Курсовая работа: Омский государственный архив: вчера, сегодня, завтра

По мнению автора, архивному управлению следует организовать учебу или иную форму ознакомления с правами и обязанностями при закрытии предприятий, выработать единый подход архивистов к этому вопросу. Необходимо определить методику взимания штрафов архивной инспекцией, так как иногда с предприятия, потерявшего дела за 5-7 лет деятельности берется сумма меньшая, чем за трату дел за год работы.

Ежегодно объем работы по приему и учету документов увеличивается, а количество работников остается прежним, что неизменно сказывается на каких-то направлениях работы. Таким направлением стало наполнение данных сведениями о работниках предприятий.

ГАЛС имеет оригинальную программу, аналогов которой нет, способную автоматизировано использовать запросы, но, к большому сожалению, возможности этой программы используют только на 30% для поиска фондов и описей.

Большую работу проводит архивный отдел с учреждениями, организациями и предприятиями города. В первые годы работы они считали «своими» все хозяйствующие субъекты города, которых насчитывалось более 20 тысяч. В настоящее время таких предприятий, которые могут стать источниками комплектования ГАЛС, около 25 тысяч. Однако возможности отдела по организации делопроизводства и архивного дела ограничены, поэтому отдел проводит такую работу в основном с муниципальными предприятиями, подразделениями администраций. Таких учреждений и предприятий в списке более 700. Работу с ведомствами отдел старается строить по системам с привлечением головного ведомства.

                 Много сил приходится тратить сотрудникам отдела на консультирование ответственных за архивы предприятий. Так в прошлом году дано 930 консультаций по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения. Данные показатели значительно превышали плановые объемы, перерасходован бюджет рабочего времени.

Большого напряжения в работе в 2000 году потребовало исполнение социально-правовых запросов граждан и организаций. За год исполнено 240 запросов, из них выдано 179 архивных справок. Значительный бюджет рабочего времени затрачен на отрицательные устные ответы и разъяснения граждан о возможном месте хранения документов. Эта работа, к сожалению не была документирована, хотя во втором-третьем квартале с вопросами о документах столовых, магазинов, гортопа и др., в основном, за 70-е годы обратилось не менее 100 человек. Затрачен значительный внеплановый бюджет граждан сотрудниками отдела, хотя такого потока запросов не предполагается.

Документы архива выдавались исследователями-работниками отдела кадров администрации города, пенсионного фонда. Выдано для работы 30 дел. По личным делам горисполкома работниками архивного исполнялись тематические запросы, но в устной форме.

В течение года в базу данных «ССХС. Архивный отдел» вносились сведения о согласованных документах, проверках, приеме дел, основаниях для закрытия предприятий, в том числе штрафах ГАИ, сделаны записи о 346 хозяйствующих субъектах. Всего по БД двух про грамм заполнено 5638 «экранов».

Сотрудниками отдела велась работа по выполнению и сбору сведений к справочнику «О составе и месте хранения документов по личному составу».

Анализируя годовые отчеты о работе Госархива с 1990 по 2003 г., автор старался выявить и выделить наиболее значимые события его деятельности:

1990 год

·          Начинает выходить информационно-методический бюллетень архивного управления «Архивный вестник», который в настоящее время редактирует ведущий специалист архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области Терёхина Татьяна Александровна, которой мы благодарны за горячую поддержку и представленные материалы для написания научной работы.

·          В декабре принято решение облисполкома «О неотложных мерах по укреплению материально-технической базы облгосархива», которым предусмотрено выделение 250000 рублей на компьютеризацию архивного дела на 1991-1992 годы.

·          Издан сборник «Омский хлеб. Из истории аграрной политики в области в 1954-1985гг.»

·          Расширилась информационная база архивов. Специальной группой архивистов просмотрено 35 тыс. дел. Сняты ограничения на использование свыше 30 тыс. дел.

·          Проводится большая поисковая работа по запросам граждан.

·          В архив с письменными и устными запросами обратилось 3127 человек. Людям нужны справки, подтверждающие стаж работы, награждения медалью, имущественные права. Положительный ответ получило 60% граждан, их могло быть и больше, но документы утеряны.

·          Омские архивисты в связи с подготовкой к 275-летию Омска готовят организаторам юбилейного мероприятия и исследователям журналы заседания Омской городской Управы и документальные материалы о событиях в Омске в период прихода чешских войск, об омских партизанах, о деятельности баптистов, адвентистов и др. религиозные течений.

1991год

·          В архивах области начались разработки и внедрение компьютерных технологий

·          Начали налаживаться деловые отношения между Омским Епархиальным Управлением и Государственным архивом Омской области, в которых заинтересованы и церковь, и архив.

В 1991 году Государственный архив Омской области представил Омскому Епархиальному Управлению во временное пользование Атлас, проекты и планы церквей Омской епархии периода 1907-1912 гг., для помощи церкви в работе по восстановлению храмов на территории Омской епархии.

Кроме того, были переданы в дар Духовному училищу Омского Епархиального Управления из библиотеки архива Омские епархиальные ведомости за 1899-1912 гг. [3]

1992 год

·          Принята Российская программа информатизации, составной частью которой является компьютеризации архивной отрасли.

1993 год

·          Для физической сохранности ценных наиболее используемых документов создана АИПС (автоматизированная информационно-поисковая система).

·          В апреле создана Межотраслевая комиссия по развитию архивного дела Администрации Омской области (первым председателем был А.Е.Харламов)

·          В апреле начал создаваться кино-видио фонд в областных и муниципальных архивах.

·          В августе утверждено Положение о государственной архивной инспекции при архивном управлении Администрации области.

1995год

·     В мае на областном конкурсе творческих работ, посвященных 50 - летию Победы в Великой Отечественной Войне, сборник писем омичей - фронтовиков «Я пишу последнее, быть может…» подготовленный ГАОО занял 1 место.

·     В декабре подготовленная ГАОО книга «Тарская мозаика» заняла 2 место во Всероссийском конкурсе архивных работ.

1997год

·     21-22 мая в Омске состоялась третья региональная научно-методическая конференция по проблемам историографии, источниковедения и исторического краеведения в вузовском курсе отечественной истории. Организаторы – Омский государственный университет и архивное управление Администрации области.

Участники конференции работали в 3 секциях: «Исторические аспекты вузовского курса отечественной истории», «Проблемы источниковедения в курсе отечественной истории» и «Историческое краеведение»

1998год

·     29 апреля учрежден нагрудный знак Росархива «Почетный архивист». Поощряются лица, проработавшие не менее10 лет в органах, учреждениях, организациях системы Федеральной архивной службы России, в ведомственных архивах и делопроизводственных службах учреждений, организаций и предприятий, представители общественных организаций и граждане, внесшие существенный вклад в развитие архивного дела.

Знаком награждают:

-за достижения высоких показателей в работе по обеспечению сохранности, пополнению и использованию Архивного фонда РФ.

-за активное содействие развитию теории и практики архивного дела и делопроизводства.

·     Состоялась презентация книги Г.Е.Катанаева «Историческая справка о том, когда и кем был основан город Омск». Она проходила в музее им. Врубеля. Сама книга была издана в 1916г., но у сотрудников областного архива возникла идея переиздать эту справку, дополнив ее примечаниями и комментариями рассказать об авторе, опубликовать карты Омска – и это было сделано.

1999 год

·     В течение 3 дней в г. Омске проходила Третья Всероссийская научная конференция «Культура и интеллигенция России: социальная динамика, образы, мир научных сообществ (XVIII-XX)». Необходимость проведения конференции продиктована тем, что на пороге XXI века в условиях социально-экономического перелома тревожное звучание приобрели проблемы сохранения и востребования отечественного наследия, предназначение интеллигенции, консолидации усилий подвижников местной культуры.

В докладах, выступлениях участников конференций подчеркивались роль, значимость архивов в жизни общества, государства, необходимость качественного пополнения Архивного фонда РФ, дальнейшего расширения сотрудничества историков и архивистов.

2000 год

·                       Состоялась IV региональная научно-методическая конференция «Проблемы историографии, источниковедения и исторического краеведения в вузовском курсе отечественной истории; посвященная памяти В. М. Самосудова, доктора исторических наук, профессора ОмГПУ.

2001 год

·           В Интернете открыт сайт «Справочник-путеводитель по фондам Госархива Омской области «Белый Омск».

·           К 285-летию города подготовлен справочник «Улицы города Омска», изданный при финансовой поддержке Омской работы Омского облгосархива.

2002 год

·     В рамках заседания управления 30.05.2002 прошла встреча с казахстанскими архивистами, в ходе которой принято решение о совместной деятельности по использованию архивных документов между Архивной службой Омской области и органами управления архивным делом Восточно-Казахстанской и Павлодарской областей и ЦДНИ г. Семипалатинска.

3. Перспективы развития архивного дела в Омске

По целевой программе развития ГАОО 2004-2008гг. построено новое здание исторического архива с новейшими технологиями хранения. В условия программы входит сдать здание до 31.12.2008, так же 20.12.2008 в новое здание исторического архива приезжает Полежаев Л.К., для проверки хода завершающих этапов работ и внесения последних корректировок.

В связи с переездом исторического архива, освободившееся рабочее место решили использовать для работы с запросами граждан по принципу «одного окна», все заявки будут выполняться централизованно, в одном здании. В результате чего будет упрощена процедура получения справок.

Заключение

Автор курсовой работы решил не ограничиваться рамками XX века и сделать выводы о дальнейшем развитии ГАОО, воспользовавшись отчетами за 2000-2005 гг., так как этот период еще не исследован и это самые последние данные деятельности госархива в XXI веке.

В результате проведенного анализа годовых отчетов деятельности госархива с 2000 по 2005 года, автор сделал следующие выводы:

1.         В 2000 году в госархив поступило 15 тысяч единиц хранения управленческой документации и документов из Муниципальных архивов; в 2001 году поступило 10109 единиц хранения; в 2002 году – 11554 единицы хранения; в 2003 году – 12464 единицы хранения; в 2004 году – 16802 единицы хранения; в 2005 году – 17274 единицы хранения. Проанализировав эти данные можно сказать, что за последние четыре года наблюдается тенденция увеличения поступающих документов, в основном за счет возрастающих объемов управленческой документации.

2.         По данным на 01.01.2004 г. в ГАОО хранится:

·   управленческой документации – 871437 дел (3034 фонда);

·   документов личного происхождения – 12672 дела (99 фондов);

·   научно-технической документации – 7074 дела (4 фонда);

·   документов по личному составу – 8102 дела;

·   кинодокументов – 2 единицы хранения;

·   фотодокументов – 30266 единиц хранения;

·   видеофильмов – 125 единиц хранения

Всего насчитывается 929678 дел (3156 фондов).

Количество особо ценных дел на бумажной основе составляет 24787, это на 2761 дело меньше, чем в паспорте на 01.01.2001 года. Объем особо ценных фотодокументов увеличился на 167 единиц хранения и составляет 2489 единиц хранения.

Несмотря на ежегодно растущий объем поступающей документации штатная численность сотрудников архива сохраняется в пределах 55 – 60 человек в возрасте от 30-60 лет и практически отсутствует текучесть кадров, что говорит о здоровой рабочей обстановке и стабильности коллектива. В настоящий момент 50% сотрудников имеют высшее образование, а 15% - обучаются заочно в высших учебных заведениях и эта цифра растет, так как современные задачи архива требуют высокую подготовленность специалистов.

3. По последним данным документооборот ГАОО выглядит следующим образом:

2007 год 100 000 ед. хранения

2008 год 150 000 ед. хранения

В предверии 90-летия Государственной архивной службы Министерством государственно-правового развития Омской области был проведен смотр-конкурс на лучшую организационную работу государственного и муниципального архивов, по итогам которого были награждены:

Почетной грамотой Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ:

·          Муляр Г.А., заведующая отделом комплектования государственного учреждения Омской области «Центр документации новейшей истории Омской области»;

·          Попкова Л.Н., главный специалист государственного учреждения Омской области «Государственный архив Омской области»;

·          Терехина Т.А., главный специалист архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области.

В результате проделанной автором работы и изучения собранного материала можно сделать вывод, что цель и задачи работы достигнуты: были изучены этапы развития омского Госархива, частично изучена документация, хранящаяся в ГАОО, было выяснено, как увеличение объемов архивных фондов влияет на количественный и качественный состав работников архива.

Архивы живы, пока они служат людям, государству, пока в них трудятся настоящие архивисты и активно работают исследователи, пока крепка связь с учеными, историками, пока в архивы за справками обращаются граждане, пока есть спрос на архивные документы и не угасает интерес к ним.

Список литературы

1.   Ипатова Г.М. Архивный вестник № 8.-О.: Издательство ОмГПУ, 2000.-261 с.

2.   Указ президиума РФ от 7 июня 1993 года № 1352 «Об Архивном фонде РФ и архивах»

3.   Отчеты Омского Госархива о деятельности с 1991 по 2005 года.

4.   Закон Омской области от 29 октября 1999 года «Об Архивном фонде Омской области»

5.     ГАОО. Ф. 715, оп. 1, д. 210 л. 15

6.     ГАОО. Ф. 715, оп. 1, д. 214 л. 12

7.     ГАОО. Ф. 715, оп. 1, д. 222 л. 22

Приложение 1

АРХИВНАЯ СЛУЖБА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение 2

Год Вид документа	2001	2002	2003	2004	2005
управленческая документация, документы личного происхождения	10109	8793	8460	11051	11291
научно-техническая документация	308	300	531	450	663
видеозаписи	8	20	36	20	20
фотодокументы	451	500	431	417	443
документы по личному составу	3888	552	1501	846	996

[1] ГАОО ф.715, оп. 1, д.222, л.22

[2] ГАОО ф.715, оп.1, д.816, л.12

[3]  «Омский вестник №2» 1991