Курсовая работа: Связующие процессы в управлении персоналом

Психологи обнаружили, что сообщение, посланное на языке тела, воздействует на собеседника сильнее, чем вербальное. Например, если человек сквозь слезы будет убеждать друзей: "У меня все хорошо!", то они скорее поверят его слезам, чем словам. 55%  сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и модуляции голоса и всего 7% остается словам.

Столь же информативна может быть одежда, она сообщает окружающим о настроении, чувствах и намерениях человека. Если же вам захочется выказать особое отношение к собравшимся на официальном приеме людям, вы можете прийти туда в теннисных шортах.

Вы выражаете свое отношение к человеку не только своим нарядом и манерами, но и тем, какую дистанцию вы соблюдаете при общении с ним. Различаются четыре зоны межличностного общения.

Зона интимного общения (от полуметра до непосредственного телесного контакта). На таком расстоянии обычно общаются влюбленные, родители с детьми, очень близкие друзья.

Зона личного общения (от 0,5 м до 1,5 м). Границы этой зоны различны для разных культур. Как правило, на такой дистанции общаются хорошо знакомые друг другу люди.

Зона формального общения (от 1,5 м до 3 м). На такой дистанции обычно ведутся деловые, а также случайные и малозначимые разговоры.

Зона публичного общения (более 3 м). Если вы сидите в огромном зале и слушаете выступление оратора, то можно сказать, что вы попали в ситуацию публичного общения. Пространство, отделяющее вас от выступающего, и является зоной публичного общения.

Как и семантические барьеры, культурные различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания. Приняв от японца визитную карточку, следует сразу же прочитать ее и усвоить. Если вы положите ее в карман, вы тем самым сообщите японцу, что его считают несущественным человеком. Еще один пример культурных различий в невербальной коммуникации — склонность американцев с недоумением реагировать на “каменное выражение” лица у собеседников, в то время как улыбка не часто гостит на лицах русских и немцев.

Плохая обратная связь.

Важнейшее значение в общении приобретает "обратная связь" – т.е. информация, которая содержит определенную реакцию на поведение партнеров по общению. Цель обратной связи состоит в оказании помощи другим людям в осознании того, как мы воспринимаем их поступки, как они влияют на наше поведение [8, с.174].

Существуют определенные правила, которые могут повысить эффективность обратной связи в процессе общения. Эти правила необходимо знать каждому руководителю, который в процессе своей деятельности постоянно общается с людьми – подчиненными, коллегами, вышестоящими начальниками.

ü   В замечаниях, которые вы высказываете, следует затрагивать не личность, а особенности поведения вашего партнера.

ü   Следует больше говорить о наблюдениях, а не о заключениях. Наблюдения – это то, что вы видели и слышали, а заключения – это ваша интерпретация, ваши оценки, суждения. Не следует создавать впечатления, что ваши выводы отражают объективную реальность.

ü   Не следует высказываться в форме оценок, они не способствуют лучшему взаимопониманию в процессе общения.

ü   В ситуациях, которые имели место, старайтесь сосредоточить внимание на поступках недавнего времени, а не далекого прошлого.

ü   Следует давать как можно меньше советов. Лучше высказывать свои наблюдения, как бы делясь информацией и мыслями с партнерами.

ü   Бессмысленно критиковать особенности поведения или личности партнера по общению, на которые нет возможности повлиять.

ü   Для передачи нужной информации партнеру следует выбрать подходящую ситуацию и адекватную форму ее передачи [9, c. 257].

Неумение слушать.

Закон Либермана - Врут все, но это не имеет значения, потому что никто не слушает.

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах. Многим кажется, что слушать — означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Как показали иссле­дования, управляющий по сути дела слушает лишь с 25%-й эффективностью.

Важно не только слушать, но и слышать. И обычно проблемы бывают из-за того, что человек поглощен своими мыслями, а слова, которые он слышит, "в одно ухо влетают, а в другое ухо вылетают".  Бывает и так, что ваш собеседник вам чем-то неприятен. В этом случае вы тоже вряд ли будете внимательно слушать и слышать. В любом случае, если вы хотите повысить эффективность восприятия, есть несколько советов:

ü Определите цель. Подготовьтесь внимательно слушать.

ü Соберитесь. Не разглядывайте трещины на потолке, не считайте ворон за окном, смотрите только на говорящего.

ü Слушайте с интересом и избегайте поспешных суждений.

ü Перефразируйте услышанное и задайте уточняющие вопросы.

Приемы постановки вопросов.

При общении с другими могут возникать такие ситуации, когда предоставленной вам информации оказывается недостаточно. Если необходимо знать больше или прояснить смысл сказанного, мы задаем вопросы.

В разных обстоятельствах употребляются различные типы вопросов. Они бы­вают:

ü открытыми;

ü закрытыми;

ü специальными.

Психологи установили, что общению больше способствуют открытые вопросы. При ответе на закрытый вопрос ("Вам нравится ваша работа?") можно ограничиться простым "да" или "нет", тогда как открытый вопрос ("Что вам нравится в вашей работе?") требует развернутого ответа.

Специальные вопросы уточняют факты. Часто используются для выяснения каких-то цифр, дат рождения, адресов, названий улиц. К ним, например, относятся: "Ваш адрес... (такой-то)?", "Это номер...?"

Все варианты техники постановки вопросов помогают понять, что вам говорят. Необходимо помнить, что наиболее правильное решение можно  принять, только обладая наиболее полной информацией, и это - главная цель общения.

2.3. Коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания инфор­мации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене лю­дей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена инфор­мацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и пере­дающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпрети­рует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимо­связанных этапов:

1.            Зарождение идеи.

2.            Кодирование и выбор канала.

3.            Передача.

4.            Декодирование.

Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен [8, с. 172].

  Процесс общения имеет множество проблем. Основным вопросом можно считать вопрос односторонних и двусторонних контактов.

Дело в том, что для традиционно административного управления характерно доминирование односторонних контактов между работниками различных рангов руководителем и подчиненным — в жестко формальном виде. Обратная связь практически отсутствует, что сводит к минимуму продуктивность совместной работы, не говоря уже о межличностном общении.

Гораздо более эффективные — двусторонние — контакты осуществляются при поддержании постоянного обмена информацией в организации между всеми работниками, несмотря на уровни управления.

В некоторых ситуациях односторонние контакты и коммуникации могут быть более действенными, чем двусторонние, так как позволяют избежать длительного и сложного процесса обсуждения, сокращают время выполнения задания. Однако это применимо в основном для рутинных и хорошо изученных работником видов работ. Но для удовлетворения потребностей высшего уровня, формирования представления об обществе и себе, уточнения личного восприятия (в том числе, поставленных проблем) односторонние отношения совершено неприемлемы.

Действительно, качественные двусторонние коммуникации позволяют выяснить все необходимые вопросы, устранить недопонимание в подходах к их решению, поднять значимость человека в его собственных глазах. Руководитель может более адекватно оценить ситуацию, получить дополнительную информацию и использовать ее в управлении и общении.

Доминирование тех или иных контактов (коммуникационных каналов) определяет стиль управления в данной организации.

Подчеркивая важность формирования демократического стиля управления, отметим, что большую роль в этом играет управление неформальными коммуникациями и участие в них руководителя. Это помогает выяснить истинное отношение работников к организации и стилю управления и обратить его во благо организации и коллектива.

Преодоление этих причин приведет к повышению эффективности неформальных коммуникаций. К основным путям их совершенствования отнесем следующие:

• демонстрирование руководителем интереса к информации, получаемой от подчиненных, в целях стимулирования ее передачи;

• повышение четкости, точности и недвусмысленности формулировок сообщений и стремление к полному их совпадению с невербальными средствами коммуникации для преодоления семантических и невербальных барьеров;

• обеспечение свободного доступа работников к использованию всех каналов коммуникаций внутри организации;

• разделение с персоналом ответственности за качество коммуникаций и обратной связи;

• поддержание атмосферы эмфатии и открытости в организации в целях стимулирования общения вообще [11, c. 365-366].

Таким образом мы видим, что ни одна функциональная подсистема управления персоналом не может обойтись без отлаженных коммуникаций. Руководителю необходимо постоянно поддерживать общение с подчиненными: при планировании персонала (составлении различных планов и графиков работы), организации (организации рабочего места, адаптации персонала), мотивации и стимулировании труда (разработке способов мотивации и стимулирования, воплощении их на практике) и контроле (оценке эффективности управленческой деятельности).

Заключение

Один из лучших менеджеров XX в. Ли Якокка говорил: «В течение всей своей карьеры я отдавал лишь 20% своего времени всему, что было связано с коммуникациями, и 80% - остальной работе. Если бы я смог начать сначала, то я сделал бы наоборот». Это признание менеджера эпохи подтверждает тенденцию, наметившуюся в начале 90-х годов, о все возрастающей роли коммуникаций в современных организациях.

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях, в то же время именно от того, каким образом организована и проходит реализация принятых решений, зависит конечная эффективность управленческого труда и управляемой деятельности.

Поиски оптимальных или хотя бы рациональных управленческих решений и разработка эффективных методов их реализации становятся в наше время решающими факторами выживания организации на рынке в сложной конкурентной борьбе.

Из данной работы можно сделать следующие выводы:

1.         Процесс принятия решений и процесс коммуникаций несомненно участвуют во всех функциях управления персоналом.

2.         Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций и принимать надежные и правильные управленческие решения помогает менеджеру качественно выполнять свою функцию руководства.

Для того, чтобы организация успешно осуществляла свою работу необходимо совершенствовать коммуникационные процессы в ней, внимательно анализировать полученную информацию, а также принимать важные и оптимальные решения.

 
Список используемой литературы:

1.         Беляев В.К. Новое в управлении экономикой предприятия: Справочно-методическое пособие. - М: «Зерцало», 1999. - 219 с.

2.                  Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка; учебное пособие. - М.: ОАО «Издательство Экономика», 1998. - 298с.

3.                  Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: Т.Д. «Элит-2000», 2002. - 435с.

4.                  Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - М. : «Гардарики», 2000. - 541с.

5.         Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи: «ЮНИТИ», 1999. - С. 685.

6.         Загоруйко И., Федоров В. Как управлять персоналом коммерческой организации // Человек и труд. - 1999. - №1. - С. 101-106.

7.                  Комаров Е.И. Стимулирование и мотивация в современном управлении персоналом // Управление персоналом. - 2002 - №1. - С. 25

8.         Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента : Пер. с англ. - М.: «Дело», 1992. - 702с.

9.         Общий и специальный менеджмент: Учебн. пособие: В двух ч./ Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.Н. Панкрухина. - М.: Изд-во «РАГС», 2001. - 491с.

10.      Справочник менеджера. / Под ред. Уткина Э.А. М., 1998. - 346с.

11.      Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. Изд. 2-е Изм. и доп. - М.: Издат. «НОРМА» (Издательская группа НОРМА - ИНФРА-М), 2001. - 560с.

Приложения

Рис.2. Схема набора и отбора персонала
Рис. 3. Структура типового оперативного плана работы с персоналом в организации

    

Рис. 4. Процесс планирования и развития карьеры

Рис. 5. Модель систематического обучения