Реферат: Организация бухгалтерского учета
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.
Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят переписку о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности; к документам со сроком хранения 5 лет – квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет–годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 – В лет, где В-возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ (АО) определены соответствующим постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.
В постановлении указывается, что должны храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденных Федеральной архивной службой России (9), следующие документы АО:
подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
иные документы, предусмотренные правовыми актами РФ, уставом общества, органами управления общества.
Остальные документы в зависимости от сроков хранения разделены на три группы:
не менее 1 года – документы месячной бухгалтерской отчетности и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральным законом;
не менее 5 лет – документы бухгалтерского учета общества и квартальной бухгалтерской отчетности, отчеты независимых оценщиков, квартальные отчеты эмитентов за II, III, IV кварталы отчетного года;
постоянно – годовые отчеты общества, документы годовой и сводной (консолидированной) бухгалтерской отчетности, квартальные отчеты эмитента за I квартал финансового года, описи документов, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению, учредительные документы общества, протоколы общих собраний акционеров, ревизионной комиссии, заседаний коллегиального исполнительного органа, решения единоличного исполнительного органа, решения о выпуске ценных бумаг и отчеты об итогах их выпуска, положение о филиале или представительстве общества, бюллетени для голосования, списки лиц, составляемых обществом для осуществления акционерами своих прав (в том числе аффилированных), заключения ревизионной комиссии.
Хранение документов АО обеспечивается его единоличным исполнительным органом, а в структурных подразделениях – их руководителями.
Общества, имеющие собственный архив, все расходы по хранению документов учитывают в составе общехозяйственных расходов.
Общества, пользующиеся услугами специализированных архивов, обычно отражают расходы по хранению документов по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» с кредита счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Списание указанных расходов в затраты отчетного месяца отражают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с кредита счета 97.
Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации. Решение экспертной комиссии, в том числе акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации. Указанный акт вместе с описями хранится в архиве общества в формируемом деле.
В случае ликвидации АО документы по личному составу работников передаются в Государственный архив. Если общество имело договор с учреждением Государственного архива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, то эти документы также передаются в Государственный архив.
Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.
С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем организации.
Отсутствие документов считается грубым нарушением Правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет в соответствии со ст. 120 НК РФ 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляются акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре – из пожарной части, о краже – из милиции и т.д.).
При принятии дел новый главный бухгалтер должен провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.
3. Счета и двойная запись
Понятие в счетах бухгалтерского учета
Непрерывное текущее наблюдение и контроль за хозяйственными операциями и за изменениями в составе имущества и источников его формирования осуществляются с помощью системы счетов бухгалтерского учета.
Счета открываются на каждый экономически однородный вид имущества, источников его формирования и хозяйственных операций в соответствии с классификацией объектов учета (счета «Касса», «Расчетные счета», «Основные средства», «Уставный капитал» и др. Счет имеет форму двусторонней таблицы с указанием «Дебет» и «Кредит».
В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различаются активные и пассивные счета бухгалтерского учета.
Активными называются счета, предназначенные для учета имущества организации (счёта «Касса», «Расчетные счета», «Основные средства» и др.). Пассивные – это счета для учета обязательств организации (источников формирования имущества организации; счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и др.).
Запись на счетах начинают с указания начального остатка (или начального сальдо») имущества или источников его формирования. При этом в активных счетах начальный остаток отражается по дебету счета, а в пассивных – по кредиту.
Затем на счетах отражают все операции, вызывающие изменения начальных остатков. Суммы, увеличивающие начальный остаток, записывают на стороне остатка, а суммы, уменьшающие начальный остаток, – на противоположной стороне. Следовательно, в активных счетах увеличение будет отражаться по дебету счета, а уменьшение – по кредиту; в пассивных, наоборот, увеличение – по кредиту счета, а уменьшение – по дебету. Если сложить суммы всех операций, записанных на сторонах счета, то получаются обороты счета. Итоговая сумма, записанная по дебету счета, называет-
«Дебет» и «кредит» – слова латинского происхождения. В переводе на русский язык слово «дебет» означает «он должен», отсюда дебитор – должник или заемщик. Слово «кредит» означает «он верит, доверяет», отсюда кредитор – заимодатель, т.е. лицо, давшее деньги или другие ценности другому лицу. В настоящее время слова «дебет» и «кредит» превратились в простые термины, обозначающие стороны счета (дебет – левая сторона счета, кредит – правая сторона). «Сальдо» – слово итальянского происхождения, означает «расчет», применяется для обозначения разницы между дебетом и кредитом.
Конечный остаток (конечное сальдо) по счету определяют, прибавляя к начальному остатку оборот той же стороны счета и вычитая из полученного итога оборот противоположной стороны. Конечный остаток записывают на той же стороне, где начальный остаток. Следовательно, для установления конечного сальдо в активных счетах к начальному сальдо прибавляют оборот по дебету и вычитают оборот по кредиту. Новый остаток записывают по дебету счета (возможно, что его не будет).
В пассивных счетах для определения конечного сальдо к начальному остатку прибавляют оборот по кредиту и вычитают оборот по дебету. Новый остаток отражают по кредиту счета; возможно, что его не будет. Если первоначального остатка не было, то сальдо на конец отчетного периода находят вычитанием из большего оборота меньшего. Записывают его на той стороне счета, на которой была отражена сумма большего оборота.
Помимо счетов для учета имущества организации (активных) и источников его формирования (пассивных) в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники его формирования, – активно-пассивные.
Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое либо кредитовое) и с двусторонним сальдо (дебетовое и кредитовое одновременно). Счетом с односторонним сальдо является счет «Прибыли и убытки». Если у предприятия суммы доходов превысили суммы расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо счета будет кредитовым (прибыль является источником формирования имущества и отражается в пассиве баланса). Если, наоборот, суммы доходов меньше сумм расходов, то разница между ними показывает убыток и сальдо по счету будет дебетовым.
К активно-пассивным счетам с двусторонним развернутым сальдо относится счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую. Расчеты с дебиторами и кредиторами объединяют на одном счете для того, чтобы не открывать разные счета для организаций и учреждений, которые могут быть в разное время дебиторами и кредиторами.
В данном активно-пассивном счете записи по дебету могут иметь разное значение: либо увеличение дебиторской задолженности, либо уменьшение кредиторской. Разное значение имеет и запись по кредиту счета: либо увеличение кредиторской, либо уменьшение дебиторской задолженности.
Ранее была показана упрощенная схема счета. В практике пользуются счетами более сложной формы. Счета открывают и ведут в книгах, карточках и свободных листах. Приведем распространенную форму счета:
|
Дебет |
Кредит |
||||||
| Проводка | Содержание операции | Сумма, руб., коп. | Проводка | Содержание операции | Сумма, руб., коп. | ||
| Дата | документа | Дата | документа | ||||
Для учета материальных ценностей пользуются счетом другой формы, в который помимо денежных измерителей вносят натуральные показатели.
Сущность и значение двойной записи на счетах
При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйственных операций, каждая операция вызывает равновеликие изменения в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива баланса не нарушается. При отражении операций на счетах, органически связанных с балансом и открываемых на основе его статей, каждая хозяйственная операция также будет вызывать двойные и равновеликие изменения. Это позволяет отражать хозяйственные операции на счетах способом двойной записи.
Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской статьей. Бухгалтерские статьи часто называют бухгалтерскими проводками, бухгалтерскими записями и реже – счетными формулами. Составить бухгалтерскую проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции.
Сущность двойной записи можно рассмотреть на примере операций по изменению баланса. Для этого на основании каждой статьи начального баланса необходимо открыть отдельные счета (табл. 1).
Таблица 1. Баланс (начальный)
|
Актив |
Сумма, руб. |
Пассив |
Сумма, руб. |
|
1. Основные средства 2. Материалы 3. Касса 4. Расчетные счета |
50 000 20 000 1000 29 000 |
1. Уставный капитал 2. Кредиты банка 3. Расчеты с поставщиками 4. Расчеты по оплате труда |
60 000 20 000 10 000 10 000 |
| Баланс | 100 000 | Баланс | 100 000 |
Первая операция. Получено с расчетного счета в банке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10 000 руб.
Операция вызывает изменение на счетах «Касса» и «Расчетные счета». Оба они являются активными счетами, поскольку на них отражается имущество организации. Денежные средства в кассе увеличились на 10 000 руб., поэтому данную сумму нужно записать в дебет счета «Касса» (увеличение в активных счетах отражается по дебету счета). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 руб., поэтому указанную сумму нужно записать в кредит счета «Расчетные счета» (уменьшение в активных счетах отражается по кредиту счета).
