Дипломная работа: Автоматизированное рабочее место секретаря агентства "Репетитор"
| Имя поля | Тип данных | Размер |
| № клиента | Числовой | Длинное целое |
| код телефона | Счетчик | Длинное целое |
| № телефона | Текстовый | 16 |
Таблица 9 - “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”
| Имя поля | Тип данных | Размер |
| Код телефона | Счетчик | Длинное целое |
| № преподавателя | Числовой | Длинное целое |
| № номер телефона | Текстовый | 16 |
2.5 Целостность базы данных
Обеспечение целостности данных является важнейшей задачей при проектировании и эксплуатации систем обработки данных. Проблема целостности состоит в обеспечении правильности данных в базе данных в любой момент времени. Целостность – актуальность и непротиворечивость информации, её защищённость от разрушения и несанкционированного изменения. Целостность является одним из аспектов информационной безопасности на ряду с доступностью – возможностью с приемлемыми затратами получить требуемую информационную услугу, и конфиденциальностью – защитой от несанкционированного прочтения.
Для обеспечения ссылочной целостности базы данных, необходимо определить действия, выполняемые с базой данных при выполнении функции добавления записи в таблицу, изменение и удаление. К таким действиям относят:
· Каскадное обновление связанных полей ;
· Каскадное удаление связанных записей;
2.6 Описание связей
1.В агентстве могут работать множество преподавателей. Вся информация о них заносится в таблицу “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”. При этом каждый отдельны преподаватель может иметь несколько телефонов, поэтому в данном случае используется связь “ один-ко-многим” :
Рисунок 5 - Связь таблиц “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
2. Связь таблиц “КЛИЕНТЫ” и “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”
осуществляется аналогично связи таблиц “ ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”, в каждой группе находится множество клиентов, в то время как один отдельный клиент не может находиться в нескольких группах: связь “один-ко-многим”.
Рисунок 6 - Связь таблиц “КЛИЕНТЫ” и “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”
3 Связь таблиц “КЛИЕНТ” и “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”
Один клиент может иметь и несколько договоров: связь “один-ко-многим”.
Рисунок 7 - Связь таблиц “КЛИЕНТ” и “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”
4 Связь таблиц “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”.
Один преподаватель может иметь и несколько договоров: связь “один-ко-многим”.
Рисунок 8 - Связь таблиц “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”.
5 Связь таблиц “ГРУППА” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
Один преподаватель может обучать несколько групп: связь “один-ко-многим”.
Рисунок 9 - Связь таблиц “ГРУППА” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
3. Проектирование и создание системы
Одним из основополагающих элементов Microsoft Access, как и вообще любой СУЬД, является таблица. Таблицы проектируемой системы были созданы на основе таблиц, которые были определены, при проектировании даталогической модели. Таким образом, вся исходная информация хранится в следующих таблицах:
· Клиенты
· Телефоны клиентов
· Преподаватели
· Телефоны преподавателей
· Расписание
· Группа
· Договор с клиентом
· Договор с преподавателем
На рисунке 10 представлена схема данных проектируемой системы. На данной схеме показаны связи между созданными таблицами.
3.1 Создание запросов
Запросы – это те же самые таблицы, только они заполняются не вручную, а при помощи заранее заданных формул и зависимостей.
В ходе проектирования данной системы были созданы следующие запросы:
· Поиск клиента
· Поиск преподавателя
· Список всех клиентов
· Список всех преподавателей
· Список группы
· Список клиентов без группы
Рисунок 10 – Схема данных
Далее опишем каждый запрос.
Запрос “Поиск клиента”
Запрос “Поиск клиента” позволяет быстро вывести данные об интересующем нас клиенте. Для этого необходимо ввести фамилию интересующего нас клиента. На результат выполнения запроса установлено условие отбора-[Forms]![Клиенты].[Text] Для вывода информации используются следующие таблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этом выводится информация:
· № клиента
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· № группы
· Предмет
· Школа
· Класс
· Дата регистрации
· Улица
· Дом
· Квартира
· Уплатил
· № телефона
Конструктор:
Рисунок 11 - Запрос “Поиск клиента” в режиме конструктора
Режим таблицы:
Рисунок 12 - Запрос “Поиск клиента” в режиме таблицы
Запрос “Поиск преподавателей”
Запрос “Поиск преподавателей” позволяет быстро вывести данные об интересующем нас преподаватели. Для этого необходимо ввести фамилию интересующего нас преподавателя. На результат выполнения запроса установлено условие отбора-[Forms]![Преподаватели].[Text] Для вывода информации используются следующие таблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этом выводится информация:
· № преподавателя
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· Предмет
· Дата регистрации
· Улица
· Квартира
· Дом
· № телефона
Конструктор:
Рисунок 13 - Запрос “Поиск преподавателей” в режиме конструктора
Режим таблицы:
Рисунок 14 - Запрос “Поиск преподавателей”в режиме таблицы
Запрос “Список всех клиентов”
Запрос “Список всех клиентов” был создан для наглядного отображения данных, о регистрируемых в агентстве клиентах, при этом условие отбора отсутствует. Выводится следующая информация:
· № клиента
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· № группы
· Предмет
· Дата регистрации
· Улица
· Дом
· Квартира
· Уплатил
· № телефона
Для того, чтобы получить эти данные, и был создан запрос “Список всех клиентов” на основе трёх таблиц, в которых хранятся эти данные: “Клиенты” , “Телефоны клиентов” и “Группа”.
Конструктор:
Рисунок 15- Запрос “Список всех клиентов” в режиме конструктора
Режим таблицы:
Рисунок 16 - Запрос “Список всех клиентов” в режиме таблицы
Запрос “Список всех преподавателей”
Запрос “Список всех преподавателей” был создан для наглядного отображения данных, о регистрируемых в агентстве преподавателях, а именно:
· № преподавателя
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· Предмет
· Дата регистрации
· Улица
· Квартира
· Дом
· № телефон
Для получения этих данных запрос “Список всех преподавателей” был создан на основе двух таблиц, в которых хранится исходная информация: “Преподаватели” и “Телефоны преподавателей”. В данном запросе, как и в запросе связанном с клиентами, условия отбора отсутствуют.
Конструктор:
Рисунок 17 - Запрос “Список всех преподавателей” в режиме конструктора
Режим таблицы:
Рисунок 18 - Запрос “Список всех преподавателей” в режиме таблицы
Запрос “Список группы”
При помощи запроса “Список группы” можно узнать список отдельной группы. При этом отображаются следующие данные:
· № группы
· Фамилия
· Имя
· Отчество
На результат выполнения запроса установлено условие отбора по номеру группы- [Forms]![отчеты]![группа].[Text]. Таким образом осуществляется проверка клиентов находящихся в одной группе.
Данный запрос был создан на основе двух таблиц: “Клиенты” и “Группа”.
Конструктор:
Рисунок 19- Запрос “Список группы” в режиме конструктора
Режим таблицы:
Рисунок 20- Запрос “Список группы” в режиме таблицы
Запрос “Список клиентов без группы”
Запрос “Список клиентов без группы” предназначен для отображения клиентов не занесённых ни в одну из групп. Все клиенты для которых не найдена группа для занятий заносятся в 0 группу. Следовательно условием отбора является равенство № группы 0. Для вывода данной информации используются таблицы: “Клиенты” и “Группа”. При этом отображаются следующие данные:
· № группы
· Фамилия
· Имя
· Отчество
Конструктор:
Рисунок 21 - Запрос “Список клиентов без группы” в режиме конструктора
Режим таблицы:
Рисунок 22- Запрос “Список клиентов без группы” в режиме таблицы
3.2 Создание форм
Следующим этапом при создании системы является создание форм. Формы в Microsoft Access являются пользовательским интерфейсом, то есть пользователь общается с СУБД посредством форм. Таким образом, насколько удачно спроектирована пользовательская форма, настолько удобной получится созданная СУБД.
При запуске файла базы данных, первой открывается “Главная форма”, которая является кнопочной. Данная форма представлена на рисунке 23.
Рисунок 23 – Главная форма
На данной форме отображаются следующие кнопки:
· КЛИЕНТЫ
· ПРЕПОДАВАТЕЛИ
· ГРУППА
· ЗАПРОСЫ
· ОТЧЁТЫ
· РАСПИСАНИЕ
· ЗАКРЫТЬ ФОРМУ
При нажатии на кнопки КЛИЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ГРУППА открываются следующие формы:
Форма КЛИЕНТЫ предназначена для занесения данных о новых клиентах и внесения изменений в уже существующих записях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с клиентом”. Обе формы представлены на рисунке 24.
Рисунок 24 - Форма КЛИЕНТЫ и Договор с клиентом
Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ предназначена для внесения данных о преподавателях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с преподавателем”. Обе формы представлены на рисунке 25.
Рисунок 25 - Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ и Договор с преподавателем
Форма ГРУППА нужна для записи информации о группе (рисунок 26).
Рисунок 26 - Форма ГРУППА
Следующая группа кнопок ЗАПОСЫ и ОТЧЁТЫ. При нажатии на кнопку ЗАПРОСЫ открывается кнопочная форма с одноимённым названием.
Графическое представление данной формы представлено на рисунке 27.
Рисунок 27 – Форма ЗАПРОСЫ
На данной форме (ЗАПРОСЫ) располагаются две группы кнопок:
1.Списки
· Списки всех клиентов
· Списки всех преподавателей
· Список группы
· Список клиентов без группы
2.Поиск
· Поиск клиента
· Поиск преподавателя
При нажатии на каждую из перечисленных кнопок открывается соответствующий ее названию запрос.
При нажатии на кнопку ОТЧЁТЫ на “Главной форме”, на экране появляется одноимённая форма (рисунок 28).
Рисунок 28- Форма ОТЧЁТЫ
Данная форма (ОТЧЁТЫ) является практически зеркальным отражением формы ЗАПРОСЫ, с той лишь разницей, что при нажатии на кнопки этой формы открываются отчёты.
Кнопка РАСПИСАНИЕ открывает приложение Microsoft Office Excel, которое содержит общее расписание. Данное расписание представлено на рисунке 29.
Кнопка ЗАКРЫТЬ ФОРМУ служит для закрытия главной формы.
Рисунок 29- Расписание
3.3 Создание отчётов
Источником данных для большинства отчетов являются одноименные запросы. Большинство отчётов однотипны. Один из отчётов представлен на рисунке 30
Рисунок 30- Отчёты
Отчёт “Договор с клиентом” и “Договор с преподавателем” идентичны и один из них изображён на рисунке 31.
Рисунок 31- Отчёт “Договор с клиентом”
Заключение
В результате проделанной работы были получены следующие результаты:
- проведен анализ работы агентства “Репетитор”
- составлено описание документооборота
- разработана инфологическая модель база данных, содержащая в себе информацию о клиентах, преподавателях, договорах.
В данной дипломной работе разработана база данных «Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”». В результате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структура и тип. Построены таблицы и связи между ними. Показаны определенные правила, по которым проектируется база данных.
Спроектированная база данных дает возможность облегчить работу агентства и применять поисковые системы для выбора необходимых сведений о клиентах и преподавателях.
Список использованных источников
1 Д. Вейскас, Эффективная работа в среде Microsoft Access 2 (перевод с англ.) – СПБ: Питер,1997г. – 864с.
2 П.Ю. Дубнов, Access 2002 – М.:ДМК Пресс, 2004г. – 320с.
3 С.В. Маклаков, BPwin и Erwin CASE – средства разработки информационных систем – М.: Диалог. МЦФИ, 2000
4 Т.С. Карпова, База данных: модели, разработка, реализация – СПБ.: Питер, 2004г. – 304с.
5 А.Д. Хоменко, В.М. Цыганков, М.Т. Мальцев, Базы данных:___ Учебник для высших заведений/Под редакцией профессора А.Д. Хоменко.- СПб.; КОРОНА принт, 2000. – 416с.
6 С.В. Диго, Базы данных: проектирование и использование: [учебник для ВУЗов по специальности “Прикладная информатика”]
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А Техническое задание
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования
«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Воткинский филиал
Разработка базы данных «Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”»
Введение
Любой здравомыслящий человек стремится получить хорошее образование. Чтобы поступить в ВУЗ, школьники должны выдержать вступительные экзамены. Подготовка к ним должна быть серьезной и тщательной. Поэтому многие старшеклассники стараются заниматься дополнительно на специальных курсах или с репетиторами. Обычно поиск надежного и опытного преподавателя занимает долгое время.
Задача агентства «Репетитор» - в короткие сроки находить своим клиентам преподавателя для занятий в группе или индивидуально. При этом необходимо учитывать свободное время, как преподавателя, так и ученика, а также адреса их места жительства или постоянной работы. Поиск преподавателя по определенному предмету благодаря автоматизированному учету данных займет несколько секунд.
Улучшение работы агентства невозможно без использования компьютерной техники. Особенно важно не простое нагромождение компьютеров, а внедрение автоматизированной системы.
Автоматизированное рабочее место секретаря (АРМС) должно облегчить труд секретаря на всех операциях по поиску и составлению отчетных документов.
1 Основание для разработки.
Настоящая разработка ведётся на основании задания выданного кафедрой ОВП и СУ
Наименование работы: Автоматизированное рабочее место секретаря агентства «Репетитор».
2 Назначение разработки
Автоматизированное рабочее место секретаря агентства «Репетитор» должно обеспечивать выполнение следующих функций:
· Поиск нужного преподавателя
· Поиск клиентов для формирования групп
· Заполнение расписания
· Заполнение данных о клиенте
· Заполнение данных о преподавателе
· Архивное резервирование данных
· Выдача отчётных документов:
o Списки групп
o Списки клиентов без группы
o Списки всех клиентов
и т.д.
3 Требования к программе (программному изделию)
3.1 Требования к функциональным характеристикам
АРМС должно выполнять следующие функции:
· ввод / удаление клиента
· внесение изменений о клиенте
· ввод / удаление преподавателя
· внесение изменений о преподавателе
· внесение изменений в расписание
· поиск клиента в базе данных
· поиск преподавателя в базе данных
· составление и печать отчётных документов:
o Договор с преподавателем
o Договор с клиентом
o Запрос о клиентах без группы
и т.д.
3.2. Требования к надёжности
Система должна обеспечивать:
· архивное сохранение на внешних носителях
· соответствие типов вводимых данных
3.3. Требования к составу и параметрам технических средств
Минимальные требования для компьютера оператора ЭВМ: Процессор: не ниже Cel433. Оперативная память: не менее 64 Мб Объём свободного пространства на жёстком диске: не менее 60 Мб. VGA видеокарта. Принтер.
3.4. Требования к информационной и программной совместимости
WINDOWS 95 и выше
МS Access 97 и выше.
4 Требования к документации
4.1 Пояснительная записка:
Введение
1 Анализ предметной области
1.1 Общие сведения о работе агентства “Репетитор”
1.2 Описание функций
2 Проектирование базы данных
2.1 Взаимосвязь этапов проектирования
2.2 Описание СУБД Access
2.3 Инфологическая модель
2.3.1 Описание таблиц
2.4 Даталогическая модель
2.4.1 Описание таблиц
2.5 Описание связей
2.6 Целостность базы данных
3 Проектирование и создание системы
3.1 Создание запросов
3.2 Создание форм
3.3 Создание отчётов
Заключение
Список использованных источников
Приложение А – Техническое задание
Приложение Б – Графические листы
4.2 Графическая часть:
· Тема, Цели, Задачи
· Схемы работы агентства “Репетитор”
· Инфологическая модель
· Даталогическая модель
· Схема пользовательского интерфейса
· Главная форма
· Расписание
5 Стадии и этапы разработки
5.1Утверждение у заказчика технического задания
· Подготовка технического задания
· Согласование технического задания у руководителя дипломного проектирования
· Согласование технического задания с заказчиком
5.2 Разработка программного обеспечения комплекса
· Разработка отдельных модулей программы
· Связывание модулей в единый программный комплекс
· Оформление интерфейса программы
· Разработка модуля печати отчетных документов
5.3 Согласование у заказчика перечня и форм отчётных документов
5.4 Пробная эксплуатация комплекса с целью отработки возможных неисправностей.
· частичное заполнение таблиц “КЛИЕНТЫ”, “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
5.5 Демонстрация работы программы заказчику
5 Порядок контроля и приёмки
6.1 До демонстрации работы
6.1.1 Утверждение заказчиком форм отчётных документов
6.2 Во время демонстрации работы:
6.2.1 Ввод нового клиента / исключение клиента
6.2.2 Заполнение таблицы “КЛИЕНТЫ”
6.2.3 Ввод нового преподавателя / исключение преподавателя
6.2.4 Заполнение таблицы “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
6.2.5 Поиск клиента / преподавателя в базе данных
6.2.6 Печать отчётных документов
Приложение Б Графическая часть
Автоматизированное рабочее место секретаря агентства «Репетитор»
Цель:
Создание базы данных для автоматизированное рабочее место секретаря агентства «Репетитор», с целью облегчения работы сотрудника организации по регистрации, поиску и удалению клиента.
Задачи:
1. Анализ предметной области
2. Проектирование и создание базы данных системы
3. Создание приложений
