Курсовая работа: Инженерный документооборот предприятия
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:
· Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.
· С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
· Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.
6. Рассмотрение конкретных систем
6.1 «1С Документооборот 8»
Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.
"1С:Документооборот 8" позволяет:
• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.
"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
Бизнес-процесс это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.
В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.
Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:
• Все руководители автора бизнес-процесса,
• Все подчиненные автора бизнес-процесса,
Непосредственный руководитель автора документа,
• Все руководители автора документа.
Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование.
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований.
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит • такие сведения, как:
маршрутизация,
• сроки,
• важность,
• наименование,
• описание и другие.
В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора.
При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.
Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов, примеры которых приведены ниже.
Заключение
Прикладное решение "1С:Документооборот 8" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.
Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.
6.2 AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)
AutoEDMS имеет простой интерфейс, так что этот продукт может сразу же после приобретения помочь вам в решении ваших проблем. Входящая в поставку инструкци содержит основную информации, которая требуется дл того, чтобы начать работать с программой. Две страницы документации дают информацию о содержании титульных блоков и общую информацию, такую как данные проекта, адреса и т.п. Кроме того, при желании вы можете переключиться на списковый просмотр Query. Более того, вы можете сразу же создать свой собственный бланк, содержащий пиктограммы, поля данных, картинки, и т.д. При создании бланка с помощью Formbuilder вы одновременно создаете базу данных. Formbuilder мощное и простое средство, позволяющее вам разработать свой собственный интерфейс.
Системный администратор AutoEDMS может использовать язык ACL для создания и настройки собственных приложений и приложений, созданных ACS Telecom или сторонними разработчиками. Кроме того, ACL имеет дополнительную возможность доступа к DDE и к утилите AutoEDMS ELC (Embedding and Linking Control), позволяющей создавать свои собственные функции. AutoEDMS обладает всеми возможностями, выделенными в таблице сравнительных характеристик. Наиболее впечатляющими возможностями являются: работа с любым языком, использующим таблицу кодировки ASCII, с большим количеством баз данных, генерация запросов к базам данных, система защиты файлов и хорошая система просмотра файлов всех основных продуктов Windows. AutoEDMS также позволяет добавлять голосовые сообщени к файлу и печатать файлы без установки соответствующей им программы.
Редактировать любой файл в базе данных относительно просто, при условии подключения соответствующей этому файлу программы к средствам запуска AutoEDMS.
AutoEDMS поддерживает стандарты ISO 9000, DOD, FDA и NRC AM-WorkFlow. Также предусмаетривает автоматизированный вход в систему, что, если дополнительно реализовать возможности контроля за процессом обработки файлов любой программой с помощью ELC, может сделать AutoEDMS базовым компонентом в Windows. Некоторые программы Windows не поддерживают DDE. Функция AutoEDMS ELC подменяет использование DDE для контроля работы с файлами и, в результате, обеспечивает наилучшую "защиту от дурака" при контроле любых действий с файлами в Windows. Того же эффекта можно достичь при создании макросов и связей DDE с другими продуктами, но установка каждой программы на рабочей станции потребует создания этих связей вручную. AutoEDMS же делает это автоматически.
Для того чтобы работать с комментариями в AutoEDMS надо использовать созданные сторонними разработчиками программы. Однако с помощью ACL комментарии вносятся в файл чертежа AutoCAD, при этом они автоматически выделяются, а рисунки могут обновляться с достаточной степенью безопасности. Среди всех рассмотренных систем AutoEDMS единственная, не имеющая интегрированного модуля комментариев, но приобретение модулей RxHighlight или ViewBase, входящих в состав других продуктов, удовлетворит любые нужды. Конечно, это означает, что вы станете зависеть от циклов работы нескольких разработчиков - то есть при обновлении версии вам потребуется проверить, будут ли совместимы комментарии, сделанные предыдущей версией программы.
Как только у вас есть бланк (экранная форма) AutoEDMS, приспособленный для ваших нужд, все возможности программы становятся вам легко доступны, логически организованы и совместимы со стандартами Windows. В большинстве случаев AutoEDMS опережает своих конкурентов по своей интеграции со средой Windows и GUI (графическим интерфейсом пользователя). Технически AutoEDMS работает не из AutoCAD, но AutoEDMS контролирует работу файлов AutoCAD через ELC, так что для управления файлами не нужны действия внутри AutoCAD'а. Уместнее будет сказать, что AutoEDMS работает "под" AutoCAD. Несмотря на это, если вы хотите дополнить команды AutoCAD, относящиеся к управлению документами, такими, как найти файл или сделать XREF (внешнюю ссылку) или вставить файл как блок, вы можете создать связь через ELC.
В программе есть несколько различных видов защиты, начиная от ограничения доступа пользователей к определенным рабочим местам, до защиты проектов и внешних программ через систему паролей. AutoEDMS использует входящий в поставку модуль (DLL) Btrieve. Использование Btrieve обеспечивает работу по технологии клиент-сервер в любой сети, поддерживающей Btrieve, с возможностью доступа средствами глобальной сети к файлам на удаленном сервере. AutoEDMS динамически отслеживает карту соответствия логических и физических имен сетевых устройств, так что файлы присоединяются к настоящему имени каталога, к которому они относятся, а не к логическому имени. Наконец, AutoEDMS поставляетс с компилятором экранной подсказки, позволяющим создавать файлы подсказки. И здесь-то и кроетс причина, по которой AutoEDMS, как и многие другие тестированные продукты, не имеет полностью совместимой с Windows системы подсказок, поскольку адаптация и разделение файлов подсказки с пользователями DOS затрудняет предоставление полноценной системы экранной помощи в стиле Windows.
Заключение
Несомненно, AutoEDMS - один из самых сильных продуктов среди тестированных, если не считать возможностей создания комментариев. Документация очень содержательна, а гибкость создания интерфейса и баз данных будет очень важна для многих пользователей. Версия Windows значительно облегчила процедуру установки, чем должна порадовать системных администраторов.
6.3 Cadmandu 3.0 (AutoMate)
Пользовательский интерфейс Cadmandu прост и изящно скомпонован. В нем множество перекрывающихся связанных форм, показывающих вам путь к нужным областям программы.
CadmanView - средство просмотра чертежей, легко доступное из основного окна. Оно выполнено в соответствии со всеми стандартами Windows и являетс мощным инструментом. Все основные компоненты пользовательского интерфейса Cadmandu имеют независимый размер и расположение на экране Windows, что отличает его от прочих рассмотренных продуктов. Последовательно проводимая политика простоты для пользователя, отличающая предыдущие версии, была применена и при разработке интерфейса Windows, что позволило достичь еще более удобного и красивого дизайна.
AutoMate (в прошлом Baratek Inc.) гораздо дальше ушла от предыдущей версии своей программы, ориентированной на DOS, чем какая-либо другая фирма, продукты которой здесь рассмотрены. Продукт определенно улучшился, и интеграция с интерфейсом Windows весьма удачна. Хотя интерфейс пользователя слишком зависит от ниспадающих меню с командами, требующими определенного времени для освоения, но это не такая уж непреодолима проблема.
Cadmandu предусматривает практически все возможности, имеющиеся у других продуктов за исключением Work In Progress (WIP). Философией AutoMate является постулат, что WIP настолько варьируется у разных компаний, что адаптация является лучшим способом предоставления этой возможности. Отметим, что Cadmandu в настоящее время работает только с одной базой данных. Скорее всего до интерфейса к различным базам данных у разработчиков просто не дошли руки, и существущее положение вещей - просто наследие от версии для DOS. Нехватка типов полей баз данных происходит от того, что AutoMate предполагает использование своего продукта дл специализированных задач. Возможности формировани запросов к базе данных ограничены по сравнению с другими продуктами. Важно заметить, однако, что AutoMate планирует поддерживать структуры SQL. CadmanView и модуль создания комментариев могут работать с весьма разнообразными форматами файлов, предоставляя большую гибкость и ничем не ограничива разработку базы данных пользователя.
