Курсовая работа: Организация и проведение PR компаний на предприятии
Как правило общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этого обычно готовят пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы и диаграммы. Планируют краткие выступления как авторов, создателей новшества, так и специалистов, экспертов.
2.2 Классификация презентаций
Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.
Презентации бывают следующих видов:
Презентация общественной организации (фирмы). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
Презентация услуги или товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новшестве, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями и дополнительной полезной информацией.
Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных партнеров и сотрудников в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
Презентация плана будущих планов и работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных планах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.
2.3 Цели презентации
Большинство руководителей признают три общие цели публичного выступления: проинформировать, убедить и развлечь. Большинство речей - это сочетание двух или более целей.
Информативные. Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель - проинформировать. Лекция в учебном классе - это пример информативного выступления. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.
Убеждающие. Вторая общая цель - это убедить слушателя. Убеждающие выступления бывают разными.
Они варьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение слушателя к предмету, до тех, которые пытаются заставить слушателей действовать определенным способом.
Убеждающие выступления предназначены для того, чтобы добиться скрытой или явной реакции. Скрытая реакция - это реакция, в соответствии со значением этого слова, не сразу раскрывается для выступающего или наблюдателя.
Оценка эффективности оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которую можно наблюдать и оценивать.
Развлекательные. Третья общая цель публичных выступлений - развлечь, а, следовательно, ожидаемая реакция слушателей - удовольствие.Аудиторию можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы.
Глава III. Работа с аудиторией
3.1 Определение целевой аудитории
Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.
Чем больше оратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь.
Обычным недостатком среди ораторов является тенденция считать, что слушателю будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принять ориентацию на слушателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как вы ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требует обязательной постановки нескольких вопросов:
Насколько велика будет аудитория?
Насколько образованы слушатели?
Какие профессиональные группы они представляют?
Какова представленная возрастная группа?
К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели?
Лучший способ проанализировать аудиторию - лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива - поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.
Чем более сходны между собой слушатели по таким параметрам, как образовательный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.
Глава IV. Структура презентации
Проведение презентации включает этапы:
1. Определение цели ( или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, - поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых.
2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.
Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения ( станции метро, транспорт).
3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.
Возможный сценарий может строится по следующей схеме:
a) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, - присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,
b) показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую технологическую научную художественную новизну объекта презентации,
c) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения ( по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы, - если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,
d) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,
e) слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.
f) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,
g) коктейль, банкет, фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.
Глава V. Речевая подготовка презентации
5.1 Структура информативной речи
Любое выступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть и заключение. Основная часть сообщения имеет три элемента: центральная идея, основные мыли и подтверждающие материалы.
Центральная идея - это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили ее, даже если они забудут все остальное. Любая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением.
После определения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью основных мыслей. Их должно быть несколько; для большинства речей достаточно четыре или пять.
Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их. Среди методов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.
Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.
В заключении речи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта.
Такова должна быть структура информативной речи.
5.2 Структура убеждающей речи
Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэтому добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем - задача гораздо более сложная.
Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного процесса. Он состоит из 5 шагов:
1. Привлечение внимания.
2. Указание на потребность.
3. Способ удовлетворения потребности.
4. Наглядность результатов.
5.3 Последовательность речи
О сообщении, в котором мысли логически связаны и выстроены гладко, говорят, что оно последовательное. В последовательных презентациях структура построения очевидна и, следовательно, повышается вероятность того, что слушатели воспримут информацию. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей.
Перечисление и параллелизм - это средства, с помощью которых можно сделать презентацию более последовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунктов он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речь того, кто обходится без подобных замечаний.
Ораторы, которые повторяют сходную фразеологию при передаче своих мыслей, используют параллелизм. Политический кандидат, который говорит: «Граждане заслуживают безопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, граждане заслуживают чистой окружающей среды», - использует параллелизм.
У параллелизма есть ритм, который легко слушать и легко запомнить. Он делает сообщение более последовательным.
5.4Режимы донесения речи до слушателей
Существуют четыре основных режима публичных выступлений:
1) импровизация,
2) речь «без бумажки»,
3) речь, выученная наизусть,
4) речь по рукописи.
Основное преимущество импровизации - в спонтанности; ее недостаток в том, что она, как правило, плохо спланирована.
Речь «без бумажки» более формальна, чем импровизация. Здесь есть возможность планирования, и в результате речь лучше организована. Оратор постоянно опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство публичных выступлений произносятся именно так.
Выученная наизусть речь позволяет представить хорошо спланированное выражение мыслей. Однако при представлении речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат и выглядят не очень живо.
Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации.
При чтении с рукописи можно быть очень точным, можно контролировать каждое предложение. Но при этом создание такой речи занимает больше времени, и часто рукопись становится барьером между оратором и аудиторией.
5.5 Качество голоса
С тех пор как шумовое загрязнение окружающей среды стало проблемой для общества, люди более осознанно относятся к громкости. Обращаясь к аудитории, ораторы должны регулировать громкость голоса в зависимости от таких факторов, как комнаты и посторонние шумы.
Скорость, или темп, в котором говорит оратор также влияет на слушателей. Из-за нервозности некоторые неопытные ораторы говорят слишком быстро, и это существенно мешает аудитории понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызывает трудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковым ударением. Чрезмерное замедление речи приведет к потере внимания.
Разнообразие - это ключ к успешному использованию лучших качеств своего голоса. Варьируя громкость, темп и высоту оратор в состоянии сделать так, что его будет интереснее слушать, а сообщение его будет более запоминающимся.
Глава VI. Использование наглядных пособий
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.
Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.
Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними.
Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: "Прибыль возросла на 15%".
Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смысл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:
· Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
· Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
· Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
· Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
· Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.
· Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
· Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.
Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.
Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.
Вот некоторые из них:
1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.
2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.
3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления.
Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.
4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.
5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора к удостоверьтесь в исправности аппаратуры.
Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса, тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.
Заключение
Итак, в первой главе работы было рассмотрено подробно, что представляет из себя PR, были представлены и изучены наиболее популярные виды средства и форм коммуникаций в PR.
Во второй главе я уделила и рассмотрела понятие презентации, ее необходимость и значение в современном бизнесе, а также виды и цели презентаций в зависимости от направления деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определение цели - один из важнейших этапов организации презентации, также было уделено внимание аудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую» и затраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкая адресность мероприятия.
Речевая подготовка презентации, которая рассматривается в пятой главе имеет очень большое значение в организации презентации, потому что оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.
Также эффективность презентации повышает использование наглядных пособий, типы и виды которых, а также некоторые рекомендации приведены в шестой главе.
На основе всего я сделала вывод, что для представления новой турфирмы или услуги, товара наиболее эффективна, актуальна в нынешнее время будет правильно построенная по предыдущим приведенным критериям презентация.
Практическая работа
Мультимедийная Flash презентация
REVICO www.revico-tur.com – одна из ведущих турфирм ближнего зарубежья. Более пяти лет занимает лидирующее место в лучшей 10.
Создание мультимедийной Flash презентации REVICO - проект разработан по заказу компании Business Country Network Corp.
Основные направления представленные в презентации – тур-продукция, основные партнеры и туроператоры, сервис, культура и отдых, горячие путевки и продажа.
Продолжительность презентации: loop
Используемые технологии: Flash презентация создана с использованием современных технологий Flash, в сочетании с видео и аудио роликами
Вес презентации 3,3 MB
Преимущество Flash-презентаций = минимальные расходы в разработке и высокая степень эффективности. Flash-презентации идеально подходят для иллюстрирования годовых отчетов, медиа-хитов и создания материалов для выставок и конференций. Визуальные средства, доступные благодаря технологии Flash, выделят вашу презентацию из общего ряда и укрепят имидж вашей компании. Кроме того, Flash-презентация может быть легко размещена на вашем сайте.
Мультимедийная Flash презентация - лучший способ рассказать о компании, ее услугах или отдельном тур-продукте.
Flash презентации выгодно отличаются от традиционной рекламы возможностью использования новейших компьютерных разработок. Flash презентация упрощает участие в выставках и даёт возможность проведения мультимедийной презентации товаров и услуг. Звуковая, видео и графическая информация оживляют рекламный материал и обеспечивают наиболее легкое его восприятие. Flash презентация как рекламное средство - дополнительная возможность убеждения клиентов. Записанная на диск любого размера презентация, позволит Вашему клиенту быстро и легко ознакомиться с Вашей деятельностью, получить подробную информацию о услугах и продукции и ее характеристиках, сложить имидж компании .
Flash презентации становятся такой же естественной необходимостью, как обычные визитки или печатная реклама. В отличии от зарубежных стран, эта относительно новая для России разновидность рекламного продукта, но достаточно быстро и вполне заслужено утверждается на рынке компьютерных технологий. Стоимость их разработки и тиражирования в десятки раз ниже создания рекламных роликов на ТВ, не говоря уже об их демонстрации, а информативность и зрелищность зачастую гораздо выше.
Список использованной литературы
1. Антипов К.В., Баженов Ю.К. Паблик рилейшнз для коммерсантов. - М., 2000. - 132с.
2. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. - СПб: Изд-во Буковского, 1995. -267с.
3. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки. -СПб.: Питер, 2001.-688 с.
4. Алёшина И. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетеров.- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 1997. – 256 с.
