Реферат: Компьютерные формы ведения бухучета, достоинства и недостатки
Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С:Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С:Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).
САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.
1.6.2. БЭСТ
Компания "Интеллект-Сервис" выпускает программные продукты под торговой маркой "БЭСТ" и создает на их основе готовые системы управления бизнесом, позволяющие повысить эффективность деятельности руководителей и персонала предприятий различных хозяйственных отраслей, а также оказывает ряд услуг в сфере комплексной автоматизации предприятий "под ключ": предпроектное обследование и разработку проекта автоматизации, поставку компьютерной техники, торгового и кассового оборудования, монтаж ЛВС, обучение пользователей, гарантийное и сервисное сопровождение продуктов.
БЭСТ-ПРО Готовые комплексные решения для производства, торговли, сферы услуг. Ведение договоров, контроль взаиморасчетов. Учет затрат, расчет себестоимости. Планирование производства и сбыта. Бухгалтерский и оперативный учет. Управление сбытом, снабжением.
БЭСТ-4 Полнофункциональная, многопользовательская и многовалютная система оперативного и бухгалтерского учета, пополнение данных "от первичного документа". Обеспечивает высокую адаптируемость к специфике конкретного предприятия.
БЭСТ-План Календарные, сбытовые и производственные планы для торговли, производства, сферы услуг. Расчет издержек и себестоимости. Сравнительный анализ эффективности планов. Управление ценообразованием. Прогнозирование результатов работы предприятия
БЭСТ-Анализ Анализ товарооборота, закупок и цен за различные периоды времени. Импорт исходных данных из БЭСТ-4. Исследование динамики и структуры товарооборота, анализ закупок и товарных запасов, расчет маржинальной прибыли по различным видам номенклатуры
БЭСТ-Маркетинг Автоматизация маркетинговых исследований на предприятиях. Определение конкурентной среды и целевых сегментов рынка. Рекомендации по проведению рекламных кампаний и поддержке сбыта. Финансовое планирование, формирование продаж, бюджета рекламы
БЭСТ-Магазин Для предприятий розничной торговли. Управление товародвижением от оприходования на складе до реализации. Полнообъемный оперативный и бухгалтерский учет. Взаимодействие с ККМ и др. торговым оборудованием
БЭСТ-Компания "Интеллект-Сервис" Для предприятий торговли. Оперативное управление торговыми потоками.Учет закупок, запасов, продаж, финансов и расчетов по обязательствам. Бухгалтерский и налоговый учет. Использование SQL-технологий.
БЭСТ-Офис "Интеллект-Сервис" Полнофункциональная система управления малым предприятием. Планирование движения денежных средств, доходов и расходов, учет и анализ хозяйственной деятельности.
Система "БЭСТ-ОФИС" позволяет:
* Полностью контролировать финансовые потоки
* Управлять товарными запасами предприятия
* Регулировать отношения с бизнес-партнерами
* Формировать необходимую бухгалтерскую и налоговую отчетность
УЧЕТ КАДРОВ
* Учет организационной структуры предприятия
* Ведение карточек персонального учета
* Регистрация данных о движении по службе
* Фотоархив работников
* Телефонная и адресная книги
* Печать индивидуальных карточек по форме Т-2
УЧЕТ ФИНАНСОВ
* Учет наличия и движения денежных средств в кассах и на банковских счетах предприятия
* Формирование кассовых и банковских документов
* Анализ финансовых потоков по видам поступлений и платежей
* Создание проводок по платежным документам
* Подготовка отчетов по кассовым и банковским операциям (кассовая книга и др.)
УЧЕТ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ
* Ведение картотеки расчетов с партнерами
* Контроль дебиторской и кредиторской задолженности по сделкам и по партнеру в целом
* Сведение расчетов в любой денежной единице
* Начисление и списание обязательств
* Проведение взаимозачетов
УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ
* Ведение договоров и счетов на закупку товарно-материальных ценностей и приобретение услуг
* Ведение договоров консигнации и контроль взаиморасчетов с консигнантами
* Оформление товарных и платежных документов на основании договоров и счетов
* Отчеты по сделкам закупки
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ
* Оперативный контроль наличия и движения товарных запасов
* Поддержка произвольного количества мест хранения
* Автоматический партионный учет
* Контроль сроков годности партий товара
* Учет товаров по их владельцам
* Оформление документов товародвижения
* Бухгалтерский учет запасов с применением метода сплошной идентификации (по себестоимости единицы)
* Подготовка отчетов по состоянию и движению запасов
УПРАВЛЕНИЕ ПРОДАЖАМИ
* Оформление договоров и счетов на продажу в любых валютах
* Ведение договоров о передаче товара на консигнацию
* Ведение прейскурантов
* Анализ продаж в различных аспектах
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ
* Ведение картотеки налогов
* Ведение реестра моделей налогообложения
* Гибкая настройка алгоритмов расчета налогов
* Оформление документов по начислению и перечислению налоговых платежей
* Контроль задолженности перед бюджетом и внебюджетными фондами
* Автоматизированное формирование счетов-фактур
* Ведение книги покупок и книги продаж
* Подготовка внешней отчетности предприятия
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
* Поддержка многоуровневого аналитического учета
* Создание проводок по первичным документам
* Использование шаблонов проводок при контировке документов
* Ведение реестра проводок
* Оперативный расчет оборотно-сальдового баланса
* Подготовка внутренней бухгалтерской отчетности
УЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
* Ведение лицевых счетов сотрудников
* Расчет стандартных начислений и удержаний
* Настройка алгоритмов расчета
* Формирование расчетной ведомости и обработка расчетных листков
* Расчет начислений в бюджет и во внебюджетные фонды
* Создание бухгалтерских проводок
* Подготовка отчетов по оплате труда и доходам сотрудников
УЧЕТ ИМУЩЕСТВА
* Оформление документов движения основных средств
* Ведение картотеки учета объектов
* Начисление амортизации, в т.ч. и с учетом пробега автотранспорта
* Создание необходимых бухгалтерских проводок
* Отчеты по состоянию и движению основных средств
1.6.3. Общий обзор системы SAP R/3 (Германия)
Система R/3 - интегрированный комплекс, предоставляющий пользователю широкий набор средств для организации управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и покрывающий весь спектр производственно-экономических функций. Система характеризуется следующими качествами: интеграция всех производственных сфер, позволяющая соединить производство, сбыт, учет в единый комплекс
* сквозной учет от операций в области материально-технического снабжения, сбыта, бухучета до калькуляции затрат
* универсальность системы, учитывающей характерные черты производственных процессов, общих для разных видов деятельности
* полная локализация на русский язык и интеграция в системе российского законодательства и российской системы учета и отчетности, многовалютность
* модульный принцип построения, допускающий использование, как отдельных компонент системы, так и их комбинации, определяемой производственно-экономическими задачами
* наличие процедурной модели внедрения, обеспечивающей высокую степень настройки, что позволяет учесть специфические особенности любого подразделения предприятия
* удобный графический интерфейс пользователя, отвечающий всем современным эргономическим требованиям и дополненный такими преимуществами, как формирование экрана в зависимости от специфики предприятия и оптимизированный доступ к информации
* встроенные инструментальные средства разработки программ, позволяющие создавать собственные высокопроизводительные приложения в масштабе всего предприятия, независящие от стандартных
* структурирование через разделение функций базового программного обеспечения и прикладных модулей, значительно упрощающее администрирование системы
* открытость в коммуникации на базе использования открытых системных сред и совместимость с многочисленными платформами ведущих фирм производителей, что обеспечивает интеграцию данных из внешних систем
* поддержка трехступенчатой концепции "клиент-сервер", предполагающей совместное функционирование сервера базы данных, сервера приложений и рабочих станций, связанных по локальной или глобальной сети, что обеспечивает высокую производительность и отказоустойчивость системы
С точки зрения конечного пользователя система R/3 подразделяется по основным сферам применения на описанные ниже части.
Учет и отчетность - это официальный бухгалтерский учет (учет дебиторов, кредиторов, основных средств, управление финансами, управление имуществом, баланс, Главная книга), а также внутрипроизводственный учет затрат по местам их возникновения, управление заказами, калькуляция, учет результатов хозяйственной деятельности, планирование и контроль проектов, управление денежными средствами.
Логистика объединяет планирование и управление производством, материально-техническое снабжение (закупки, контроль счетов, управление запасами) и сбыт (продажа, экспедиция, выставление счетов).
Персонал включает в себя планирование и управление кадрами, начисление заработной платы.
Глава II. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета.
2.1. Что такое хорошая автоматизация.
Анализируя недостатки существующих решений по автоматизации учёта, следует заметить, что основной проблемой для конечного пользователя является неполное соответствие внедренной программы предъявляемым к ней требованиям, т.е. некачественная настройка либо невозможность оперативно изменять эту настройку в соответствии с текущими нуждами.
Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:
* Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась.
* Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.
* Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
* Повышение оперативности бухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера порой не поспевают за первичной документацией и делают проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то САБУ для подготовки отчета достаточно нескольких секунд.
* Повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.
* Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.
Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер и все тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах", тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так и остался.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.
2.2. Подготовка к автоматизации.
Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
2.2.1. Этап I. Оптимизация бухучета.
