Курсовая работа: Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:
Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми.
Сроки хранения документов постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2001 году, исчисляется с 1 января 2002 года.
Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.
Удостоверение номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.3.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.
| НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и статьи по Перечню | Примечание |
| 01-02 | Устав фирмы | Пост.,ст. 37 | ||
| 01-03 | Штатное расписание | Пост.,ст. 52 | ||
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления[12].
Вторая графа – название заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа – количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
От того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.
Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.
1. ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.
2. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.
3. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроиводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, изд. 3-е перераб . и доп. – 2002.
6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.
8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
9. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
10. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
11. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.
12. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.
13. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
15. Сотов М.О. Делопроизводство. М.: Русская Деловая Литература, 1990.
16. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
18. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
19. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература,1990
20. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. – М., 2001.
21. Оськина Р.Д. Оформление номенклатуры дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление номенклатуры дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.
23. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению номенклатуры дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
24. Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело. 5/2000.
25. Иванова Л.В., Желнова Ю.Н. Процедура удостоверения номенклатуры дел. – М., Изд-во «Интел-интез»,2001.
26. Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование
должности руководителя
организации
____________ ________ подпись Расшифровка
подписи
на _____________ год Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка
службы делопроизводства подписи
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственные за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ ________ от ___________ № ________
Формат А4 (210Х297 мм)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы делопроизводства организации Подпись подписи
Дата
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________ ____________
_________________________
(место составления)
на ______________ год
| НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного Заведующий архивом
подразделения (лицо,
ответственное за архив)
от ____________ _________ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
[1] Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
[2] Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.
[3] Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.
[4] Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000.
[5] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
[6] Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
[7] В таких случаях срок хранения устанавливают в соответствие с перечнем, по которому данный документ имеет более длительный срок хранения.
[8] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
[9] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
[10] ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.
[11] Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
[12] Иванова Л.В., Желнова Ю.Н. Процедура удостоверения номенклатуры дел. – М., Изд-во «Интел-интез»,2001.
