Курсовая работа: Построение системы информационного обеспечения
Преимущество такого подхода видится в том, что информация о важных процессах развития не "тонет" в информационном потоке, а внимание менеджмента направляется в проблемные сферы. При этом для контроллера существует правило: концентрироваться прежде всего на исключениях. В этом контексте необходимо различать регулярные отчеты и оперативные отчеты с определенной конкретной целью. Регулярные отчеты могут быть институционализированы, в то время как оперативные отчеты зависят от конкретного единичного случая. Регулярные отчеты учитывают принципиальную потребность в информации ответственных функциональных подразделений. Они имеют побуждающую природу, они требуют действий. Оперативные же отчеты составляются в особых событиях или ситуациях. Их инициаторами могут быть как структуры контроллинга, так и функциональные подразделения.
Как уже упоминалось, наряду с фактическими и плановыми показателями отчеты в принципе должны содержать и предполагаемые показатели на конец периода. При помощи сравнений "заданное - факт" можно достаточно точно установить расхождения между планом и его фактической реализацией и причины этих отклонений. Тем самым такие отчеты создают основу для мероприятий по улучшению ситуации. Однако для "вмешательства" в управление предприятием эта информация пригодна лишь частично, поскольку сравнения "заданное - факт" направлены в прошлое - те или иные процессы уже завершились.
Будучи основанным на уже имеющейся информации, расчет ожидаемых значений показателей позволяет в момент составления отчета "прогнозировать" предполагаемые фактические показатели на конец периода.
Тем самым уже на ранних этапах появляется информация о том, как вероятнее всего будут выглядеть отдельные отчетные позиции в конце периода без дополнительного вмешательства. Поэтому благодаря расчетам ожидаемых результатов остается больше времени для адекватного реагирования и тем самым повышается вероятность успеха дополнительных мероприятий.
Чтобы отклонения действительно имели своим следствием определенную реакцию, в отчетах рекомендуется не только комментировать отклонения, но и дополнительно письменно фиксировать контрмеры. Формуляр, который можно использовать для этого, показан на рис.4.
В обеспечении положительного восприятия и успеха системы отчетности особая роль принадлежит ее ориентации на получателя. В первую очередь это значит, что информацию необходимо фильтровать и сжимать в соответствии с потребностями получателя. При сжатии информации возникает иерархия отчетов, которая отражает и учитывает круг задач соответствующего адресата. Было бы бессмысленно, к примеру, забрасывать высшее руководство предприятия информацией, которая анализирует отклонения одного вида затрат в одном производственном центре. В отчетах, поступающих высшему руководству, информация должна быть сжата таким образом, чтобы она позволяла сделать быстрый обзор развития предприятия в целом. В случае необходимости потом можно запросить дополнительную и более детальную информацию по отдельным позициям отчета. На рис.5 показано примерное содержание отчетов для различных иерархических уровней.
Следующим средством, способствующим положительному восприятию отчетов, является визуализация информации при помощи графических изображений. Графические изображения часто более обозримы и наглядны, чем "чистые" цифровые таблицы, и воспринимаются получателем существенно активнее.
2.5.2 Требования к современным системам отчетности
Задача систем отчетности состоит в обеспечении носителей ответственности информацией, необходимой для управления предприятием. Потребность в информации зависит как от иерархической позиции получателя информации, так и от специфики предприятия.
Если на уровне служащих низшего звена прежде всего необходима детальная информация, то при формировании отчетности для высшего руководства предприятия возникает вопрос, какие показатели должны в нее входить.
Раньше для этого использовались так называемые "папки шефа" - отчетность предприятия на основании общего перечня отдельных отчетов с каждому отчету. Состав позиций этого перечня базируется, как правило, на эмпирических исследованиях. Различная наполняемость перечней обусловливается типами предприятий и отраслями их деятельности.
На немецких предприятиях и сегодня для управления используются преимущественно величины затрат и финансовые величины: многие важные дополнительные показатели доступны только в форме монетарных сжатых величин (вместо показателей качества только затраты на повышение качества). Об отчетах, которые должны снабжать носителей ответствен ности информацией для управления предприятием, можно в большинстве случаев сказать следующее: только уровень менеджмента получает обширные, часто состоящие из нескольких сотен страниц стандартные отчеты. На основании уровня агрегации этих отчетов часто принимаются неправильные решения. Продемонстрируем это на примере.
Рабочий, обслуживающий станки в производственном цехе, едва ли может разобраться в таких сжатых величинах, как затраты на повышение качества. Для самоуправления ему нужны в первую очередь отчеты с показателями, которые соответствовали бы его близости к производственному процессу. В таком случае он смог бы быстрее распознать ошибки и устранить их. Однако в реальности на предприятии дело обстоит иначе. Когда на уровне менеджмента становится ясно, что затраты на повышение качества существенно отклоняются от заданных показателей, централизованно принимается решение о контрмерах, которые должен реализовать рабочий, обслуживающий станки (хотя, как правило, при принятии решения не были учтены ни его знания, ни его опыт). Наряду с неиспользованным шансом взяться за решение проблем на месте их возникновения и привлечь мотивированных сотрудников к процессу принятия соответствующего решения, этот традиционный подход ведет к потере времени.
Этим примером мы хотели подчеркнуть, что отчеты нужны не только руководящим работникам и контроллерам, что необходимо учитывать интересы каждого сотрудника в производственном процессе, снабжая его существенной информацией в форме соответствующих его деятельности отчетов. Для реализации этой идеи надо разработать концепцию, в которой должно быть определено, какая отчетная информация и по какому каналу передается на тот или иной оперативный уровень. При этом необходимо, однако, четко разграничивать отчетность для менеджмента и для оперативного уровня. Это вызвано тем, что для уровня менеджмента интересна прежде всего обобщающая информация, а на оперативном уровне должен быть обеспечен анализ причин вплоть до информации о каждом отдельном случае.
На уровне менеджмента сейчас происходит переосмысление необходимой отчетной информации. Все чаще предпринимаются попытки посмотреть на предприятие с различных точек зрения и ориентировать на это систему отчетности. Поэтому, к примеру, различается стратегическая и оперативная отчетность. Информация и показатели сбалансированной системы показателей составляют, например, содержание стратегической отчетности. Естественно, что в зависимости от отрасли и типа предприятия в каждом конкретном случае необходимо осуществлять соответствующие меры.
2.6 IT-поддержка контроллинга
2.6.1 IT-поддержка при планировании и учете
В практике планирования, контроля и информационного обеспечения обрабатываются, сжимаются, сравниваются и анализируются большие объемы данных. Сегодня поддержка этой деятельности немыслима без электронной обработки информации. Используя информационные технологии, контроллер существенно улучшает информационное обеспечение (оперативно обрабатывая и обобщая данные) и оказывает действенную поддержку функциям планирования и контроля. С точки зрения контроллера существенный аспект при этом составляет создание интегрированной концепции обработки информации для систем планирования и контроля. Примерный вид концепции интегрированной обработки информации для среднего предприятия показан на Рис.6.
Над системами планирования и контроля тех функциональных сфер, которые вносят свой вклад в создание стоимости, располагаются системы планирования и контроля сквозных функций, а в самом верху - общие модели предприятия как вспомогательное средство топ-менеджмента.
Дополнительно к верхним системам предлагаются административные и диспозитивные системы для сфер, создающих и не создающих стоимость.
Административные системы должны поддерживать рационализаторские усилия при обработке информации, в то время как диспозитивные системы должны способствовать подготовке человеческих решений или даже принимать их.
Применение информационных технологий в рамках планирования очень часто относится к сферам, которые могут быть формализованы. Формализация, как правило, встречается в оперативном планировании. В рамках стратегического планирования при поддержке информационных технологий можно осуществлять симуляции будущего развития предприятия. Таким образом, преимущественно компьютерная поддержка используется в оперативном планировании. Для контроллера особую роль при этом играет бюджетирование, понимаемое как планирование результата на короткую перспективу.
В принципе, учитывая многочисленные расчеты-сравнения и консолидирующие расчеты с большим объемом данных, которые частично заимствуются из других информационно-технологических систем, необходимо глубоко продумать возможности применения методов компьютерной обработки информации в рамках бюджетирования. Кроме этого, благодаря освобождению от рутинной работы, выигрывается время для оценки возможных результатов вариантов развития ситуаций и влияния этих результатов на дальнейшее развитие предприятия.
Современное стандартное программное обеспечение можно разделить на три категории: общие системы планирования, интегрированные системы расчета затрат и финансового планирования, специальные системы бюджетирования.
Таблично-калькуляционные программы, с которыми можно работать на базе персональных компьютеров, выгодно отличаются незначительными затратами на их приобретение и высокой гибкостью. Однако нельзя забывать и об их недостатках:
необходимы знания и умения по программированию;
программы не снабжены концепцией экономичной хозяйственной деятельности и системным анализом;
при больших объемах данных обработка может потребовать значительного времени.
Общераспространенные системы планирования, в основе которых лежат системы "клиент - сервер", особенно поражают своими производительными возможностями и гибкостью. Типичными признаками этих систем являются: естественные языковые элементы, анализ чувствительности (симуляции), гибкие генераторы отчетов, широкая графическая поддержка, стандартные функции (формулы прогнозирования, финансово-математические и статистические расчеты).
Недостаток этих систем состоит в отсутствии концепций бюджетирования, которые учитывали бы аспект экономичности в предпринимательской деятельности. Из этого следует необходимость дальнейшего программирования пользователем, что приводит к "конечному продукту", который представляет собой смесь из стандартного программного обеспечения и собственных разработок. В целом это может привести к очень большим затратам на такую систему. И все-таки эта форма бюджетирования при поддержке компьютерных технологий может быть довольно привлекательной и выгодной в конкретных случаях или для индивидуальных структур предприятия.
Претенциозные пакеты программного обеспечения для расчета затрат и объемов производимой продукции или предоставляемых услуг в сочетании с системами финансового планирования, как правило, содержат частичные функции бюджетирования (планирование затрат или контроль бюджета). Благодаря модульной концепции эти программные пакеты, ограниченные системами "клиент - сервер", относительно свободны от проблем, возникающих в точках пересечения различных сфер (расчета плановых затрат и бюджетирования). Следующее преимущество этих систем состоит в возможности использования для бюджетирования данных других модулей (интеграция данных). Недостаток этих систем видится в частичной поддержке при составлении и консолидации бюджета. В целом эти системы чрезмерно ориентированы на потребности расчета затрат.
Программное обеспечение, разработанное специально для целей бюджетирования, характеризуется множеством специфических функций, ориентированных на менеджмент. Эти системы поддерживают составление, контроль и управление бюджетом на различных иерархических уровнях предприятий. Количество таких систем, предлагаемых на рынке, пока сравнительно невелико. Кроме того, с точки зрения понятийного названия некоторые системы продаются не как системы для бюджетирования.
Относительно выгодные с точки зрения цены решения на базе персональных компьютеров имеют, однако, ограничения в плане объемов информации, подлежащей обработке. К недостаткам этих систем можно отнести ограниченную гибкость моделей, ограниченные возможности сопряжения с другими системами, недостаточно эффективное и требующее улучшения управление правами доступа.
По сравнению с описанными выше категориями концепция экономичного ведения предпринимательской деятельности больше направлена на потребности бюджетирования. Как составляющие в эту концепцию входят: расчеты сумм покрытия / краткосрочные расчеты результатов деятельности, системы показателей, структуры данных, релевантные для бюджетирования (план / факт / симуляция / ожидаемое), приблизительные расчеты результатов на конец периода.
Системы, разработанные на базе "клиент - сервер", во многом свободны от недостатков решений на базе персонального компьютера. Несмотря на высокие цены этих систем, возможно улучшение составляемых на их основе моделей бюджета. Однако уже предлагаются решения "клиент - сервер" для планирования/бюджетирования. Однако на практике вопрос их интеграции в трансакционные системы в смысле всеохватывающего стандартного решения остается открытым.
При помощи электронной обработки данных систему учета можно автоматизировать практически во всех сферах. К важнейшим из этих сфер относятся финансовая бухгалтерия, расчет затрат и расчет общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг. При этом бухгалтерские данные многократно передаются для использования в расчетах затрат и расчетах общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг, что обусловливает объединение этих систем. Имеющие внутреннюю направленность расчеты затрат и общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг для контроллера более важны, чем ориентированная на подведение итогов внешняя финансовая бухгалтерия. Рынок стандартного программного обеспечения для финансовой бухгалтерии характеризуется богатым выбором, который содержит соответствующие программы для различного информационно-технологического оборудования. Также для расчета затрат и общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг существует много предложений по программному обеспечению.
Для компьютерной поддержки учета в целом существует правило, что все данные должны охватываться разово и - по возможности - на основании первоисточников, а потом через пункты сопряжения программ передаваться в соответствующие пункты расчетов, обобщений и оценок. Необходимо, чтобы операции, применяемые в системе учета, были интегрированы в другие сферы применения информационных технологий.
2.6.2 Выбор стандартного программного обеспечения
Значительное количество информационно-технологических решений предлагается, как правило, как стандартное программное обеспечение. Эти программы отличаются следующими качествами:
четко определенные функциональные рамки;
независимые от предприятия возможности применения;
фиксированные цены;
минимальная необходимость адаптации программ.
В связи с этим перед контроллером возникает проблема выбрать программное решение, соответствующее его индивидуальным потребностям.
Сначала необходимо ответить на вопрос о том, будет ли приобретаться стандартное программное обеспечение или на базе информационных технологий целесообразнее разработать собственную программу. Анализируя все аргументы, необходимо рассмотреть такие аспекты, как затраты, время, качество, надежность и зависимость/гибкость программных решений.
При приобретении стандартного программного обеспечения из всех предлагаемых решений необходимо выбрать максимально соответствующее специфике предприятия. Систематическое и детальное противопоставление возможностей программного обеспечения и требований к нему позволяет не только принять соответствующее решение о выборе программы, но и составить перечень дополнительных специфических работ по программированию, которые могут стать необходимыми при определенных условиях.
Как эффективное средство предварительного отбора программных продуктов зарекомендовал себя каталог критериев, который содержит функции, рассматриваемые как обязательные. Практика показывает, что после предварительного отбора для дальнейшей экспертизы должно оставаться не более десяти программных продуктов, так как в ином случае возможны значительные затраты времени и финансов. Описания продуктов на этой фазе достаточны для получения соответствующей информации. При необходимости дополнительные данные можно получить по телефону.
С решения о количестве подходящих продуктов начинается фаза оценки (экспертизы) программного обеспечения на основании разработанного каталога критериев, который может содержать более 100 аспектов проверки.
Источниками информации могут служить: документация к программному обеспечению, презентации и пояснения производителей программного обеспечения, обсуждения и дискуссии с пользователями. Важно, чтобы проверка специфических возможностей применения содержащихся в каталоге требований осуществлялась действительно объективно, а не базировалась на умело организованной демонстрации производителя с целью выгодной продажи программного продукта.
2.6.3 Практический пример: применение программного стандартного обеспечения mySAP Financials фирмы SAP AG
Фирма SAP AG, расположенная в Валльдорфе, производит программное стандартное обеспечение - базовая система R/3, новая система отчетности BW и решение для системы обеспечения информацией менеджмента SEM.
Как интегрированное решение R/3 отражает все потоки предприятия, имеющие количественное или стоимостное выражение. Система не зависит от специфики отраслей и может применяться как на средних, так и на больших предприятиях. Кроме этого, существуют решения, отражающие специфику отдельных промышленных отраслей. Например, продукт Industry Solution-Public Sector (IS-PS) охватывает требования ведомств и учреждений государственного сектора и отражает их как отраслевой стандарт.
Отдельные модули базовой системы R/3, а также дополнительные системы для специальных процессов, происходящих на предприятии, фирмой SAP AG предлагаются сейчас как законченные решения для охвата отдельных задач предприятия. Так, различные модули для учета, в том числе и в рамках финансовой бухгалтерии, расчета затрат, контроллинга, инвестиционного менеджмента и управления недвижимостью, как части системы SAP R/3, предлагаются в сочетании с системой отчетности BW и системой стратегического менеджмента SEM как законченное решение, которое получило название "mySAP Financials* (рис.7).
Как указано, составной частью этого решения является модуль контроллинга, обозначенный в программе сокращением СО. Он полностью интегрирован в поток стоимостных показателей отдельных систем SAP. При помощи этого модуля пользователь может осуществлять полный оперативный контроллинг всех функциональных подразделений предприятия.
Модуль СО позволяет решать следующие задачи:
отражение реальных результатов деятельности отдельных подразделений;
отслеживание - по периодам - причин возникновения затрат;
обеспечение полной оценки показателей деятельности;
выявление эффективных структур затрат;
осуществление плановых и фактических расчетов прибыльности отдельных продуктов и результата деятельности предприятия в целом.
Предпосылкой этого служит интегрированное согласованное планирование затрат, выручки и конечного результата единиц процесса функционирования предприятия, влияющих на получение прибыли (центр затрат, заказ, носитель затрат).
Система BW, предлагаемая фирмой SAP AG, представляет собой систему, которая в отрыве от трансакционной системы R/3 образует базу для многообразных стандартных отчетов, а также отчетов по особым потребностям. Для системы BW в избытке сохраняются релевантные данные из базовой системы, которые дополняются данными из третьих систем и таким образом предоставляются возможности для многоплановых оценок. При этом система BW следует концепциям многомерного банка данных с возможностями анализа по методологии OLAP (Online Analytical Processing).
Система SEM представляет в ассортименте продуктов фирмы SAP AG новую платформу для менеджмента предприятия, которая позволяет получить доступ к данным в рамках решения "туSAP Financials*. При этом информация обрабатывается - в том числе графически - и фильтруется с учетом специфических задач адресата и предоставляется затем в распоряжение руководства. При этом поддерживается решение специальных задач по управлению всем предприятием: система отражает сбалансированную систему показателей, менеджмент рисков и планирование в рамках всего предприятия.
