Курсовая работа: Обмін даними між програмами Office
5 У меню Файл виберіть Властивості.
6 Виберіть вкладку Інші.
7 В поле Назву введіть ім'я спеціальної властивості файлу.
8 Установите прапорець Із документа.
9 В поле Значення введіть ім'я, задане на кроці 4, і натисніть Додати.
Примітки
При створенні у формі Lotus Notes відповідного полючи в поле, Назва варто вводити м'я спеціальної властивості файлу Microsoft Excel, а не визначене в Microsoft Excel ім'я.
Пойменован комірки чи діапазони комірок, захищені чи утримуючі формули, обновляються тільки в одному напрямку, від Microsoft Excel до Lotus Notes. Якщо поле змінюється в Lotus Notes, це ніяк не відбивається в Microsoft Excel.
Відновлення полів Lotus Notes
У Lotus Notes існує два типи полів Notes/FX. Односпрямовані полючи забезпечують нформацію для обміну тільки в одному напрямку, від упровадженого об'єкта до документа Notes. Наприклад, для обміну даними між властивістю «Створений» файлу книги Microsoft Excel і полем форми Notes, випливає спочатку у формі Notes створити поле і назвати його «DateCreated» («Дата створення»). Після завершення установки обміну з полем Notes/FX, зміни, внесені у властивість «Створений» книги Microsoft Excel, відображаються в документі Notes; однак зміни, внесені в поле DateCreated у документі Notes, не впливають на властивість «Створений» книги Microsoft Excel.
Двонапрямлен поля забезпечують інформацію для обміну в двох напрямках, від упровадженого об'єкта до документа Notes і від документа Notes до впровадженого об'єкта. Двонапрямлені поля у впровадженому об'єкті обновляються при відкритті або активуванні впровадженого об'єкта, а також у документі Notes при закритт впровадженого об'єкта й поверненні до документа Notes. Наприклад, для обміну даними між властивістю «Назва» файлу книги Microsoft Excel і полем форми Notes, випливає спочатку у формі Notes створити поле і назвати його «Title» («Назва»). Зміни, внесені у властивість «Назва» файлу книги Microsoft Excel, відображаються в поле документа Notes; зміни, внесені в поле «Title» документа Notes, відображаються у властивості «Назва» файлу книги Microsoft Excel. Спеціальні властивості файлу книги є двонапрямленими полями, при установц обміну даними у формі Notes.
Відновлення одно і двонапрямлених полів з упровадженої книги
1 В Lotus Notes 4.0 клацніть правою кнопкою миші книгу Microsoft Excel, уставлену як упроваджений об'єкт у документ чи форму Notes, а потім у контекстному меню виберіть Open.
У Lotus Notes 3.x двічі клацніть мишею книгу Microsoft Excel, уставлену як впроваджений об'єкт у документ чи форму Notes.
2 В меню Файл Microsoft Excel виберіть команду Властивості.
3 Зміните нформацію у визначених раніше полях властивостей файлу.
4 Закрийте книгу і поверніться в Lotus Notes.
Відновлення двонапрямлених полів із Lotus Notes
1 В Lotus Notes відкрийте документ, що містить обновлюване поле.
2 Виділите текст в обновлюваному полі.
3 Між дужками поля введіть нові дані.
4 Щоб обновити властивості в книзі двіч клацніть мишею впроваджену в документ чи форму Lotus Notes книгу Microsoft Excel.
Формат даних, уставлених із буфера обміну
Дані, вирізані чи скопійовані в іншій програмі, по можливості вставляються у форматі, якому можна змінити в даній програмі. Наприклад, осередку з Microsoft Excel запису з Microsoft Access виставляються в Word у виді таблиць Word, у яких ширину стовпчиків і формати шрифтів можна змінювати. Текст, розділений за допомогою табуляції, можна вставити з Word у Microsoft Excel у виді стовпців рядків осередків, а запису Microsoft Access можна вставити в Microsoft Excel у виді рядків, у яких кожне поле знаходиться в окремому стовпці.
Якщо програма не може змінити дані, то вони вставляються як упроваджений об'єкт, якому можна редагувати у вихідній програмі. Для цього необхідно двічі клацнути кнопку миші на об'єкті. Якщо дані не можуть бути вставлені як впроваджений об'єкт (наприклад, при копіюванні даних із програми, що не підтримує механізм ОLЕ), то вони вставляються у виді постійного малюнка, змінити який неможливо.
Якщо необхідно відстежити формат даних, що вставляються з буфера обміну, то краще використовувати команду Спеціальна вставка (меню Виправлення) замість кнопки Вставити .
Відновлення зв'язків Microsoft Excel
Відновлення зв'язків може виконуватися як автоматично, так і по запиті користувача. Автоматичне відновлення зв'язаного об'єкта відбувається при кожнім відкритті кінцевого файлу або при кожній зміні вихідного файлу, якщо файл призначення відкритий. Мається можливість зміни параметрів зв'язків, щоб їхнє відновлення виконувалося вручну ѕ тобто при запиті відновлення користувачем. Можна заборонити відновлення, заблокувавши окремі зв'язки або всі зв'язки в книзі Excel. Якщо зв'язок заблокований, Microsoft Excel використовує останні наявні дані з вихідної програми.
При використанні для зв'язку з даними інших додатків формули вилученого посилання відновлення даних у Microsoft Excel відбувається автоматично при їхній зміні у відповідному додатку. Щоб заборонити зміни і «зафіксувати» поточні дані листа, можна видалити усю формулу або тільки вилучене посилання зі значенням, що обчислюється.
Інструкції
Зміна способу редагування зв'язаних об'єктів
1 В меню Виправлення виберіть команду Зв'язку.
Якщо команди Зв'язку немає в наявності, це означає, що даний файл не містить зв'язаних даних.
2 Із списку Вихідний файл виберіть зв'язаний об'єкт, якому необхідно змінити.
Для виділення декількох зв'язаних об'єктів, не відпускаючи клавішу CTRL, виберіть кожен зв'язаний об'єкт.
3 Для зміни зв'язаного об'єкта щораз при відкритті файлу, що містить даний об'єкт, чи щораз при зміні вихідних даних при відкритому файлі, виберіть команду Автоматично.
Якщо зміни зв'язаних об'єктів необхідно робити при виборі команди Обновити, виберіть команду по запиті.
Зміна зв'язаних об'єктів вручну
1 В меню Виправлення виберіть команду Зв'язку.
Якщо команди Зв'язку немає в наявності, то це означає, що даний файл не містить зв'язаних даних.
2 Із списку Вихідний файл виберіть джерело для зв'язаного об'єкта, а потім виберіть команду Обновити.
Для виділення декількох зв'язаних об'єктів, не опускаючи клавішу CTRL, виберіть кожен зв'язаний об'єкт.
Автоматичне відновлення зв'язків з іншими додатками під час проведення розрахунків
1 В меню Виправлення виберіть пункт Зв'язку.
2 В групі параметрів Обновити, виберіть параметр автоматично.
3 Натисніть кнопку OK.
4 В меню Сервіс виберіть пункт Параметри і перейдіть на вкладку Обчислення.
5 Виберіть параметр обновляти вилучен посилання.
Блокування всіх посилань у Microsoft Excel
1 Перейдіть на лист із посиланнями.
2 В меню Сервіс виберіть пункт Параметри.
3 На вкладці Обчислення зніміть прапорець обновляти вилучені посилання.
Примітка. Заборона відновлення зв'язків придушує параметр автоматично (для усіх вилучених посилань) у діалоговому вікні Зв'язку (меню Виправлення).
Проблеми, які часто виникають при роботі з OLE.
Не вдається обновити зображення осередків Microsoft Excel в іншому додатку
Перед копіюванням в інший додаток книга, що містить осередки, із якими потрібно встановити зв'язок, повинна бути збережена і для неї повинне бути задане ім'я.
1 Збережете книгу, із якої буде скопійоване зображення.
2 Перейдіть у додаток, куди буде скопійоване зображення.
3 В меню Виправлення іншого додатка виберіть команду Зв'язку.
4 Укажіть ім'я книги Excel, збереженої на кроці 1.
Не вдається обновити автоматичні зв'язки на листі Microsoft Excel
Для того щоб зв'язку з даними інших програм обновлялися автоматично, виберіть пункт Параметри меню Сервіс, перейдіть на вкладку Обчислення і виберіть параметр обновляти вилучені посилання. Якщо цей прапорець не встановлений, параметр автоматично діалогового вікна Зв'язку (меню Виправлення) для зв'язаних джерел даних інших додатків, наприклад, для документа Microsoft Word чи бази даних Microsoft Access придушується.
Не удається вивести на друк авто фігури й об'єкти, скопійовані або імпортовані з нших додатків
1 Виберіть за допомогою правої кнопки миші об'єкт, що потрібно вивести на печатку.
Для авто фігур із текстом або без заливання (наприклад, тільки контур фігури), варто поміщати покажчик миші на границю фігури.
2 В контекстному меню виберіть команду Формат тип об'єкта, а потім перейдіть на вкладку Властивості.
3 Виберіть параметр Виводити об'єкт на печатку.
Примітка. Якщо виведеним на печатку об'єктом є елемент Active, варто вивести на екран панель інструментів Елементи керування і змінити властивості об'єкта в режим конструктора.
Не удається відкрити об'єкт Microsoft Excel з іншого додатка
1 В Microsoft Excel виберіть пункт Параметри меню Сервіс і перейдіть на вкладку Загальні.
2 Виберіть параметр Ігнорувати DDE-запити від інших додатків.
Якщо цей прапорець установлений, Microsoft Excel ігнорує запити програм, зв'язаних з Microsoft Excel через DDE, а не OLE.
При подвійному натисканні кнопки миші на зв'язаному чи впровадженому об'єкт з'являється повідомлення «Не можна змінити».
Дане повідомлення з'являється, якщо вихідний файл або вихідна програма не можуть бути відкриті.
Переконаєтеся, що вихідна програма, встановлена на комп'ютері. Якщо вихідна програма не встановлена, перетворіть об'єкт у формат файлу тієї програми, що є на комп'ютері.
Переконаєтеся, що на комп'ютері мається досить пам'яті для запуску вихідної програми. У раз потреби для звільнення пам'яті закрийте інші програми.
Якщо вихідна програма запущена, переконаєтеся, що там немає ніяких відкритих діалогових вікон. Переключитеся у вихідну програму і закрийте там усі відкрит вікна.
Якщо вихідний файл являється зв'язаним, переконаєтеся, що на будь-якому комп'ютер він не відкритий.
Якщо об'єкт є зв'язаним, переконаєтеся, що вихідний файл, у який необхідно внести зміни, має, то ж ім'я, що і при створенні посилання, і з тих пір не був нікуди переміщений. Для одержання імені вихідного файлу виділите зв'язаний об'єкт, а потім у меню Виправлення виберіть команду Зв'язку. Якщо файл був перейменований чи переміщений, для його пошуку і переустанови зв'язку в діалоговому вікн Зв'язку натисніть кнопку Змінити.
При подвійному натисканні кнопки миші на зв'язаному чи впровадженому об'єкт з'являється повідомлення «Не можна змінити».
Дане повідомлення з'являється, якщо вихідний файл чи вихідна програма не можуть бути відкриті.
Переконаєтеся, що вихідна програма, встановлена на комп'ютері. Якщо вихідна програма не встановлена, перетворіть об'єкт у формат файлу тієї програми, що є на комп'ютері.
Переконаєтеся, що на комп'ютері мається досить пам'яті для запуску вихідної програми. У раз потреби для звільнення пам'яті закрийте інші програми.
Якщо вихідна програма запущена, переконаєтеся, що там немає ніяких відкритих діалогових вікон. Переключитеся у вихідну програму і закрийте там усі відкрит вікна.
Якщо об'єкт є зв'язаним, переконаєтеся, що вихідний файл, у який необхідно внести зміни, має, то ж ім'я, що і при створенні посилання, і з тих пір не був нікуди переміщений. Для одержання імені вихідного файлу виділите зв'язаний об'єкт, а потім у меню Виправлення виберіть команду Зв'язку. Якщо файл був перейменований чи переміщений, для його пошуку і переустанови зв'язку в діалоговому вікн Зв'язку натисніть кнопку Змінити.
Відображення вмісту зв'язаного чи впровадженого об'єкта
1 Виберіть значок, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно відобразити.
2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.
3 Зніміть прапорець Показувати як значок.
Відсутня команда «Копіювати малюнок», «Уставити малюнок» або «Уставити зв'язок із малюнком»
Виберіть меню Виправлення, одночасно утримуючи клавішу SHIFT.
Зміна впровадженої діаграми на лист діаграми і навпаки
1 Виберіть діаграму, яку необхідно змінити чи перемістити.
2 В меню Діаграма, виберіть пункт Розташування.
3 Для приміщення діаграми на новий лист діаграми виберіть відповідний параметр, а потім уведіть ім'я нового листа діаграми в поле окремому.
Для приміщення діаграми як упроваджений об'єкт на лист виберіть параметр наявному, потім виберіть назву листа в поле наявному, а потім натисніть кнопку OK. Перемістите впроваджену діаграму в бажану позицію на листі.
Зміна способу висновку на екран зв'язаних і впроваджених об'єктів
Зв'язаний об'єкт чи впроваджений об'єкт у книзі можна вивести на екран або в тім виді, у якому він з'являється у вихідній програмі, або у виді значка. Якщо користувач будуть переглядати книгу і не будуть виводити її на печатку, то її можна мінімізувати, перетворивши в значок. Користувачам, яким необхідно вивести на екран дані, що містяться в книзі, потрібно двічі клацнути кнопкою миші на значку.
Примітка. При виборі тексту без форматування, тексту у форматі RTF, малюнка чи крапкового малюнка в діалоговому вікні Спеціальна вставка (меню Виправлення) уставлен дані можна представити на екрані у виді значка.
Передбачуван дії
Відображення вмісту зв'язаного чи впровадженого об'єкта
1 Виберіть значок, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно відобразити.
2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.
3 Зніміть прапорець Показувати як значок.
Відображення зв'язаного чи впровадженого об'єкта у виді значка
1 Виберіть зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно представити у виді значка.
2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт ім'я об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.
3 Установите прапорець показувати як значок.
4 Для зміни зображення й мітки значка, установлених за замовчуванням, виберіть команду Зміна значка.
Зміна чи зображення мітки значка, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт
1 Виберіть значок, якому необхідно змінити.
2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.
3 Виберіть команду Зміна значка.
4 Виберіть необхідний значок із списку чи введіть назву мітки в поле Підпис.
Оздоблення зображень комірок, діаграм і інших об'єктів
Мається можливість створення зображень даних листа Excel, чи діаграми інших об'єктів для того, щоб згодом використовувати ці зображення як ілюстрації на листі чи в документі іншого додатка. Можна змінювати розміри цих зображень, а також переміщати і змінювати самі зображення, подібно будь-якому іншому мальованому об'єкту.
Щоб зображення осередків листа змінювалося разом із даними джерела, можна встановити зв'язок зображення з листом джерела даних. У цьому випадку, наприклад, при зміні нумерації вихідних осередків, що використовувалися при копіюванні, автоматично буде змінене і зв'язане з ними зображення.
Установити зв'язок із зображенням діаграми не можна. Для автоматичної зміни діаграми при зміні вихідних даних варто виконати копіювання діаграми й вставку об'єкта діаграми в кінцевий файл.
Зображення може копіюватися як у форматі малюнка, так і у форматі растрового малюнка. Для формату малюнка потрібно менше оперативної й дискової пам'яті, що збільшу швидкість висновку зображення в Microsoft Excel. Форматі малюнка має гарна якість зображення при будь-якому дозволі і може використовуватися для високоякісної друку чи відображенні на екрані, наприклад, у діаграмах для презентацій.
Інструкції
Створення зображення осередків із прив'язкою до вихідних даних
У зображення включаються тільки видимі дані осередків. При необхідності зміните розмір стовпців Microsoft Excel, щоб усі дані, що повинні бути присутнім на зображенні, стали видимими. Якщо лінії сітки видні, вони також попадають на зображення. Щоб забрати лінії сітки, виберіть пункт Параметри меню Сервіс, перейдіть на вкладку Вид і зніміть прапорець Лінії сітки.
1 Виділите осередку листа, що повинні бути на зображенні.
2 Натисніть кнопку Копіювати .
3 Клацніть лист чи документ, у який буде вставлятися зображення.
4 Для копіювання на інший лист виберіть команду Вставити зв'язок із малюнком меню Виправлення, одночасно утримуючи клавішу SHIFT. При цьому буде встановлений зв'язок зображення за допомогою формули, що посилається на копіюючі комірки.
Щоб скопіювати зображення в документ, створений за допомогою іншого додатка Office, скористайтеся командою Спеціальна вставка меню Виправлення. Виберіть Малюнок у списку Як, параметр зв'язати й натисніть кнопку OK.
Для зміни зображення може використовуватися панель інструментів Настроювання зображення.
Зв'язок зображення з копіюючими комірками підтримується за допомогою DDE.
Створення зображення діаграми, чи осередків об'єкта
Якщо лінії сітки видні, вони також присутні на зображенні. Щоб забрати лінії сітки, виберіть пункт Параметри меню Сервіс, перейдіть на вкладку Вид і зніміть прапорець Лінії сітки.
1 Виділите копіююче у вигляді малюнка комірки на аркуші Excel або в таблиці дані діаграми або виберіть копіюючу діаграму, або об'єкт.
2 Виберіть команду Копіювати малюнок меню Виправлення, одночасно утримуючи клавішу SHIFT.
3 Для перевірки якості малюнка виберіть параметри як на екрані
векторний, а потім натисніть кнопку OK.
4 Клацніть лист чи документ, у який буде вставлятися зображення.
5 Натисніть кнопку Вставити .
Для зміни зображення може використовуватися панель інструментів Настроювання зображення.
Рада. Щоб вставити в Microsoft Excel скопійовані з іншого додатка дані у вид малюнка, утримуючи клавішу SHIFT виконаєте команду Вставити малюнок чи Уставити зв'язок із малюнком меню Виправлення.
Відновлення зображення осередків листа Excel
1 Двіч клацніть зв'язане зображення.
Microsoft Excel відкриє лист джерела даних і виділить діапазон осередків, із якими встановлений зв'язок зображення.
2 Зробивши необхідні зміни на лист джерела даних, натисніть кнопку Зберегти .
Використання формули зв'язку з даними програм інших комп'ютерів
Якщо команди Копіювати і Спеціальна вставка не можна використовувати для створення вилученого посилання, зв'язок із даними в інших додатках можна установити за допомогою формули з вилученими посиланнями. При цьому дані будуть відображатися на листі як результат формули.
Формула складається з трьох частин: імені додатка; імені чи розділу документа; діапазону осередків, значення, поля чи даних, на які зроблена посилання. Приведений нижче приклад ілюструє різні частини формули з вилученими посиланнями і використовувані в ній роздільники.
Якщо м'я додатка, документа, розділу або елемента даних містить пробіли чи спеціальні символи формул, наприклад, двокрапка (:) чи знак мінуса ( – ), або якщо ім'я має вид посилання, укладете його в одиночних лапках.
Додаток, з даними якого потрібно встановити зв'язок, повинне підтримувати динамічний обмін даними (DDE). Щоб довідатися, чи підтримує додаток DDE, а також для з'ясування імені DDE і даних роздягнула для додатка, зв'яжіться з постачальником програми.
