Курсовая работа: Учет счет-фактур

1)  Меню Пуск > Программы > Microsoft Access, затем меню Файл > Открыть и указать местоположение файла Учет счет – фактур.mdb;

2)  Дважды щелкнуть по ярлычку программы или в контекстном меню выбрать «Открыть».

2.3 Описание операций

Работа с базой данных начинается с заполнения справочников, которые служат для последующего заполнения формы «Учет счет – фактур». Заполнение происходит в следующей последовательности:

Справочник Товары;

Справочник Единицы измерения;

Справочник Организации;

Справочник Поставщики;

Справочник Покупатели;

Подменю «Таблицы»

Данное подменю предназначено для ввода и корректировки информации. При неверном вводе выдается сообщение и предлагается сделать исправление.

Справочники можно заполнять с помощью таблиц или форм. Для заполнения справочников необходимо из меню «Таблицы» или «Формы» выбрать соответствующий справочник.

Заполнение справочников начинается с пустой строки: поочередно вводим код, который должен быть больше нуля и наименование. Если какое-то поле не будет заполнено, то появится сообщение об ошибке. Новые записи сохраняются при закрытии таблицы или формы.

Справочник Товары

Справочник Единицы измерения

Справочник Организации

Справочник Поставщики

Справочник Покупатели

После заполнения справочников вводится оперативная информация с использованием подстановок в таблицу или форму «Учет счет-фактур», которая также выбирается из меню.

 

Основные данные по «Учет счет-фактур»

Подменю «Запросы»

Данное подменю предназначено для получения оперативной выходной информации. Число и форма запросов не ограничено. При необходимости можно сформировать новые запросы и удалить ненужные.

Базовый запрос – выводит всю информацию из базы данных на экран в виде таблицы

Запрос по счет-фактурам – вывод информации по всем счет-фактурам

Запрос перекрестный – выводит информацию о сумме НДС в счет-фактуре

Подменю «Формы»

Данное подменю предназначено для ввода данных в таблицы справочники.

Форма ввода Счет-фактура для ввода данных в таблицы

Формы ввода поставщики и покупатели

Формы ввода организации и товары

Подменю «Отчеты»

Данное подменю предназначено для получения отчетов на основе запросов:

«Журнал учета счет-фактур» – отчёт по всем имеющимся счет-фактурам. Пример такого отчёта приведён в Приложении 3

«Счет-фактура» – отчёт по счет-фактуре по каждой позиции с поставщиками, покупателями и т.д. Пример такого отчёта приведен в Приложении 4.

Подменю «Выход»

Служит для выхода из программы.

2.4 Аварийные ситуации

Возможны следующие аварийные ситуации:

1) появлении ошибок при вводе данных означает, что введено недопустимое значение или пропустили какое-то поле обязательное для заполнения.

2) в случае «зависания» компьютера необходимо произвести перезагрузку с помощью клавиш Alt+Ctrl+Del.

 

3. Расчет экономической эффективности

Экономическая эффективность рассчитывается путем соотношения затрат до внедрения и после внедрения АРМ (автоматизированное рабочее место) с помощью трудовых и стоимостных показателей.

Методика расчёта.

Основные показатели расчёта экономической эффективности:

1) Годовая экономия текущих затрат, получаемых от функционирования системы:

СТ = СП + СК

где, СП - годовая экономия от прямого эффекта, получаемого при обработке данных,

СК – годовая экономия от косвенного эффекта, получаемого через показатели деятельности предприятия.

Ск = СБ – ССР

где, СБ - показатели базового периода (до внедрения системы),

ССР – показатели за период, когда система работает в режиме автоматизации.

ССР = С1 + С2 + С3 + С4 + С5 + СПР

где,    С1 – затраты на оплату труда, работающих в системе;

С2 – отчисления в фонд оплаты труда;

С3 – затраты на сырье и материалы;

С4 – амортизация оборудования;

С5 – прочие затраты;

СПР – предпроизводственные затраты.

СБ = С1 + С2 + С3 + С5

2) Дополнительные капитальные вложения, необходимые для создания системы – КД (дорогостоящие сетевые оборудования и программные средства, строительство, аренда, ремонт помещений и т.д.). Стоимость капитальных вложений обычно приводится к одному году, а срок службы системы определяется в техническом задании (3–5 лет).

3) Срок окупаемости капитальных вложений:

 Т = КД / СТ

4) Расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений:

 ЕР =  / Т

ЕН = 0,33–0,15 – нормативный коэффициент эффективности.

Если ЕР >= ЕН, то создание системы эффективно.

5) Годовой экономический эффект:

 Э = СТ – КД * ЕН, где ЕН = 0,15.

6) Годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе:

 Т = ТБ – ТСР

Расчёт основных показателей экономической эффективности.

1) СТ: Основные данные приведены в таблице:

Показатели	СБ, тыс. руб.	ССР, тыс. руб.
С1*	540	432
С2**	193	154
С3	10	23
С4	-	3
С5	5	7
СПР***	-	16
Итого:	748	635

* – расчёт затрат на оплату труда производится следующим образом:

До внедрения программы «Учет счет-фактур» работу выполняли 3 сотрудников с ежемесячной з/платой 15000 рублей => 3 сотруд. * 15 тыс. руб. * 12 мес. = 540 тыс. руб./год.

После внедрения системы число сотрудников можно будет сократить до 1, но при этом повысить ежемесячную заработную плату до тыс. руб., учитывая их более высокую квалификацию после обучения => 2 сотруд. * 18 тыс. руб. * 12 мес. = 432 тыс. руб./год.

** – С2 = 35,8 от С1.

*** – предпроизводственные затраты включают в себя: покупка программного продукта «Учет материалов на складе», обучение специалистов и консультация по работе с БД и основам работы с MS Access.

Прямая экономия СП = 748 – 635 = 113 тыс. руб.

Косвенная экономия СК = 9 тыс. руб.

Годовая экономия текущих затрат СТ = 113 + 9 = 122 тыс. руб.

2) КД: Ремонт имеющегося помещения, покупка компьютеров, оргтехники, сетевого оборудования приведены в таблице:

Наименование	Количество	Цена, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.
Ремонт помещения	2	30	60
Аренда помещения	0	0	0
Компьютер	4	14	56
Ксерокс	1	8	8
Принтер	4	3	12
Сетевое оборудование	1	4	4
Итого:			140

Дополнительные капитальные вложения КД = 140 тыс. руб.

3) Срок окупаемости капитальных вложений: Т = 140 / 122 = 1,1 года.

4) Расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений:

 ЕР = 1 / 1,1 = 0,9, ЕР = ЕН => создание системы эффективно.

5) Годовой экономический эффект: Э = 122 – 140 * 0,15 = 101 тыс. руб.

6) Годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе:

Примем ТБ за 100%. После внедрения системы затраты труда будут равны ТСР = 75%

Таким образом внедрение системы годовая экономия затраты труда на обработку данных составит Т = 100% – 75% =25%.

Заключение

В курсовой работе была рассмотрена разработка и описание автоматизированного учёта счет-фактур. Спроектирован алгоритм решения задачи «Учёт счет-фактур» и приведена её реализация средствами Microsoft Access.

Производственный расчёт основных показателей экономической эффективности показал, что внедрение автоматизированной системы приводит к годовой экономии текущих затрат получаемых от функционирования системы в размере 122 тыс. руб., а годовой экономический эффект равен 101 тыс. руб. Кроме того расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений оказался равным 0.9, что больше нормативному коэффициенту эффективности 0.15, следовательно, можно сделать вывод, что создание данного проекта является эффективным. Затраты, связанные с капитальным вложением, окупятся в течение 1,1 года.

На основании этих расчетов, можно сделать вывод о большой значимости введения данного продукта на предприятии. Это способствует экономии финансовых средств и трудовых ресурсов.

Модульная структура программы позволяет в дальнейшем вносить изменения, расширить возможности программы путем пополнения ее другими модулями:

-  дополнительные справочники;

-  дополнительные запросы и отчеты;

-  дополнительные базы данных.

Литература

1.  Рузакова О.В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб.пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. Ун-та, 2003. – 163 с.

2.  Плещев В.В. Базы данных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями: Учеб.пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2002 г. – 322 с.

3.  ГОСТ 24.204–80 Требования к содержанию документа «Описание постановки задачи».

4.  ГОСТ 24.211–82 Требования к содержанию документа «Описание алгоритма решения задачи».

5.  РД 50–34.698–90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».