скачать рефераты
  RSS    

Меню

Быстрый поиск

скачать рефераты

скачать рефератыРеферат: Классификация текстовых процессоров

слияние документов: объединение всех изменений и примечаний, внесенных несколькими рецензентами, в единый документ с помощью одной простой операции. Нескольким рецензентам можно предоставить для работы отдель­ные копии документа, после чего все исправленные версии объединяются в итоговый документ;

примечания и всплывающие подсказки: быстрый просмотр на экране приме­чаний любых рецензентов непосредственно в документе, без открытия от­дельной области. Примечания легко заметить – текст, снабженный приме­чанием, выделяется желтым цветом. При установке указателя на этот текст появляется всплывающая подсказка, содержащая текст примечания и имя рецензента;

панель рецензирования: теперь все обычные средства рецензирования доку­мента находятся на одной панели инструментов

Уже в Microsoft Word 6.0 было реализовано автоматическое изменение шрифта и языка при переключении раскладки клавиатуры. В Word 97 создание и просмотр до­кументов, содержащих текст на различных европейских языках, еще более упро­стилось. Кроме того, предусмотрена возможность просмотра документов, со­зданных с помощью других локализованных (национальных) версий Word.

Проверка правильности набора (написания) текста выполняется одновременно с набором. Это тоже более естественно, чем проверка текста после набора. При этом неправильно набранное (но мнению редактора Word) слово подчеркивается красной волнистой линией с целью обратить внимание пользователя. Следует по­мнить, что ошибочным признается как действительно неправильно набранное сло­во, так и неизвестное редактору.

В Word 7.0 реализована система интеллекту­альной подсказки. Эта система предназначена для повышения эффективности работы с документом за счет вывода на экран соответствующих подсказок. При­знавая определенную формализованность в работе мастера подсказок, следует согласиться с тем, что его появление является шагом в направлении интеллекту­ализации общения пользователя и компьютера. Анализируя действия пользовате­ля и признавая их неоптимальными, редактор через мастера стремится их оптими­зировать.

Изменения произошли в системе поиска и замены. Теперь пользователю стали доступны поиск и замена всех форм слова (в английском тексте), что сделало эти операции более гибкими и приближенными к смысловому анализу текста.

Обеспечивается использование системы электронной почты, не покидая редакто­ра. Можно редактировать и создавать почтовые сообщения как обычный доку­мент. У пользователя появилась возможность создавать профессиональный доку­мент-сообщение, вставляя в него таблицы, графики и другие объекты.

В Word 7.0 при оформлении (обычных) писем методом слияния текста и полей из базы данных можно использовать адреса, которые хранятся в адресных книгах Microsoft Exchange или Schedule+. Связанная работа этих приложений позволя­ет легко объединить информацию из различных приложений.

При сохранении всех возможностей Word 6.0 и его пользовательского интер­фейса Word 7.0 имеет ряд новых принципиальных особенностей. У пользовате­ля редактора Word 7.0 появилась возможность выделять определенные фраг­менты текста цветом с целью, например, отметить какие-то важные его моменты. При этом цветные отметки видны только при просмотре текста на экране и на печать не выводятся. Это соответствует принятой технологии работы с научным текстом.

 

3  Пользовательский интерфейс


При запуске текстового процессора появляется основное окно текстового процессора.


 

Подпись: Строка состояния                                                                  

 



Общий вид окна MS Word 97

Первая строка основного окна, являющаяся строкой заголовка, содержит название пакета – Microsoft Word.

Строка меню, начинающаяся со слова “Файл”, содержит названия главных режимов меню, каждый из которых в свою очередь раскрывается в список команд. При активизации кнопок, идет выполнение наиболее часто используемых операций, в том числе некоторых команд форматирования, печать документа и просмотр подготовленного к печати документа на экране. По умолчанию при создании нового документа панель инструментов всегда изображается на экране, но при желании панель инструментов можно убрать с экрана. На экране можно отразить ту или иную панель в зависимости от потребности потребителя.

Ниже панели инструментов располагается окно документа. В строке Заголовок документа выводится имя документа, точнее, имя файла, в котором он находится. По умолчанию новым документам присваиваются имена Документ N, где N — порядковый номер нового документа. При дальнейшей работе имена документов можно изменить.

Следующая строка называется линейкой. Эта строка позволяет увидеть и изменить положение отступов и табуляторов для текущего абзаца текста. Ниже линейки форматирования располагается рабочая зона, в которую вводятся текст, формулы, иллюстрации и другие объекты документа.

Предпоследняя строка экрана содержит линейку горизонтальной прокрутки. Она позволяет просматривать правую часть широкого документа, не поместившуюся в окне. Перемещение окна по горизонтали вдоль страницы документа осуществляется с помощью кнопок со стрелками и движка. Справа от этой линейки в той же строке экрана расположены кнопки для перелистывания страниц большого документа в обе стороны и установки первой или последней страницы.

В правой части экрана расположена линейка вертикальной прокрутки для просмотра длинных документов.

Над кнопкой перемещения вверх линейки вертикальной прокрутки располагается маркер-делитель окна. Маркер позволяет разделить окно по горизонтали на две области и вывести в каждую из них различные части одного и того же документа, при этом каждая область экрана будет иметь свои линейки прокрутки. Маркер работает, если текст выведен в обычном или черновом режимах. Для разделения окна необходимо «зацепить» маркер мышью и «протащить» его вниз в нужную позицию экрана.

В последнюю строку экрана – строку состояния выводится вспомогательная информация об активном документе (номер текущей страницы и их общее количество), более подробные сведения о текущем пункте меню, а также названия включенных клавиш управления (NUM Lock, Сарs Lock).

4 Основные приемы работы с документами

Для запуска необходимо щелкнуть по пиктограмме данного прило­жения. Сразу после запуска на экране откроется окно с пустым документом. Как правило, оно развернуто на полный экран, а вторичное окно документа слито с основным.

При создании нового документа в Word вы видите пустое окно для ввода. Вер­тикальная черта (курсор) расположена в верхнем левом углу окна. Ниже курсо­ра располагается горизонтальная черта, которая называется маркером конца документа. При вводе текста символы появляются на экране слева от точки вставки, которая смещается вправо по мере ввода текста.

Нажимать клавишу Enter нужно, только чтобы отметить конец абзаца или вставить пустую строку. При нажатии клавиши Enter вставляется символ кон­ца абзаца и происходит переход на новый абзац. Обычно на экране не видны символы абзаца. Если вы хотите их увидеть, нажмите кнопку Скрытый текст на напели инструментов.

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и набрать текст. В Word имеются 2 режима редактирования: режим вставки и режим замены. В режиме вставки (используется чаще всего) все символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы заменяют собой существующие. Когда этот режим включен, в строке состояния выделяется индикатор “ЗАМ” (OVR). Для переключения между этими двумя режимами следует нажать клавишу Insert или сделать двойной щелчок мышью на индикаторе “ЗАМ”.

4.1 Работа с несколькими документами

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый со­здаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собствен­ном окне.

Одно из преимуществ работы с несколькими документами одновременно заклю­чается в легкости копирования или перемещения текста из одного в другое, что упрощает создание двух различных версии одного базового документа или заим­ствовании из существующего документа при построении нового.

При открытии документа он появляется в окне документа, скрывая ранее откры­тые документы. При работе с несколькими документами можно переключаться с одного документа на другой в режиме полного экрана или разместить их на экра­не так, чтобы видеть, по крайней мере, часть каждого из них. В любой момент вре­мени может быть активным только один документ. Окно, которое размещается поверх других и имеет выделенный заголовок, является активным.

Для размещения на экране всех открытых документов нужно выполнить коман­ду Окно/Расположить все. Можно перемещать эти окна или изменять их размер, используя обычные методы Windows.

Для восстановления окна в его полноэкранном виде необходимо щелкнуть но кнопке “Развер­нуть” в верхнем правом углу окна или выберите команду Развернуть в управля­ющем меню окна документа.

4.2 Сохранение документа

Сохраненный документ хранится в виде файла на диске. Пока документ не со­хранен, все изменения находятся только в оперативной памяти компьютера. После сохранения файла его можно сохранить снова под тем же именем или со­хранить новую копию файла под другим именем и в другом месте. Можно уста­новить режим, при котором Word автоматически сохраняет документ через опре­деленные промежутки времени и сохраняет предыдущую копию файла при каждом новом сохранении (команда Сервис [Параметры, вкладка Сохранение).

Сохранение документа осуществляется командой Файл/Сохранить, комбинацией клавишей ALT+S или щелкнув по пиктограмме “Сохранить” на панели инструментов Стандартная. Word назначит сохраняемому файлу расширение DOC. Для сохранения файла под новым именем выберите команду Файл/Сохранить как. Файл, созданный в Word, можно сохранить! в других форматах, что позволяет пе­реносить документ на компьютеры, где Word не установлен, или установлена более ранняя версия.

Сохранение нового документа осуществляется следующим образом

1) Нажмите по пиктограмме Сохранить.

2) Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный диск из списка,  или щелкните дважды нужную папку в списке папок.

Чтобы сохранить документ в новой папке, нажмите кнопку Создать папку.

3) Введите имя документа в поле Имя файла.

В случае необходимости имя файла может быть довольно длинным, состоять из нескольких слов и служить кратким описанием документа.

4) Нажмите кнопку Сохранить.

4.3 Создание папки

По мере возрастания числа файлов, создаваемых в Word, возникает желание как-то их упорядочить. Простейший путь – это организовать на диске папки, содер­жащие связанные файлы.

Новая папка создается командой Файл/Сохранить как, кнопка “Создать новую папку”. Имя папки должно быть длиной до 256 символов и может включать про­белы .

4.4 Закрытие документа

Для закрытия документа следует: выбрать команду Файл/Закрыть и щелкнуть кнопку “Закрыть” или дважды щелкнуть по значку в верхнем левом углу окна до­кумента. Если после последнего сохранения документа были сделаны изменения, Word даст возможность их сохранить.

4.5   Редактирование документа

4.5.1  Режимы работы с документом

Существует несколько различных режимов просмотра документов. Можно вво­дить текст в обычном режиме просмотра, а можно работать в режиме разметки страницы с увеличением на 500%. Обычный режим просмотра подходит для ото­бражения основного текста в том виде, как он будет напечатан. Режим структуры документа используется для просмотра документа в соответствии с его структу­рой. Режим разметки страницы позволяет увидеть страницу в точности так, как она будет напечатана, включая колонки, колонтитулы и номера страниц. Режим просмотра главного документа используется для создания и редактирования очень больших документов. Режим просмотра во весь экран позволяет видеть только сам документ. Во всех этих режимах можно вводить, редактировать и форматиро­вать текст документа. Шестой режим просмотра – просмотр перед печатью – позволяет видеть сразу несколько страниц в том виде, как они будут напечатаны, но в этом режиме нельзя редактировать документ.

Режим просмотра документа изменяется командой меню Вид, или комбинацией клавиш, или кнопками управления режимом просмотра. Перемещение внутри документа осуществляется при помощи клавишей управления курсором или при помощи вертикальной и горизонтальной полос прокрутки. “Бе­гунок” показывает положение отображаемого в данный момент экрана относи­тельно всего документа. В режиме разметки страницы в нижней части вертикаль­ном полосы прокрутки появляются две кнопки, которые позволяют листать страницы целиком. При перемещении бегунка по вертикальной полосе прокрутки рядом с ним появляется номер страницы.

4.5.2  Удаление текста

Чтобы удалить текст, нужно сначала выделить его, а затем нажать клавишу Delete или Backspace или использовать комбинации клавиш.

Таблица №1

        Комбинация клавиш для удаления элементов

Удаляемый элемент Клавиши

Символ справа от точки вставки

Символ слева от точки вставки

Следующее слово

Предыдущее слово

Delete

Backspace

Ctrl + Delete

Ctrl + Backspace

4.5.3 Перенос слов

Перенос слов позволяет выровнять правую границу текста и уменьшить пробелы между словами в абзацах, выровненных, но ширине. Слова при переносе разбива­ются на части с помощью дефиса. Word имеет три тина дефисов: необязательные (мягкие), обычные и неразрывные (жесткие).

Команда Сервис/Расстановка переносов позволяет автоматически расставить не­обязательные переносы ко всему документу. Чтобы сделать видимыми необяза­тельные дефисы, выберите Сервис/Параметры и откроите вкладку Вид.

4.5.4 Отмена правки

Команда Отменить отменяет последнее выполненное действие. Отменить можно большинство операции редактирования. Команду Правка/Отменить нужно выполнять сразу же после того, как была совершена ошибка. Чтобы отменить по­следнюю операцию редактирования, можно воспользоваться клавишами Ctrl + “Z” или Alt + Backspace. Для отмены или повтора нескольких по­следних операции с помощью панели инструментов используется стрелочка вниз рядом с кнопкой Отменить или Повторить

4.5.5 Перемещение, копирование и связывание текста или графики

Word мощное средство связывания текста или графики внутри документа или с другим документом. При изменении исходного материала его связанная копия меняется автоматически. Фрагмент текста или графики, к которому применены команды перемещения и копирования, загружается в специальную область памяти, называемую буфером обмена.

Буфер обмена хранит свое содержимое, пока в него не будет помещено новое содержимое с помощью команды копирования или перемещения. С помо­щью буфера обмена можно перемещать и копировать текст и графику в другие приложения Windows или DOS. Перемещение (копирование) выделенного текста осуществляется командой Правка/Вырезать (Правка/Копировать), перено­сом курсора в то место, куда нужно переместить (скопировать) текст, и использовав команду Правка/Вставить.

4.5.6  Разбивка на страницы

По умолчанию Word разбивает документы на страницы после каждого изменения документа. Word определяет, сколько текста поместится на страницу и вставляет мягкий разрыв страницы, который выглядит при обычном режиме просмотра как гонкая пунктирная линия. В любом месте документа можно вручную вставить жесткий или принудительный разрыв страницы, который выглядит как более жирная пунктирная линия со слова­ми Разрыв страницы по центру экрана. Вставить принудительный                  разрыв, можно с помощью клавиш Ctrl + Enter” либо
выбрав команду, Вставка/Разрыв. Уда­лить принудительный разрыв можно клавишей Del.

4.5.7  Поиск и замена

Команда Правка/Найти позволяет найти и выделить текст, форматирование, стиль или специальный символ. Команда Правка/Заменить выборочно или гло­бально во всем документе производит замену.

4.5.8  Проверка орфографии

Средство проверки орфографии Word очень быстро находит в документе слова, которых нет ни в основном, ни в специальных или вспомогательных словарях. Кроме того, средство проверки орфографии может предложить несколько вариантов правильного написания.

Если включено средство автоматической проверки орфографии, то неправильно введенные слова сразу при вводе подчеркиваются красной волнистой линией. Кроме того, в строке состояния появляется значок в виде открытой книги с крас­ным крестиком, который означает, что в документе есть орфографические ошиб­ки. Чтобы включить автоматическую проверку орфографии, выберите команду Сервис/Параметры, вкладка Орфография. Проверка документа проводится от начала до конца документа. Можно производить орфографию только в части документа, если выделить эту часть.

Если начать проверку орфографии в середине документа, то проверка будет проведена до конца, затем Word вернется к началу документа и закончит на том месте, где ее начал.

4.5.9  Вставка рисунка:

-  в документ

С помощью Word можно иллюстрировать документы, используя картинки, создан­ные графическими программами. Word принимает многие наиболее часто исполь­зуемые форматы графики. Рисунок можно вставить в текст документа, кадр или таблицу. Наиболее простой путь поместить иллюстрацию в документ – вставить рисунок прямо в текст. Вставка рисунка в кадр позволит применить обтекание рисунка текстом, а встав­ка рисунка в одну из ячеек таблицы позволит разместить его, выравнивая относи­тельно текста в другой ячейке. Вставка рисунка в кадр позволяет помещать ри­сунок в пространство над текстом или под ним.

- в текст

Вставка рисунка в текст осуществляется одним из следующих способов:

-Необходимо выполнить команду Вставка/Рисунок (при использовании этого метода на­личие программы, с помощью которой создавался рисунок, не обязательно).

-Запустите программу создания рисунка и скопируйте его в буфер обмена Windows. Затем скопируйте рисунок из буфера обмена в документ.

-Выполните команду Вставка/Объект (при использовании этой команды вставленный рисунок можно редактировать с помощью программы, создавшей рисунок).

Файл документа, который содержит рисунок, занимает очень много места. Уменьшить размер файла можно при помощи создания связи документа с файлом рисунка, без сохранения копии рисунка в документе. В этом случае каждый раз при открытии документа, Word обращается к файлу рисунка, чтобы отобразить рисунок. Связь создается посредством команды Вставка/Рисунок. В диалоговом окне Вставка рисунка следует установить флажок Связь с файлом и снять флажок Хранить в документе.

- в кадры

Вставляя рисунок в кадр, или заключая в кадр уже существующий рисунок, вы снимаете жесткую привязанность рисунка к тексту. Рисунок в кадре можно пере­мещать по странице простым перетаскиванием. Текст может обтекать рисунок в кадре. Кроме того, можно заключить в кадр рисунок вместе с текстом или дру­гим объектом. Это полезно, если есть необходимость сгруппировать объекты.

Для вставки рисунка в кадр щелкните кнопку “Надпись” на панели инструментов Рисование. Дальше установите курсор в Копирование рисунков в документ

Наиболее простой возможностью вставить рисунок в документ Word является использование буфера обмена для копирования рисунка. Чтобы скопировать рисунок в документ, необходимо вначале запустить программу графики пли про­грамму построения диаграмм; открыть файл рисунка; выделить рисунок или ди­аграмму; выполнить команду Правка/Копировать; перейти в документ Word н выполнить команду Правка/Вставить или команду Правка/Специальная вставка. Рисунок может быть вставлен статически или как объект. Если рисунок вставляется как объект, то его можно будет редактировать. Для редактирования рисунка нужно дважды щелкнуть, но нему мышью, чтобы вызвать создавшую рисунок программу.

4.5.10  Работа с рисунками

Работа с рисунком включает в себя его увеличение или уменьшение, обрезку ри­сунка, добавление или удаление рамки, перемещение, копирование рисунка, вставку рисунка в кадр. С рисунками можно работать в любом режиме просмотра доку­мента. Исключение – рисунок, вставленный в кадр (появляется в режимах про­смотра документа “Разметка страницы” или “Предварительный просмотр”). Рисунки можно скрыть для увеличения скорости перемещения внутри документа и вывода на экран документа, содержащего большое количество рисунков. Для выделения рисунка нужно щелкнуть по рисунку мышью. Чтобы изменить размер выделенного рисунка, нужно перетащить маркер размера. Если при перетаскива­нии маркера удерживать клавишу Shift, то будет производиться обрезка ри­сунка. Аналогичные действия  можно произвести командой Формат/Рисунок. При помощи команды Формат/Обрамление и заливка к рисунку можно доба­вить линии  и обрамление. Заливка рисунка производится только в том случае, если рисунок вставлен в кадр. Выделенный рисунок можно переместить или ско­пировать при помощи мыши (копирование происходит, если удерживается клави­ша “Ctrl). Эти же действия можно выполнить командами Правка/Вырезать или Правка/Копировать и затем выполнить команду Правка/Вставить.

4.5.11  Рисование с помощью инструментов Word

Рисование в Word происходит с помощью панели инструментов Рисование. Можно создавать рисованные объекты, не закрывая документа, в который они должны быть вставлены; рисование происходит прямо в документе. Рисование производится в режиме разметки страницы. Для вывода панели инструментов Рисование на экран нужно выполнить команду Вид/Панели инструментов. При создании рисунка он помещается в слои над текстом. Word предоставляет воз­можность перемещать рисованные объекты в слой над текстом, в слои текста или в слои под текстом. Рисунок, не заключенный в кадр, может располагаться только в слоях над текстом и под текстом. Для упорядочивания слоев нужно выде­лить объект и нажать соответствующую кнопку па напели инструментов Рисование. Рисованные объекты можно сгруппировать. Сгруппированные объекты пре­вращаются как бы в один объект.

4.5.12  Построение диаграмм

С помощью приложения Microsoft Graph можно создавать диаграммы 14 различ­ных типов. Текстовые и числовые данные сначала следует ввести в таблицу. Для построения диаграммы нужно выполнить команду Вставка/Объект и выб­рать тип объекта Microsoft Graph. К диаграмме можно добавить такие элементы, как стрелки, заголовки, легенды. Наиболее удобный способ построения диа­грамм – это использование мастера диаграмм. Чтобы добавить к диаграмме дополнительный элемент, необходимо выделить диаграмму (щелкнув на ней мышью) и выполнить команду Вставка/Объект/Graph/Изменить. Для добавления заголовка и метки данных выполняется команда Вставка/Заголовки, а для до­бавления легенды - команда Вставка/Легенда.

4.5.13  Сочетания клавиш: работа с документами

Таблица № 2

Действие

Сочетание клавиш

Создание документа CTRL + N
Открытие документа CTRL + O
Закрытие документа CTRL + W
Разделение окна документа ALT + CTRL + S
Сохранение документа CTRL + S
Завершение работы с Word
ALT + F4
Поиск текста, форматирования и специальных элементов CTRL + F
Повтор поиска ALT + CTRL + Y
Замена текста, форматирования  и специальных элементов CTRL + H
Переход к странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку и т.п. CTRL + G
Возврат к странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку и т. п. ALT + CTRL + Z
Прокрутка документа ALT + CTRL + HOME
Прерывание действия ESC
Отмена действия CTRL + Z
Повтор действия CTRL + Y

Литература

1   Гончаров Р.В., Любимов М.Ф. Информатика. Задачи, примеры и контрольные задания. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1999.

2   Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные системы и сети. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

3   Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Текстовый процессор MS Word. Лабораторный практикум. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

4   Microsoft Word “Help”.


Страницы: 1, 2, 3


Новости

Быстрый поиск

Группа вКонтакте: новости

Пока нет

Новости в Twitter и Facebook

  скачать рефераты              скачать рефераты

Новости

скачать рефераты

Обратная связь

Поиск
Обратная связь
Реклама и размещение статей на сайте
© 2010.