды.

Макрокоманда представляет из себя последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования макокоманд. Для создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку Macro, а затем кнопку New. После этого откроется окно проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна:

В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. Нужную инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка.

Колонка Condition содержит условные выражения для управления процессом выполнения макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Conditions.

Вы так же можете создать макрогруппу содержащую несколько макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других макрокоманд в группе. Макрокоманды в ходящие в макрогруппу представляют собой именованные последовательности инструкций. Создать макрогруппу Вы можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в колонке Macro Name в первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Macro Names.

 В одном окне проектирования макрокоманд может содержаться несколько макрогрупп.

Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку 

или выбрыв опцию Run Macro... в меню File.

Модули.

При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования - Access Basic. Он представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль.

Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на язаке Access Basic.

Для создания модуля нажмите на кнопку Modul в окне Базы данных, а затем на кнопке New. Вы увидете такое окно:

Это окно представляет из себя текстовый редактор, с автоматической проверкой синтаксиса при заканчивании строки, где вы можете набирать текст своей программы состояший из переменных, операторов, вызываемых функций.

Access Basic-код(последовательность Ваших операторов) выполняется при вызове и выполнии операции в которой используется Ваша функция, при нажатии кнопки:  

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5


Новости

Быстрый поиск

Группа вКонтакте: новости

Пока нет

Новости в Twitter и Facebook

  скачать рефераты              скачать рефераты

Новости

скачать рефераты

© 2010.