Реферат: Информационные технологии, используемые в управлении

Это позволило ускорить процесс внедрения Project 2003. Весь проект был поделен на 4 фазы, в основе которых лежала методология Microsoft Solution Framework:

—	-  определение и документирование бизнес-требований к информационной системе и рисков, укрупненное планирование внедрения системы;
—	-  инсталляция, конфигурирование серверного и клиентского ПО и оборудования;
—	-  внесение в систему проектов, обучение конечных пользователей ПО, внедрение организационных изменений;
—	-  тестирование производительности системы и конфигурационных настроек, доработка в соответствии с результатами тестирования.

«	Благодаря удачному выбору серверной платформы, достаточной компетенции руководителей проектов, прошедших первоначальную подготовку в области методологии управления на базе PMBOK, а также наглядности и простоте работы с компонентами системы удалось достаточно быстро реализовать основной функционал решения и сосредоточиться на специфичных требованиях компании. Таким образом, менее чем за полтора месяца удалось получить рабочую систему, в которую была вовлечена большая часть персонала компании.	»
	Андрей Холманских руководитель направления корпоративных систем управления проектами компании SoftLine

Были стандартизированы рабочие места для каждой категории сотрудников, участвующих в проектной деятельности. Для этого производилась настройка следующих инструментов.

—	Руководителям проектов Project Professional 2003. Настройка системы на использование конкретных шаблонов позволила значительно ускорить процесс создания проектов с детализированными графиками работ, ресурсами и бюджетом.
—	Руководителю ресурсов Project Web Access, позволяющий вести учет степени загрузки сотрудников в проектах, а также учитывать внепроектное время.
—	Сотрудникам, выполняющим проектные задачи — Project Web Access, с помощью которого вносится информация о трудозатратах.
—	Руководителю организации — Project Web Access, настроенный на получение он-лайн отчетности и графической аналитики по всем проектам.

На каждом рабочем месте произведена настройка Outlook 2003, являющегося удобным способом получения и отправления отчетов по выполняемым задачам.

Немаловажным моментом являлось создание удобного механизма хранения и доступа к проектной документации. С этой целью был использован продукт, наиболее тесно интегрированный с Project 2003 — Windows SharePoint Services. Среди достоинств такого подхода можно выделить следующие.

—	Получение сотрудниками доступа к документу непосредственно из домашней страницы Project Web Access по ссылке из задачи.
—	Доступ к документации вне офиса с помощью Internet Explorer.
—	Возможность одновременной работы нескольких сотрудников над одним документом.
—	Хранение множества версий документа, которое позволяет избежать удаления критически важной информации путем восстановления любой из прошлых версий.
—	Автоматическое создание рабочих узлов с библиотеками шаблонов документов при создании проекта. Это позволяет хранить все проектные документы в хранилище с заранее разработанной структурой и создавать новые документы на базе заготовленных шаблонов нажатием одной кнопки. Такое хранилище связанных с проектом документов является важнейшей составляющей успеха реализации следующего создаваемого аналогичного проекта.

В настоящее время в системе функционирует два рабочих места руководителей проектов и 5, оборудованных системой Web Access. К концу 2005 года планируется охватить системой управления проектами все рабочие места компании.

Результаты

В результате внедрения в компании «Аква+» информационной системы на основе Microsoft EPM 2003 и Small Business Server 2003 удалось достичь следующих результатов:

—	Повысилась эффективность проектных работ как результат прозрачности процесса проектирования
—	Снизились риски, связанные с отказами от выполнения проектов и несвоевременным их выполнением
—	Достигнуто более полное удовлетворение запросов заказчиков, основанное на прозрачности отношений с ними и более цивилизованной их форме
—	Произошло более четкое осознание возможностей собственных ресурсов
—	Стало возможным более точное определение доходности проектов
—	Достигнуты конкурентные преимущества перед другими компаниями в работе с зарубежными заказчиками.

Ross Systems помогает Mary Kay Inc. получать великолепные глобальные результаты

Проблемы, с которыми столкнулась Mary Kay:

·     Производство не успевало за растущими потребностями.

·     Устаревшие информационные системы ограничивали производственные возможности.

·     Системы не выдавали данные в реальном масштабе времени, поэтому осложнялось прогнозирование и принятие решений.

·     Требовалась локализация продуктов компании для разных стран.

·     Требовалась поддержка по всему миру: множество языков, множество валют, консультационные службы и службы технической помощи по всему миру.

·     Требовалась интеграция с существующими системами.

·     Проект включал переход с мэйнфреймов на архитектуру клиент/сервер.

Ross получила такие результаты:

·     Программное обеспечение на множестве языков (на сегодня поддержка 16 языков).

·     Поддержка множества иностранных валют.

·     Легкий доступ к производственной и деловой информации.

·     Повысилась наглядность информации по продажам, инвентаризации и другой деловой информации.

·     Более быстрое принятие решений.

·     Более точное прогнозирование.

История проекта

Когда Mary Kay Inc. выбрала Ross Systems своим поставщиком программного обеспечения, чтобы Ross привела ее в новую эру глобального производства, это произошло не только благодаря ее решениям в области планирования ресурсов предприятия (ERP) и опыту в химической промышленности. Mary Kay требовалось решение глобального масштаба, обеспечиваемое программой Renaissance Manufacturing от Ross Systems.

Компания Mary Kay Inc. является далеко не новичком в международном бизнесе и пользуется успехом за рубежом начиная с самого первого своего проекта за пределами США в 1971 году. Ее консультанты по красоте предлагают потребителям косметику и средства по уходу за кожей в 27 странах по всему миру.

Но когда дело дошло до процесса производства этих продуктов, то частная компания стоимостью миллиард долларов оставалась привязанной к дому. Вся ее линейка средств по уходу за кожей производилась на современной фабрике в Далласе, штат Техас, где расположена штаб-квартира компании. Поэтому Mary Kay обратилась к Ross Systems за помощью по расширению ее производственных горизонтов по всему миру.

Глобальные достижения с глобальным программным обеспечением

"С грандиозным ростом внутри страны и за рубежом в течение последнего десятилетия стала очевидной потребность в зарубежных производственных мощностях", – заявил Доуг Восс (Doug Voss), директор программ Международных Продаж Mary Kay. В некоторых странах рост продаж достигал более 100% ежегодно и топ-менеджеры Mary Kay хотели найти новые способы извлекать преимущества из такого исключительно благоприятного делового климата. Вот почему Ross Systems была таким удачным партнером по реорганизации.

Было принципиально важным, чтобы любое программное обеспечение, которое будет поддерживать новые производственные операции в Mary Kay, смогло работать на множестве языков, поддерживать различные иностранные валюты и обладать другими возможностями, необходимыми для успеха производства в мировом масштабе. Система Renaissance Manufacturing от Ross Systems была естественным выбором.

Но Ross Systems также хотела доказать, что она может обеспечить консультационный сервис и техническую поддержку по всему миру, что является жизненно необходимыми компонентами глобального решения, которое и обещала эта компания. "Мы искали поставщика решений, который мог думать глобально с самого начала", – заявил Деннис Грини (Dennis Greaney) исполнительный вице-президент глобальной производственной группы Mary Kay.

При поддержке людей, живущих в тех странах, в которых Mary Kay ведет свой бизнес и с командой консультантов, готовых выполнить задание по преобразованию существующей информации так, чтобы с ней могла работать новая система, Ross Systems приступила к проекту.

Реорганизация производства

Хотя бизнес для Mary Kay никогда не был более успешным, с постоянным расширением и рекордным ростом продаж, компания столкнулась с огромными трудностями при достижении ее глобальных производственных целей. Система производственной информации в ее прежнем виде просто не могла привести компанию в то глобальное будущее, которое видели менеджеры Mary Kay.

Система планирования материальных потребностей (ПМП – MRP), которой уже 15 лет и построенная на мэйнфреймах, становилась недостаточной даже для производственных потребностей компании внутри страны. Отдел Информационных Технологий (ИТ) составлял ключевые отчеты по ПМП, которые всего один раз в месяц информировали руководителей предприятия о запланированном количестве сырья, необходимого для соблюдения графика выхода продукции.

С продажами, превышающими прогнозы, Mary Kay требовались еженедельные, а иногда и ежедневные отчеты, и ей нужна была возможность создавать такие отчеты "на лету". Самым важным из списка требований к новой системе было то, что Восс и Грини называли "наглядностью"– возможность следить за инвентарными и производственными графиками в Китае и Швейцарии, глядя на экран компьютера из своей штаб-квартиры в Далласе.

Решение этих проблем Mary Kay доверила Ross Systems Inc., купив всемирную лицензию на 4 модуля Renaissance (процесс производства, планирование производства, управление инвентарем и обработка заказов покупателей), которые будут обеспечивать планирование, выполнение, контроль за качеством и расчет себестоимости для управления операциями производственного процесса.

Как и большинство крупных корпораций, делающих ставку на ERP-системы на базе архитектуры клиент/сервер, Mary Kay до этого уже сделала крупные инвестиции в информационные технологии, причем большая часть ее критически важных данных находилась на мэйнфреймах. Задача состояла в том, чтобы оставить данные на этих мэйнфреймах и сделать к ним доступ с ПК на платформах Windows.

Плоды опыта

Проект преобразования данных успешно завершился благодаря большому опыту работы Ross Systems с такими производителями, как Mary Kay. "Большинство вопросов возникает при интеграции с другими продуктами", сказал Восс, добавив, что задача осложнялась тем, что большая часть установленных в Mary Kay систем разработаны самостоятельно.

Ross понимает суть бизнеса в химической промышленности и поэтому разработала программные продукты, нацеленные на управление счетами, людскими и материальными ресурсами, службой поддержки, производством и сетью сбыта. Наряду с опытом работы в таких областях как открытые системы, архитектура клиент/сервер, разработка приложений, конфигурация и управление сетями, управление базами данных, аппаратным обеспечением, интерфейсами пользователя и доступа к данным, в Ross также понимали необходимые требования к технологии и интеграции. Это понимание прошло долгий путь, прежде чем оно помогло достичь Mary Kay ее целей в глобальном масштабе.

Mary Kay, Inc. смогла перевести новые производственные предприятия в Швейцарии и Китае на онлайновую модель. Сейчас Mary Kay может более эффективно приспосабливать свои пользующиеся популярностью косметические продукты к требованиям покупателей во всем мире и управлять глобальным производством из своей штаб-квартиры в США.

Системы поддерживают новые стратегии

Выбор партнера по бизнесу для Mary Kay был в высшей степени конкурентным, но Ross показался Mary Kay наиболее привлекательным решением, потому что его производственные программы ориентированы на рецепты и формулы. "Renaissance может работать со всем разнообразием возможностей, которые нам нужны, включая иностранные языки и множество валют", говорит Восс. Renaissance позволяет осуществлять операции из различных точек мира благодаря комплексной многонациональной, многоязычной и мультивалютной поддержке во всей системе, от финансов и контроля за товарными партиями до профилактического обслуживания и так далее.

"Мы не могли заставить других поставщиков мыслить глобально с самого начала. Они говорили О’кей, вы строите заводы за границей, но давайте сначала начнем с Далласа. Ross вникла во всю глубину проблемы, тогда как другие подошли поверхностно", - сказал Грини.

Этот подход оказался принципиально важным для Mary Kay, потому что ее глобальные производственные задачи занимают центральное место в планах компании на будущее. Новые фабрики не только позволяют компании удовлетворить растущие требования к продукции за рубежом, но они также являются частью ее большого стратегического плана, предусматривающего адаптацию ее средств по уходу за кожей к вкусам зарубежных покупателей. Это означает производить помаду, тени для глаз и пудру с цветами, гармонирующими, например, с цветом лица азиатских женщин.

Новый план изменил саму природу производственного процесса Mary Kay. До внедрения Renaissance компания изготавливала свою продукцию очень крупными партиями и продавала ее во разных странах по всему миру, добавив ярлыки и упаковку на соответствующем языке. Теперь, согласно новой модели производства, компания выпускает товар меньшими партиями, отвечающий запросам покупателей в каждой отдельной стране.

Никаких больше предположений

Даже без новых наименований товаров, производство косметики является исключительно сложным бизнесом. Формулы и компоненты для многих средств по уходу за кожей, например для солнцезащитных кремов, определяются FDA в США (Управление по контролю за продуктами и лекарствами) и аналогичными организациями в других странах. Иногда компания изменяет формулы, чтобы они согласовались с требованиями правил в конкретной стране и часто делает поправки на культурные различия.

Принимая во внимание все факторы, которые начинают играть роль при глобальном производстве, следует обратить внимание на то, что Mary Kay пользуется при этом одним и тем же оборудованием и системой планирования по всему миру. Для участия во всемирной конкурентной борьбе компания должна соблюдать исключительную точность в ходе производственных операций.

О корпорации Ross Systems

Ross Systems, Inc. - ведущий поставщик программного обеспечения для автоматизации производственных предприятий, медицинских и общественных организаций. Решения Ross Systems отражают специфику различных отраслей производства, являясь высоко интегрированными средствами, способными принести быстрые и эффективные результаты. Ведущий продукт компании - система iRenaissance, включает широкий диапазон прикладных программ, (финансовые, производственные, обеспечение корпоративного управления, управление перевозками, материалами, человеческими ресурсами). Систему iRenaissance используют более 3400 компаний по всему миру.

Заключение

Сегодня управление организацией, если она хоть сколько-нибудь вышла за рамки кустарной мастерской, без применения информационных технологий не то, что не эффективно, но просто невозможно. Сегодня фирма может не иметь своего офиса,  но ей просто необходимо иметь собственный e-mail – адрес. Скорость принятия решений в современном мире играет решающее значение, особенно это касается решений управленческих. От того насколько быстро организация среагирует на изменение во внешних или внутренних условиях зависит само дальнейшее существование этой организации. Повысить оперативность, достоверность и полноту информации позволяют современные информационные технологии.

Каждый день создается новое программное решение в чем-то опережающее своих предшественников. Задача управляющего следить за новыми технологиями и внедрять их в своей организации по мере необходимости. Главное в любом деле знать меру: не гнаться за модными веяниями и не идти на поводу у большинства, а начинать использование лишь те нововведения, прибыль от которых будет действительно больше, чем затраты на их внедрение.

Список использованной литературы

1.    Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.: “Финансы и статистика”,2002

2.    Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. -М.: “Банки и биржи” , ЮНИТИ,2000

3.    Энциклопедия малого бизнеса (Финансы и бухгалтерский учет) «Бизнес план» Deka 2003

4.    Попов В.М., Кураков Л.П., Ляпунов С.И., Мингазов Х.Х.    “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация”.

6.  «Информационные Технологии: Теория и практика рекламы в России». И.         ….Крылов, «Центр», 1996.

7.  www.ko.ru

8.    www.microsoft.com/Rus/Casestudies/CaseStudy.aspx?id=372

9.    www.interface.ru/erp

10. www.mrcb.ru/?3018