Курсовая работа: Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде

Все вычислительные и группировочные операции, выборку, форми­рование и хранение информационных массивов, а также печать выход­ных ведомостей выполняет ПК.

Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интегра­цию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением пер­вичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,

Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять одно­типные и разнотипные ЭВМ:

—    наиболее часто используется так называемая звездообразная организа­ция локальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем;

-    при организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание опреде­ленного участка учета.

Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в преде­лах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функ­циональному признаку и охватывает участки учета основных средств, мате­риальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).

Рис. 1. Структура бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)

3. Выбор информационных технологий и программ

Компьютер как физический объект (hardware) не решает все пробле­мы. Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах — в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успе­ха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следую­щих семи факторов:

1)  система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим тре­бованиям:

•    быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;

•    быть хорошо документированной и легкой в использовании;

•    иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представи­тельства производителя программ, которое в состоянии профессио­нально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

2)  перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хо­рошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

3)  один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

4)  весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планирова­нии, так и во внедрении системы;

5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6)  менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;

7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых ком­пьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидае­мых результатов.

Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского уче­та непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложе­ния, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компью­терной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развиваю­щихся малых предприятий, а также появлением более совершенного тех­нического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначе­ния, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную про­блему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сори­ентироваться в многообразии программных продуктов и сделать пра­вильный выбор.

Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирова­ния, имели возможность получить достоверные данные о потребитель­ских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли воз­никла необходимость наводнять рынок слишком большим числом про­грамм одного назначения, несопоставимых по качеству.

При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программно­го продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых про­граммных средств, провести оценку достоверности информации, содер­жащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разоча­рования после покупки программных продуктов данного направления.

Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худ­шими эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их разработку и слишком велик риск, что они не оку­пятся; ситуация не выгодна и обществу, которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не востребованный покупате­лем программный продукт, не имеет остаточной потребительской стои­мости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д. Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, от­влеченных из других сфер.

Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основ­ные показатели потребительского качества программных продуктов. Из­вестно множество показателей, используемых для характеристики каче­ства разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

-   функциональная полнота;

-   завершенность разработки;

-   быстродействие;

-   уровень требований к комплексу технических средств;

-   возможность перенастройки на новые условия применения;

-   возможность работы в сети;

-   качество предоставляемой поддержки и сервиса;

-   трудоемкость освоения и внедрения;

-    качество пользовательского интерфейса;

-   требования к уровню квалификации пользователя;

-   удобство копирования и вывода информации;

-   наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;

-   качество документации.

Каждый из названных показателей в зависимости от вида программ­ного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.

Наглядное представление о параметрах перехода к компьютеризиро­ванной обработке данных дает рис. 2.

Рис. 2. Основные параметры, учитываемые при выборе информационных технологий

4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих за­дач:

-    правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточ­ной информации об их возможностях и достоинствах;

-   формирование комплекса необходимых технических средств; опреде­ление их количества, учета технических и эксплуатационных характе­ристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, техно­логии автоматизированной обработки.

Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои, специфические требования как к используемым про­граммным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К та­ким особенностям относятся следующие:

-   система бухгалтерского учета охватывает весь воспроизводственный про­цесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предпо­лагает значительный объем постоянной и переменной информации, сле­довательно, используемые ЭВМ должны обладать большой памятью;

-   алгоритмы обработки информации включают как несложные арифмети­ческие действия, так и сложные логические операции;

-   между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структур­ных подразделений предприятия. Следовательно, ЭВМ должны обла­дать системой поддержки и возможностью управления большими ди­намическими массивами;

-    система бухгалтерского умета призвана регистрировать все явления и фак­торы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источ­ников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать кон­кретными, а не универсальными возможностями; их следует разме­щать в местах возникновения и регистрации информации.

Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.

В частности, это проявляется в следующем:

-    при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости его копия создается на бумажном носителе), появ­ляется возможность одновременно с разработкой документа формиро­вать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;

-    повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков анали­тики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

-   ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости вы­полнения арифметических расчетов, повышается аналитичность ин­формации калькуляционных листов благодаря одновременному привле­чению большого круга статей;

-   быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае не­обходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедель­но. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.

Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одно­временно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением про­стоты и доступности при работе с документами становится важным эле­ментом учетной политики любого предприятия (табл. 1).

Таблица 1

Примеры организационных изменений в учете и аудите при переходе к компьютеризированной обработке данных

Наименование	Примеры
Необходимые технические сред­ства	Выбор и приобретение компьютеров и бухгалтерских программ (ППП), наиболее соответствующих потребностям и финансовым возможностям предприятия-клиента
Персонал	Один ППП требует самого минимального обучения бухгалтера, а для экс­плуатации других полномасштабных ППП нужна квалифицированная ко­манда системных администраторов и прикладных программистов, опера­торов, а также операторов по контролю за данными.
Централизация данных и разделе­ние обязанностей	Возможны изменения организационной структуры бухгалтерии. Можно обрабатывать и тщательно контролировать данные в одном отделе, одна­ко это потенциально ослабляет контрольные возможности сотрудников из других подразделений, в том числе для сравнения и анализа результатов
Методы подтвер­ждения	Автоматическое подтверждение (санкционирование) некоторых типовых операций, например, удержания из всех видов заработка и начисления на них взносов во внебюджетные фонды

Процесс создания программного продукта, период обладания правами на него и его модификации, защита от "пиратского" использования в совокуп­ности составляют понятие "жизненный цикл программного продукта", кото­рый вовлекает в себя определенный круг участников. В частности, к ним относятся:

-   авторы — постановщики задания;

-    непосредственные исполнители задания;

-    инвестор, на чьи средства создается продукт;

-   фирма-правообладатель;

-   дилеры, копирующие и распространяющие программу;

-   конечные пользователи и иные участники;

-   налоговые инспекторы;

-   таможенники;

-   бухгалтеры-пользователи.

Каждый из указанных участников обладает или хочет обладать опре­деленными правами на создаваемый программный продукт, в силу чего между ними возникает целая система взаимоотношений, интересов, по­желаний и претензий. В настоящее время в России только начала созда­ваться нормативно-правовая база отношений в сфере интеллектуальной собственности и появился ряд организаций, профессионально занимаю­щихся авторскими правами на программные продукты. Право на резуль­таты интеллектуальной деятельности - это исключительное право. Чтобы некий объект по закону считался объектом творческой деятельности и подпадал под защиту исключительного права, ему должна быть свойст­венна или новизна решения, или оригинальность формы.

Специально для компьютерных программ и баз данных разработана процедура их регистрации. Согласно Закону Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (с измен, от 19.07.95) к авторскому праву относятся отношения, возникающие в связи с правами на программные продукты и базы данных, а За­кон Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" от 23.09.92 № 3523-1 (с измен, от 24.12.2002) регулирует воз­никающие в этой сфере гражданско-правовые отношения.

Однако существует большой класс объектов интеллектуальной собственно­сти (ОИС), которые оказались "не охваченными" вышеназванными законами. К таким объектам относятся: идеи, принципы, методики обучения, алго­ритмы, принципы организации интерфейса, выбор программного инстру­ментария и др. Законодательством не предусмотрена регистрация этих ОИС, они не охраняются патентами, на них не выдаются свидетельства. Не возбраняются их свободные заимствования и использование.

Тем не менее, в ряде случаев методики, алгоритмы и другие подобные достижения человеческой мысли все-таки можно защитить от незаконно­го использования, создав для них режим "коммерческой тайны". Понятие коммерческой тайны ("ноу-хау", "производственный секрет") присутству­ет с недавнего времени и в российском законодательстве. Оно позволяет авторам не только сохранять свои секреты, но и преследовать по закону тех, кто на них посягает. Одновременное применение норм авторского права и положений о коммерческой тайне помогает защитить программ­ный продукт не только как текст, но и более глубоко - как комплексное интеллектуальное достижение.

Окупаемость и целесообразность приобретения конкретного про­граммного продукта можно оценить, если известны стоимость самого программного средства и затраты на его освоение и эксплуатацию (амор­тизационные отчисления по техническим средствам, амортизация самого программного продукта, затраты на оплату труда операторов и персона­ла, обеспечивающих функционирование программного средства и др.).

Например, если система документооборота на предприятии автоматизи­рована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эф­фект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения докумен­тов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осущест­вление документооборота, степень освобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.

В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекоменду­ется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных ор­ганизациях, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.09.95 № 56. Отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную, приведены в табл. 2.

Страницы: 1, 2, 3