Быстрый поиск

Дипломная работа: Автоматизированная система утверждения электронных документов на основе MS SharePoint 2007

Содержание

Введение

1. Технический проект

1.1 Описание предметной области

1.2 Обзор аналогов

1.3 Постановка задачи

1.4 Цель дипломного проекта

1.5 Цель и назначение системы

1.6 Актуальность системы

1.7 Выбор средств и технологий

1.8 Модель потоков данных

1.9 Модель вариантов использования

1.10 Диаграммы деятельности

1.11 Модель классов предметной области

1.12 Требования к техническому и программному обеспечению

1.13 Требования к интерфейсам информационной системы

1.14 Расчет надежности системы

2. Рабочий проект

2.1 Общие сведения о работе системы

2.2 Функциональное назначение системы

2.3 Используемые средства разработки

2.4 Установка и выполнение программного продукта

2.5 Общий алгоритм работы программного продукта

2.6 Руководство пользователя

3. Программа и методика испытаний

3.1 Пошаговый алгоритм загрузки файла УП из программы «Учебные планы»

3.2 Пошаговый алгоритм загрузка файла УП/ГУП с помощью модуля передачи файлов на сервер

3.3 Пошаговый алгоритм одобрения документа сотрудником

3.4 Пошаговый алгоритм отклонения документа сотрудником

4. Экономический эффект от разработанной системы

4.1 Технико-экономическое обоснование проекта

4.2 Маркетинговые исследования

4.3 Исходные данные для расчета экономической эффективности

4.4 Расчет объема инвестиций

4.5 Расчет текущих затрат

4.6 Оценка экономической эффективности проекта

4.7 Вывод

5. Обеспечение эргономики рабочего места

5.1 Анализ условий труда при эксплуатации программного продукта

5.2 Разработка инженерно-технических и организационных мероприятий по обеспечению безопасности труда

5.3 Расчет необходимой освещенности рабочего места пользователя

5.4 Требования по электробезопасности

5.5 Требования по пожарной безопасности

5.6 Мероприятия по повышению устойчивости функционирования системы

5.7 Эргономика пользовательского интерфейса

5.8 Выводы

Заключение

Литература

Приложение 1. Контекстная диаграмма

Приложение 2. Диаграмма потоков данных

Приложение 3. Диаграмма вариантов использования

Приложение 4. Диаграмма деятельности – учебные планы

Приложение 5. Диаграмма деятельности – графики учебных процессов

Приложение 6. Модель классов предметной области

Приложение 7. Диаграмма развертывания

Приложение 8. Программный продукт на оптическом носителе

Введение

В нашем веке информационных технологий жизнь людей стала протекать значительно быстрее. Постепенно мы привыкаем к тому, что то, на что раньше требовалось больше времени и трудозатрат, сегодня дается быстрее и легче. Счеты и печатные машинки сменили компьютеры, на смену почтовым конвертам с письмами пришли факсы, затем пробил час Интернета и электронной почты. В государственных учреждениях и коммерческих организациях документы играют важную роль: являются инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Процессы создания, движения, обработки, распространения и хранения документов существуют в каждом бизнес-процессе, поэтому от эффективности документооборота зависит и эффективность деятельности всего предприятия.

Для достижения целей бесперебойности и эффективности документооборота, управления им применяются различные специализированные информационные системы. Они позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, а также выйти на более высокий уровень управления организацией и повысить ее корпоративную культуру, получить дополнительные конкурентные преимущества для достижения поставленных целей и успеха во внешней бизнес-среде. Документооборот претерпевает некоторые радикальные преобразования. Некогда дорогостоящее решение старшего класса, пригодное только для автоматизации хорошо структурированных крупномасштабных высококритичных процессов, документооборот расширил свою сферу применения, на широкий и разнообразный спектр бизнес-процессов и пользователей. Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.

Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Системы электронного документооборота (СЭД) решают очень широкий спектр задач:

· организация учета и хранения документов;

· документирование деятельности организации в общекорпоративном масштабе;

· поддержка бумажного документооборота;

· управление доступом к документам;

· поиск документов по произвольным критериям;

· совместная подготовка документов;

· согласование документов;

· управление очередями электронных документов;

· автоматизация контроля исполнения документов и поручений по ним.

СЭД позволяют закрыть целый ряд проблем, приводящих к снижению эффективности управления с помощью бумажных документов. Преимущества налицо: ведь в полностью бумажном делопроизводстве систематизацию и поиск приходится выполнять с помощью неэффективного «перекладывания папок», в то время как система электронного документооборота выполнит подобные действия практически мгновенно, исключив ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор.

1. Технический проект

1.1 Описание предметной области

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов (экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.)

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Наиболее распространенным порядком движения документа является последовательный. В качестве примера рассмотрим процесс последовательного утверждения документа. Процесс последовательного утверждения документа выглядит следующим образом:

1. Сотрудник создает первую версию документа.

2. Документ передается для визирования и рецензирования сотруднику, первому в списке рецензентов.

3. Документ возвращается с замечаниями (для внесения изменений) или с визой. Если документ утвержден, происходит возвращение к шагу 2 для следующего сотрудника из списка рецензентов. Иначе выполняются следующие шаги.

4. На основе замечаний автором документа создается следующая версия документа.

5. Переход к шагу 2 для сотрудника, первого в списке рецензентов.

Производимая работа направлена на создание автоматизированной системы утверждения документа для АГТУ. Для учреждения такого масштаба, включающего в себя более 35 отделов и более 60 кафедр, проблема управления документооборотом весьма актуальна, поскольку в процессе документооборота принимает участие больше количество сотрудников ВУЗа. Это не только научно-педагогический (профессорско-преподавательский состав, научные работники), но и инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный, учебно-вспомогательный персонал. Виды документов, составляющих документопотоки в АГТУ, разнятся как по способу фиксации информации, так и по способам согласования, степени гласности, юридической силе и многим другим параметрам. Вот некоторые виды документов:

· учебные планы;

· графики учебного процесса;

· докладные и служебные записки;

· заявления (на увольнение, на трудоустройство, пр.);

· трудовые договоры и договоры на оказание услуг;

· приказы;

· уставы, инструкции и т.д.

Для каждого документа установлен свой порядок визирования. Большая часть документов визируется сотрудниками АГТУ в порядке возрастания полномочий их должностей; при этом визирование должно производиться строго последовательно. При отсутствии сотрудника соответствующей должности виза ставится его уполномоченным заместителем. Так или иначе, все документы пишутся на имя ректора АГТУ и визируются им в последнюю очередь. Так как процесс автоматизации всего документооборота чрезвычайно велик и не укладывается в рамки дипломного проекта, в качестве процессов для автоматизации были выбраны процессы утверждения учебных планов и графиков учебного процесса. Учебные планы в АГТУ визируются в следующем порядке:

1. заведующий кафедрой;

2. директор института или декан факультета, за которым закреплена кафедра;

3. начальник учебного отдела;

4. проректор по учебно-методической работе;

5. ректор.

Графики учебного процесса в АГТУ визируются в следующем порядке:

1. директор института или декан факультета;

2. заведующие кафедрами, которые закреплены за институтом/факультетом;

3. начальник учебного отдела;

4. проректор по учебно-методической работе;

5. ректор.

При изучении неавтоматизированного процесса утверждения документов были выявлены следующие недостатки:

· невозможность версирования документов;

· ненаглядность процесса утверждения;

· возможность утери, порчи документа.

При наличии же автоматизированной системы согласования процесс визирования станет наглядным, появится возможность версирования документов и отслеживания перемещений документов между сотрудниками, принимающими участие в документообороте. Это станет возможным за счет репозитария с возможностью хранения информации о дате, времени внесения изменений, а также об авторе изменений. Автоматизированная система позволит рассылать оповещения пользователям о том, что документ ожидает рецензии пользователя, или о том, что документ был утвержден. Также потребуется разработать модуль интеграции для взаимодействия с уже разработанными системами.

1.2 Обзор аналогов

При анализе предметной области были выявлены следующие аналоги, наиболее популярные в России:

· «ДЕЛО» - «Предприятие»:

Комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – назначение штрих-кодов документам, печать штрих-кодов (при наличии соответствующего оборудования);

· «Босс» - «Референт»:

Система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Система нацелена на автоматизацию традиционного документооборота, преимущественно для повышения эффективности работы с заявками.

Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – реализация совместной работы;

· «Евфрат» - «Документооборот»:

Система предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами, документами организации.

Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – генерация отчетов и статистики по документообороту.

Сравнение аналогов приведено в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Сравнение аналогов

Название системы	Интегра-ция с пакетом MS Office	Интуитивно понятный интерфейс	Доступ по web	Возможность доработки системы штатным персоналом	Возможность разработки модулей интеграции
Босс «Референт»	-	+	-	-	-
Дело «Предпри-ятие»	-	+	-	-	-
Евфрат «Докумен-тооборот»	+	-	+	-	-